Microsoft teams bản ghi cuộc họp đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị mất. Cho dù tiến hành các cuộc họp để theo dõi cập nhật hay chia sẻ tóm tắt cuộc họp, việc ghi lại sẽ nâng cao tính minh bạch và năng suất. Ngoài ra, phiên âm cuộc họp bằng các công cụ như Transkriptor giúp các cuộc họp dễ tiếp cận hơn bằng cách chuyển đổi âm thanh thành văn bản.
Để tối đa hóa những lợi ích này của các cuộc họp được ghi lại và phiên âm, việc hiểu cách phiên âm các cuộc họp Teams là cần thiết. Hướng dẫn này sẽ trả lời từng câu hỏi, nhưng trước tiên, chúng ta hãy hiểu những điều chính trước khi ghi lại cuộc họp.
Những điều cần biết trước khi ghi lại cuộc họp Microsoft Teams
Khi bạn ghi lại một cuộc họp Microsoft Teams , có một số điểm cần xem xét để dễ dàng. Điều cần thiết là phải biết ai có thể ghi lại và những tính năng nào có sẵn. Ghi lại các cuộc họp giúp ghi lại các cuộc thảo luận quan trọng để tham khảo sau này hoặc chia sẻ với các thành viên trong nhóm vắng mặt.
Quyền cần thiết để ghi âm
Người tổ chức cuộc họp tự động có quyền ghi lại cuộc họp Microsoft Teams . Microsoft Teams thành viên từ cùng một tổ chức cũng có thể ghi lại nếu họ có giấy phép Office 365 hợp lệ và quản trị viên CNTT đã bật ghi.
Với Microsoft Teams, người tổ chức cuộc họp cao cấp có thể chọn ai có thể ghi lại cuộc họp hay không. Hoặc chỉ là nhà tổ chức và đồng tổ chức hoặc cả nhà tổ chức và người thuyết trình. Khách bên ngoài hoặc người dùng ẩn danh không thể bắt đầu và dừng ghi âm. Những người tham dự từ cùng một tổ chức không có quyền ghi âm không thể tự bắt đầu hoặc dừng ghi.
Lưu ý quan trọng:Quá trình ghi âm vẫn tiếp tục ngay cả khi người bắt đầu cuộc họp rời khỏi cuộc họp. Khi mọi người có mặt, quá trình ghi cuộc họp sẽ tự dừng. Nếu ai đó quên rời đi, quá trình ghi âm sẽ dừng lại sau 4 giờ.
Các tính năng chính của ghi Microsoft Teams
Microsoft Teams ghi lại ba yếu tố chính: âm thanh, video của các luồng tối đa bốn người và hoạt động trên màn hình. Khi người tổ chức bắt đầu ghi, tất cả những người tham gia sẽ nhận được thông báo tự động. Bản ghi âm sẽ được lưu trực tiếp vào OneDrive dành cho Doanh nghiệp của ban tổ chức. Để truy cập tốt hơn, bạn có thể thử phiên âm trực tiếp.
Tuy nhiên, một số yếu tố không được chụp, chẳng hạn như chú thích, ghi chú được chia sẻ và nội dung được chia sẻ trong ứng dụng. Sau khi dừng ghi, bản ghi sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện cuộc họp và cuộc trò chuyện kênh trong cuộc họp kênh. Người tổ chức cuộc họp sở hữu bản ghi và có thể kiểm soát ai có thể tải xuống hoặc xóa bản ghi đó. Họ cũng nhận được email khi bản ghi đã sẵn sàng và có thể quản lý cài đặt hết hạn.
Cách ghi lại cuộc họp Microsoft Teams
Ghi âm cuộc họp cho các chuyên gia trở nên rất dễ dàng với Microsoft Teams. Làm theo các bước đơn giản sau để nắm bắt và quản lý cuộc họp một cách hiệu quả để tham khảo trong tương lai:
Bước 1: Bắt đầu cuộc họp bằng cách chỉ cần nhấp vào biểu tượng video ở góc bên trái. Bây giờ, hãy chia sẻ liên kết với đồng đội của bạn cho một cuộc họp.
Bước 2: Khi mọi người tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở đầu màn hình. Tại đây bạn tìm thấy tùy chọn để bắt đầu ghi. Nhấp vào các tùy chọn và bắt đầu ghi lại cuộc họp.
Bước 3: Mọi người trong cuộc họp sẽ được thông báo về bản ghi. Khi kết thúc cuộc họp, hãy nhấp vào ba dấu chấm một lần nữa và nhấp vào Dừng cuộc họp.
