Karena pergeseran komunikasi ini, banyak orang masih tidak yakin bagaimana harus berperilaku selama panggilan virtual dan belum cukup menguasai seninya. Untuk mengatasinya, saya membahas etiket rapat virtual di bawah ini sehingga Anda dapat melompat ke panggilan video berikutnya dan menunjukkan kepada semua orang bagaimana hal itu dilakukan dengan bantuan bot rapat .
Ketepatan Waktu dan Kesiapsiagaan
Rapat virtual biasanya memiliki waktu mulai dan berakhir. Berhati-hatilah dan patuhi saat-saat ini. Jangan datang terlambat 10 menit dan biarkan semua orang menunggu. Demikian pula, hormati waktu orang dan hindari mengacaukan atau membuat semua orang tetap berada dalam rapat lama setelah akhir yang dijadwalkan.
Juga, pastikan Anda mengetahui agenda rapat! Anda harus jelas tentang subjek, apa yang sedang dibahas, dan poin-poin utama yang akan dibahas.
Kode Pakaian dan Penampilan yang Tepat
Kita semua telah melihat meme dan rekaman karyawan yang menghadiri panggilan virtual dengan gaun rias atau piyama mereka. Jangan menjadi orang itu. Hanya karena Anda di rumah, itu tidak berarti bahwa Anda harus berpakaian atau tidak berusaha untuk panggilan video. Ingatlah bahwa penampilan fisik dan pakaian Anda mengatakan banyak hal tentang kepribadian dan pola pikir Anda sebagai karyawan.
Keakraban dengan Platform yang Dipilih
Ketika saya menjadi pemula rapat virtual, saya membuat kesalahan ini - saya tidak siap dan tidak memiliki pengetahuan sebelumnya tentang platform konferensi. Saya harus menginstalZoomdengan cepat dan akibatnya, saya tidak tahu apa yang saya lakukan atau bagaimana melakukan sesuatu seperti mengaktifkan video saya.
Jangan membuat kesalahan yang saya lakukan! Jika Anda tahu Anda memiliki rapat virtual yang akan datang, pastikan Anda tahu platform mana yang sedang digunakan, dan biasakan diri Anda dengan cara kerjanya.
Latar Belakang dan Lingkungan
Seperti skenario piyama, kita semua juga pernah melihat klip orang-orang yang menghadiri konferensi video di tempat tidur mereka atau di pub yang sibuk. Latar belakang dan lingkungan video Anda sangat penting.
Idealnya, Anda tidak menginginkan gangguan seperti hewan peliharaan, dan latar belakang Anda harus polos sehingga fokusnya tertuju pada Anda. Hindari area dengan kebisingan sehingga audio Anda tidak mengganggu peserta lain.
Bisukan dan Nyalakan Etiket
Jangan biarkan mikrofon Anda menyala terus-menerus selama rapat virtual karena tergantung pada kekuatannya, kebisingan latar belakang dapat ditangkap yang dapat mengganggu. Sebaliknya, etiket rapat virtual yang benar adalah membisukan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara.
Penggunaan Kamera dan Kontak Mata
Bagian tersulit yang saya temukan tentang rapat virtual adalah kontak mata dan cara menggunakan kamera saya. Masalahnya adalah dualitas kamera dan layar. Kamera Anda berada di satu lokasi, sementara layar Anda berada di posisi yang berbeda.
Ini berarti Anda harus membuat pilihan di mana Anda melihat. Etika rapat virtual yang benar adalah melihat kamera dan bukan layar Anda saat berbicara dengan seseorang. Ini adalah yang paling dekat dengan kontak mata, jika tidak, Anda mulai dari layar dan terlihat tidak profesional.
Jelas, Anda harus melihat layar untuk mengukur reaksi dan menonton orang lain, tetapi triknya adalah dengan menjentikkan antara kamera dan layar Anda saat Anda berbicara, tetapi sebagian besar, perhatikan kamera.
Partisipasi dan Keterlibatan
Partisipasi dan keterlibatan sangat penting dan Anda harus belajar kapan harus dan tidak berbicara. Pertama, Anda harus berusaha untuk menjadi bagian dari rapat untuk etiket rapat virtual yang tepat - jangan hanya duduk di sana tanpa berbicara atau menunjukkan interaksi apa pun.
Kedua, Anda harus memperhatikan orang lain dan tahu kapan waktu yang tepat untuk berbicara. Jangan berbicara di atas orang lain dan pastikan ini adalah waktu yang tepat untuk terlibat.
Pencatatan yang Tepat
Saya tidak dapat menghitung berapa kali ketika saya menyimpulkan rapat virtual hanya untuk dibombardir dengan pertanyaan setelahnya atau klarifikasi tentang hal-hal hanya karena para peserta tidak mencatat.
Pencatatan sangat penting untuk etiket rapat virtual karena tidak mudah untuk pergi dan berbicara dengan peserta setelahnya. Teliti dengan pencatatan Anda dan jika perlu, minta tuan rumah untuk merekam pertemuan. Anda juga dapat mentranskripsikan video ke teks sehingga Anda memiliki catatan tertulis dari rapat virtual untuk dirujuk kembali di kemudian hari.
Kuasai Rapat Virtual Anda Berikutnya Dengan Tips Etiket Ini
Saya harap Anda sekarang penuh percaya diri dan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang etiket pertemuan virtual. Kuncinya adalah untuk diingat bahwa meskipun Anda tidak hadir secara fisik dalam rapat, tingkat dasar profesionalisme, pengendalian diri, dan kerja tim dalam partisipasi akademi diharapkan dan Anda harus bertindak tidak berbeda dari jika Anda berada di lingkungan kantor.
