Một ứng dụng không đạt tiêu chuẩn làm hoàn toàn ngược lại, vì vậy điều quan trọng là phải đưa ra quyết định SMART . Hướng dẫn này giúp bạn chọn ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất về tính năng, khả năng sử dụng, giá cả và các ứng dụng khác. Vì vậy, không cần phải quảng cáo thêm, hãy đào sâu!
Các ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất cho năm 2024 là gì?
Ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất giúp đơn giản hóa giao tiếp nhóm và giúp bạn dễ dàng cộng tác trên thiết bị di động. Cho dù nhắn tin, chia sẻ tệp hay bắt đầu cuộc gọi video nhanh, các ứng dụng này là lựa chọn thay thế hiệu quả cho email và cuộc họp.
Các tính năng chính cần tìm trong ứng dụng nhóm
Các ứng dụng giao tiếp nhóm loại bỏ các cuộc họp không cần thiết và giảm sự chậm trễ trong giao tiếp bằng cách nhanh chóng kết nối nhân viên để chia sẻ ý tưởng, cộng tác và duy trì nhiệm vụ. Đến lượt nó, nó thiết lập tính minh bạch trong nhóm và hợp lý hóa quy trình làm việc. Vì vậy, đây là các tính năng cần tìm trong các ứng dụng này:
- Tổ chức: Kiểm tra xem ứng dụng có tổ chức giao tiếp thành các chuỗi, kênh và các danh mục khác hay không Điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết và có thể xem lại thông tin đó trong tương lai.
- Quản lý tác vụ: Vì các ứng dụng này được coi là nền tảng cộng tác, chúng phải có các tính năng tích hợp để ủy thác nhiệm vụ, giám sát nhiệm vụ và đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang.
- Chia sẻ tệp: Kiểm tra xem nền tảng có hỗ trợ chia sẻ bất kỳ loại tệp nào không và có dung lượng lưu trữ rộng rãi Nó cho phép các nhóm cộng tác trên các tài liệu đồng thời, loại bỏ nhu cầu về email vô tận.
- Nhắn tin: Như tên cho thấy, ứng dụng sẽ cho phép các nhóm trò chuyện với nhau trong thời gian thực và chia sẻ bất kỳ cập nhật quan trọng nào để cập nhật thông tin cho mọi người.
- Hội nghị truyền hình: Hội nghị truyền hình giúp các nhóm duy trì kết nối, đặc biệt là trong làm việc từ xa Chia sẻ màn hình trong các ứng dụng nhóm cũng là một bổ sung quan trọng Bằng cách chia sẻ nội dung trên màn hình, bạn có thể hướng dẫn người dự xem cùng một thông tin và kiểm soát tốt hơn các cuộc họp.
Các công cụ giao tiếp hàng đầu cho các nhóm nhỏ và lớn
Bây giờ bạn đã hiểu điều gì tạo nên một ứng dụng giao tiếp nhóm tuyệt vời, đã đến lúc chọn một ứng dụng. Có rất nhiều trên thị trường, nhưng đây là những thứ tốt nhất:
Transkriptor
Transkriptor, với tính năng ghi âm, là một giải pháp linh hoạt để giao tiếp với nhóm của bạn thông qua tin nhắn video. Chỉ với một cú nhấp chuột, hãy ghi lại tin nhắn video trên điện thoại thông minh / máy tính xách tay của bạn, nhận liên kết có thể chia sẻ và gửi cho các thành viên trong nhóm của bạn. Điều tương tự cũng xảy ra với tính năng quay phim màn hình của nó và phần tốt nhất là độ phân giải vẫn còn nguyên.
Ngoài ra, nền tảng này cho phép bạn tạo không gian làm việc và thư mục để sắp xếp các bản ghi video của mình. Lưu các bản ghi của bạn trong các thư mục khác nhau dựa trên dự án, danh mục và chủ đề để chúng có thể dễ dàng truy cập. Bạn có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình trên bản ghi trên màn hình để họ có thể truy cập bất kỳ lúc nào. Sau khi có bản ghi, bạn có thể phiên âm chính xác bằng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn để có khả năng tiếp cận và cộng tác tốt hơn.
