Cách phiên âm các cuộc họp trên Google Hangouts vào năm 2023

Google Hangouts là gì?

Google Hangouts là dịch vụ giao thức thoại qua internet (VoIP) cấp người tiêu dùng. Ra mắt vào năm 2013, nó gần giống với phần mềm Google Meets nổi tiếng hơn. Trước năm 2020, Google Hangouts dành cho mục đích sử dụng cá nhân, trong khi Google Meets là dịch vụ trả phí, chỉ dành cho doanh nghiệp.

Cả hai hiện đều được sử dụng miễn phí cho tất cả mọi người, nhưng Google đã thông báo sẽ đóng Hangouts vào tháng 11 năm 2022 , vì nó đã được thay thế bằng Meets và Chat. Tuy nhiên, các bước dưới đây sẽ hoạt động cho cả hai dịch vụ hội nghị truyền hình.

Tại sao nên ghi lại cuộc họp trên Google Hangouts?

Ở cấp độ cơ bản nhất, bản chép lời là phiên bản viết của nội dung âm thanh hoặc video. Nhưng tại sao điều này lại hữu ích?

Có thể sử dụng bản ghi cuộc họp trên Google Hangouts để:

• Truyền các ghi chú. Ví dụ, nếu ai đó không có mặt trong cuộc họp, thì đó là một cách dễ dàng hơn để bắt họ vào cuộc thảo luận.
• Tạo nội dung tiếp thị. Một tệp văn bản có thể được chuyển thành một bài đăng trên blog, kịch bản video YouTube, chú thích trên mạng xã hội hoặc nội dung podcast. Mặc dù bạn có thể không chỉ sao chép và dán bản ghi, nhưng việc tham khảo tài liệu bằng văn bản sẽ dễ dàng hơn so với tệp âm thanh.
• Lập biên bản cuộc họp. Mặc dù biên bản cuộc họp hơi khác so với bản ghi, nhưng nó vẫn hoạt động như một bản ghi của cuộc thảo luận.
• Nâng cao hiệu quả. Phiên âm có nghĩa là những người tham gia cuộc họp không phải ghi chép của riêng họ, cho phép họ có mặt nhiều hơn cho cuộc thảo luận thực tế.

Cách ghi lại một cuộc họp trên Google Hangouts

Có một số tùy chọn về cách ghi lại cuộc họp trên Google Hangouts, được trình bày chi tiết bên dưới. Tuy nhiên, bước đầu tiên để tạo bản ghi cuộc họp là ghi lại chính cuộc họp đó.

Cách ghi lại cuộc họp trên máy tính

Ghi lại cuộc họp trên Google Hangouts trên máy tính rất đơn giản vì nền tảng này được tích hợp tính năng ghi âm. Các bước là:

1. Tham gia cuộc họp Hangouts như thường lệ thông qua trình duyệt trên máy tính để bàn của bạn.
2. Nhấp vào 3 dấu chấm dọc ở góc trên cùng để xem menu Thêm.
3. Từ đó, nhấp vào Ghi lại cuộc họp. Mọi thứ từ giai đoạn này sẽ được ghi lại.
4. Để dừng nó, hãy chuyển đến menu tương tự và nhấp vào Dừng ghi.
5. Hangouts sẽ tự động lưu tệp vào Google Drive của bạn.

Cách ghi lại cuộc họp trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng

Có 2 tùy chọn để ghi lại cuộc họp trên Google Hangouts trên thiết bị di động. Đầu tiên là làm theo các bước ở trên nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Hangouts, đây là trường hợp có thể xảy ra trên máy tính bảng.

Tuy nhiên, trên điện thoại thông minh, bạn cũng có thể sử dụng tính năng quay phim màn hình được tích hợp trong thiết bị của mình. Đây là một quá trình đơn giản:

1. Điều hướng đến trung tâm điều khiển của thiết bị của bạn hoặc menu cài đặt thả xuống.
2. Tìm tùy chọn Ghi màn hình và nhấn vào tùy chọn đó.
3. Khi cuộc họp kết thúc, hãy nhấn vào nút tương tự để dừng ghi.

Cách ghi lại một cuộc họp trên Google Hangouts theo cách thủ công

Một tùy chọn để ghi lại cuộc họp Hangouts của bạn là thực hiện theo cách thủ công. Đây có thể là một quá trình dài, đặc biệt nếu đó là một cuộc họp kéo dài với nhiều diễn giả. Đây là hướng dẫn ngắn gọn:

1. Ghi lại cuộc họp. Làm theo các bước ở trên để làm như vậy.
2. Nghe đoạn ghi âm. Hãy nghe nội dung ban đầu để làm quen với người nói và chủ đề. Nếu có thể, hãy lập danh sách các diễn giả.
3. Bắt đầu phiên âm. Trong giai đoạn đầu, đừng tập trung vào độ chính xác. Chỉ cần cố gắng tải xuống càng nhiều nội dung càng tốt. Tốt nhất, hãy thêm ngắt dòng khi người nói mới tiếp quản.
4. Thu dọn bản chép lời. Bước này là nơi bạn bắt đầu hoàn thiện bản chép lời. Đảm bảo người nói được phân chia hợp lý và dấu câu của bạn chính xác. Lắng nghe những từ có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ: “ở đó” và “của họ”.
5. Thêm dấu thời gian. Với điều kiện bạn đã bố trí diễn giả hợp lý, bạn có thể thêm dấu thời gian về thời điểm phần của họ bắt đầu. Đảm bảo rằng nó chính xác nhất có thể, đến giây.

Ưu điểm

• Phiên âm thủ công là miễn phí và không cần phần mềm bổ sung. Cung cấp cho bạn một trình xử lý văn bản (chẳng hạn như Google Tài liệu) và ghi âm, bạn không cần bất kỳ thứ gì khác.
• Nếu bạn là một người đánh máy nhanh với khả năng nghe tốt, bạn có thể tạo một bản chép lời thủ công trong ít nhất 2 lần nghe.

Nhược điểm

• Phiên mã thủ công có thể mất nhiều thời gian. Ví dụ: bạn có thể cần nghe âm thanh 4-5 lần để nắm được tất cả các chi tiết.
• Không có gì đảm bảo về độ chính xác. Phiên âm sẽ chỉ tốt khi bạn có kỹ năng chính tả, ngữ pháp và nghe hiểu.

Cách tự động ghi lại một cuộc họp trên Google Hangouts

Tùy chọn thứ hai là sử dụng nền tảng phiên âm tự động, chẳng hạn như Transkriptor . Các bước thực hiện như sau:

1. Ghi lại cuộc họp.
2. Tải tệp âm thanh / video lên nền tảng phiên âm.
3. Để lại nó để phiên âm.
4. Tiếp theo, thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cần thiết nào.
5. Cuối cùng, tải xuống ở định dạng tệp văn bản mong muốn của bạn.

Ưu điểm

• Phiên âm tự động rất nhanh chóng và dễ dàng, vì bản thân bạn không cần phải tập trung vào độ chính xác.
• Nền tảng tự động thêm dấu thời gian và loa, nếu có, có thể là một trong những bước dài dòng hơn.

Nhược điểm

• Âm thanh không rõ ràng có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của bản ghi âm của bạn.
• Có thể có sự nhầm lẫn xung quanh một số từ không rõ ràng, nhưng những từ này rất dễ chỉnh sửa sau khi phiên âm được tạo.

Câu hỏi thường gặp về việc ghi lại cuộc họp trên Google Hangouts