Lợi ích chính của việc tích hợp Transkriptor + Microsoft SharePoint
Quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp:Tự động sắp xếp bản ghi cuộc họp trong thư viện tài liệu SharePoint với kiểm soát phiên bản, siêu dữ liệu và quyền truy cập thích hợp để quản trị toàn diện.
Khả năng tiếp cận trên toàn tổ chức:Giúp tài liệu cuộc họp có thể tìm kiếm và truy cập được trong toàn bộ tổ chức của bạn thông qua khả năng tìm kiếm doanh nghiệp mạnh mẽ của SharePoint.
Tích hợp Microsoft 365 mượt mà:Làm việc trong hệ sinh thái Microsoft hiện có của bạn với tính năng tự động đồng bộ hóa với các kênh Teams, OneDrive và các ứng dụng Microsoft 365 khác.
Tuân thủ và Bảo mật:Tận dụng các tính năng bảo mật doanh nghiệp của SharePoint bao gồm ngăn chặn mất dữ liệu, chính sách lưu giữ và nhật ký kiểm tra để duy trì sự tuân thủ quy định.
Cách thiết lập tích hợp Microsoft SharePoint trong Transkriptor
Dễ dàng kết nối các trang SharePoint của bạn với Transkriptor chỉ trong vài cú nhấp chuột để tự động lưu các bản ghi chép, tóm tắt và tệp âm thanh vào thư viện tài liệu của bạn.
Kết nối Microsoft Sharepoint
Truy cập tab Tích hợp trong bảng điều khiển Transkriptor của bạn. Tìm Microsoft SharePoint và chọn nó.
Chọn Microsoft SharePoint từ trang tích hợp để bắt đầu kết nối tài khoản của bạn. Nhấp vào Kết nối, sau đó đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của bạn và phê duyệt các quyền cần thiết.
Lưu ý cho người dùng Email Workspace:Nếu bạn đang sử dụng email của cơ quan hoặc tổ chức, bạn có thể thấy thông báo "Cần có sự chấp thuận của quản trị viên". Trong trường hợp này, quản trị viên của tổ chức bạn cần cấp quyền đồng ý:
Điều hướng đến Cổng thông tin Azure → Ứng dụng doanh nghiệp → Transkriptor → Quyền hạn
Nhấp "Cấp quyền chấp thuận của quản trị viên" để ủy quyền cho Transkriptor cho tổ chức của bạn
Sau khi cấp quyền, hãy quay lại Transkriptor và nhấp vào Kết nối một lần nữa để hoàn tất thiết lập
Nếu bạn gặp phải các vấn đề tương tự về quyền truy cập, bạn có thể tham khảo các tài nguyên khắc phục sự cố được cung cấp trong thông báo lỗi của Microsoft hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp thêm.
Bạn sẽ được chuyển hướng quay lại Transkriptor, nơi bạn có thể hoàn tất và định cấu hình các cài đặt tích hợp của mình.
Bạn đã được kết nối.
Sau khi kết nối, các bản chép lời sẽ xuất hiện trong thư viện tài liệu SharePoint đã chọn của bạn, bao gồm cả bản tóm tắt.
Cấu hình Tích hợp Microsoft SharePoint
Tích hợp Microsoft SharePoint cho phép bạn kiểm soát cách thức và vị trí Transkriptor lưu tệp trong tổ chức của bạn. Tùy chỉnh lựa chọn trang web, tổ chức thư viện và các tùy chọn tự động hóa để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Cài đặt chính
Chọn Trang SharePoint:Chọn trang SharePoint nơi bạn muốn lưu các tệp Transkriptor (ví dụ: Mạng nội bộ công ty, Trang nhóm, Trang phòng ban).
Tự động lưu tệp:Bật tính năng này để tự động tải bản ghi lên SharePoint ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Khi tắt, bạn có thể xem lại và lưu tệp thủ công từ trình chỉnh sửa Transkriptor.
Bao gồm Tóm tắt AI:Bật tùy chọn này để lưu một tài liệu tóm tắt riêng biệt cùng với bản ghi đầy đủ để xem xét nhanh cho cấp quản lý.