Slack
Slack, được phát triển bởi Slack Technologies, được thiết kế để giao tiếp tổ chức và chuyên nghiệp. Nó cung cấp cho người dùng các kênh công khai để trò chuyện mà không cần nhắn tin nhóm trên các ứng dụng nhắn tin hoặc email. Ngoài ra còn có các kênh riêng tư nơi người dùng có thể trò chuyện cá nhân với ai đó. Người dùng cũng có thể gửi tệp, có cuộc gọi âm thanh và video cũng như chia sẻ màn hình của họ với người khác.
Microsoft Teams
Microsoft là một không gian làm việc an toàn cho phép bạn và nhóm của bạn trò chuyện, xem đề cập, thích và chỉnh sửa tệp. Đây là một nền tảng cộng tác nhóm tuyệt vời cung cấp các tùy chỉnh thông qua việc bổ sung các trang web, ghi chú và ứng dụng. Ngoài ra, bạn có thể tổ chức một cuộc họp với nhóm và chia sẻ màn hình để giữ mọi người trên cùng một trang. Phần tốt nhất là bạn không cần tài khoản Teams để tham gia cuộc họp trên nền tảng.
Zoom
Zoom là một phần mềm hội nghị truyền hình phổ biến với các tùy chọn nhắn tin thời gian thực, hội nghị truyền hình, chia sẻ màn hình, v.v. Những tính năng này, cùng với khả năng thêm tối đa 1000 người tham gia, đã làm cho nó trở thành một phần mềm cộng tác phổ biến trong vài năm qua.
Các ứng dụng giao tiếp nhóm tăng năng suất như thế nào?
Lợi ích của ứng dụng giao tiếp nhóm là tự giải thích vì nó hợp lý hóa giao tiếp và cộng tác, đồng thời tăng sự tham gia của nhân viên. Điều này có khả năng dẫn đến năng suất tổ chức đạt đến tầm cao mới. Tìm hiểu thêm về nó:
Tăng cường quy trình làm việc với tính năng nhắn tin theo thời gian thực
Các ứng dụng nhóm với các tính năng như ghi âm giọng nói, nhắn tin trong thời gian thực và quản lý tác vụ thúc đẩy cộng tác và giao tiếp. Đây là nền tảng của một môi trường làm việc thành công và thành công chung của tổ chức theo những cách sau:
Giao tiếp hiệu quả: Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với nhau thay vì gửi email hoặc gọi điện thoại. Ngoài ra, người ta có thể trò chuyện với nhiều người cùng một lúc, điều này rất hữu ích khi động não ý tưởng cho một dự án. Do đó, nó giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp và thiết lập tính minh bạch trong nhóm.
Cải thiện quản lý tác vụ: Các ứng dụng nhắn tin cũng cho phép quản lý tác vụ tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo và chia sẻ danh sách việc cần làm với người khác, theo dõi thời hạn và sắp xếp các tệp cần thiết.
Cộng tác dễ dàng: Các tổ chức đã áp dụng các ứng dụng này để đảm bảo cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Với các tính năng như phòng trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp và tích hợp với nền tảng của bên thứ ba, các ứng dụng này có đủ tài nguyên để giữ cho các nhóm đồng bộ trong khi làm việc trên các dự án từ xa.
Tích hợp các công cụ giao tiếp với nền tảng quản lý tác vụ
Tích hợp các công cụ giao tiếp với các nền tảng quản lý tác vụ có thể tăng thêm năng suất tổng thể của tổ chức. Transkriptor là một trong những nền tảng giàu tính năng về mặt này. Đây là phần mềm ghi âm đa năng ghi lại máy ảnh, màn hình hoặc cả hai của bạn cùng một lúc.
