Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu sâu hơn về phiên âm cuộc họp, tìm hiểu lợi ích của nó và những thách thức hàng ngày. Cuối cùng, bạn sẽ khám phá các công cụ như Transkriptor, Otter.AI, revvà sonix, cũng như các tính năng của chúng.
Phiên âm cuộc họp là gì?
Bản ghi âm cuộc họp ở định dạng văn bản có thể đọc được cho thấy những gì đã được nói trong cuộc họp nhóm. Nó có thể dành cho một cuộc họp hội đồng quản trị, một cuộc họp nhóm hoặc một cuộc họp trực tiếp. Phiên âm cuộc họp khác với ghi chú cuộc họp hoặc tóm tắt có phiên dịch. Nó chỉ là một bản ghi chép về những gì đã được nói trong cuộc họp, không phải là sự hiểu biết về một số sự kiện nhất định.
Thị trường NLP dựa trên giọng nói được dự báo sẽ đạt 21,27 tỷ đô la Mỹ vào năm 2024 . Trong so sánh toàn cầu, quy mô thị trường lớn nhất sẽ là ở Hoa Kỳ (5,67 tỷ đô la Mỹ vào năm 2024).
Cách hoạt động của phiên âm cuộc họp
Phiên âm cuộc họp chuyển đổi cuộc họp đã ghi thành văn bản bằng phần mềm phiên âm âm thanh . Nó thường là Verbatim, có nghĩa là việc ghi âm được thực hiện về những gì đã nói, WHO đã nói, khi nào và bất kỳ quyết định nào được đưa ra. Bạn có thể tạo bản ghi cuộc họp theo cách thủ công hoặc tự động.
Phiên âm thủ công liên quan đến việc nghe cuộc họp và gõ những gì được nói. Phiên âm tự động sử dụng phần mềm phiên âm cho các cuộc họp có tính năng nhận dạng giọng nói AI . Các công cụ hỗ trợ AIcó thể cung cấp phụ đề trực tiếp và dịch các cuộc họp.
Lợi ích của phiên âm cuộc họp
Khi bạn nghe thấy điều gì đó trong một cuộc họp, bạn có xu hướng quên 70% trong số đó khi bạn bước ra khỏi cửa. Một nghiên cứu của Buffer State of Remote Work Report cho biết 61% người lao động cho biết họ tham gia nhiều cuộc họp hơn sauCOVID-19. Đây là lúc phiên âm cuộc họp phát huy tác dụng. Lợi ích của phiên âm cuộc họp là:
- Tránh sơ suất : Phiên âm cuộc họp mang lại một số lợi ích, bao gồm đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ phần quan trọng nào Chúng cũng cho phép bạn đọc những gì đã được nói sau đó một cách thuận tiện.
- Không bao giờ bỏ lỡ một bản cập nhật: Nếu bạn bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng, bạn luôn có thể tham khảo bảng điểm Bản ghi âm cung cấp một hồ sơ bằng văn bản về WHO nói gì, vì vậy mọi người đều chịu trách nhiệm về cuộc họp.
- Truy cập toàn cầu: Bạn có thể tổ chức một cuộc họp toàn cầu tại một TIME lý tưởng cho hầu hết các nhóm Sau đó, bạn có thể tham khảo các bản ghi âm để bắt kịp tốc độ.
- Bản ghi đa ngôn ngữ : Với phần mềm phiên âm cuộc họp, bạn có thể ghi lại cuộc họp bằng bất kỳ ngôn ngữ nào Tính năng này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm từ các khu vực khác có thể truy cập ghi chú cuộc họp bằng ngôn ngữ ưa thích của họ.
- Cải tiến quy trình: Bằng cách ghi lại các cuộc họp kinh doanh của mình, bạn có thể xem lại chúng sau và xác định các lĩnh vực cần cải thiện Một bản ghi chuyên sâu sẽ bao gồm mọi chi tiết, giảm nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng.
