Για παράδειγμα, AI εργαλεία μεταγραφής όπως το Transkriptor μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη μετατροπή εγγραφών συσκέψεων σε γραπτό κείμενο. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να συνοψίσετε τη σύσκεψη με στοιχεία δράσης και βασικά σημεία. Στη συνέχεια, μπορείτε να τα μοιραστείτε με κάποιον WHO δεν μπόρεσε να παρευρεθεί στη συνεδρία.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε στις πέντε βασικές στρατηγικές που θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε κόστος συσκέψεων και να πραγματοποιήσετε πιο αποτελεσματικές συναντήσεις:
1 Αξιοποιήστε εργαλεία μεταγραφής όπως το Transkriptor για αυτοματοποιημένες σημειώσεις συσκέψεων
AI βοηθούς συσκέψεων, χρησιμοποιήστε λογισμικό μεταγραφής κλήσεων για να καταγράψετε ηλεκτρονικές συσκέψεις. Μπορούν επίσης να μεταγράψουν ήχο με το Evernote και βίντεο και να αποθηκεύσουν τις μεταγραφές για μελλοντική χρήση. Αντί να κρατάτε μη αυτόματες σημειώσεις κατά τη διάρκεια συνεχιζόμενων συναντήσεων, AI εργαλεία μεταγραφής όπως Transkriptor μπορούν να σας βοηθήσουν να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.
Το εργαλείο ήχου σε κείμενο μπορεί να εγγράψει και να μεταγράψει προφορικές λέξεις σε κείμενο. Δεδομένου ότι δεν χρειάζεται να αντιστοιχίσετε ένα μη αυτόματο πρόγραμμα λήψης σημειώσεων σε κάθε σύσκεψη, μπορείτε να μειώσετε το κόστος της σύσκεψης με ακριβή εργαλεία μεταγραφής.
AI εργαλεία μεταμορφώνουν την επικοινωνία στο χώρο εργασίας και βελτιώνουν την παραγωγικότητα των συσκέψεων. Για παράδειγμα, αυτό το άρθρο του Forbes υπογραμμίζει πώς τα εργαλεία αυτοματισμού μειώνουν την προσπάθεια που απαιτείται για τη μεταγραφή και τη σύνοψη των συναντήσεων, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα και τη συνεργασία της ομάδας.
Εάν παρακολουθείτε συχνά ή φιλοξενείτε συναντήσεις στο χώρο εργασίας σας, ακολουθούν δύο δημοφιλή AI εργαλεία μεταγραφής.
Transkriptor
Transkriptor είναι ένα αξιόπιστο και πλούσιο σε χαρακτηριστικά AI εργαλείο μεταγραφής εικονικών συσκέψεων για Google Meet, MS Teams και Zoom. Μπορείτε να συνδέσετε το Google Calendar και Outlook Ημερολόγιο σε Transkriptor ώστε το bot σύσκεψης να μπορεί να συμμετέχει αυτόματα σε προγραμματισμένες συσκέψεις.
Transkriptor μπορούν επίσης να δημιουργήσουν περιλήψεις μεταγραφής συσκέψεων και στοιχεία ενεργειών για λήψη ή κοινή χρήση με μέλη της ομάδας. Είναι 99% ακριβές και υποστηρίζει πάνω από 100 γλώσσες μεταγραφής και μετάφρασης για να καλύψει τις ανάγκες των παγκόσμιων ομάδων.
Otter.AI
Otter.AI είναι ένα άλλο AI εργαλείο ήχου σε κείμενο που μπορεί να εγγράψει και να μεταγράψει συναντήσεις Zoom . OtterPilot μπορούν να συμμετάσχουν στις ηλεκτρονικές Zoom, Google Meetή Microsoft teams συσκέψεις και να μετατρέψουν προφορικές λέξεις σε κείμενο.
Ενώ Otter.AI κάνει αξιοπρεπή δουλειά μεταγράφοντας συναντήσεις, η ακρίβεια του εργαλείου ομιλίας σε κείμενο είναι μόνο 85%. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αφιερώσετε πολύ χρόνο στην επεξεργασία του μεταγραμμένου αρχείου.
Ένας άλλος τομέας βελτίωσης του Otter.AI είναι ότι το εργαλείο λήψης σημειώσεων AI περιορίζεται στα αγγλικά. Ως εκ τούτου, μπορεί να μην ταιριάζει σε πολύγλωσσους χρήστες.
