การถอดความการประชุม Zoho: จับทุกคำพูดในการประชุม

ประโยชน์ของการถอดความการประชุม Zoho

นี่คือประโยชน์ของการถอดความการประชุม Zoho:

1. การสื่อสารที่ดีขึ้น: คุณสามารถปรับปรุงการเข้าถึงและการสื่อสารกับทีมได้ ทุกคนจะได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป
2. การเก็บบันทึกที่ดีกว่า: คุณสามารถบันทึกประเด็นสำคัญไว้ใช้ในอนาคตเนื่องจากคุณจะมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
3. ความเข้าใจผิดน้อยลง: คุณสามารถทบทวนบทถอดความในภายหลังเพื่อลดความเข้าใจผิด นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำไปปรับใช้กับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้
4. ความครอบคลุมมากขึ้น: การถอดความยังช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้ใช้ภาษาแม่และบุคคลที่มีความบกพร่องทางการได้ยินสามารถมีส่วนร่วมได้ NIDCD เปิดเผยว่า ประมาณ 1 ใน 8 ของชาวอเมริกันที่มีอายุ 12 ปีขึ้นไปมีการสูญเสียการได้ยินในหูทั้งสองข้าง
5. การค้นหาที่ดีขึ้น: คุณจะสามารถค้นหาประเด็นเฉพาะได้ดีขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องฟังการประชุมทั้งหมดซ้ำแล้วซ้ำอีก

ความท้าทายทั่วไปในการถอดความการประชุม

นี่คือความท้าทายทั่วไปในการถอดความการประชุม:

1. ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย: การสร้างบทถอดความมักใช้เวลาหลายชั่วโมง คุณอาจทำผิดพลาดในการสะกดหรือโครงสร้างประโยค
2. ปัญหาการระบุผู้พูด: ผู้พูดหลายคนหรือศัพท์เทคนิคทำให้กระบวนการยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะสิ่งเหล่านั้นเข้าใจยาก
3. ปัญหาคุณภาพเสียง: เสียงรบกวนพื้นหลังและบทสนทนาที่ซ้อนทับกันสามารถส่งผลต่อเสียงต้นฉบับ ทำให้เสียงเสียหายหรือผิดเพี้ยนได้
4. ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวอาจก่อให้เกิดผลร้ายแรง เช่น คุณจะสูญเสียชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือ

ทำไมการถอดความอัตโนมัติจึงสำคัญ

เครื่องมือถอดความการประชุม Zoho อัตโนมัติสามารถสร้างบทถอดความได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมือเหล่านี้ใช้ปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูงและอัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อแปลงคำพูดให้เป็นข้อความ เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความสำหรับการประชุม Zoho เหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจว่าข้อความที่ถอดความของคุณมีความแม่นยำสูงขึ้น

การบันทึกและการถอดเสียงด้วยตนเอง

Zoho Meet มาพร้อมกับการบันทึกในตัว ตามวิธีการแบบดั้งเดิม คุณต้องบันทึกการประชุมก่อนแล้วจึงถอดเสียง คุณจะมีการควบคุมความแม่นยำอย่างสมบูรณ์ แม้ว่าคุณจะสามารถแยกแยะระหว่างผู้พูดที่แตกต่างกันได้ แต่กระบวนการนี้ใช้เวลานานเกินไป

การใช้เครื่องมือในตัว

Zoho ไม่มีตัวเลือกการถอดเสียงในตัว หากคุณต้องการถอดเสียงการประชุม ให้ใช้ Rev AI จากไลบรารีการผสานรวม จากนั้นคุณต้องคัดลอกและวางโทเค็นการเข้าถึง API จากเว็บไซต์ Rev กระบวนการนี้มีความเทคนิคมากขึ้นและไม่เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น

บริการถอดเสียงจากบุคคลที่สาม

คุณสามารถใช้เครื่องมือจากบุคคลที่สามเช่น Transkriptor สำหรับการถอดเสียงการประชุม Zoho แพลตฟอร์มนี้ให้เทคโนโลยีการรู้จำเสียงอัตโนมัติเพื่อสร้างการถอดเสียงที่แม่นยำมากขึ้น คุณจะได้รับคุณสมบัติการระบุผู้พูดและการประทับเวลาด้วย

บริการถอดเสียงมืออาชีพ

คุณสามารถเลือกบริการถอดเสียงมืออาชีพเพื่อความแม่นยำที่สูงขึ้นและคำศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรม คุณจะได้รับการถอดเสียงที่สร้างโดยมนุษย์ซึ่งอาจให้ความแม่นยำสูงกว่าโซลูชันอัตโนมัติหลายแบบ อย่างไรก็ตาม วิธีนี้มีราคาแพงกว่าและใช้เวลานานกว่า วิธีนี้เหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและการแพทย์ ซึ่งคุณต้องรักษาความชัดเจนระดับสูงสุด

