La conversion de la voix en texte sur Outlook est une fonctionnalité qui utilise la technologie de reconnaissance vocale et permet la saisie vocale. Il offre divers avantages, tels que la prise en charge multilingue, les commandes de messagerie et les commandes pour plusieurs éléments.
Pour comprendre comment utiliser la conversion vocale sur Outlook, il vous suffit de suivre quelques étapes de base. Dans ce guide, vous allez explorer un guide étape par étape pour activer la dictée dans Microsoft Outlook . Découvrez également comment des outils tels que Transkriptor facilitent la transcription avancée des e-mails.
Qu’est-ce que la conversion vocale sur Outlook ?
La saisie vocale dans Outlook utilise la reconnaissance vocale en ligne optimisée par les services Azure Speech. Selon une enquête menée par Statista , la plupart s’attendent à ce que la reconnaissance vocale évolue progressivement vers des transcriptions parfaites.
Présentation de la fonctionnalité
Vous n’avez besoin que d’une connexion Internet, d’un microphone et d’un curseur dans une zone de texte pour utiliser la saisie vocale dans Outlook . Il vous permet également d’utiliser un langage de saisie vocale, qui diffère de celui que vous avez choisi pour Windows . Vous pouvez modifier votre langue de saisie pour changer de langue de saisie vocale.
Intégration de la parole au texte dans Outlook
La fonctionnalité de dictée vous permet d’utiliser la reconnaissance vocale pour créer du contenu dans Office. C’est un moyen rapide et facile de rédiger des e-mails, d’envoyer des réponses et de capturer le ton. La fonctionnalité est accessible en New Outlook, Classic Outlook Outlook pour Mac et le Web.
Avantages de l’accessibilité
Il existe de nombreuses fonctionnalités d’accessibilité dans Outlook pour la saisie vocale. Avec le vérificateur d’accessibilité, vous pouvez résoudre les problèmes d’accessibilité lors de la rédaction de votre message électronique. Vous pouvez ajouter des textes alternatifs aux images afin que les utilisateurs de lecteurs d’écran puissent écouter le contenu de l’image.
Comment activer la conversion de la voix en texte dans Outlook
La conversion de la voix en texte dans Outlook simplifie la rédaction d’e-mails en convertissant les mots prononcés en texte. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de la compatibilité et configurez votre microphone et vos paramètres de langue. Vous pouvez suivre ces étapes simples pour activer et maximiser cet outil qui vous fait gagner du temps :
- Vérifier la compatibilité : Assurez-vous d’être abonné à Microsoft 365 et définissez votre langue parlée, votre microphone et votre ponctuation automatique dans Outlook paramètres.
- Activer la dictée : Cliquez sur « Dicter », utilisez ALT +' ou appuyez sur Windows + H pour l’outil de dictée Windows .
- Configurer l’accès au microphone : Activez les autorisations de microphone dans les paramètres de confidentialité et de sécurité.
- Configurer la langue et les commandes : Choisissez une langue et vérifiez les commandes disponibles ; Notez les limitations pour les langues d’aperçu.
Étape 1 : Vérifiez la compatibilité
La fonction de dictée n’est disponible que pour les abonnés Microsoft 365 . Pour activer les paramètres de dictée dans Outlook, cliquez sur l’icône d’engrenage pour afficher les paramètres disponibles. Pour la langue parlée, vous pouvez afficher et modifier les langues dans la liste déroulante. Ensuite, vous pouvez afficher et modifier votre microphone.
Étape 2 : Activer la dictée
Vous pouvez activer la fonction de dictée en cliquant sur le bouton « Dicter » dans la barre d’outils. Dans la nouvelle version Outlook, utilisez le raccourci clavier ALT +' ou appuyez sur l’icône du micro dans le ruban pour reprendre la dictée.
Il est possible que le bouton Dicter ne soit pas disponible dans certains aperçus Outlook pour Windows . Cependant, vous pouvez toujours utiliser la fonction de dictée à l’aide de l’outil de dictée Windows .
Étape 3 : Configurer l’accès au microphone
Pour utiliser votre microphone avec des applications sur Windows, vous devez activer certaines autorisations dans les paramètres de confidentialité et de sécurité. Pour ce faire, accédez à Démarrer, Paramètres et Confidentialité et sécurité. Ensuite, recherchez Microphone sous Autorisations de l’application et assurez-vous que l’accès au microphone est activé.
Étape 4 : Configurer la langue et les commandes
Vous pouvez sélectionner une langue dans la liste déroulante pour obtenir la liste des commandes disponibles dans chaque langue prise en charge. Veuillez noter que, pour la langue anglaise, seuls la ponctuation et les symboles, la monnaie, les mathématiques et les emojis/visages sont actuellement pris en charge. Il existe des langues prises en charge et des langues d’aperçu.
