Chuyển giọng nói thành văn bản trên Outlook là một tính năng sử dụng công nghệ nhận dạng giọng nói và cho phép nhập liệu bằng giọng nói. Nó cung cấp nhiều lợi thế khác nhau, chẳng hạn như hỗ trợ đa ngôn ngữ, lệnh thư và lệnh cho nhiều yếu tố.
Để hiểu cách sử dụng chuyển giọng nói thành văn bản trên Outlook, bạn chỉ cần làm theo một số bước cơ bản. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá hướng dẫn từng bước để bật tính năng đọc chính tả trong Microsoft Outlook . Ngoài ra, hãy khám phá cách các công cụ như Transkriptor giúp phiên âm email nâng cao trở nên dễ dàng.
Chuyển giọng nói thành văn bản trên Outlook là gì?
Nhập liệu bằng giọng nói trong Outlook sử dụng nhận dạng giọng nói trực tuyến được hỗ trợ bởi các dịch vụ Azure Speech. Theo một cuộc khảo sát của Statista , hầu hết đều mong đợi nhận dạng giọng nói sẽ phát triển dần dần hướng tới các bản ghi hoàn hảo.
Tổng quan về tính năng
Bạn chỉ cần kết nối internet, micrô và con trỏ trong hộp văn bản để sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói trong Outlook . Nó cũng cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ gõ bằng giọng nói, khác với ngôn ngữ bạn đã chọn cho Windows . Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ nhập để chuyển đổi ngôn ngữ nhập liệu bằng giọng nói.
Tích hợp giọng nói thành văn bản trong Outlook
Tính năng đọc chính tả cho phép bạn sử dụng chuyển giọng nói thành văn bản để tạo nội dung trong Office. Đó là một cách nhanh chóng và dễ dàng để soạn thảo email, gửi câu trả lời và nắm bắt giọng điệu. Tính năng này có thể truy cập trong Outlook mới, Outlook cổ điển, Outlook cho Mac và web.
Lợi ích về khả năng tiếp cận
Có nhiều tính năng trợ năng trong Outlook để nhập liệu bằng giọng nói. Với Trình kiểm tra trợ năng, bạn có thể giải quyết các vấn đề về khả năng truy cập trong khi viết email của mình. Bạn có thể thêm văn bản thay thế vào hình ảnh để mọi người sử dụng trình đọc màn hình có thể nghe nội dung của hình ảnh.
Cách bật Chuyển giọng nói thành văn bản trong Outlook
Chuyển giọng nói thành văn bản trong Outlook đơn giản hóa việc soạn thảo email bằng cách chuyển đổi lời nói thành văn bản. Để bắt đầu sử dụng tính năng này, hãy đảm bảo khả năng tương thích và định cấu hình cài đặt micrô và ngôn ngữ của bạn. Bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau để bật và tối đa hóa công cụ tiết kiệm thời gian này:
- Kiểm tra khả năng tương thích: Đảm bảo bạn là người đăng ký Microsoft 365 và đặt ngôn ngữ nói, micrô và dấu câu tự động trong cài đặt Outlook .
- Kích hoạt Đọc chính tả: Nhấp vào "Đọc chính tả", sử dụng ALT +' hoặc nhấn Windows + H cho công cụ đọc chính tả Windows .
- Thiết lập quyền truy cập micrô: Bật quyền micrô trong cài đặt Quyền riêng tư và Bảo mật.
- Định cấu hình ngôn ngữ và lệnh: Chọn ngôn ngữ và kiểm tra các lệnh có sẵn; Lưu ý các giới hạn đối với ngôn ngữ xem trước.
Bước 1: Kiểm tra khả năng tương thích
Tính năng đọc chính tả chỉ khả dụng cho người đăng ký Microsoft 365 . Để bật cài đặt đọc chính tả trong Outlook, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng để xem các cài đặt có sẵn. Đối với ngôn ngữ nói, bạn có thể xem và thay đổi ngôn ngữ trong menu thả xuống. Tiếp theo, bạn có thể xem và thay đổi micrô của mình.
Bước 2: Kích hoạt Đọc chính tả
Bạn có thể kích hoạt tính năng đọc chính tả bằng cách nhấp vào nút "Đọc chính tả" trên thanh công cụ. Trong phiên bản Outlook mới, sử dụng phím tắt ALT +' hoặc nhấn biểu tượng micrô trên ruy-băng để tiếp tục đọc chính tả.
