Mọi người từ mọi thành phần sử dụng các cuộc họp Webex . Đây là một giải pháp thay thế Zoom và Google Meet tuyệt vời, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn. Thông thường, các cuộc họp Webex chứa thông tin quan trọng. Nếu bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng đó, nó có thể dẫn đến hiểu lầm. Tuy nhiên, ghi lại các cuộc họp Webex nói dễ hơn làm.
Bạn có thể gặp phải các vấn đề như tùy chọn ghi phức tạp và giới hạn lưu trữ. Hơn nữa, các vấn đề phát lại có thể khiến quá trình trở nên khó chịu hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ học cách ghi lại các cuộc họp Webex . Bạn cũng sẽ biết một số công cụ ghi cuộc họp tuyệt vời, bao gồm Transkirptor. Những công cụ này sẽ đảm bảo bạn ghi lại các cuộc họp Webex của mình một cách hiệu quả.
Hiểu cơ bản về ghi âm Webex
Trước khi biết một số mẹo tuyệt vời để ghi lại các cuộc họp Webex, bạn cần hiểu những điều cơ bản. Đảm bảo rằng bạn không mắc sai lầm khi bỏ qua những điều cơ bản. Webex có một đường cong học tập hơi dốc. Vì vậy, biết những điều cơ bản sẽ giúp bạn hiểu cách thức hoạt động của nền tảng.
Các loại tùy chọn ghi Webex khác nhau
Webex cung cấp hai tùy chọn ghi cuộc họp Webex chính: Ghi đám mây và Ghi cục bộ. Mỗi loại đều có những ưu điểm riêng nên bạn cần chọn một cái hoàn hảo dựa trên nhu cầu của mình.
Ghi âm đám mây
Ghi âm đám mây có sẵn cho người dùng trả phí. Dưới đây là Webex tính năng ghi âm bạn cần biết:
- Bạn có thể lưu bản ghi cuộc họp Webex trực tiếp vào bộ nhớ đám mây để dễ dàng truy xuất.
- Bạn có thể chia sẻ tệp thông qua các liên kết mà không cần truyền tệp thủ công.
- Bạn sẽ nhận được phiên âm tự động để ghi chú dễ dàng hơn.
- Bạn cần có đăng ký Webex đang hoạt động với đủ dung lượng lưu trữ đám mây.
Ghi âm cục bộ
Không giống như ghi âm đám mây, ghi cục bộ có sẵn cho mọi người dùng. Nếu bạn thích điều khiển tệp trực tiếp, tùy chọn ghi này là lý tưởng.
- Nó lưu các bản ghi âm trực tiếp trên máy tính của bạn ở định dạng MP4 .
- Nó hoạt động mà không cần kết nối internet để ghi lại các cuộc họp ngoại tuyến.
- Bạn cần quản lý tệp thủ công để lưu trữ và chia sẻ.
- Bạn sẽ không nhận được các tính năng nâng cao như phiên âm tự động.
Yêu cầu hệ thống để ghi âm tối ưu
Trải nghiệm ghi âm tốt nhất sẽ phụ thuộc vào thông số kỹ thuật hệ thống và độ ổn định của mạng. Bạn sẽ thấy độ trễ thỉnh thoảng nếu bạn sử dụng thiết bị cũ hơn hoặc có tốc độ internet chậm. Vì vậy, đây là một số yêu cầu hệ thống thiết yếu mà bạn cần xem xét.
- Hệ điều hành: Webex hỗ trợ Windows 10 trở lên và macOS 10.13 trở lên. Bạn sẽ gặp phải các vấn đề về khả năng tương thích nếu thiết bị của bạn chạy trên OS cũ. Statcounter tiết lộ rằng Windows có 25,46% thị phần vào năm 2024.
- CỪU ĐỰC: Bạn cần ít nhất 4GB RAM. Tuy nhiên, 8GB trở lên sẽ mang lại cho bạn hiệu suất mượt mà hơn.