- Tham khảo nhanh: Bảng điểm cung cấp một điểm tham chiếu nhanh để nhóm xác định các quyết định Bản ghi cuộc họp có thể làm rõ những điều không chắc chắn và đảm bảo mọi người đều có cùng hiểu biết.
- Truy cập nền tảng: Bạn có thể chuyển bản ghi của mình thành PDF hoặc tài liệu và truy cập chúng trên các nền tảng khác nhau.
Những thách thức phổ biến trong việc đáp ứng phiên âm
Phiên âm cuộc họp có nhiều thách thức, chẳng hạn như tiếng ồn xung quanh, trọng âm, chỉnh sửa, v.v.
- Tiếng ồn xung quanh: Tiếng ồn xung quanh làm gián đoạn độ chính xác của phiên âm, nhưng sử dụng phần mềm micrô chất lượng cao có thể giúp giảm âm thanh không mong muốn.
- Các biến thể của ngữ pháp và cụm từ: Trọng âm và phương ngữ có thể làm phức tạp việc phiên âm.
- Tệp có nhiều loa: Quản lý nhiều người nói dễ dàng hơn với việc ghi nhãn và định dạng thích hợp để xác định WHO đang nói.
Tiếng ồn xung quanh
Đối phó với tiếng ồn xung quanh là một trong những thách thức lớn nhất đối với phiên âm. Nó can thiệp vào âm thanh của giọng nói, có thể làm người phiên âm mất tập trung và có thể dẫn đến sai sót. Để khắc phục tiếng ồn xung quanh, bạn có thể sử dụng micrô chất lượng cao hoặc phần mềm khử tiếng ồn để lọc ra những âm thanh không mong muốn.
Các biến thể của ngữ pháp và cụm từ
Các biến thể của ngữ pháp và cụm từ bị ảnh hưởng bởi khu vực được gọi là trọng âm hoặc phương ngữ. Đôi khi, điều này làm cho việc phiên âm các từ trở nên khó khăn. Để khắc phục điều này, bạn có thể sử dụng phần mềm phiên âm hỗ trợ nhiều ngôn ngữ. Transkriptor là một ví dụ như vậy, vì nó có thể chuyển âm thanh thành văn bản bằng 100+ ngôn ngữ.
Tệp có nhiều loa
Khi bạn giao dịch với nhiều người nói, nó có thể tạo ra sự nhầm lẫn cho việc phiên âm. Nhiều diễn giả cảm thấy khó xác định WHO đang nói gì và khi nào. Sử dụng một hệ thống rõ ràng và nhất quán để định dạng loa. Dán nhãn cho người nói bằng số, tên viết tắt hoặc tên. Bạn cũng có thể sử dụng dấu câu để cho biết khi nào diễn giả bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
Các công cụ hàng đầu để phiên âm cuộc họp tự động
Với sự ra đời của AI, phiên âm cuộc họp tự động đã thay đổi đáng kể quy trình làm việc. Dưới đây là một số công cụ phiên âm cuộc họp tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để phiên âm cuộc họp của mình trong vòng vài phút:
- Transkriptor: Với phiên âm được hỗ trợ bởi AI, nó cung cấp tới 99% và hỗ trợ 100+ ngôn ngữ Giao diện thân thiện với người dùng và giá cả hiệu quả về chi phí khiến Transkriptor lý tưởng cho người mới bắt đầu và nhóm.
- Otter.AI: Nó lý tưởng cho cộng tác nhóm, cung cấp phiên âmTIME thực và tóm tắt tự động Tuy nhiên, nó có những hạn chế trong việc ghi lại TIME trên các gói cơ bản.
- rev: rev là một lựa chọn lý tưởng cho nội dung kỹ thuật và phức tạp, nhưng nó hơi đắt ở mức 1.99 đô la mỗi phút và yêu cầu hiệu đính thủ công.
- sonix: sonix hỗ trợ phiên âm bằng hơn 50 ngôn ngữ, cung cấp chỉnh sửa nâng cao và tích hợp với các công cụ CRM Tuy nhiên, nó thiếu ứng dụng dành cho thiết bị di động và không cung cấp bản dùng thử miễn phí.