Guide étape par étape sur l’utilisation de la conversion vocale en texte sur Outlook
La conversion de la voix en texte dans Outlook rend la création d’e-mails plus efficace en transformant la parole en texte. Vous pouvez rédiger, modifier et envoyer des e-mails en mains libres en quelques étapes simples. Voici un guide étape par étape pour utiliser la conversion de la voix en texte sur Outlook :
Étape 1 : Ouvrez un nouvel e-mail
Allez dans Microsoft Outlook et commencez un nouvel e-mail. Sélectionnez le corps du message, accédez à l’onglet Message, puis sélectionnez Dicter. Dans Outlook pour Mac, démarrez un nouvel e-mail ou répondez. Ensuite, allez dans Message, puis Dicter. Assurez-vous d’être connecté à Microsoft 365 sur un appareil doté d’un micro.
Étape 2 : Commencez à dicter
À l’aide de Mac, vous pouvez également lancer la dictée avec le raccourci clavier : ⌥ (Option) + F1. Sur le Web, accédez à l’onglet Message et sélectionnez Dicter. Ensuite, attendez que le bouton Dicter s’allume, commencez à écouter et commencez à parler pour voir du texte apparaître à l’écran.
Étape 3 : Utiliser les commandes vocales pour l’édition
En plus de simplement énoncer le contenu, vous pouvez énoncer des commandes pour ajouter de la ponctuation et saisir des caractères spéciaux. Pour l’édition et la mise en forme, vous pouvez utiliser des commandes vocales. Certains commentaires vocaux courants incluent : supprimer, supprimer cela, supprimer les derniers [1-100] mots/phrases, insérer un espace et retour arrière.
Étape 4 : Examinez et envoyez
Chaque fois que vous réunissez différentes personnes avec des agendas et des opinions différents, vous devez leur proposer un moyen de collaborer de manière transparente. Ce n’est que lorsque tout le monde pourra voir tout ce qui se passe et le comprendre au même endroit et de la même manière que le processus d’examen et d’approbation des e-mails sera transparent, rationalisé et efficace.
Caractéristiques de l’outil de conversion de la voix en texte de Outlook
L’outil de conversion vocale Outlook offre une gamme de fonctionnalités puissantes pour améliorer la productivité et l’accessibilité. Voici quelques caractéristiques de l’outil de conversion de la voix en texte Outlook :
Assistance multilingue
Avant de commencer, vous devez vérifier les langues prises en charge par votre version Windows . Dans Windows 11, certaines des langues prises en charge sont : le bulgare, le chinois, le croate, le tchèque, le danois, le néerlandais, l’anglais, l’estonien, etc. Pour changer de langue de saisie vocale, vous devez modifier votre langue de saisie.
Pour ce faire, sélectionnez le sélecteur de langue dans le coin de votre barre des tâches. Ensuite, appuyez sur la touche du logo Windows + la barre d’espace de votre clavier. Enfin, appuyez sur le sélecteur de langue en bas à droite du clavier tactile.
Options d’accessibilité
Microsoft 365 applications pour vous permettre de voir plus facilement et plus confortablement les choses sur votre écran. Si les couleurs de l’écran sont trop vives, essayez d’allumer la veilleuse. Il modifie la température de couleur de votre écran, affichant des couleurs plus chaudes qui sont plus agréables pour vos yeux. Si vous souffrez de daltonisme (déficience de la vision des couleurs selon Cleveland Clinic ), Windows est livré avec des filtres de daltonisme préconçus.
Intégration avec Microsoft Office Suite
Microsoft vous permet de dicter vos documents à l’aide de divers outils bureautiques. Vous pouvez dicter des documents Word, Outlook des e-mails et des notes OneNote . Pour utiliser la dictée dans Word, ouvrez un document nouveau ou existant et accédez à Accueil > Dicter. Activez le bouton de dictée et commencez à parler. Vous pouvez suivre des étapes similaires dans OneNote pour créer des brouillons, capturer des notes et faire des commentaires.
Utilisation de Transkriptor pour la transcription avancée des e-mails
Transkriptor utilise AI et produit des transcriptions de haute qualité. Ses algorithmes de pointe peuvent faire gagner beaucoup de temps et d’efforts. Voici un guide étape par étape sur l’utilisation de Transkriptor pour la transcription avancée des e-mails :
Étape 1 : Téléchargez votre audio sur Transkriptor
Enregistrez de l’audio à l’aide de l’application vocale sur votre téléphone ou votre ordinateur. Une fois que vous l’avez fait, connectez-vous à Transkriptor à l’aide de votre Gmail et accédez au tableau de bord. Vous serez alors redirigé vers la page « Choisissez votre langue ».
Vous pouvez rechercher votre langue parmi les 100+ langues disponibles à partir de la barre de recherche. Cliquez sur suivant et téléchargez/enregistrez votre voix. Vous pouvez enregistrer votre voix directement avec Transkriptor et la convertir en texte. Comme deuxième option, vous pouvez télécharger un fichier audio à partir de votre appareil local pour le transcrire.