- Xử lý: Để chạy Webex, bạn cần tối thiểu một Intel i3 . Tuy nhiên, Intel i5 trở lên sẽ giúp bạn ghi âm trong HD mà không có bất kỳ độ trễ nào.
- Bộ nhớ: Bạn cần ít nhất 2GB dung lượng trống để ghi âm cục bộ.
- Tốc độ Internet: Tốc độ tải lên tối thiểu 2 Mbps là bắt buộc để ghi trên đám mây. Tuy nhiên, 5 Mbps trở lên sẽ mang lại cho bạn hiệu suất ổn định hơn.
5 mẹo chuyên nghiệp để ghi lại các cuộc họp Webex
Hãy nhớ rằng bạn không thể chỉ ghi lại ngẫu nhiên các cuộc họp Webex . Nếu không thận trọng, bạn sẽ gặp phải các vấn đề như chất lượng âm thanh kém hoặc vấn đề về lưu trữ. Những vấn đề này rất dai dẳng và có thể ngăn bạn ghi lại bất cứ thứ gì.
Tuy nhiên, cài đặt ghi Webex thích hợp sẽ giúp bạn dễ dàng ghi lại các bản ghi chất lượng cao. Vì vậy, hãy nhớ các phương pháp hay nhất Webex ghi âm hàng đầu. Những lời khuyên này sẽ đảm bảo sự rõ ràng của các cuộc họp được ghi lại của bạn.
- Định cấu hình cài đặt bản ghi của bạn trước cuộc họp: Kiểm tra cài đặt ghi âm của bạn trước cuộc họp để tránh các sự cố vào phút cuối.
- Nắm vững các điều khiển ghi âm trong cuộc họp: Theo dõi đèn báo màu đỏ để đảm bảo quá trình ghi đã bắt đầu.
- Tối ưu hóa chất lượng âm thanh và video: Sử dụng micrô chất lượng, ánh sáng thích hợp và độ phân giải tối ưu để đảm bảo ghi âm rõ ràng.
- Quản lý bộ nhớ ghi âm của bạn một cách hiệu quả: Sắp xếp các bản ghi âm với nhãn rõ ràng và các tùy chọn lưu trữ thích hợp.
- Sử dụng các công cụ chuyên nghiệp để ghi âm nâng cao: Sử dụng máy ghi Webex tích hợp hoặc các công cụ của bên thứ ba như Transkriptor để ghi âm và phiên âm chính xác.
Định cấu hình cài đặt bản ghi của bạn trước cuộc họp
Đảm bảo bạn kiểm tra cài đặt ghi âm của mình trước cuộc họp. Bằng cách này, bạn có thể ngăn chặn các sự cố vào phút cuối và có được trải nghiệm mượt mà. Đây là lý do tại sao bạn cần tạo và làm theo danh sách kiểm tra trước cuộc họp.
Ví dụ: bạn phải xác nhận quyền tài khoản Webex của mình và chọn loại ghi. Bạn cũng cần kiểm tra không gian lưu trữ nội bộ và đám mây có sẵn. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh cài đặt để tìm ra những gì phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Nếu bạn muốn phiên âm tự động, bạn có thể bật tính năng đó. Hơn nữa, bạn nên tối ưu hóa độ phân giải để cân bằng chất lượng và kích thước tệp. Như vậy, bạn có thể ghi lại mọi thứ một cách mượt mà.
Nắm vững các điều khiển ghi âm trong cuộc họp
Để nắm bắt thông tin quan trọng, bạn cần quản lý bản ghi. Để làm như vậy, hãy kiểm tra chỉ báo màu đỏ trên màn hình. Nó sẽ cho biết rằng bạn đã bắt đầu ghi âm thành công. Bạn có thể sử dụng các chức năng tạm dừng và tiếp tục để bỏ qua các phần không cần thiết. Bằng cách này, tệp cuối cùng sẽ trở nên tập trung hơn và ít lộn xộn hơn.
