Misalnya, alat transkripsi AI seperti Transkriptor dapat mengotomatiskan konversi rekaman rapat menjadi teks tertulis. Mereka juga dapat membantu Anda meringkas rapat dengan item tindakan dan poin-poin penting. Anda kemudian dapat membagikannya dengan seseorang yang WHO tidak dapat menghadiri sesi tersebut.
Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui lima strategi utama yang akan membantu Anda menghemat biaya rapat dan menjalankan rapat yang lebih efisien:
1 Manfaatkan alat transkripsi seperti Transkriptor untuk catatan rapat otomatis
AI asisten rapat, gunakan perangkat lunak transkripsi panggilan untuk membantu Anda merekam rapat online. Mereka juga dapat mentranskripsikan audio dengan Evernote dan video dan menyimpan transkrip untuk digunakan nanti. Alih-alih membuat catatan manual selama rapat yang sedang berlangsung, alat transkripsi AI seperti Transkriptor dapat membantu Anda mengotomatiskan prosesnya.
Alat audio-ke-teks dapat merekam dan menyalin kata-kata yang diucapkan menjadi teks. Karena tidak perlu menugaskan pencatat manual untuk setiap rapat, Anda dapat mengurangi biaya rapat dengan alat transkripsi yang akurat.
Alat AI mengubah komunikasi di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas rapat. Misalnya, artikel Forbes ini menyoroti bagaimana alat otomatisasi mengurangi upaya yang diperlukan untuk menyalin dan meringkas rapat, meningkatkan efisiensi dan kolaborasi tim.
Jika Anda sering menghadiri atau menyelenggarakan rapat di tempat kerja Anda, berikut adalah dua alat transkripsi AI yang populer.
Transkriptor
Transkriptor adalah alat transkripsi rapat virtual AI yang andal dan kaya fitur untuk Google Meet, MS Teams, dan Zoom. Anda dapat menghubungkan Google Calendar dan Outlook Kalender ke Transkriptor sehingga bot rapat dapat bergabung dengan rapat terjadwal secara otomatis.
Transkriptor juga dapat membuat ringkasan transkripsi rapat dan item tindakan untuk diunduh atau dibagikan dengan anggota tim. Ini 99% akurat dan mendukung lebih dari 100 bahasa transkripsi dan terjemahan untuk memenuhi kebutuhan tim global.
Otter.AI
Otter.AI adalah alat audio-ke-teks AI lain yang dapat merekam dan mentranskripsikan rapat Zoom . OtterPilot dapat bergabung dengan rapat Zoom, Google Meet, atau Microsoft teams online dan mengubah kata-kata yang diucapkan menjadi teks.
Meskipun Otter.AI melakukan pekerjaan yang layak dalam menyalin rapat, akurasi alat ucapan ke teks hanya 85%. Ini berarti Anda harus menghabiskan banyak waktu untuk mengedit file yang ditranskripsi.
Area lain untuk peningkatan Otter.AI adalah bahwa alat pencatat AI terbatas pada bahasa Inggris. Oleh karena itu, ini mungkin tidak cocok untuk pengguna multibahasa.
2 Gunakan Konferensi Video untuk Memangkas Biaya Perjalanan
Rapat video telah menjadi normal baru di perusahaan jarak jauh dan hibrida. Ini karena mereka membantu mengurangi kebutuhan perjalanan dan biaya lainnya.
Alat konferensi video dapat membantu Anda menjadwalkan dan menambahkan rapat jarak jauh ke kalender dengan cepat. Alat audio-ke-teks juga dapat mengurangi biaya dan memungkinkan penjadwalan yang fleksibel.
Zoom
Zoom adalah aplikasi konferensi video yang populer. Yang perlu Anda lakukan adalah membagikan tautan rapat Zoom dengan peserta. Anda dapat merasa yakin bahwa semua orang dapat bergabung dengan panggilan dengan cepat.
Ini sangat andal dan akan membuat video Anda tetap berjalan bahkan dengan koneksi Internet yang lemah. Zoom juga menawarkan papan tulis yang dengan cepat mengisi papan virtual dengan catatan tempel, gambar, dan diagram.
