Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi qua các chiến lược cộng tác quan trọng cho các nhà quản lý, bao gồm tận dụng nhắn tin video trực tuyến, quay màn hình, cuộc họp ảo và các công cụ phiên âm như Transkriptor để hợp lý hóa giao tiếp và nâng cao hiệu quả của nhóm.
Tại sao giao tiếp và cộng tác rõ ràng lại cần thiết cho các nhóm hiệu quả?
Giao tiếp rõ ràng và hợp tác hiệu quả là nền tảng của bất kỳ nhóm hiệu suất cao nào. Giải quyết và giải quyết xung đột được thực hiện dễ dàng hơn với giao tiếp hiệu quả. Nó thúc đẩy sự thể hiện ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Nhận phản hồi thường xuyên được thực hiện thông qua giao tiếp. Các thành viên trong nhóm tìm hiểu về điểm mạnh và điểm yếu của họ thông qua phản hồi thường xuyên.
Các nhóm đã thiết lập giao tiếp hiệu quả có thể điều chỉnh tốt hơn theo nhu cầu và điều kiện thay đổi theo thời gian, điều này cũng có thể giúp giảm chi phí họp .
Thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả cho các nhóm từ xa và kết hợp
Đối với các nhóm từ xa và kết hợp, việc thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng. Mọi thứ có thể phức tạp hơn đối với các nhà quản lý khi các thành viên trong nhóm đến từ những nơi khác nhau. Ngoài ra, mọi người có thể cảm thấy bị ngắt kết nối vì họ không chia sẻ cùng một môi trường. Là người quản lý, điều cần thiết là phải thiết lập những cách phù hợp để các nhóm từ xa nói chuyện với nhau.
Người quản lý sử dụng các công cụ kỹ thuật số để giữ liên lạc với mọi người khi họ không thể gặp mặt trực tiếp. Các công cụ như Microsoft Teams , Asana và Zoom giúp mọi người trong nhóm dễ dàng chia sẻ tin tức, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi ngay lập tức để không ai cảm thấy bị bỏ rơi.
Đặt kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng để đảm bảo sự liên kết nhóm
Thiết lập và đạt được các mục tiêu hợp tác liên quan đến việc tạo ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được mà cả nhóm làm việc cùng nhau. Nó đòi hỏi tất cả mọi người phải đóng góp để đạt được những mục tiêu chung này. Để điều này hoạt động, điều cần thiết là các mục tiêu phải được xác định rõ và mỗi thành viên trong nhóm hiểu những gì nhóm hướng tới để hoàn thành.
Vì mục tiêu hợp tác là nỗ lực của nhóm, mọi người nên biết vai trò của mình trong việc biến những mục tiêu này thành hiện thực. Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng để giúp mọi người hiểu vai trò của họ và cách họ phù hợp với bức tranh lớn hơn.
Nhắn tin video trực tuyến có thể thúc đẩy cộng tác nhóm như thế nào?
Khi bạn đang quản lý một nhóm từ xa, việc giữ cho mọi người kết nối có thể là một thách thức thực sự. Đó là nơi nhắn tin video trực tuyến là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Chắc chắn, bạn có thể kiểm tra email hoặc trò chuyện nhanh, nhưng tin nhắn video thêm một mức độ rõ ràng. Điều tốt nhất tiếp theo là ngồi xuống với nhóm của bạn trực tiếp, ngay cả khi tất cả các bạn đang làm việc từ các múi giờ khác nhau.
Video cho phép bạn làm nhiều việc hơn là chỉ truyền tải thông điệp; Nó cho phép bạn đưa giọng điệu, biểu cảm và tất cả những tín hiệu phi ngôn ngữ nhỏ đó vào cuộc trò chuyện. Bằng cách đó, nhóm của bạn không chỉ nghe thấy lời nói của bạn; Họ có được bức tranh hoàn chỉnh về những gì bạn đang cố gắng nói.
Tại sao người quản lý nên sử dụng tính năng ghi màn hình để cộng tác nhóm?
Ghi lại màn hình của bạn là một cách tuyệt vời để giúp nhóm của bạn hiểu rõ hơn. Không cần phải viết hướng dài hoặc hy vọng rằng mọi người hiểu. Bạn chỉ có thể ghi lại và chỉ cho họ phải làm gì. Nó giống như có họ theo dõi bạn khi bạn thực hiện từng bước.
Điều này rất hữu ích cho những thứ như đào tạo, demo hoặc nói chuyện. Những gì đang diễn ra được hiển thị trên màn hình, giúp mọi người hiểu nhiều hơn là đọc nhiều từ. Họ cũng có thể xem lại phim nếu cần, điều đó có nghĩa là họ sẽ không có nhiều câu hỏi và sẽ hiểu nó tốt hơn.
Nó cũng làm cho nhận xét của bạn cảm thấy cá nhân hơn khi bạn ghi lại chúng trên màn hình của mình. Bạn cảm thấy như bạn đang ở ngay đó với họ, giúp họ tìm ra mọi thứ. Đơn đặt hàng của bạn không chỉ chính xác hơn mà còn hấp dẫn hơn, điều này sẽ giúp mọi người đi đúng hướng và hoàn thành những gì họ cần làm.
Cách ghi màn hình để cộng tác nhóm cải thiện độ rõ nét
Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để làm cho các bước của bạn rất rõ ràng là ghi lại màn hình của bạn. Bạn không cần phải nói với nhóm của mình phải làm gì; Bạn có thể chỉ cho họ từng bước cách thực hiện. Hình ảnh này giúp mọi người dễ dàng hiểu nhận xét hoặc hướng dẫn của bạn hơn rất nhiều mà không cần phải đoán.