Bạn cũng cần nhận thức được các mối quan tâm về quyền riêng tư. Nếu bạn là người dẫn chương trình, bạn phải có sự cho phép để bắt đầu ghi âm và sự đồng ý của những người tham gia. Bạn cần giải thích cho họ lý do tại sao bạn ghi lại và cách bạn sẽ lưu trữ dữ liệu để duy trì tính minh bạch.
Tối ưu hóa chất lượng âm thanh và video
Chất lượng âm thanh và video rõ ràng sẽ làm cho bản ghi của bạn hữu ích hơn. Vì vậy, bạn cần sử dụng micrô chất lượng cao có tính năng khử tiếng ồn để giảm thiểu phiền nhiễu xung quanh. Bạn cũng cần điều chỉnh độ nhạy của micrô để tránh âm thanh bị méo.
Đối với video, bạn cần ánh sáng tốt và độ phân giải phù hợp. Do đó, bạn có thể đảm bảo hình ảnh rõ ràng mà không cần sử dụng quá nhiều băng thông. Ánh sáng cũng sẽ bổ sung cho các tệp video. Nếu kết nối internet của bạn không ổn định, hãy giảm độ phân giải. Chiến lược này sẽ giúp ngăn chặn độ trễ và giảm khung hình. Một kết nối lý tưởng có tốc độ tải lên ít nhất là 5 Mbps.
Quản lý lưu trữ bản ghi của bạn một cách hiệu quả
Bạn cần sắp xếp các bản ghi hợp lý để tiết kiệm thời gian và tránh mất dữ liệu. Khi bạn lưu trữ các tệp, bạn cần tạo các thư mục chính xác và gắn nhãn chúng theo ngày hoặc chủ đề. Lưu trữ đám mây rất tuyệt nếu bạn cần chia sẻ thường xuyên. Bạn có thể truy cập các tệp đã ghi từ bất kỳ thiết bị nào.
Mặt khác, bộ nhớ cục bộ cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn mà không có bất kỳ giới hạn lưu trữ bản ghi Webex đám mây nào.Fortune Business Insights tiết lộ rằng thị trường lưu trữ đám mây toàn cầu sẽ đạt 639,40 tỷ USD vào năm 2032. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn xóa các bản ghi lỗi thời. Nếu bạn thấy một tệp lớn, bạn có thể nén nó để tiết kiệm dung lượng. Trên hết, hãy đảm bảo rằng bạn giữ các bản sao lưu của các bản ghi cần thiết.
Sử dụng các công cụ chuyên nghiệp để ghi âm nâng cao
Tính năng Webex tích hợp sẽ giúp bạn ghi lại các cuộc họp Webex hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tốt hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba như Transkriptor . Nền tảng này sẽ ghi lại các cuộc họp Webex của bạn một cách dễ dàng.
Transkriptor tạo phiên âm tự động để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các chi tiết chính trong các cuộc họp đã ghi của mình. Chỉ cần dán liên kết cuộc họp và Transkriptor sẽ ghi lại và phiên âm các cuộc họp Webex của bạn. Nền tảng này cũng cung cấp độ chính xác cao hơn. Văn bản được phiên âm sẽ có ít hoặc không có lỗi. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản trực tiếp từ bảng điều khiển nếu bạn phát hiện ra bất kỳ sự không chính xác nào. Nó cũng có hỗ trợ đa ngôn ngữ và các tùy chọn xuất khác nhau.
Các thách thức và giải pháp ghi Webex phổ biến
Ngay cả với thiết lập thích hợp, việc ghi lại các cuộc họp Webex có thể gặp vấn đề. Ví dụ: bản ghi không thành công hoặc thiếu quyền có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc tổng thể của bạn. Do đó, bạn cần hiểu các thách thức ghi âm phổ biến và giải pháp của chúng.
