לדוגמה, כלי תמלול AI כמו Transkriptor יכולים להפוך המרת הקלטות פגישה לטקסט כתוב לאוטומטית. הם יכולים גם לעזור לך לסכם את הפגישה עם פריטי פעולה ונקודות מפתח. לאחר מכן תוכל לשתף אותם עם מישהו WHO לא יכול היה להשתתף בפגישה.
במדריך זה, נדריך אותך בחמש האסטרטגיות העיקריות שיעזרו לך לחסוך בעלויות פגישה ולנהל פגישות יעילות יותר:
1 מנף כלי תמלול כגון Transkriptor להערות פגישה אוטומטיות
AI עוזרי פגישה, השתמש בתוכנת תמלול שיחות כדי לעזור לך להקליט פגישות מקוונות. הם יכולים גם לתמלל אודיו עם Evernote וסרטונים ולשמור את התמלילים לשימוש מאוחר יותר. במקום לרשום הערות ידניות במהלך פגישות מתמשכות, כלי תמלול AI כמו Transkriptor יכולים לעזור לך להפוך את התהליך לאוטומטי.
כלי האודיו לטקסט יכול להקליט ולתמלל מילים מדוברות לטקסט. מכיוון שאין צורך להקצות רושם הערות ידני לכל פגישה, באפשרותך להפחית את עלות הפגישה באמצעות כלי תמלול מדויקים.
כלים AI משנים את התקשורת במקום העבודה ומשפרים את פרודוקטיביות הפגישות. לדוגמה, מאמר זה של פורבס מדגיש כיצד כלי אוטומציה מפחיתים את המאמץ הדרוש לתמלול וסיכום פגישות, משפרים את יעילות הצוות ואת שיתוף הפעולה.
אם אתה משתתף או מארח פגישות לעתים קרובות במקום העבודה שלך, להלן שני כלי תמלול AI פופולריים.
Transkriptor
Transkriptor הוא כלי אמין ועשיר בתכונות AI תמלול פגישות וירטואליות עבור Google Meet, MS Teams ו- Zoom. באפשרותך לחבר את לוח השנה Google Calendar ואת לוח השנה Outlook Transkriptor כך שתוכנית ה- Bot של הפגישה תוכל להצטרף באופן אוטומטי לפגישות מתוזמנות.
Transkriptor יכול גם ליצור סיכומי תמלול פגישות ופריטי פעולה להורדה או לשיתוף עם חברי צוות. הוא מדויק ב-99% ותומך ביותר מ-100 שפות תמלול ותרגום כדי לענות על הצרכים של צוותים גלובליים.
Otter.AI
Otter.AI הוא כלי נוסף AI אודיו לטקסט שיכול להקליט ולתמלל פגישות זום . OtterPilot יכולים להצטרף לפגישות מקוונות Zoom, Google Meetאו Microsoft teams ולהמיר מילים מדוברות לטקסט.
בעוד Otter.AI עושה עבודה סבירה בתמלול פגישות, הדיוק של כלי הדיבור לטקסט הוא רק 85%. משמעות הדבר היא שתצטרך להשקיע זמן רב בעריכת הקובץ המתומלל.
תחום נוסף לשיפור Otter.AI הוא שכלי רישום ההערות AI מוגבל לאנגלית. לפיכך, ייתכן שהוא לא יתאים למשתמשים רב-לשוניים.
2 השתמש בשיחות ועידה בווידאו כדי לצמצם את הוצאות הנסיעה
פגישות וידאו הפכו לנורמה החדשה בחברות מרוחקות והיברידיות. הסיבה לכך היא שהם עוזרים להפחית את הצורך בנסיעות והוצאות אחרות.
כלים לשיחות ועידה בווידאו יכולים לעזור לך לתזמן ולהוסיף במהירות פגישות מרוחקות ללוח השנה שלך. כלי שמע לטקסט יכולים גם להפחית עלויות ולאפשר תזמון גמיש.
Zoom
Zoom היא אפליקציה פופולרית לשיחות ועידה בווידאו. כל שעליך לעשות הוא לשתף את הקישור לפגישה Zoom עם המשתתפים. אתה יכול להרגיש בטוח שכולם יכולים להצטרף לשיחה במהירות.
זה אמין מאוד וישמור על הווידאו שלך גם עם חיבור אינטרנט חלש. Zoom מציעה גם לוח ציור שממלא במהירות את הלוח הווירטואלי בפתקים, תמונות ודיאגרמות דביקים.
