Например, AI инструменты расшифровки, такие как Transkriptor , могут автоматизировать преобразование записей совещаний в письменный текст. Они также могут помочь вам подвести итоги встречи с помощью практических мер и ключевых моментов. Затем вы можете поделиться ими с кем-то WHO не смог присутствовать на сеансе.
В этом руководстве мы рассмотрим пять ключевых стратегий, которые помогут вам сократить расходы на проведение совещаний и повысить эффективность совещаний:
1 Используйте инструменты расшифровки, такие как Transkriptor , для автоматических заметок о собраниях
AI помощью помощников по проведению совещаний используйте программное обеспечение для расшифровки звонков , которое поможет вам записывать онлайн-встречи. Они также могут расшифровывать аудио с помощью Evernote и видео и сохранять расшифровки для последующего использования. Вместо того чтобы делать заметки вручную во время текущих совещаний, AI инструменты расшифровки, такие как Transkriptor , могут помочь вам автоматизировать процесс.
Инструмент преобразования аудио в текст может записывать и транскрибировать произнесенные слова в текст. Поскольку нет необходимости назначать на каждую встречу специалиста по ведению заметок вручную, вы можете снизить затраты на встречу с помощью точных инструментов расшифровки.
AI инструменты трансформируют коммуникацию на рабочем месте и повышают производительность совещаний. Например, в этой статье Forbes рассказывается о том, как инструменты автоматизации сокращают усилия, необходимые для расшифровки и подведения итогов совещаний, повышая эффективность и совместную работу команды.
Если вы часто посещаете или проводите совещания на своем рабочем месте, вот два популярных инструмента расшифровки AI .
Transkriptor
Transkriptor — это надежный и многофункциональный инструмент для расшифровки виртуальных собраний AI Google Meet, MS Teams и Zoom. Вы можете подключить Google Calendar и Календарь Outlook к Transkriptor , чтобы бот собраний мог автоматически присоединяться к запланированным собраниям.
Transkriptor также можете создавать сводки стенограмм совещаний и поручения для скачивания или обмена с участниками команды. Он точен на 99% и поддерживает более 100 языков транскрипции и перевода для удовлетворения потребностей глобальных команд.
Otter.AI
Otter.AI — это еще один AI инструмент для преобразования аудио в текст, который может записывать и расшифровывать встречи Zoom . OtterPilot можете присоединяться к онлайн- Zoom, Google Meetили Microsoft teams собраниям и преобразовывать произнесенные слова в текст.
В то время как Otter.AI неплохо справляется с расшифровкой совещаний, точность инструмента преобразования речи в текст составляет всего 85%. Это означает, что вам придется потратить много времени на редактирование расшифрованного файла.
Еще одна область для улучшения Otter.AI заключается в том, что инструмент для создания AI заметок ограничен английским языком. Следовательно, он может не подойти многоязычным пользователям.
2 Используйте видеоконференции для сокращения расходов на командировки
Видеоконференции стали новой нормой в удаленных и гибридных компаниях. Это связано с тем, что они помогают снизить потребность в командировках и других расходах.
Инструменты для видеоконференций помогут вам быстро запланировать и добавить удаленные встречи в календарь. Инструменты преобразования аудио в текст также могут снизить затраты и обеспечить гибкое планирование.
Zoom
Zoom — популярное приложение для видеоконференций. Все, что вам нужно сделать, это поделиться ссылкой на Zoom конференцию с участниками. Вы можете быть уверены, что все смогут быстро присоединиться к звонку.
Он очень надежен и сохранит ваше видео даже при слабом интернет-соединении. Zoom также предлагает белую доску, которая быстро заполняет виртуальную доску стикерами, изображениями и диаграммами.
Microsoft teams
Microsoft teams предлагает одни из самых надежных функций видеоконференций на рынке и предложения командного чата. Функция белой доски превосходна: вы можете рисовать от руки, и программа сгладит ситуацию.
Эта функция позволяет легко делать заметки и создавать диаграммы на ходу. Он сохраняет весь чат со встречи и сохраняется в приложении командного чата, чтобы вы могли сохранить его для использования в будущем.
Google Meet
Одной из лучших функций Google Meet является глубокая интеграция с приложениями Google Workspace. Если вы создадите встречу в Google Calendar, вы получите ссылку Meet, к которой могут присоединиться все участники.
Meet — популярная альтернатива Zoom , которая запускается в браузере, а не в приложении, что является плюсом. Субтитры хорошо работают на английском языке, но Meet не может определить, говорят ли участники на других языках.
3 Проводите более короткие и эффективные совещания с структурированными повестками дня
Совещания являются основой эффективного сотрудничества, но более длительные и неэффективные совещания могут привести к пустой трате денег, времени и усилий; Рассмотрите надлежащий этикет виртуальных встреч , чтобы свести к минимуму сбои. Именно здесь на сцену выходит хорошо составленная повестка дня встречи. Это позволяет вам установить четкие ожидания от команды. Вы даже можете сократить продолжительность встречи, сосредоточившись только на важных обсуждениях.