Khắc phục sự cố ghi âm
Đôi khi, các bản ghi Webex có thể không thành công do lỗi hệ thống hoặc không đủ dung lượng lưu trữ. Nếu bạn không thể bắt đầu ghi, hãy kiểm tra cài đặt Webex để đảm bảo bạn đã bật quyền. Ngoài ra, hãy xác minh bộ nhớ khả dụng, vì Webex có thể ngừng ghi nếu hết dung lượng. Sự gián đoạn mạng cũng có thể ảnh hưởng đến bản ghi trên đám mây. Do đó, bạn cần có kết nối ổn định với tốc độ ít nhất 5 Mbps. Kiểm tra thư viện ghi âm Webex và tài khoản nếu thiếu bản ghi âm.
Quản lý quyền và truy cập
Không phải tất cả mọi người trong cuộc họp Webex đều có thể bắt đầu ghi âm. Nếu bạn không thể ghi lại cuộc họp Webex, trước tiên hãy kiểm tra vai trò của bạn. Trong một số trường hợp ngoại lệ, bạn phải yêu cầu người tổ chức cuộc họp cho phép. Nếu bạn không thể truy cập tệp đã ghi, hãy xác minh rằng bạn đã đăng nhập vào đúng tài khoản Webex . Quản lý các quyền và quyền truy cập sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn. Một nghiên cứu của Markets and Markets cho biết IAM sẽ đạt 34,3 tỷ USD vào năm 2029.
So sánh các giải pháp ghi âm
Mặc dù Webex có thể giúp bạn ghi lại và tạo bản ghi âm, nhưng có một điểm mấu chốt. Để sử dụng các tính năng này, bạn phải nâng cấp lên gói cao cấp, không phải giá cả phải chăng. Vì vậy, đây là so sánh một số giải pháp ghi âm tốt nhất.
- Transkriptor : Transkriptor cung cấp các dịch vụ ghi âm và phiên âm cuộc họp chính xác do AI tạo bằng 100+ ngôn ngữ.
- Vomo AI : Vomo AI ghi lại và phiên âm chính xác các cuộc họp bằng hơn 50 ngôn ngữ.
- Otter .ai : Otter .ai cung cấp phiên âm và nhận dạng người nói.
- Riverside : Riverside cung cấp khả năng quay âm thanh và video chất lượng cao lên đến độ phân giải 4K.
Tính năng | Transkriptor | Vomo AI | Otter .ai | Riverside |
|---|---|---|---|---|
Khả năng ghi âm | Ghi lại và phiên âm cuộc họp từ một bảng điều khiển duy nhất. | Cung cấp phiên âm có độ chính xác cao. | Phiên âm trong các cuộc họp với nhận dạng người nói. | Nền tảng dựa trên web được thiết kế để ghi âm và video chất lượng cao. |
Độ chính xác của phiên âm | Tỷ lệ chính xác cao nhất cho tất cả các bản ghi. | Phiên âm có độ chính xác cao. | Độ chính xác tối đa từ 83% - 85%. | Cung cấp phiên âm AI chính xác. |
Hỗ trợ ngôn ngữ | Có sẵn bằng hơn 100 ngôn ngữ cho mục đích phiên âm. | Hỗ trợ hơn 50 ngôn ngữ | Hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Pháp | Hỗ trợ phiên âm bằng hơn 100 ngôn ngữ. |
Trải nghiệm người dùng | Bảng điều khiển đơn giản và trực quan. | Thông tin chi tiết được hỗ trợ AI giúp trích xuất các điểm chính. | Tìm kiếm thông qua nội dung đã ghi dễ dàng | Trải nghiệm ghi âm mượt mà với bộ nhớ cục bộ. |
1. Transkriptor
Transkriptor là một trong những nền tảng âm thanh thành văn bản tốt nhất để ghi lại các cuộc họp Webex . Nền tảng phiên âm này sẽ cho phép bạn ghi lại và phiên âm các cuộc họp của mình từ một bảng điều khiển. Nó chạy trên các thuật toán AI mạnh mẽ đảm bảo bạn nhận được phiên âm chính xác mọi lúc. Transkriptor có sẵn bằng 100+ ngôn ngữ.