Có thể có khả năng nút đọc chính tả hiện không khả dụng trong một số bản xem trước Outlook cho Windows . Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng đọc chính tả bằng cách sử dụng công cụ đọc chính tả Windows .
Bước 3: Thiết lập quyền truy cập micrô
Để sử dụng micrô của bạn với các ứng dụng trên Windows, bạn phải bật một số quyền trong cài đặt Quyền riêng tư và Bảo mật. Để làm như vậy, hãy đi tới Bắt đầu, Cài đặt và Quyền riêng tư và Bảo mật. Sau đó, tìm Micrô trong quyền ứng dụng và đảm bảo rằng Quyền truy cập micrô đã được bật.
Bước 4: Định cấu hình ngôn ngữ và lệnh
Bạn có thể chọn một ngôn ngữ từ danh sách thả xuống để xem danh sách các lệnh có sẵn trong từng ngôn ngữ được hỗ trợ. Xin lưu ý rằng, đối với ngôn ngữ tiếng Anh, hiện chỉ hỗ trợ dấu câu và ký hiệu, tiền tệ, toán học và biểu tượng cảm xúc/khuôn mặt. Có các ngôn ngữ được hỗ trợ và xem trước.
Hướng dẫn từng bước để sử dụng giọng nói thành văn bản trên Outlook
Chuyển giọng nói thành văn bản trong Outlook giúp tạo email hiệu quả hơn bằng cách chuyển giọng nói thành văn bản. Bạn có thể soạn thảo, chỉnh sửa và gửi email rảnh tay với các bước đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để sử dụng giọng nói thành văn bản trên Outlook :
Bước 1: Mở email mới
Đi tới Microsoft Outlook và bắt đầu một email mới. Chọn nội dung của thư, chuyển đến tab Tin nhắn và chọn Đọc chính tả. Trong Outlook cho Mac, bắt đầu Email mới hoặc trả lời. Tiếp theo, đi tới Tin nhắn và sau đó Đọc chính tả. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào Microsoft 365 trên thiết bị hỗ trợ micrô.
Bước 2: Bắt đầu đọc chính tả
Sử dụng Mac, bạn cũng có thể bắt đầu đọc chính tả bằng phím tắt: ⌥ (Tùy chọn) + F1. Trên web, hãy chuyển đến tab Tin nhắn và chọn Đọc chính tả. Tiếp theo, đợi nút Đọc chính tả bật, bắt đầu nghe và bắt đầu nói để thấy văn bản xuất hiện trên màn hình.
Bước 3: Sử dụng lệnh thoại để chỉnh sửa
Ngoài việc chỉ nói nội dung, bạn có thể đọc các lệnh để thêm dấu câu và nhập các ký tự đặc biệt. Để chỉnh sửa và định dạng, bạn có thể sử dụng lệnh thoại. Một số nhận xét bằng giọng nói phổ biến bao gồm: xóa, xóa đó, xóa [1-100] từ/câu cuối cùng, chèn khoảng trắng và khoảng trắng.
Bước 4: Xem lại và gửi
Bất cứ khi nào bạn tập hợp những người khác nhau với các chương trình nghị sự và ý kiến khác nhau, bạn phải cung cấp một cách để họ hợp tác minh bạch. Chỉ khi mọi người có thể nhìn thấy mọi thứ đang diễn ra và hiểu nó ở cùng một nơi và cùng một cách thì quy trình xem xét và phê duyệt email mới minh bạch, hợp lý và hiệu quả.
Các tính năng của công cụ chuyển giọng nói thành văn bản của Outlook
Công cụ chuyển giọng nói thành văn bản Outlook cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để nâng cao năng suất và khả năng truy cập. Dưới đây là một số tính năng của công cụ chuyển giọng nói thành văn bản Outlook :
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Trước khi bắt đầu, bạn phải kiểm tra các ngôn ngữ mà phiên bản Windows của bạn hỗ trợ. Trong Windows 11, một số ngôn ngữ được hỗ trợ là: tiếng Bulgaria, tiếng Trung, tiếng Croatia, tiếng Séc, tiếng Đan Mạch, tiếng Hà Lan, tiếng Anh, tiếng Estonia, v.v. Để chuyển đổi ngôn ngữ nhập liệu bằng giọng nói, bạn phải thay đổi ngôn ngữ nhập liệu của mình.