1 Transkriptor: Giải pháp hỗ trợ AItốt nhất
Transkriptor là một công cụ chuyển âm thanh thành văn bản với AI hiện đại và giao diện đơn giản. Đây là một trong những công cụ phiên âm AI tốt nhất, hỗ trợ tất cả các tệp video và âm thanh và tiết kiệm TIME khi chuyển đổi định dạng. Với Trợ lý trò chuyện AI , bạn thậm chí có thể tóm tắt cuộc họp đã phiên âm của mình. Bạn có thể yêu cầu bất cứ điều gì và nhận được câu trả lời chính xác dựa trên tệp phiên âm của mình.
Các tính năng chính
- Độ chính xác cao: Tùy thuộc vào chất lượng âm thanh, Transkriptor có thể đạt độ chính xác lên đến 99% khi phiên âm các tệp của bạn.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Transkriptor có thể dịch bảng điểm của mình sang bất kỳ ngôn ngữ nào chỉ bằng một cú nhấp chuột Nó hỗ trợ 100+ ngôn ngữ, bao gồm tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Anh, tiếng Hindi, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Hà Lan, tiếng Ả Rập, tiếng Do Thái, tiếng Đức, v.v.
- Các công cụ chỉnh sửa dễ dàng: Bạn có thể sử dụng công cụ chỉnh sửa văn bản đa dạng thức để sửa các lỗi nhỏ trong Transkriptor Sau khi chỉnh sửa, bạn có thể tải xuống tệp của mình ở các định dạng như SRT, TXT, Văn bản thuần túy, PDFhoặc Word.
Tại sao nó nổi bật
- Thân thiện với người dùng: Giao diện thân thiện với người dùng của nó có thể dễ dàng truy cập cho người mới bắt đầu Bạn có thể cộng tác trên tệp với nhóm của mình, chỉnh sửa quyền và sắp xếp các tệp và thư mục của mình.
- Hiệu quả: Giá của Transkriptor thấp hơn hầu hết các dịch vụ phiên âm cuộc họp Bạn nhận được bản dùng thử phiên âm miễn phí khi đăng ký.
2 Otter.AI: Tốt nhất cho cộng tác nhóm
Otter.AI là một trợ lý cuộc họp AI khác có thể tạo bảng điểm, tóm tắt tự động, v.v. Bạn có thể trò chuyện với bot Otter để nhận câu trả lời từ ghi chú cuộc họp của mình. Với các bản cập nhật không đồng bộ, bạn có thể kết hợp các cuộc trò chuyện trực tiếp.
Các tính năng chính
- Phiên âmTIME thực: Với Otter, bạn có thể tham gia và làm việc hiệu quả hơn trong các cuộc họp với các ghi chú thựcTIME tự động.
- Tích hợp với các công cụ năng suất: Bạn có thể tích hợp Otter trên các công cụ, bao gồm SalesForce, HubSpotvà hơn thế nữa.
Tại sao nó nổi bật
- Được thiết kế cho các nhóm từ xa và kết hợp: Bạn có thể tận dụng tối đa các cuộc họp với AI Bạn có thể lên lịch OtterPilot của mình để tự động tham gia Zoom, Microsoft Teamshoặc Google Meet Bằng cách này, nó có thể lấy và chia sẻ ghi chú cuộc họp.
3 rev: Tốt nhất cho phiên âm AI kết hợp và con người
Với rev, bạn có thể ghi lại âm thanh từ mọi nơi và bảo vệ nội dung của mình ở một nơi. Bạn có thể tải xuống ứng dụng rev trên Android và iOS và ghi lại các cuộc phỏng vấn, ý tưởng và cuộc họp chỉ bằng một lần nhấn. Tuy nhiên, bạn cần tự chỉnh sửa và hiệu đính bản ghi âm trong rev .