Bạn sẽ không bao giờ phải đối mặt với bất kỳ rào cản giao tiếp nào vì bạn có thể phiên âm các cuộc họp của mình bằng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn. Không giống như Webex, nó là một giải pháp tiết kiệm chi phí hơn nhiều. Khi ghi bằng Transkriptor, bạn cũng sẽ có nhiều tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt video và âm thanh. Bạn cũng có thể gắn nhãn loa và tùy chỉnh số lượng loa.
Các tính năng chính
- Tích hợp hàng đầu: Bạn có thể tích hợp Transkriptor với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams để ghi và phiên âm liền mạch. Bạn cũng có thể đồng bộ hóa nền tảng với Google và Outlook Calendar.
- Bảo mật cấp doanh nghiệp: Transkriptor rất coi trọng bảo mật và quyền riêng tư của khách hàng. Để bảo vệ thông tin nhạy cảm một cách hiệu quả, nó tuân thủ các GDPR và SOC 2 .
- Bảng điều khiển đơn giản: Transkriptor có một bảng điều khiển đơn giản và trực quan. Bạn có thể tìm thấy Máy ghi âm tùy chọn một cách dễ dàng, cùng với các tính năng khác của nó.
- AI Trợ lý trò chuyện: Bạn có thể sử dụng trợ lý trò chuyện AI để tóm tắt các tệp phiên âm của mình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cuộc trò chuyện AI từ Cài đặt trò chuyện.
2. Vomo AI
Ứng dụng ghi nhớ giọng nói Vomo AI có thể giúp bạn ghi lại và phiên âm các cuộc họp của mình. Bạn sẽ nhận được nhiều tính năng khác nhau để tăng năng suất cho các trường hợp sử dụng chuyên nghiệp và cá nhân. Hơn nữa, bạn sẽ nhận được phiên âm có độ chính xác cao bằng hơn 50 ngôn ngữ. Tuy nhiên, một số người dùng đã báo cáo sự cố khi sử dụng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh.
3. Otter .ai
Otter .ai sẽ cung cấp cho bạn các tính năng phiên âm và nhận dạng người nói. Hơn nữa, bạn cũng sẽ có thể tìm kiếm thông qua nội dung đã ghi lại một cách dễ dàng. Bằng cách này, bạn không cần phải lãng phí quá nhiều thời gian tìm kiếm một thứ cụ thể. Nhưng hãy nhớ rằng nhiều người dùng không hài lòng với các tính năng quản lý cuộc họp của nó.
4. Riverside
Riverside là một nền tảng dựa trên web được thiết kế để ghi âm thanh và video chất lượng cao. Bạn sẽ nhận được các bản ghi âm thanh và video cục bộ ở độ phân giải lên đến 4K. Bạn cũng có thể phát sóng trực tiếp trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Facebook và YouTube . Tuy nhiên, việc xuất video 4K sẽ mất rất nhiều thời gian.
Kết thúc
Ghi lại các cuộc họp Webex không khó, đặc biệt là khi bạn biết những mẹo tốt nhất. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn chọn loại ghi âm bạn muốn. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem hệ thống của bạn có thể chạy Webex mà không có bất kỳ độ trễ nào hay không. Nhưng nếu bạn không muốn trả một mức giá cao như vậy, bạn nên sử dụng Transkriptor . Nền tảng này tiết kiệm chi phí hơn và phiên âm chính xác các tệp âm thanh và video. Đường cong học tập cũng rất ít hoặc không có đối với mọi người dùng. Vì vậy, hãy thử Transkriptor ngay hôm nay và sử dụng nền tảng để ghi lại các cuộc họp Webex của bạn.