Để làm như vậy, hãy chọn trình chuyển đổi ngôn ngữ ở góc thanh tác vụ của bạn. Tiếp theo, nhấn phím logo Windows + Phím cách trên bàn phím của bạn. Cuối cùng, nhấn trình chuyển đổi ngôn ngữ ở dưới cùng bên phải của bàn phím cảm ứng.
Tùy chọn trợ năng
Microsoft 365 ứng dụng để giúp bạn xem mọi thứ trên màn hình dễ dàng và thoải mái hơn. Nếu màu màn hình quá sáng, hãy thử bật Đèn ngủ. Nó thay đổi nhiệt độ màu của màn hình, hiển thị màu ấm hơn dễ nhìn hơn. Nếu bạn đối phó với bệnh mù màu (khiếm thị màu theo Cleveland Clinic ), Windows đi kèm với các bộ lọc mù màu được thiết kế sẵn.
Tích hợp với Microsoft Office Suite
Microsoft cho phép bạn đọc chính tả tài liệu của mình bằng các công cụ văn phòng khác nhau. Bạn có thể đọc chính tả tài liệu Word, email Outlook và ghi chú OneNote . Để sử dụng đọc chính tả trong Word, hãy mở một tài liệu mới hoặc hiện có và đi tới Trang chủ > Đọc chính tả. Bật nút đọc chính tả và bắt đầu nói. Bạn có thể làm theo các bước tương tự trong OneNote để tạo bản nháp, ghi chú và đưa ra nhận xét.
Sử dụng Transkriptor để phiên âm email nâng cao
Transkriptor sử dụng AI và tạo ra các bản phiên âm chất lượng cao. Các thuật toán hiện đại của nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để sử dụng Transkriptor để phiên âm email nâng cao:
Bước 1: Tải âm thanh của bạn lên Transkriptor
Ghi âm bằng ứng dụng thoại trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. Khi bạn đã làm như vậy, hãy đăng nhập vào Transkriptor bằng Gmail của bạn và truy cập bảng điều khiển. Sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang "Chọn ngôn ngữ của bạn".
Bạn có thể tìm kiếm ngôn ngữ của mình trong số 100+ ngôn ngữ có sẵn từ thanh tìm kiếm. Nhấp vào tiếp theo và tải lên / ghi âm giọng nói của bạn. Bạn có thể ghi âm giọng nói của mình trực tiếp bằng Transkriptor và chuyển đổi nó thành văn bản. Là tùy chọn thứ hai, bạn có thể tải lên tệp âm thanh từ thiết bị cục bộ của mình để phiên âm.
Bước 2: Tạo bảng điểm chính xác
Sau khi tệp được tải lên, Transkriptor sẽ tạo bản ghi. Bạn có thể truy cập bản ghi trên trang biên tập viên. Bạn có thể tìm thấy thư viện mẫu ở phía bên trái của thanh tác vụ. Bạn có thể viết một cái gì đó hoặc nhấn'space' cho Al và'/' cho các lệnh. Nhấn dấu cách và nhập "tạo email được định dạng tốt" trên cùng một thanh tác vụ.
Bước 3: Chỉnh sửa và định dạng bản ghi
Khi bạn đã có một mẫu email, bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình. Ở phía bên trái của thanh tác vụ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba dòng để định dạng mẫu email. Bạn có thể sử dụng tiêu đề, danh sách, danh sách việc cần làm, trích dẫn hoặc mã. Bạn cũng có thể thêm liên kết bằng cách nhấp vào biểu tượng siêu liên kết bên cạnh biểu tượng ba dòng.
Bước 4: Sao chép và dán vào Outlook
Nhấp vào biểu tượng "sao chép" trên cùng một cột trên thanh tác vụ để sao chép email. Nếu bạn sẵn sàng thực hiện các thay đổi thêm, bạn có thể làm như vậy bằng cách truy cập các tính năng mà Transkriptor cung cấp. Bạn có thể nhấp vào "hoàn tác" hoặc "làm lại" để thực hiện các chỉnh sửa.