Bước 4: Truy cập và quản lý bản ghi âm đã lưu từ cuộc trò chuyện Microsoft Teams , trò chuyện Microsoft Teams hoặc One Drive.
, ứng dụng di động Microsoft Teams đã chứng kiến sự tăng trưởng lớn về lượt tải xuống trong đại dịch COVID-19 . Có khoảng 10 triệu lượt tải xuống ở Bắc và Mỹ Latinh và 8,6 triệu ở Châu Âu, Châu Phi và Trung Đông.Tại sao nên phiên âm bản ghi cuộc họp Microsoft Teams của bạn?
Phiên âm Microsoft Teams bản ghi cuộc họp sẽ biến cuộc thảo luận thành văn bản. Phiên âm giúp người tham gia kiểm tra lại các điểm chính dễ dàng hơn. Ghi lại các cuộc họp Microsoft Teams cực kỳ có lợi cho những người vắng mặt hoặc những người thích đọc hơn nghe. Đây là cách phiên âm mang lại lợi ích lâu dài:
Lợi ích của phiên âm cho tài liệu cuộc họp
Phiên âm giúp các cuộc họp dễ tiếp cận hơn bằng cách cung cấp các phiên bản văn bản của nội dung nói. Đọc sách trở nên dễ dàng hơn đối với những người khiếm thính. Nó cũng cho phép ghi chú dễ dàng hơn, vì trong một cuộc họp, mọi người lắng nghe cẩn thận hơn là viết. Ngoài ra, có bản ghi giúp lưu trữ các cuộc thảo luận quan trọng, đảm bảo thông tin quan trọng được lưu lại để sử dụng sau này.
Tiết kiệm thời gian với văn bản có thể tìm kiếm và chia sẻ
Microsoft Teams cuộc họp chuyển âm thanh thành văn bản cho phép các nhóm nhanh chóng xác định vị trí các cuộc thảo luận cụ thể. Phiên âm giúp giảm bớt quá trình chia sẻ thông tin chi tiết chính với các bên liên quan, những người có thể đã bỏ lỡ cuộc họp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất của cả nhóm. Bạn cũng có thể đánh dấu các điểm chính để kiểm tra nhanh.
Các công cụ phiên âm để nâng cao quy trình làm việc của bạn
Các công cụ phiên âm cuộc họp Microsoft Teams cải thiện năng suất và dễ truy cập. Microsoft Teams cung cấp tính năng phiên âm nhưng với các tùy chọn chỉnh sửa và tải xuống hạn chế. Phiên âm Microsoft kém chính xác hơn các công cụ phiên âm khác như Transkriptor. Hãy để chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn và hiểu công cụ phiên âm Microsoft Teams nào hoạt động liền mạch:
Lợi ích của các giải pháp phiên âm tự động
Phiên âm các cuộc họp Microsoft Team là một cách để đảm bảo các cuộc thảo luận quan trọng lâu hơn. Độ chính xác và tóm tắt ngắn gọn là rất quan trọng và các công cụ như Transkriptor, Otter.aivà Rev làm cho điều này có thể đạt được. Chúng tôi sẽ thảo luận về các giải pháp phiên âm tự động để giúp bạn tận dụng tối đa các công cụ này:
- Transkriptor:Transkriptor cung cấp độ chính xác bằng hơn 100 ngôn ngữ với AItiên tiến, phù hợp với các nhóm đa ngôn ngữ.
- Otter.AI:Nó cung cấp phiên âm trực tiếp và tóm tắt cuộc họp nhưng gặp khó khăn về độ chính xác khi có nhiều diễn giả.
- Rev.com:Rev cung cấp phiên âm chính xác, đặc biệt là đối với âm thanh kỹ thuật, nhưng với giao diện kém thân thiện hơn và chi phí cao.
Transkriptor
Transkriptor cung cấp nhiều lợi thế hơn so với Microsoft teams. Với các tính năng AI tiên tiến, bạn cũng có thể nhận được độ chính xác 99%. Transkriptor hỗ trợ hơn 100+ ngôn ngữ và cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa và tóm tắt bảng điểm. Bạn có thể thêm hoặc ẩn đọc chính tả của người nói và đánh dấu các điểm chính. Khả năng hiển thị rõ ràng các điểm chính và tóm tắt nhanh như một lời nhắc nhở nhanh. Bạn chia sẻ bản ghi âm với đồng đội ở định dạng PDF, DOCxhoặc TXT .
Đánh giá về Trustpilot: Công cụ đáng kinh ngạc dành cho những người WHO muốn làm việc hiệu quả. Trong vài giây, bạn có thể xây dựng một chatbot AI ấn tượng từ biên bản cuộc họp của mình và hành động ngay lập tức. Phải có.