Các tính năng chính
- Phiên âmAI với chỉnh sửa tùy chọn của con người để có độ chính xác tối đa: rev được ưu tiên cho nội dung phức tạp và kỹ thuật Sau khi phiên âm nội dung của mình, bạn có thể chọn chỉnh sửa nhân bản.
Tại sao nó nổi bật
- Đáng tin cậy cho nội dung nhạy cảm hoặc phức tạp: rev được xây dựng với các mô hình mạng nơ-ron tiên tiến và hàng giờ dữ liệu đào tạo, mang lại độ chính xác.
4 sonix: Tốt nhất cho các nhóm toàn cầu
sonix là một công cụ hỗ trợ AIkhác có thể tự động chuyển âm thanh thành văn bản bằng 50+ ngôn ngữ. Để tận dụng tối đa sonix, hãy tích hợp quy trình làm việc của bạn với các công cụ Zoom hoặc Adobe Premiere . Tuy nhiên, sonix không có ứng dụng di động cho thiết bị Android hoặc iOS .
Các tính năng chính
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: sonix cung cấp giọng nói thành văn bản chính xác bằng 50+ ngôn ngữ Bạn có thể phiên âm các cuộc họp, bài giảng, phỏng vấn, v.v.
- Các tính năng chỉnh sửa nâng cao: Bạn có thể tìm kiếm, phát, chỉnh sửa, sắp xếp và chia sẻ bản ghi của mình ở bất kỳ đâu trên mọi thiết bị.
Tại sao nó nổi bật
- sonix lý tưởng cho các công ty có yêu cầu đa ngôn ngữ.
Phiên âm các cuộc họp với Transkriptor: Hướng dẫn từng bước
Phiên âm các cuộc họp với Transkriptor là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng. Dưới đây là quy trình từng bước để phiên âm các cuộc họp của bạn với Trankriptor:
- Bước 1: Truy cập trang web Transkriptor , đăng ký hoặc đăng nhập và xác minh email của bạn để truy cập bảng điều khiển.
- Bước 2: Kích hoạt bot "SMART Meeting Recorder" để ghi lại các cuộc họp trực tiếp qua Zoom, Google Meethoặc Microsoft Teams.
- Bước 3: Tải lên các tệp cuộc họp được ghi sẵn ở các định dạng được hỗ trợ như WAV, MP3, MP4hoặc đồng bộ hóa từ bộ nhớ đám mây.
- Bước 4: Điều chỉnh các tính năng như dấu thời gian và chọn giữa văn bản Verbatim hoặc văn bản tóm tắt cho phiên âm.
- Bước 5: Nhấp vào "Phiên âm" để tạo bản ghi âm và chỉnh sửa nó bằng trình chỉnh sửa tích hợp.
- Bước 6: Tải xuống bản ghi âm đã hoàn thiện ở định dạng ưa thích của bạn hoặc chia sẻ trực tiếp với nhóm của bạn.
Bước 1: Đăng ký và thiết lập tài khoản Transkriptor của bạn
Truy cập trang web Transkriptor và nhấp vào đăng nhập/đăng ký ở góc trên cùng bên phải. Tiếp theo, đăng nhập bằng cách xác minh email của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có quyền truy cập vào bảng điều khiển của mình.
Bước 2: Sử dụng Meeting Bot (Tùy chọn 1)
Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy kích hoạt tính năng bot cuộc họp. Tính năng này nằm ở góc ngoài cùng bên phải của bảng điều khiển và nó đọc "SMART Meeting Recorder". Bot tích hợp với các công cụ hội nghị phổ biến như Zoom, Microsoft Teamshoặc Google Meet.
Bước 3: Tải lên tệp âm thanh hoặc video cuộc họp của bạn (Tùy chọn 2)
Nếu bạn đã ghi lại các cuộc họp, hãy truy cập bảng điều khiển và nhấp vào tùy chọn đầu tiên - "Tải lên tệp âm thanh hoặc video". Chọn tệp âm thanh hoặc video của bạn hoặc đồng bộ hóa từ bộ nhớ đám mây. Đảm bảo file định dạng được hỗ trợ (ví dụ: MP3, MP4, WAV).