ขั้นตอนการถอดเสียงแบบละเอียด

ตอนนี้คุณทราบคุณสมบัติหลักของ Transkriptor แล้ว คุณต้องรู้วิธีการถอดเสียงการประชุม Zoho ของคุณ นี่คือขั้นตอนสำคัญที่คุณต้องทำตาม:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบและเปิดแดชบอร์ด

ก่อนอื่น คุณต้องเข้าสู่ระบบบัญชี Transkriptor ของคุณ เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว คุณจะเห็นหน้าแดชบอร์ด จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก Recorder เพื่อบันทึกหน้าจอและเสียงของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ปรับแต่งการตั้งค่า

ต่อไป คุณต้องปรับแต่งการตั้งค่าเสียงและวิดีโอ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกเฉพาะหน้าจอหรือเสียงเท่านั้น ในขณะเดียวกัน คุณสามารถปรับแต่งให้บันทึกไมโครโฟน ระบบ หรือทั้งสองเสียง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกป้ายชื่อผู้พูดและจำนวนจากการตั้งค่าขั้นสูง

ขั้นตอนที่ 3: ถอดเสียงไฟล์เสียง/วิดีโอ

เมื่อคุณมีการบันทึกแล้ว คุณสามารถถอดเสียงได้อย่างง่ายดาย เพียงเลือกไฟล์จากระบบของคุณและอัปโหลดลงใน Transkriptor แพลตฟอร์มนี้รองรับรูปแบบไฟล์ที่หลากหลายเพื่อความสะดวกในการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 4: แดชบอร์ดการถอดเสียง

หลังจาก Transkriptor เสร็จสิ้นกระบวนการถอดเสียง คุณสามารถเข้าถึงแดชบอร์ดเพื่อค้นหาการถอดเสียงทั้งหมดของคุณที่ด้านขวาของหน้าจอ คุณสามารถแก้ไขได้โดยตรงจากแดชบอร์ดนี้ ในขณะเดียวกัน คุณสามารถเข้าถึง AI แชทจากส่วนด้านซ้ายและถามคำถามใดๆ ที่คุณต้องการ

การเตรียมตัวเพื่อการบันทึกที่ประสบความสำเร็จ

คุณต้องเตรียมการประชุมล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น คุณต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคุณจะบันทึกการประชุม นอกจากนี้ คุณต้องเลือกสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบเพื่อลดเสียงรบกวนจากภายนอก ไมโครโฟนระดับมืออาชีพจะช่วยคุณในกรณีนี้

การปรับคุณภาพเสียงให้ดีที่สุด

โปรดจำไว้ว่าเสียงที่ชัดเจนมีความสำคัญต่อการถอดความที่แม่นยำ ดังนั้น คุณต้องวางไมโครโฟนให้ใกล้กับตัวคุณและผู้พูด ขอให้ทุกคนปิดไมโครโฟนที่ไม่ได้ใช้ระหว่างการประชุมเสมือนจริง คุณต้องปรับการตั้งค่าการบันทึกเสียงเพื่อให้เสียงของคุณเข้าใจได้มากขึ้น

การจัดการผู้พูดหลายคน

หากมีผู้เข้าร่วมหลายคนในการประชุม คุณจะประสบปัญหาในการแยกแยะเสียงของพวกเขา นี่คือจุดที่คุณสมบัติการระบุผู้พูดหลายคนในเครื่องมือถอดความมีประโยชน์ แต่ต้องแน่ใจว่าคุณขอให้ผู้เข้าร่วมแจ้งชื่อของพวกเขาก่อนพูด ด้วยวิธีนี้ เครื่องมือสามารถติดตามบทสนทนาของพวกเขาได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีการซ้อนทับกัน

การจัดระเบียบหลังการถอดความ

เมื่อการถอดความการประชุม Zoho เสร็จสมบูรณ์ คุณต้องตรวจสอบและแก้ไขเพื่อให้อ่านได้ดีที่สุด คุณต้องเก็บการถอดความไว้อย่างปลอดภัย โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล Termly เปิดเผย ว่า 64% ของผู้บริโภคสงสัยว่าธุรกิจใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาในทางที่ผิด

สรุปการประชุมด้วย AI

เครื่องมือถอดความด้วย AI สามารถสร้างสรุปการประชุมโดยอัตโนมัติ เครื่องมือเหล่านี้จะเน้นประเด็นสำคัญในการสนทนาและรายการที่ต้องดำเนินการ ดังนั้น คุณสามารถลดเวลาที่ใช้ในการทบทวนการถอดความทั้งหมด ทีมของคุณยังสามารถดึงข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องมากที่สุดได้อย่างรวดเร็ว