2 Χρησιμοποιήστε τηλεδιάσκεψη για να μειώσετε τα έξοδα ταξιδιού
Οι βιντεοσυσκέψεις έχουν γίνει η νέα κανονικότητα σε απομακρυσμένες και υβριδικές εταιρείες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι συμβάλλουν στη μείωση της ανάγκης για ταξίδια και άλλα έξοδα.
Τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης μπορούν να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε και να προσθέσετε γρήγορα απομακρυσμένες συσκέψεις στο ημερολόγιό σας. Τα εργαλεία μετατροπής ήχου σε κείμενο μπορούν επίσης να μειώσουν το κόστος και να επιτρέψουν ευέλικτο προγραμματισμό.
Zoom
Zoom είναι μια δημοφιλής εφαρμογή τηλεδιάσκεψης. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μοιραστείτε τον σύνδεσμο Zoom σύσκεψης με τους συμμετέχοντες. Μπορείτε να αισθάνεστε σίγουροι ότι όλοι μπορούν να συμμετάσχουν γρήγορα στην κλήση.
Είναι εξαιρετικά αξιόπιστο και θα διατηρήσει το βίντεό σας ακόμη και με αδύναμη σύνδεση στο Διαδίκτυο. Zoom προσφέρει επίσης έναν πίνακα που γεμίζει γρήγορα τον εικονικό πίνακα με αυτοκόλλητες σημειώσεις, εικόνες και διαγράμματα.
Microsoft teams
Microsoft teams προσφέρει μερικές από τις πιο ισχυρές δυνατότητες τηλεδιάσκεψης της αγοράς και προσφορές ομαδικής συνομιλίας. Η λειτουργία του πίνακα είναι εξαιρετική: Μπορείτε να σχεδιάσετε ελεύθερα και το πρόγραμμα θα εξομαλύνει τα πράγματα.
Αυτή η δυνατότητα διευκολύνει τη λήψη σημειώσεων και τη δημιουργία διαγραμμάτων εν κινήσει. Αποθηκεύει όλη τη συνομιλία από τη σύσκεψη και αποθηκεύεται στην εφαρμογή ομαδικής συνομιλίας, ώστε να μπορείτε να την αποθηκεύσετε για μελλοντική αναφορά.
Google Meet
Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά του Google Meet είναι η βαθιά ενσωμάτωσή του με τις εφαρμογές Google Workspace. Εάν δημιουργήσετε μια σύσκεψη στο Google Calendar, θα λάβετε μια σύνδεση Meet, στην οποία μπορούν να κάνουν κλικ όλοι οι συμμετέχοντες για να συμμετάσχουν.
Το Meet είναι μια δημοφιλής εναλλακτική λύση Zoom που εκτελείται σε πρόγραμμα περιήγησης και όχι σε εφαρμογή, κάτι που είναι ένα πλεονέκτημα. Οι λεζάντες λειτουργούν καλά στα Αγγλικά, αλλά το Meet δεν μπορεί να εντοπίσει πότε οι συμμετέχοντες μιλούν άλλες γλώσσες.
3 Εφαρμογή συντομότερων, αποτελεσματικότερων συναντήσεων με δομημένες ατζέντες
Οι συναντήσεις αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της αποτελεσματικής συνεργασίας, αλλά οι μεγαλύτερες και αναποτελεσματικές συναντήσεις μπορούν να σπαταλήσουν χρήματα, χρόνο και προσπάθεια. εξετάστε την κατάλληλη εθιμοτυπία εικονικής συνάντησης για να ελαχιστοποιήσετε τις διαταραχές. Εδώ είναι που εμφανίζεται μια καλά σχεδιασμένη ατζέντα συνεδριάσεων. Σας επιτρέπει να ορίσετε σαφείς προσδοκίες για την ομάδα. Μπορείτε ακόμη και να μειώσετε τη διάρκεια της σύσκεψης εστιάζοντας μόνο σε βασικές συζητήσεις.
Η κατανόηση των συμμετεχόντων για το τι θα συζητήσουν στη συνάντηση επιτρέπει την καλύτερη προετοιμασία. Εξαλείφει επίσης το χρόνο που δαπανάται σε μη παραγωγικές συζητήσεις. Οι καλά δομημένες ατζέντες σας βοηθούν να επιτύχετε την τέλεια ισορροπία μεταξύ ευελιξίας και δομής. Ακολουθούν ορισμένες από τις συμβουλές για την εφαρμογή συντομότερων και πιο αποτελεσματικών συσκέψεων:
- Χρησιμοποιήστε προκαθορισμένες ατζέντες: Μια προκαθορισμένη ημερήσια διάταξη σύσκεψης θα λειτουργήσει σαν σχέδιο Με αυτό το σχέδιο, η συνάντησή σας θα μπορούσε να ολοκληρωθεί εγκαίρως και προς τη σωστή κατεύθυνση Μια προσεκτική ατζέντα θα πρέπει να παρέχει μια επισκόπηση των σημείων συζήτησης Καθορίζει ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα για να αποφευχθεί η υπέρβαση.