Otter.ai
Otter.AI là một công cụ khác để phiên âm trực tiếp và cộng tác nhóm. Otter.AI cung cấp bảng điểm có thể tìm kiếm và tóm tắt cuộc họp. Với một số tính năng như phụ đề trực tiếp và lưu trữ đám mây, nó giúp đơn giản hóa việc chia sẻ các điểm chính với các thành viên trong nhóm. Mặc dù nó hoạt động trơn tru, nhưng bạn có thể gặp phải các vấn đề nhỏ về độ chính xác khi nói hai hoặc nhiều người nói cùng nhau.
Rev.com
Rev cho phép bạn phiên âm các cuộc phỏng vấn trực tiếp và ghi lại các cuộc họp tự động bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các tính năng của nó bao gồm dấu thời gian và phiên âm WordWord với giao hàng nhanh chóng. Bạn có thể kết nối Rev dễ dàng với các cuộc họp Microsoft teams và tải xuống để chia sẻ. Tuy nhiên, Rev chỉ cung cấp 45 phút mỗi tháng, điều này khiến nó trở thành một lựa chọn hơi tốn kém.
Tại sao Transkriptor là lựa chọn tốt hơn để phiên âm cuộc họp Microsoft teams
Transkriptor nổi bật là sự lựa chọn lý tưởng. Với các tính năng hỗ trợ AIvà các tùy chọn chỉnh sửa tích hợp, nó cung cấp độ chính xác 99%. Hãy xem xét kỹ hơn các tính năng đáng chú ý này:
- Tự động hóa quy trình âm thanh thành văn bản: Transckriptor sử dụng AI để phiên âm chính xác và hiệu quả trong Microsoft Teams với sự khác biệt của người nói.
- Bản ghi có thể chỉnh sửa để ghi chú chính xác: Nếu có lỗi, dễ dàng chỉnh sửa, đánh dấu các điểm chính và thêm nhận xét khi chia sẻ với nhóm.
- Nhiều định dạng xuất để chia sẻ dễ dàng: Bạn có thể chia sẻ bản ghi ở nhiều định dạng khác nhau như PDF, SRT, TXThoặc chỉ cần sao chép chúng vào khay nhớ tạm.
Tự động hóa quy trình chuyển âm thanh thành văn bản
Transkriptor sử dụng phiên âm AI cho Microsoft teams để dễ dàng chuyển đổi âm thanh thành văn bản với tính năng nhận dạng người nói. Tự động hóa AI giúp tiết kiệm TIME so với nhập thủ công hoặc phiên âm Microsoft teams. Ngoài ra, so với phiên âm của con người, tỷ lệ phần trăm độ chính xác cao hơn, đòi hỏi ít TIME hơn trong khi chỉnh sửa.
Bản ghi có thể chỉnh sửa để ghi chú chính xác
Sau cuộc họp, bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa bản ghi âm đúng cách. Với Transkriptor, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và đánh dấu các điểm chính để dễ đọc. Bạn có thể nhận được một bản tóm tắt của toàn bộ cuộc họp phản ánh toàn bộ ý nghĩa một cách ngắn gọn. Bạn cũng sẽ nhận được tùy chọn nhận dạng người nói và dấu thời gian.
Nhiều định dạng xuất để chia sẻ dễ dàng
Transkriptor cho phép bạn tải xuống bản ghi cuộc họp ở nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể tải chúng xuống TXT, PDF, DOCx, SRTvà CSV và sao chép chúng vào khay nhớ tạm để chia sẻ nhanh chóng. Trong khi tải xuống, bạn cũng có thể chọn kích thước đoạn văn.
Kết thúc
Ghi lại các cuộc họp Microsoft Team là một cách cơ bản để duy trì các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng. Tuy nhiên, phiên âm nâng cao quá trình này bằng cách tạo ra các bản ghi có thể truy cập và tìm kiếm. Mặc dù Microsoft teams cung cấp các tính năng ghi âm cơ bản, nhưng các công cụ như Transkriptor nâng cao năng suất với phiên âm tự động.
Transkriptor cho phép bạn chia sẻ tài liệu cuộc họp ở các định dạng PDF DOCx, TXTvà CSV . Các tùy chọn văn bản có thể chỉnh sửa và các định dạng xuất linh hoạt trong Transkriptor giúp các cuộc họp trở nên hữu ích và hợp tác hơn. Tận dụng năng suất trong làm việc từ xa với các công cụ phiên âm như Transkriptor!