Étape 2 : Générer des transcriptions précises
Une fois le fichier téléchargé, Transkriptor générerez la transcription. Vous pouvez accéder à la transcription sur la page de l’éditeur. Vous pouvez trouver la bibliothèque de modèles sur le côté gauche de la barre des tâches. Vous pouvez écrire quelque chose ou appuyer sur'espace' pour Al et'/' pour les commandes. Appuyez sur espace et tapez « créer un e-mail bien formaté » dans la même barre des tâches.
Étape 3 : Modifier et formater la transcription
Une fois que vous avez un modèle d’e-mail, vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins. Sur le côté gauche de la barre des tâches, vous pouvez cliquer sur l’icône à trois lignes pour formater le modèle d’e-mail. Vous pouvez utiliser des en-têtes, des listes, des listes de tâches, des guillemets ou du code. Vous pouvez également ajouter un lien en cliquant sur l’icône du lien hypertexte à côté de l’icône à trois lignes.
Étape 4 : Copiez et collez dans Outlook
Cliquez sur l’icône « copier » dans la même colonne de la barre des tâches pour copier l’e-mail. Si vous êtes prêt à apporter d’autres modifications, vous pouvez le faire en accédant aux fonctionnalités fournies par Transkriptor . Vous pouvez cliquer sur « annuler » ou « rétablir » pour apporter des corrections.
Pour améliorer la mise en forme, vous pouvez mettre le texte en gras, en mode « souligné » ou en italique. En cliquant sur l’icône « Télécharger la note », vous pouvez télécharger l’e-mail au format Word ou texte pour l’enregistrer pour une utilisation future.
Étape 5 : Gagnez du temps avec la transcription par lots
Transkriptor vous permet de transcrire plusieurs messages audio à la fois. Allez sur le tableau de bord, cliquez sur « Transcrire un fichier audio ou vidéo » et téléchargez de nombreux fichiers audio.
Il prend en charge divers formats, notamment MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR et MKV . Vous pouvez générer des transcriptions pour gérer un volume élevé d’e-mails.
Conseils pour maximiser la conversion de la voix en texte sur Outlook
Selon AbilityNet , les technologies standard, y compris les programmes de reconnaissance vocale, peuvent aider les personnes dyslexiques. Cependant, il est essentiel d’utiliser les techniques et les outils appropriés pour maximiser la reconnaissance vocale.
- Parlez clairement : Prononcez les mots lentement et clairement, et enregistrez-vous pour suivre l’amélioration.
- Utilisez un microphone de haute qualité : Choisissez un micro antibruit pour réduire le bruit environnant et capturer un son plus clair.
- Familiarisez-vous avec les commandes : Apprenez les commandes vocales pour des actions rapides telles que l’envoi d’e-mails, l’ajout de destinataires et l’ajustement des objets.
- Combinez avec Transkriptor : Utilisez Transkriptor pour transcrire l’audio et envoyer automatiquement des e-mails bien formatés via Outlook .
Parlez clairement
Parlez lentement et clairement, en prononçant chaque mot et chaque son. Évitez de vous précipiter dans les phrases, car cela rendra votre prononciation peu claire. Ralentir vous aide à vous concentrer sur les bons sons produits et rend votre discours plus évident. Vous pouvez vous enregistrer pendant que vous vous entraînez à parler.
Utilisez un microphone de haute qualité
Un microphone antibruit contient au moins deux microphones qui captent le son dans des directions différentes. Le microphone principal est généralement dirigé vers votre bouche. Les microphones secondaires captent le bruit environnant dans toutes les directions. Couplés à certains algorithmes numériques, ils « soustraient » le bruit environnant de l’équation, ne laissant que votre voix.
Familiarisez-vous avec les commandes
Certaines des commandes de messagerie avec lesquelles vous devez vous familiariser sont envoyer un e-mail, envoyer un e-mail -> oui, envoyer un e-mail > annuler, ajouter
Combinez avec des outils comme Transkriptor
À l’aide de Transkriptor, vous pouvez envoyer automatiquement de nouvelles transcriptions sous forme de pièces jointes Outlook . Une fois qu’une transcription est terminée en Transkriptor, elle sera automatiquement envoyée en pièce jointe à un e-mail via Outlook . Transkriptor pouvez transcrire plusieurs fichiers audio en texte et également créer des e-mails bien formatés. Cela vous fait gagner du temps, ce qui vous permet de créer des e-mails en masse en moins de temps.
Conclusion : simplifiez la rédaction d’e-mails grâce à la conversion vocale et à la Transkriptor
La conversion de la voix en texte sur Outlook a révolutionné la rédaction d’e-mails en intégrant des capacités avancées de conversion de la parole en texte. Transkriptor améliore l’intégration de la parole au texte dans Outlook e-mails en fournissant des transcriptions précises. Sa fonction de transcription par lots et son intégration avec Outlook pour les pièces jointes automatisées aux e-mails en font un outil inestimable. En exploitant les outils de transcription d’e-mails dans des Outlook comme Transkriptor, les utilisateurs peuvent gagner du temps, augmenter leur efficacité et maintenir leur précision.