การระบุตัวผู้พูด

คุณสมบัติการระบุตัวผู้พูดสามารถช่วยให้คุณแยกแยะได้ว่าใครพูดอะไร เครื่องมือถอดความขั้นสูงใช้การเรียนรู้ของเครื่อง (machine learning) เพื่อแยกแยะเสียงและกำหนดป้ายชื่อผู้พูด คุณสมบัตินี้มีประโยชน์มากสำหรับการอภิปรายแบบพาเนล ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถติดตามผู้มีส่วนร่วมแต่ละคนได้

คำศัพท์และคำเฉพาะทางที่กำหนดเอง

โปรดจำไว้ว่าคำศัพท์เฉพาะและศัพท์เฉพาะทางมักนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการถอดความมาตรฐาน คุณสามารถฝึกโมเดลการถอดความให้จดจำคำศัพท์เฉพาะทางได้ด้วยคุณสมบัติคำศัพท์ที่กำหนดเอง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและการแพทย์ ซึ่งความแม่นยำของคำพูดเป็นสิ่งสำคัญ

ความสามารถในการบูรณาการ

การบูรณาการกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ดังนั้น คุณจำเป็นต้องกำหนดว่าซอฟต์แวร์ถอดความการประชุม Zoho รองรับการบูรณาการประเภทใด การบูรณาการเหล่านี้ช่วยให้ทีมของคุณจัดการบันทึกการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่เนื้อหา

บันทึกการประชุมที่มีโครงสร้างดีสามารถช่วยให้คุณอ้างอิงประเด็นสำคัญได้ง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ ตามหัวข้อและเวลาเพื่อการอ่านที่ดีขึ้น คุณยังสามารถใช้หัวข้อและแท็กข้อมูลเพื่อการจัดหมวดหมู่ที่ดีขึ้น

การค้นหาและดึงข้อมูล

ส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่สามารถอ่านบันทึกการประชุมที่ยาวโดยไม่มีฟังก์ชันการค้นหาที่เหมาะสม ด้วยการค้นหาคำสำคัญและตัวกรอง คุณสามารถค้นหารายละเอียดเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว แพลตฟอร์มการถอดความขั้นสูงยังมีความสามารถในการค้นหาด้วย AI ดังนั้น คุณจึงสามารถค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องตามบริบทแทนที่จะเป็นการจับคู่คำที่ตรงกัน

คุณสมบัติการแชร์และการทำงานร่วมกัน

การถอดความการประชุม Zoho มีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อสมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อแชร์และแก้ไขบันทึกการประชุม การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นนี้จะช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ต้นฉบับ

การสร้างรายการงานและการติดตามผล

บันทึกการประชุมสามารถแปลงประเด็นสำคัญในการสนทนาให้เป็นงานที่ต้องดำเนินการได้ ดังนั้น จึงช่วยให้ทีมของคุณติดตามการตัดสินใจและมอบหมายความรับผิดชอบ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากคุณสมบัติการสรุปได้อีกด้วย

มาตรการป้องกันข้อมูล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้โปรโตคอลการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งเพื่อรักษาความปลอดภัยของบทถอดความระหว่างการจัดเก็บ ด้วยการเข้ารหัสแบบปลายทางถึงปลายทาง คุณสามารถป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ในขณะเดียวกัน โซลูชันการจัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัยยังให้การป้องกันเพิ่มเติมจากการละเมิดข้อมูล การตรวจสอบความปลอดภัยและการอัปเดตเป็นประจำยังช่วยระบุจุดอ่อนได้อีกด้วย

ข้อพิจารณาด้านความเป็นส่วนตัว

คุณต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบเกี่ยวกับแนวปฏิบัติในการบันทึกและการถอดความ คุณอาจพิจารณาใช้คุณสมบัติการปกปิดตัวตนเพื่อลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน นอกจากนี้ คุณยังต้องกำหนดแนวทางว่าใครสามารถเข้าถึงบทถอดความได้และสามารถเข้าถึงได้นานแค่ไหน

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

คุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลเฉพาะเช่น GDPR, HIPAA หรือ SOC 2 ด้วยการปฏิบัติตามกฎระเบียบ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้วยความระมัดระวังอย่างยิ่ง ส่งผลให้คุณสามารถลดความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงินได้ นี่คือเหตุผลที่คุณควรเลือกแพลตฟอร์มการถอดความการประชุม Zoho เช่น Transkriptor เนื่องจากสอดคล้องกับมาตรฐานอุตสาหกรรม

การควบคุมการเข้าถึงและสิทธิ์

เมื่อคุณใช้นโยบายการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด คุณสามารถป้องกันการแชร์หรือการใช้งานในทางที่ผิดโดยไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น RBAC สามารถช่วยคุณควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงบทถอดความเหล่านั้นได้ คุณยังต้องใช้การยืนยันตัวตนหลายปัจจัยและบันทึกการตรวจสอบเพื่อเพิ่มความปลอดภัย Fortune Business Insights เปิดเผยว่า ตลาดการควบคุมการเข้าถึงทั่วโลกจะมีมูลค่าถึง 20.02 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2027