Microsoft teams
Microsoft teams מציעה כמה מהתכונות החזקות ביותר בשוק לשיחות ועידה בווידאו והצעות לצ'אט צוות. תכונת לוח הציור מצוינת: אתה יכול לצייר ביד חופשית, והתוכנית תחליק את העניינים.
תכונה זו מקלה עליך לרשום הערות ולשרטט דברים תוך כדי תנועה. הוא שומר את כל הצ'אט מהפגישה ונשמר ביישום הצ'אט של הצוות כדי שתוכל לשמור אותו לעיון עתידי.
Google Meet
אחת התכונות הטובות ביותר של Google Meet היא השילוב העמוק שלה עם אפליקציות Google Workspace. אם תיצור פגישה Google Calendar, תקבל קישור פגישה, שכל המשתתפים יוכלו ללחוץ עליו כדי להצטרף.
Meet היא חלופת Zoom פופולרית שרצה בדפדפן, לא באפליקציה, וזה יתרון. הכתוביות פועלות היטב באנגלית, אך Meet אינו יכול לזהות מתי המשתתפים דוברים שפות אחרות.
3 יישום פגישות קצרות ויעילות יותר עם סדר יום מובנה
פגישות הן עמוד השדרה של שיתוף פעולה יעיל, אך פגישות ארוכות ולא יעילות עלולות לבזבז כסף, זמן ומאמץ; שקול כללי התנהגות נאותים בפגישה וירטואלית כדי למזער הפרעות. כאן נכנס לתמונה סדר יום מתוכנן היטב של הפגישה. זה מאפשר לך להגדיר ציפיות ברורות עבור הצוות. אתה יכול אפילו לקצר את אורך הפגישה על ידי התמקדות רק בדיונים חיוניים.
ההבנה של המשתתפים במה ידונו בפגישה מאפשרת הכנה טובה יותר. זה גם מבטל את הזמן המושקע בדיונים לא פרודוקטיביים. אג'נדות מובנות היטב עוזרות לך למצוא את האיזון המושלם בין גמישות למבנה. הנה כמה מהטיפים ליישום פגישות קצרות ויעילות יותר:
- השתמש בסדר יום מוגדר מראש: סדר יום קבוע מראש לפגישה יפעל כמו תוכנית בעזרת תוכנית זו, ניתן להשלים את הפגישה שלך בזמן ובכיוון הנכון סדר יום מתחשב צריך לספק סקירה כללית של נקודות הדיון הוא קובע ציר זמן עבור כל נושא כדי למנוע הצפה.
- הקצו מגבלות זמן לכל נקודת דיון: עליך להגדיר את שעות ההתחלה והסיום של הפגישה ולהקצות מגבלת זמן לכל נושא סדר יום מתוכנן היטב של הפגישה צריך לכבד את הזמן של המשתתפים ולעזור לשמור על מיקוד מתחילתו ועד סופו.
- היצמד ללוח הזמנים כדי למנוע חריגות: זכור כי חריגות הן האויב של מעורבות בפגישה עמוסה הקפד לשמור על הכל תמציתי למרות שזה עשוי להיות מפתה להמשיך לדון בנושא מרגש, היצמדות ללוח הזמנים כדי להפחית את עלויות הפגישה ולחסוך זמן היא חיונית.
4 צמצם את מספר המשתתפים כדי לחסוך זמן ומשאבים
עליך להימנע מבזבוז זמנם של חברי הצוות על ידי הכנסתם לפגישות שהם אינם צריכים להשתתף בהן. יותר מדי משתתפים הופכים את הדיונים למאתגרים יותר.
ככלל אצבע, עדיף להזמין את המשתתפים אשר קלט הכרחי להשגת המטרות. המשמעות של פחות משתתפים היא שהמארח יצטרך לבזבז פחות זמן על תיאום, ויהיו פחות הפרעות.
צמצום מספר המשתתפים בפגישה יסייע גם למקבלי ההחלטות המרכזיים להתמקד במשימות בעדיפות גבוהה ולהישאר ממוקדים בנושאים או בשאלות רלוונטיים.
- הזמן רק בעלי עניין חיוניים: אחת הדרכים לצמצם את מספר המשתתפים בפגישה היא להזמין רק את בעלי העניין החיוניים הוא כולל מקבלי החלטות חיוניים, תורמים או כל אחד אחר WHO ישפיע על תפוקת הפגישה.