Microsoft teams
Microsoft teams menawarkan beberapa fitur konferensi video paling kuat di pasar dan penawaran obrolan tim. Fitur papan tulis sangat baik: Anda dapat menggambar dengan tangan bebas, dan program ini akan menghaluskan segalanya.
Fitur ini memudahkan untuk membuat catatan dan diagram hal-hal saat bepergian. Ini menyimpan semua obrolan dari rapat dan disimpan ke aplikasi obrolan tim sehingga Anda dapat menyimpannya untuk referensi di masa mendatang.
Google Meet
Salah satu fitur terbaik Google Meet adalah integrasinya yang mendalam dengan aplikasi Google Workspace. Jika Anda membuat rapat di Google Calendar, Anda akan menerima link Meet, yang dapat diklik oleh semua peserta untuk bergabung.
Meet adalah alternatif Zoom populer yang berjalan di browser, bukan aplikasi, yang merupakan nilai tambah. Keterangan berfungsi dengan baik dalam bahasa Inggris, tetapi Meet tidak dapat mendeteksi kapan peserta berbicara bahasa lain.
3 Terapkan Rapat yang Lebih Singkat dan Lebih Efisien dengan Agenda Terstruktur
Rapat adalah tulang punggung kolaborasi yang efektif, tetapi rapat yang lebih lama dan tidak efisien dapat membuang-buang uang, waktu, dan tenaga; pertimbangkan Etika Rapat Virtual yang tepat untuk meminimalkan gangguan. Di situlah agenda rapat yang dibuat dengan baik muncul. Ini memungkinkan Anda menetapkan ekspektasi yang jelas untuk tim. Anda bahkan dapat mempersingkat durasi rapat dengan hanya berfokus pada diskusi penting.
Pemahaman peserta tentang apa yang akan mereka diskusikan dalam pertemuan memungkinkan persiapan yang lebih baik. Ini juga menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk diskusi yang tidak produktif. Agenda yang terstruktur dengan baik membantu Anda mencapai keseimbangan sempurna antara fleksibilitas dan struktur. Berikut adalah beberapa tips untuk menerapkan rapat yang lebih singkat dan lebih efisien:
- Gunakan agenda yang telah ditentukan sebelumnya: Agenda rapat yang telah ditentukan sebelumnya akan bertindak seperti cetak biru Dengan cetak biru ini, rapat Anda dapat diselesaikan tepat waktu dan ke arah yang benar Agenda yang bijaksana harus memberikan gambaran umum tentang poin-poin diskusi Ini menetapkan garis waktu untuk setiap topik untuk mencegah overrun.
- Alokasikan batas waktu untuk setiap poin diskusi: Anda harus menentukan waktu mulai dan berakhir rapat dan mengalokasikan batas waktu untuk setiap topik Agenda rapat yang dibuat dengan baik harus menghormati waktu peserta dan membantu menjaga fokus dari awal hingga akhir.
- Tetap berpegang pada jadwal untuk menghindari overruns: Ingatlah bahwa overrun adalah musuh keterlibatan dalam rapat yang penuh sesak Pastikan untuk menjaga semuanya tetap ringkas Meskipun mungkin tergoda untuk terus mendiskusikan topik yang menarik, tetap berpegang pada jadwal untuk mengurangi biaya rapat dan menghemat waktu sangat penting.
4 Kurangi Jumlah Peserta untuk Menghemat Waktu dan Sumber Daya
Anda harus menghindari membuang-buang waktu anggota tim dengan memasukkan mereka ke dalam rapat yang tidak perlu mereka hadiri. Terlalu banyak peserta membuat diskusi lebih menantang.
Sebagai aturan umum, lebih baik mengundang peserta yang masukannya diperlukan untuk mencapai tujuan. Lebih sedikit peserta berarti tuan rumah harus membuang lebih sedikit waktu untuk koordinasi, dan akan ada lebih sedikit gangguan.
Mengurangi jumlah peserta dalam rapat juga akan membantu pengambil keputusan utama fokus pada tugas prioritas tinggi dan tetap fokus pada topik atau pertanyaan yang relevan.
- Hanya Undang Pemangku Kepentingan Penting: Salah satu cara untuk mengurangi jumlah peserta rapat adalah dengan hanya mengundang pemangku kepentingan yang penting Ini termasuk pengambil keputusan penting, kontributor, atau siapa pun WHO akan memengaruhi hasil rapat.