Gắn thẻ siêu dữ liệu:Tự động điền các trường siêu dữ liệu SharePoint với thông tin cuộc họp để tăng cường khả năng tìm kiếm và sắp xếp.
Chọn Thư viện và Thư mục SharePoint của bạn
Chọn thư viện tài liệu và cấu trúc thư mục cụ thể nơi Transkriptor sẽ lưu trữ các tệp cuộc họp.
Thư viện tài liệu:Chọn từ các thư viện hiện có (ví dụ: Tài liệu, Hồ sơ cuộc họp, Tài liệu chia sẻ)
Cấu trúc thư mục: Chọn hoặc tạo phân cấp thư mục (ví dụ: /Cuochop/2026/Thang1, /Phongban/BanHang/Cuochop)
Loại nội dung:Áp dụng các loại nội dung SharePoint để đồng nhất siêu dữ liệu và tổ chức
Thư mục tự động tạo:Tự động tạo các thư mục con theo ngày tháng hoặc theo dự án
Bạn cũng có thể cấu hình các thư viện và thư mục khác nhau cho các loại cuộc họp hoặc phòng ban khác nhau trực tiếp từ cài đặt tích hợp.
Tùy chọn nội dung
Bao gồm bản ghi đầy đủ: Lưu bản chép lời chính xác từng chữ dưới dạng tệp tài liệu vào SharePoint.
Chỉ bao gồm tóm tắt:Chỉ lưu bản tóm tắt do AI tạo với các điểm chính và các mục hành động dưới dạng một tệp riêng biệt.
Bao gồm siêu dữ liệu cuộc họp:Cập nhật các cột trong SharePoint với thông tin chi tiết về cuộc họp như ngày, thời lượng, người tham gia và người tổ chức.
Bao gồm tệp âm thanh:Tải lên bản ghi âm hoặc video gốc cùng với bản chép lời để lưu trữ và tham khảo.
Bao gồm nhãn người nói:Đảm bảo nhận dạng người nói được bao gồm trong tệp bản chép lời đã lưu để rõ ràng.
Bao gồm mốc thời gian:Thêm các dấu mốc thời gian trong suốt tệp bản chép lời để giúp điều hướng đến các điểm hội thoại cụ thể.
Cách ngắt kết nối
Sau khi kết nối Microsoft SharePoint với Transkriptor, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm để thay đổi cài đặt hoặc ngắt kết nối tích hợp.
Khi bạn ngắt kết nối, Transkriptor sẽ ngừng lưu tệp vào SharePoint. Các tệp đã lưu trước đó vẫn sẽ ở lại trong thư viện tài liệu SharePoint của bạn và có thể được truy cập bình thường.
Tổ chức tài liệu trong SharePoint
Sau khi tích hợp Microsoft SharePoint được kích hoạt, Transkriptor sẽ tự động sắp xếp các tệp để quản lý và truy xuất ở cấp độ doanh nghiệp.
Cấu trúc thư viện:Các tệp được sắp xếp theo phân cấp bạn đã chọn, phù hợp với cấu trúc tổ chức và kiến trúc thông tin.
Thuộc tính siêu dữ liệu:Mỗi tệp bao gồm siêu dữ liệu toàn diện (ngày họp, người tham gia, bộ phận, dự án) để phục vụ việc tìm kiếm và lọc mạnh mẽ.
Đặt tên tệp:Các tệp tuân thủ quy ước đặt tên của tổ chức để nhận dạng nhất quán trong toàn doanh nghiệp.
Loại nội dung:Các tài liệu được gắn thẻ với các loại nội dung SharePoint phù hợp để tự động hóa quy trình làm việc và chính sách lưu trữ.
Lịch sử phiên bản: Tất cả các chỉnh sửa và cập nhật đều được theo dõi với quyền kiểm soát phiên bản đầy đủ cho mục đích kiểm toán và tuân thủ.
Tích hợp Teams:Khi được lưu vào các trang SharePoint được kết nối với Teams, các tệp sẽ tự động xuất hiện trong các tab tệp của kênh.
Cấu trúc này đảm bảo tổ chức của bạn có thể duy trì tài liệu cuộc họp toàn diện, đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tuân thủ của doanh nghiệp.