Nói chung, ghi lại màn hình của bạn giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn và nhóm của bạn. Chúng tôi không cần phải hỏi nhau nhiều câu hỏi và mọi người chắc chắn rằng họ hiểu. Nó giống như chỉ cho họ cách làm điều gì đó mà không cần trực tiếp đến đó.
Cách trình ghi màn hình Chrome cho phản hồi đơn giản hóa các giải thích chi tiết và phản hồi trực quan
Khi bạn cần mô tả chi tiết điều gì đó, việc sử dụng trình ghi màn hình Chrome để phản hồi sẽ thay đổi mọi thứ. Bạn không cần phải gõ một tin nhắn dài để giải thích những gì cần được sửa chữa hoặc làm cho tốt hơn; Bạn chỉ có thể ghi lại màn hình của mình và hiển thị ý nghĩa của bạn. Điều này làm sáng tỏ mọi thứ để nhóm của bạn có thể thấy chính xác những gì cần phải thay đổi.
Để giúp nhóm của bạn hiểu những gì bạn đang nghĩ, bạn có thể ghi lại màn hình của mình và chỉ ra các khu vực hoặc lỗi cụ thể. Nó chính xác hơn nhiều so với hướng dẫn bằng văn bản vì nó giống như cho họ một chuyến tham quan cá nhân. Thêm vào đó, nhóm của bạn có thể xem nó nhiều lần nếu họ cần để nắm bắt đầy đủ những gì bạn nói.
Việc đưa ra và nhận nhận xét sẽ dễ dàng hơn nhiều với công cụ đơn giản này. Nó tiết kiệm thời gian, đảm bảo mọi người biết những gì cần phải làm và loại bỏ việc đoán ra khỏi quy trình.
Quay camera trực tuyến cải thiện các cuộc họp ảo như thế nào?
Có bản ghi webcam của bạn có thể rất hữu ích trong một cuộc họp ảo. Khi bạn sử dụng máy ảnh, bạn có nhiều khả năng kết nối với nhóm của mình hơn. Nói chuyện hoặc nhắn tin là không đủ để làm quen với nhau; Nhìn thấy khuôn mặt của nhau là tốt hơn. Cá nhân hơn làm cho mọi người cảm thấy như họ là một phần quan trọng hơn của nó.
Những người phụ trách có thể nói chuyện với nhóm của họ dễ dàng hơn khi họ sử dụng camera để ghi lại cuộc họp. Cách bạn nhìn, di chuyển và nói chuyện có thể giúp mọi người hiểu ý bạn hơn là chỉ lời nói. Những điều này giúp nhóm của bạn hiểu bạn hơn và chú ý đến những gì bạn nói.
Nhóm của bạn cũng có thể xem lại những video này nếu họ cần để ghi nhớ điều gì đó. Mọi người sẽ biết về những điều quan trọng, ngay cả khi họ không ở đó trực tiếp. Nó giống như có một cuộc họp trực tuyến bất cứ khi nào bạn muốn. Khi mọi người ở xa nhau và không thể nói chuyện trực tiếp, công cụ đơn giản này giúp họ duy trì kết nối và trên cùng một trang.
Lợi ích của ghi âm giọng nói trực tuyến để đánh giá hiệu suất là gì?
Khi nói đến đánh giá hiệu suất, ghi âm giọng nói trực tuyến có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Bạn không cần phải ghi chú nhanh hoặc cố gắng nhớ mọi thứ đã nói; Bạn có thể ghi lại toàn bộ cuộc nói chuyện. Điều này giữ cho những thứ thiết yếu không bị mất và giúp bạn dễ dàng xem những phản hồi nào đã được đưa ra và những mục tiêu nào đã được đặt ra.
Bản ghi giọng nói giúp người quản lý theo dõi tiến độ theo thời gian và xem các thành viên trong nhóm đang phát triển như thế nào. Bạn cũng có thể đưa ra nhận xét tốt hơn vì bạn không vội vàng ghi chú hoặc lo lắng về việc bỏ lỡ bất cứ điều gì. Việc lưu các clip này cũng giúp bạn dễ dàng phát lại chúng khi bạn cần xem ai đó đã phát triển như thế nào hoặc quyết định WHO nên được thăng chức.
Cách sử dụng các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản để phiên âm ghi chú cuộc họp và đánh giá hiệu suất một cách dễ dàng
Các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản, chẳng hạn như Transkriptor, có thể biến các tệp giọng nói thành ghi chú bằng văn bản. Một điều tuyệt vời về ghi âm giọng nói là chúng cho phép bạn làm điều này. Những công cụ này sẽ nhanh chóng và chính xác biến âm thanh của bạn thành văn bản, vì vậy bạn không phải nhập mọi thứ bằng tay. Thật dễ dàng để lưu giữ hồ sơ đầy đủ về các bài đánh giá và bài nói chuyện của bạn. Bạn có thể giữ những hồ sơ này và cho nhóm của bạn xem chúng.
Thật dễ dàng để nói ra suy nghĩ của bạn, và chúng rõ ràng khi bạn viết chúng ra. Công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản mang đến cho bạn những gì tốt nhất của cả hai thế giới. Giờ đây, việc theo dõi tiến độ, lập kế hoạch cho tương lai sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo rằng mọi người đều đồng ý về cách cải thiện và phát triển.
Kết thúc
Cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau có thể thay đổi rất nhiều nếu bạn sử dụng các công cụ để làm việc nhóm như Transkriptor, nhắn tin video và quay phim màn hình. Mọi người sẽ dễ dàng ở trên cùng một trang và giao tiếp với nhau hơn khi các ông chủ giúp mọi người thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn.