- Menggunakan ringkasan rapat untuk memperbarui non-peserta: Anda dapat membagikan ringkasan rapat dengan mereka meskipun Anda tidak mengundang semua orang ke rapat Ini akan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi dan diskusi penting.
AI fitur ringkasan Transkriptor dapat secara otomatis menghasilkan ringkasan rapat. Ini akan mencakup wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan kesimpulan utama dari transkrip rapat. Anda dapat membagikan ringkasan dengan siapa saja WHO tidak dapat menghadiri rapat sehingga mereka dapat tetap mengikuti perkembangan terbaru.
5 Gunakan Alat Manajemen Tugas dan Proyek untuk Tindak Lanjut
Tindak lanjut adalah salah satu cara terbaik untuk membuat pertemuan bermanfaat. Perangkat lunak manajemen tugas dan proyek seperti Asana, Trello, dan monday.com dapat membantu Anda merampingkan penugasan tugas dan melacak kemajuan, mengurangi kebutuhan untuk menindaklanjuti peserta secara manual.
Menggunakan alat manajemen tugas dan proyek juga meningkatkan akuntabilitas. Ini memastikan semua orang menyelesaikan item tindakan yang ditetapkan tanpa rapat lebih lanjut. Berikut adalah beberapa perangkat lunak manajemen tugas dan proyek gratis dan berbayar untuk mengurangi biaya rapat yang terkait dengan tindak lanjut:
Asana
Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek modern yang mendukung berbagai gaya manajemen proyek. Ini memberi Anda kendali penuh atas bagaimana Anda memvisualisasikan dan mengatur pekerjaan. Anda juga dapat menemukan banyak fitur bawaan yang memudahkan untuk berkolaborasi.
Misalnya, ini memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada individu menggunakan antarmuka yang intuitif dan dirancang dengan baik. Pesan langsung dalam aplikasi memungkinkan Anda melampirkan file, menandai proyek lain, dan merekam pesan video.
Trello
Trello menawarkan cara visual sederhana untuk mengatur proyek menggunakan papan Kanban. Mudah digunakan dan tidak memiliki kurva belajar yang curam. Berkat antarmuka seret dan lepas yang sederhana, Anda dan tim dapat menggunakan alat ini secara efisien.
Kartu atau tugas mencakup tanggal jatuh tempo, lampiran, gambar, komentar, bidang kustom, dan daftar periksa. Setelah anggota tim menyelesaikan tugas, mereka dapat menyeret kartu ke daftar yang sesuai.
monday.com
monday.com adalah aplikasi manajemen proyek lain yang memungkinkan Anda memvisualisasikan semua proyek di satu tempat. Ini sangat dapat disesuaikan dan membantu Anda menggabungkan data dan metrik ke antarmuka yang menarik secara visual.
Meskipun monday.com menawarkan banyak opsi penyesuaian, beberapa fitur dan tampilan lanjutan hanya tersedia dalam tingkat harga yang lebih tinggi.
Kesimpulan
Rapat seperti lokakarya di mana anggota tim dapat berkumpul untuk membentuk ide-ide terbaik menggunakan strategi kolaborasi untuk manajer . Namun, menjadwalkan dan menyelenggarakan rapat membutuhkan banyak waktu dan sumber daya. Bisnis harus menyelenggarakan rapat dengan baik untuk memastikan keuntungan mereka dipertahankan, dan mempertimbangkan manfaat SEO layanan transkripsi untuk visibilitas online.
Untungnya, banyak alat AI dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang memakan waktu dan membosankan. Misalnya, pengembang dapat mentranskripsikan rapat menggunakan alat ucapan ke teks. Mereka juga dapat menggunakan alat konferensi video populer seperti Zoom atau Google Meet untuk menjadwalkan dan menyelenggarakan rapat jarak jauh.
Alih-alih meminta peserta untuk membuat notulen rapat, Anda dapat menambahkan alat AI yang andal seperti perangkat lunak transkripsi otomatis . Misalnya, Transkriptor dapat mengubah ucapan menjadi teks dan memberikan catatan rapat otomatis untuk mengurangi biaya. Alat AI ini akan membantu mengurangi biaya rapat dan membuat setiap sesi berharga.