Bước 4: Tùy chỉnh cài đặt phiên âm
Khi bản ghi của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể bật các tính năng như dấu thời gian nếu cần. Nhấp vào tùy chọn hiển thị dấu thời gian ở góc trên cùng bên phải của bảng điều khiển. Điều chỉnh kiểu phiên âm, chọn giữa văn bản Verbatim hoặc tóm tắt.
Bước 5: Tạo và xem lại bản ghi âm
Đối với các tệp đã tải lên, hãy nhấp vào "Phiên âm" để bắt đầu quá trình. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy truy cập tệp phiên âm cho các phiên trực tiếp. Xem lại văn bản do AItạo và chỉnh sửa bằng trình chỉnh sửa tích hợp.
Bước 6: Xuất và chia sẻ bản ghi âm của bạn
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào tùy chọn "Tải xuống" để xuất bản ghi âm ở định dạng mong muốn của bạn (ví dụ: Word, PDFhoặc TXT). Cuối cùng, lưu tài liệu vào thiết bị của bạn hoặc chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm qua email hoặc dịch vụ đám mây.
Mẹo để có được phiên âm cuộc họp chính xác nhất
Dưới đây là một số mẹo bạn nên ghi nhớ khi phiên âm một cuộc họp:
- Sử dụng thiết bị âm thanh chất lượng cao: Đầu tư thiết bị âm thanh chất lượng tốt để đảm bảo ghi âm rõ ràng cho các cuộc họp.
- Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh trong các cuộc họp: Tạo môi trường yên tĩnh, loại bỏ phiền nhiễu và tắt tiếng thông báo để cải thiện độ rõ ràng của âm thanh.
- Xác định loa trong cài đặt nhiều loa: Bật tính năng phân biệt loa để tự động gắn nhãn và phân biệt nhiều loa trong một clip âm thanh.
Sử dụng thiết bị âm thanh chất lượng cao
Ghi lại một cuộc họp là một thách thức nếu không có một môi trường yên bình và thiết bị chất lượng tốt. Đưa TIME nghiên cứu và đầu tư thiết bị phù hợp.
Giảm thiểu tiếng ồn xung quanh trong các cuộc họp
Mặc dù tổ chức một cuộc họp trong một môi trường yên tĩnh là điều cần thiết, nhưng điều quan trọng là phải giảm thiểu sự phân tâm bên ngoài. Hãy cho đồng nghiệp biết bạn cần một phòng họp. Đảm bảo rằng văn phòng tại nhà của bạn không được phép đối với người khác. Tắt tiếng điện thoại, thông báo qua email và cửa sổ bật lên lịch của bạn.
Xác định loa trong cài đặt nhiều loa
Tính năng chia đôi loa là một tính năng cho phép nhận dạng giọng nói thành văn bản của nhiều người nói trong cùng một clip âm thanh. Nó phát hiện khi người nói thay đổi và gắn nhãn các giọng nói được phát hiện trong âm thanh theo số.
Kết thúc
Phần mềm phiên âm cuộc họp đã thay đổi bối cảnh kỹ thuật số với các tính năng nổi bật của nó. Bây giờ điều cần thiết là phải chịu trách nhiệm về công việc của bạn và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Cho dù cho các cuộc họp, bài giảng hay dự án cá nhân, Transkriptor tiết kiệm TIME phiên âm và nâng cao năng suất. Nó có giao diện thân thiện với người dùng, các công cụ chỉnh sửa nâng cao và nhiều tùy chọn xuất, hợp lý hóa quy trình.
Với Transkriptor, bạn có thể phiên âm cuộc họp của mình bằng hơn 100 ngôn ngữ và tải xuống văn bản ở bất kỳ định dạng nào bạn muốn. Bạn cũng có thể làm việc trên các bản ghi âm đồng thời với nhóm của mình, giúp giao tiếp từ xa trở nên đơn giản.