Để nâng cao định dạng, bạn có thể "In đậm", "Gạch chân" hoặc "Nghiêng" văn bản. Bằng cách nhấp vào biểu tượng "Tải xuống ghi chú", bạn có thể tải xuống email ở định dạng Word hoặc văn bản để lưu lại để sử dụng trong tương lai.
Bước 5: Tiết kiệm thời gian với Phiên âm hàng loạt
Transkriptor cho phép bạn phiên âm nhiều tin nhắn âm thanh cùng một lúc. Truy cập bảng điều khiển, nhấp vào "Phiên âm tệp âm thanh hoặc video" và tải lên nhiều tệp âm thanh.
Nó hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau, bao gồm MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF,, OGA, AMR và MKV . Bạn có thể tạo bản chép lời để quản lý khối lượng email lớn.
Mẹo để tối đa hóa giọng nói thành văn bản trên Outlook
Theo AbilityNet , các công nghệ tiêu chuẩn, bao gồm các chương trình nhận dạng giọng nói, có thể giúp những người mắc chứng khó đọc. Tuy nhiên, sử dụng các kỹ thuật và công cụ thích hợp để tối đa hóa nhận dạng giọng nói là điều cần thiết.
- Nói rõ ràng: Phát âm từ chậm và rõ ràng, đồng thời ghi lại bản thân để theo dõi sự cải thiện.
- Sử dụng micrô chất lượng cao: Chọn micrô khử tiếng ồn để giảm tiếng ồn xung quanh và ghi lại âm thanh rõ ràng hơn.
- Làm quen với các lệnh: Tìm hiểu lệnh thoại cho các thao tác nhanh như gửi email, thêm người nhận và điều chỉnh chủ đề.
- Kết hợp với Transkriptor : Sử dụng Transkriptor để phiên âm âm thanh và tự động gửi email có định dạng tốt qua Outlook .
Nói rõ ràng
Nói chậm và rõ ràng, phát âm từng từ và âm thanh. Tránh vội vàng đọc các câu vì điều đó sẽ làm cho cách phát âm của bạn không rõ ràng. Giảm tốc độ giúp bạn tập trung vào âm thanh chính xác được tạo ra và làm cho lời nói của bạn rõ ràng hơn. Bạn có thể ghi lại bản thân trong khi tập nói.
Sử dụng micrô chất lượng cao
Micrô khử tiếng ồn chứa hai hoặc nhiều micrô thu âm thanh từ các hướng khác nhau. Micrô chính thường hướng về phía miệng của bạn. Các micrô phụ thu tiếng ồn xung quanh từ mọi hướng. Cùng với một số thuật toán kỹ thuật số, chúng "trừ" tiếng ồn xung quanh khỏi phương trình, chỉ để lại giọng nói của bạn.
Làm quen với các lệnh
Một số lệnh thư bạn cần làm quen là gửi email, gửi email -> có, gửi email -> hủy, thêm
Kết hợp với các công cụ như Transkriptor
Sử dụng Transkriptor, bạn có thể tự động gửi bản ghi âm mới dưới dạng tệp đính kèm Outlook . Sau khi phiên âm được hoàn tất trong Transkriptor, nó sẽ tự động được gửi dưới dạng tệp đính kèm email qua Outlook . Transkriptor có thể phiên âm nhiều tệp âm thanh thành văn bản và cũng có thể tạo các email có định dạng tốt. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, cho phép bạn tạo email hàng loạt trong thời gian ngắn hơn.
Kết luận: Đơn giản hóa việc viết email với giọng nói thành văn bản và Transkriptor
Chuyển giọng nói thành văn bản trên Outlook đã cách mạng hóa việc soạn thảo email bằng cách tích hợp các khả năng chuyển giọng nói thành văn bản nâng cao. Transkriptor tăng cường tích hợp giọng nói thành văn bản trong email Outlook bằng cách cung cấp bản ghi âm chính xác. Tính năng phiên âm hàng loạt và tích hợp với Outlook cho các tệp đính kèm email tự động khiến nó trở thành một công cụ vô giá. Bằng cách tận dụng các công cụ phiên âm email trong các Outlook như Transkriptor, người dùng có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và duy trì độ chính xác.