- Κατανομή χρονικών ορίων για κάθε σημείο συζήτησης: Θα πρέπει να ορίσετε τις ώρες έναρξης και λήξης της σύσκεψης και να διαθέσετε ένα χρονικό όριο σε κάθε θέμα Μια καλά σχεδιασμένη ατζέντα συνάντησης θα πρέπει να σέβεται το χρόνο των συμμετεχόντων και να βοηθά στη διατήρηση της εστίασης από την αρχή μέχρι το τέλος.
- Τηρήστε το πρόγραμμα για να αποφύγετε υπερβάσεις: Θυμηθείτε ότι οι υπερβάσεις είναι ο εχθρός της εμπλοκής σε μια γεμάτη συνάντηση Φροντίστε να διατηρείτε τα πάντα συνοπτικά Παρόλο που μπορεί να είναι δελεαστικό να συνεχίσετε να συζητάτε ένα συναρπαστικό θέμα, η τήρηση του χρονοδιαγράμματος για τη μείωση του κόστους συνάντησης και την εξοικονόμηση χρόνου είναι απαραίτητη.
4 Μειώστε τον αριθμό των συμμετεχόντων για εξοικονόμηση χρόνου και πόρων
Θα πρέπει να αποφύγετε τη σπατάλη του χρόνου των μελών της ομάδας μεταφέροντάς τα σε συναντήσεις που δεν χρειάζεται να παρακολουθήσουν. Πάρα πολλοί συμμετέχοντες κάνουν τις συζητήσεις πιο δύσκολες.
Ως γενικός κανόνας, είναι καλύτερο να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες των οποίων η συμβολή είναι απαραίτητη για την επίτευξη των στόχων. Λιγότεροι συμμετέχοντες σημαίνουν ότι ο οικοδεσπότης θα πρέπει να σπαταλά λιγότερο χρόνο στον συντονισμό και θα υπάρχουν λιγότερες διακοπές.
Η μείωση του αριθμού των συμμετεχόντων στη συνάντηση θα βοηθήσει επίσης τους βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να επικεντρωθούν σε καθήκοντα υψηλής προτεραιότητας και να παραμείνουν επικεντρωμένοι σε σχετικά θέματα ή ερωτήσεις.
- Προσκαλέστε μόνο βασικούς ενδιαφερόμενους: Ένας τρόπος για να μειώσετε τον αριθμό των συμμετεχόντων στη σύσκεψη είναι να προσκαλέσετε μόνο τους βασικούς ενδιαφερόμενους Περιλαμβάνει ζωτικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, συνεισφέροντες ή οποιονδήποτε άλλο WHO θα επηρεάσει το αποτέλεσμα της συνάντησης.
- Χρησιμοποιήστε μια σύνοψη σύσκεψης για να ενημερώσετε τους μη συμμετέχοντες: Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση της σύνοψης σύσκεψης μαζί τους, ακόμα και αν δεν προσκαλείτε όλους τους χρήστες στη σύσκεψη Θα διασφαλίσει ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες και συζητήσεις.
AI δυνατότητες σύνοψης του Transkriptor μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα μια σύνοψη σύσκεψης. Θα περιλαμβάνει αξιοποιήσιμες πληροφορίες και βασικά συμπεράσματα από την απομαγνητοφώνηση της συνάντησης. Μπορείτε να μοιραστείτε τη σύνοψη με οποιονδήποτε WHO δεν μπόρεσε να παρευρεθεί στη σύσκεψη, ώστε να μπορεί να παραμείνει ενημερωμένος.
5 Χρήση εργαλείων διαχείρισης εργασιών και έργων για παρακολούθηση
Η παρακολούθηση είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αξίζει μια συνάντηση. Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών και έργων, όπως Asana, Trelloκαι monday.com μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε τις αναθέσεις εργασιών και να παρακολουθείτε την πρόοδο, μειώνοντας την ανάγκη μη αυτόματης παρακολούθησης με τους συμμετέχοντες.