Trong cuộc họp từ xa, bạn có thể bật trình ghi màn hình Transkriptor Chrome cho các nhóm và lưu cuộc họp dưới dạng bản ghi video. Bạn có thể lưu bản ghi vào tài khoản đám mây của mình và kiểm tra những gì đã được nói trong cuộc họp sau. Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết với các thành viên không tham dự cuộc họp để cập nhật nhanh.
Transkriptor cũng có thể sử dụng như một máy ghi âm. Chỉ cần chọn tùy chọn chỉ giọng nói và ghi lại bất kỳ giọng nói nào dưới dạng tin nhắn âm thanh có thể chia sẻ. Nhưng đó không phải là nó. Nó tự động phiên âm và thậm chí tóm tắt các bản ghi âm, giúp các thành viên dễ dàng xem lại thông tin quan trọng được thảo luận trong các cuộc họp.
Ứng dụng nào cung cấp tin nhắn video và tính năng chia sẻ màn hình tốt nhất?
Khi được thực hiện đúng, nhắn tin video và chia sẻ màn hình cho phép bạn cộng tác từ xa trên các tài liệu, sản phẩm demo và hơn thế nữa. Tuy nhiên, một ứng dụng không đạt tiêu chuẩn có thể làm cho mọi thứ tồi tệ hơn, đó là lý do tại sao việc chọn phần mềm chia sẻ màn hình tốt nhất là quan trọng.
Ứng dụng tin nhắn video tốt nhất để cộng tác nhóm
Ứng dụng cộng tác chia sẻ màn hình và quay phim màn hình trực tuyến tốt nhất phải cung cấp sự kết hợp giữa giao diện trực quan, khả năng nhắn tin video và chia sẻ màn hình chất lượng cao cũng như khả năng tương thích trên nhiều nền tảng. Các ứng dụng dưới đây thực hiện tất cả:
Slack
Slack cũng là một nền tảng cộng tác toàn diện cho phép bạn chia sẻ tin nhắn video với nhóm của mình. Chỉ cần nhấn ghi âm, nói thông điệp bạn muốn truyền tải và chia sẻ. Đó là nó! Ngoài ra, các tính năng như kênh công cộng và riêng tư, cuộc gọi video và âm thanh và các tính năng khác thiết lập tính minh bạch và gắn kết trong nhóm. Tuy nhiên, nó thiếu một tính năng để sắp xếp các tin nhắn video của bạn, vì vậy nó có thể bị mất trừ khi bạn đã lưu một bản sao.
Zoom
Zoom là một ứng dụng hội nghị truyền hình cho hội thảo trên web, cuộc họp bán hàng và bản demo. Phần tốt nhất là nó cho phép 1000 + người tham gia và có thể tiếp tục ngay cả trong các mạng choppy. Tuy nhiên, người dùng đã chỉ trích nền tảng này vì các hoạt động bảo mật và trục trặc mạng, chẳng hạn như sự cố mạng, độ trễ và chất lượng âm thanh / video kém.
Các công cụ để chia sẻ màn hình hiệu quả trong Teams
Ghi lại âm thanh, video và bản ghi màn hình tuyệt vời thật dễ dàng khi bạn có một ứng dụng cộng tác quay phim màn hình trực tuyến tuyệt vời trong hộp công cụ của mình. Dưới đây là một số ứng dụng tốt nhất bạn có thể thử:
Transkriptor
Transkriptor có một ứng dụng web và một tiện ích mở rộng Chrome và Edge có thể dễ dàng truy cập từ thanh công cụ của trình duyệt. Thân thiện với người dùng, độ tin cậy và hiệu quả của nó, khiến nó trở thành một trong những ứng dụng phiên âm hàng đầu với các tính năng ghi âm. Với một cú nhấp chuột vào tiện ích mở rộng, nó bắt đầu chụp màn hình của bạn và tạo ra các bản ghi chất lượng cao mọi lúc. Bạn có thể chỉnh sửa các bản ghi video bằng các công cụ chỉnh sửa tích hợp sẵn của ứng dụng để tạo video chuyên nghiệp.