- השתמש בסיכום פגישה כדי לעדכן אנשים שאינם משתתפים: באפשרותך לשתף איתם את סיכום הפגישה גם אם אינך מזמין את כולם לפגישה זה יבטיח שלכולם תהיה גישה למידע קריטי ולדיונים.
AI תכונות סיכום של Transkriptor יכול ליצור באופן אוטומטי סיכום פגישה. הוא יכלול תובנות מעשיות ולקחים מרכזיים מתמליל הפגישה. באפשרותך לשתף את הסיכום עם כל מי WHO לא יכול היה להשתתף בפגישה כדי שיוכל להישאר מעודכן.
5 שימוש בכלי ניהול פעילויות ופרוייקטים להמשך טיפול
מעקב הוא אחת הדרכים הטובות ביותר להפוך את הפגישה לכדאית. תוכנות לניהול משימות ופרוייקטים כגון Asana, Trelloו- monday.com יכולות לעזור לך לייעל הקצאות פעילויות ולעקוב אחר ההתקדמות, ובכך להפחית את הצורך במעקב ידני אחר המשתתפים.
השימוש בכלי ניהול המשימות והפרוייקטים משפר גם את האחריותיות. הוא מבטיח שכולם ישלימו את פריטי הפעולה שהוקצו ללא פגישות נוספות. להלן כמה מתוכנות ניהול המשימות והפרוייקטים החינמיות ובתשלום כדי להפחית את עלויות הפגישה הקשורות להמשך טיפול:
Asana
Asana היא תוכנה מודרנית לניהול פרוייקטים התומכת בסגנונות ניהול פרוייקטים מרובים. זה נותן לך שליטה מלאה על איך אתה לדמיין ולארגן את העבודה. תוכל גם למצוא תכונות מוכללות רבות המקלות על שיתוף פעולה.
לדוגמה, הוא מאפשר לך להקצות משימות לאנשים באמצעות ממשק אינטואיטיבי ומעוצב היטב. העברת ההודעות הישירות בתוך האפליקציה מאפשרת לך לצרף קבצים, לתייג פרוייקטים אחרים ולהקליט הודעות וידאו.
Trello
Trello מציע דרך חזותית פשוטה לארגון פרויקטים באמצעות לוחות Kanban. הוא פשוט לשימוש ואין לו עקומת למידה תלולה. הודות לממשק הגרירה והשחרור הפשוט, אתה והצוות שלך יכולים להשתמש בכלי ביעילות.
הכרטיסים או המשימות כוללים תאריכי יעד, קבצים מצורפים, תמונות, הערות, שדות מותאמים אישית ורשימות פעולות לביצוע. לאחר שחברי הצוות משלימים את המשימות, הם יכולים לגרור את הכרטיסים לרשימה המתאימה.
monday.com
monday.com היא אפליקציה נוספת לניהול פרוייקטים המאפשרת לך להציג באופן חזותי את כל הפרוייקטים במקום אחד. הוא ניתן להתאמה אישית רבה ועוזר לך לצבור נתונים ומדדים לממשק מושך מבחינה חזותית.
בעוד monday.com מציע אפשרויות התאמה אישית רבות, חלק מהתכונות והתצוגות המתקדמות זמינות רק ברמות מחיר גבוהות יותר.
מסקנה
פגישות הן כמו סדנאות שבהן חברי צוות יכולים להיפגש כדי לעצב את הרעיונות הטובים ביותר באמצעות אסטרטגיות שיתוף פעולה למנהלים . עם זאת, תזמון ואירוח פגישות דורשים זמן ומשאבים רבים. עסקים חייבים לארח פגישות היטב כדי להבטיח שהרווחים שלהם נשמרים, ולשקול שירותי תמלול יתרונות SEO לנראות מקוונת.
למרבה המזל, כלים AI רבים יכולים להפוך משימות גוזלות זמן ומייגעות לאוטומטיות. לדוגמה, מפתחים יכולים לתמלל פגישות באמצעות כלי דיבור לטקסט. הם יכולים גם להשתמש בכלי ועידות וידאו פופולריים כגון Zoom או Google Meet כדי לתזמן ולארח פגישות מרוחקות.
במקום לבקש ממשתתף להשתתף בפרוטוקול פגישה, באפשרותך להוסיף כלי AI אמינים כגון תוכנת תמלול אוטומטית . לדוגמה, Transkriptor יכולים להמיר דיבור לטקסט ולספק הערות פגישה אוטומטיות כדי להפחית עלויות. כלים AI אלה יסייעו להפחית את עלויות הפגישה ולהפוך כל פגישה לכדאית.