Η χρήση των εργαλείων διαχείρισης εργασιών και έργων βελτιώνει επίσης τη λογοδοσία. Διασφαλίζει ότι όλοι ολοκληρώνουν τα στοιχεία ενέργειας που έχουν ανατεθεί χωρίς περαιτέρω συσκέψεις. Ακολουθούν μερικά από τα δωρεάν και επί πληρωμή λογισμικά διαχείρισης εργασιών και έργων για τη μείωση του κόστους συνάντησης που σχετίζεται με την παρακολούθηση:
Asana
Το Asana είναι ένα σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης έργων που υποστηρίζει πολλαπλά στυλ διαχείρισης έργων. Σας δίνει πλήρη έλεγχο του τρόπου απεικόνισης και οργάνωσης της εργασίας. Μπορείτε επίσης να βρείτε πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που διευκολύνουν τη συνεργασία.
Για παράδειγμα, σας επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες σε άτομα χρησιμοποιώντας μια διαισθητική και καλά σχεδιασμένη διεπαφή. Τα άμεσα μηνύματα εντός εφαρμογής σάς επιτρέπουν να επισυνάπτετε αρχεία, να προσθέτετε ετικέτες σε άλλα έργα και να εγγράφετε μηνύματα βίντεο.
Trello
Trello προσφέρει έναν απλό οπτικό τρόπο οργάνωσης έργων χρησιμοποιώντας πίνακες Kanban. Είναι απλό στη χρήση και δεν έχει απότομη καμπύλη μάθησης. Χάρη στην απλή διεπαφή μεταφοράς και απόθεσης, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το εργαλείο.
Οι κάρτες ή οι εργασίες περιλαμβάνουν προθεσμίες , συνημμένα, εικόνες, σχόλια, προσαρμοσμένα πεδία και λίστες ελέγχου. Μόλις τα μέλη της ομάδας ολοκληρώσουν τις εργασίες, μπορούν να σύρουν τις κάρτες στην κατάλληλη λίστα.
monday.com
monday.com είναι μια άλλη εφαρμογή διαχείρισης έργων που σας επιτρέπει να απεικονίσετε όλα τα έργα σε ένα μέρος. Είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμο και σας βοηθά να συγκεντρώσετε δεδομένα και μετρήσεις σε μια οπτικά ελκυστική διεπαφή.
Ενώ monday.com προσφέρει πολλές επιλογές προσαρμογής, ορισμένες από τις προηγμένες δυνατότητες και προβολές είναι διαθέσιμες μόνο σε υψηλότερα επίπεδα τιμών.
Συμπέρασμα
Οι συναντήσεις είναι σαν εργαστήρια όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συναντηθούν για να διαμορφώσουν τις καλύτερες ιδέες χρησιμοποιώντας στρατηγικές συνεργασίας για διαχειριστές . Ωστόσο, ο προγραμματισμός και η φιλοξενία συναντήσεων απαιτούν πολύ χρόνο και πόρους. Οι επιχειρήσεις πρέπει να φιλοξενούν συναντήσεις καλά για να διασφαλίσουν τη διατήρηση των κερδών τους και να εξετάσουν τα οφέλη SEO των υπηρεσιών μεταγραφής για προβολή στο διαδίκτυο.
Ευτυχώς, πολλά AI εργαλεία μπορούν να αυτοματοποιήσουν χρονοβόρες και κουραστικές εργασίες. Για παράδειγμα, οι προγραμματιστές μπορούν να μεταγράψουν συσκέψεις χρησιμοποιώντας εργαλεία μετατροπής ομιλίας σε κείμενο. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν δημοφιλή εργαλεία τηλεδιάσκεψης όπως Zoom ή Google Meet για να προγραμματίσουν και να φιλοξενήσουν απομακρυσμένες συναντήσεις.
Αντί να ζητήσετε από έναν συμμετέχοντα να λάβει πρακτικά σύσκεψης, μπορείτε να προσθέσετε αξιόπιστα εργαλεία AI όπως λογισμικό αυτόματης μεταγραφής . Για παράδειγμα, Transkriptor μπορούν να μετατρέψουν την ομιλία σε κείμενο και να παρέχουν αυτοματοποιημένες σημειώσεις συσκέψεων για μείωση του κόστους. Αυτά τα εργαλεία AI θα βοηθήσουν στη μείωση του κόστους συνάντησης και θα κάνουν κάθε συνεδρία να αξίζει τον κόπο.