Понимание участниками того, что они будут обсуждать на встрече, позволяет лучше подготовиться. Это также избавляет от затрат времени на непродуктивные дискуссии. Хорошо структурированные повестки дня помогут вам найти идеальный баланс между гибкостью и структурой. Вот несколько советов по проведению более коротких и эффективных совещаний:
- Используйте предустановленные повестки дня: Заранее составленная повестка дня совещания будет действовать как план С помощью этого плана ваша встреча может быть завершена вовремя и в правильном направлении Продуманная повестка дня должна содержать обзор обсуждаемых вопросов Он устанавливает временную шкалу для каждой темы, чтобы предотвратить переполнение.
- Назначьте временные рамки для каждого пункта обсуждения: Вы должны определить время начала и окончания собрания и выделить ограничение по времени для каждой темы Хорошо составленная повестка дня совещания должна уважать время участников и помогать сохранять концентрацию от начала и до конца.
- Придерживайтесь графика, чтобы избежать перерасхода: Помните, что перерасход средств — враг вовлеченности на переполненном совещании Убедитесь, что все должно быть кратко Несмотря на то, что может показаться заманчивым продолжить обсуждение интересной темы, важно придерживаться графика, чтобы сократить расходы на встречу и сэкономить время.
4 Уменьшите количество участников для экономии времени и ресурсов
Вы не должны тратить время членов команды, приглашая их на совещания, на которых им не нужно присутствовать. Слишком большое количество участников делает обсуждение более сложным.
Как правило, лучше приглашать участников, чей вклад необходим для достижения целей. Меньшее количество участников означает, что организатору придется тратить меньше времени на координацию, и будет меньше прерываний.
Сокращение числа участников совещания также поможет ключевым лицам, принимающим решения, сосредоточиться на высокоприоритетных задачах и оставаться сосредоточенными на актуальных темах или вопросах.
- Приглашайте только основные заинтересованные стороны: Один из способов сократить количество участников собрания — пригласить только основных заинтересованных лиц В него входят лица, принимающие важные решения, участники или любые другие лица WHO повлияют на результаты совещания.
- Используйте сводку собрания для информирования тех, кто не присутствует: Вы можете предоставить им доступ к сводке собрания, даже если вы не приглашаете всех на собрание Это обеспечит каждому доступ к важной информации и обсуждениям.
AI функции обобщения Transkriptor можете автоматически создавать сводку по совещанию. Он будет включать в себя практические выводы и ключевые выводы из стенограммы встречи. Вы можете поделиться сводкой с любым WHO не смог присутствовать на собрании, чтобы они могли оставаться в курсе событий.
5 Используйте инструменты управления задачами и проектами для последующих действий
Последующие действия — один из лучших способов сделать встречу стоящей. Программное обеспечение для управления задачами и проектами, такое как Asana, Trelloи monday.com , поможет вам оптимизировать назначение задач и отслеживать ход выполнения, уменьшив необходимость вручную следить за участниками.
Использование инструментов управления задачами и проектами также повышает подотчетность. Это гарантирует, что все выполнят назначенные задачи без дополнительных совещаний. Вот некоторые из бесплатных и платных программ для управления задачами и проектами, чтобы сократить расходы на встречи, связанные с последующими действиями:
Asana
Asana — это современное программное обеспечение для управления проектами, которое поддерживает несколько стилей управления проектами. Это дает вам полный контроль над тем, как вы визуализируете и организуете работу. Вы также можете найти множество встроенных функций, которые упрощают совместную работу.
Например, он позволяет назначать задачи отдельным лицам с помощью интуитивно понятного и хорошо продуманного интерфейса. Прямой обмен сообщениями в приложении позволяет прикреплять файлы, отмечать другие проекты и записывать видеосообщения.
Trello
Trello предлагает простой визуальный способ организации проектов с помощью канбан-досок. Он прост в использовании и не требует крутого обучения. Благодаря простому интерфейсу перетаскивания вы и ваша команда можете эффективно использовать этот инструмент.
Карточки или задачи содержат сроки выполнения, вложения, изображения, комментарии, настраиваемые поля и контрольные списки. После того, как члены команды выполнят задачи, они могут перетащить карточки в соответствующий список.
monday.com
monday.com – это еще одно приложение для управления проектами, которое позволяет визуализировать все проекты в одном месте. Он обладает широкими возможностями настройки и помогает агрегировать данные и метрики в визуально привлекательном интерфейсе.
Несмотря на то, что monday.com предлагает множество вариантов настройки, некоторые расширенные функции и представления доступны только в более высоких ценовых категориях.
Заключение
Встречи похожи на семинары, где члены команды могут собраться вместе, чтобы сформировать лучшие идеи, используя стратегии сотрудничества для менеджеров . Однако планирование и проведение встреч требует много времени и ресурсов. Компании должны хорошо проводить встречи, чтобы обеспечить сохранение своей прибыли, и учитывать преимущества SEO услуг по расшифровке для видимости в Интернете.
К счастью, многие AI инструменты могут автоматизировать трудоемкие и утомительные задачи. Например, разработчики могут расшифровывать собрания с помощью инструментов преобразования речи в текст. Они также могут использовать популярные инструменты видеоконференций, такие как Zoom или Google Meet , для планирования и проведения удаленных совещаний.
Вместо того, чтобы просить участника вести протокол собрания, вы можете добавить надежные инструменты AI , такие как программное обеспечение для автоматической расшифровки . Например, Transkriptor можете преобразовывать речь в текст и создавать автоматические заметки о совещаниях, чтобы сократить расходы. Эти инструменты AI помогут сократить расходы на проведение совещаний и сделают каждую сессию стоящей.