Và như đã đề cập trước đó, bạn có thể gửi các bản ghi âm cho nhóm của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc phiên âm âm thanh bằng các tính năng phiên âm của nó.
ScreenPal
ScreenPal là một nền tảng khác có tính năng quay phim màn hình trên Chrome cho phép bạn tạo và chia sẻ video chất lượng cao. Có thể là màn hình, tường thuật âm thanh hoặc máy ảnh của bạn, nó ghi lại mọi thứ trên cửa sổ trình duyệt, tab hoặc ở chế độ toàn màn hình của bạn. Nó có các công cụ cần thiết để nâng cao bản ghi âm của bạn hoặc xóa nền của các bản ghi. Tuy nhiên, giao diện người dùng không trực quan so với những giao diện khác và người dùng đã báo cáo các vấn đề về chất lượng.
Nhấp chuột
ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời cho những người cần một công cụ quay phim màn hình chất lượng chuyên nghiệp. Nó cung cấp nhiều tính năng và tùy chọn chia sẻ an toàn, lý do tại sao nhiều người dùng thích sử dụng nó để tăng hiệu quả của họ. Tuy nhiên, nó có đường cong học tập dốc hơn hầu hết các nền tảng hiện có.
Tại sao nên chọn ứng dụng có ghi âm giọng nói trong giao tiếp nhóm?
Các ứng dụng ghi âm giọng nói có thể thúc đẩy giao tiếp nhóm theo nhiều cách, có thể là về tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện cộng tác và những cách khác. Chúng được trình bày chi tiết như sau:
- Cải thiện giao tiếp: Sử dụng bản ghi âm giọng nói để liên lạc với các nhóm giúp đảm bảo mọi người hiểu thông điệp và do đó tránh mọi hiểu lầm Ngoài ra, nó đảm bảo mọi người luôn ở trên cùng một trang và đảm bảo cộng tác hiệu quả.
- Lưu giữ hồ sơ: Lưu giữ hồ sơ các cuộc họp giúp đảm bảo rằng các cuộc thảo luận quan trọng được lưu trữ và xem xét sau này Với những điều này, người dùng cũng không cần phải tham dự cuộc họp trong thời gian thực.
- Cung cấp tính linh hoạt: Ghi chú thoại cung cấp cho người dùng sự linh hoạt để nghe và trả lời, điều này đặc biệt hữu ích trong cài đặt từ xa Ví dụ: nó có thể hữu ích nếu bạn đang làm việc trong một dự án với một người sống ở múi giờ khác.
- Khả năng tiếp cận: Bản ghi âm giọng nói giúp nhân viên khiếm thị hoặc đọc có thể truy cập một số thông tin nhất định Họ chỉ có thể lắng nghe tin nhắn và trả lời phù hợp.
- Đào tạo và giới thiệu: Thay vì gửi các trang hướng dẫn, việc gửi bản ghi âm giọng nói và hướng dẫn cho nhân viên mới giúp họ hiểu rõ hơn và thích nghi với văn hóa.
Bạn nên cân nhắc điều gì khi chọn ứng dụng giao tiếp nhóm vào năm 2024?
Khi chọn ứng dụng giao tiếp nhóm, các khía cạnh quan trọng nhất cần xem xét là bảo mật dữ liệu, quyền riêng tư và tính dễ sử dụng. Chúng được trình bày chi tiết như sau:
Đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư
Vì ứng dụng xử lý giao tiếp kinh doanh, công cụ phải đảm bảo an toàn cho thông tin cá nhân và cuộc trò chuyện của bạn. Biết rằng các cuộc trò chuyện được bảo mật, nhân viên có thể yên tâm trò chuyện. Ngay cả khi bạn xóa ứng dụng, bạn vẫn có thể truy xuất dữ liệu từ bản sao lưu của ứng dụng.
Tính năng ghi âm của Transkriptorđược thiết kế để giữ cho video, âm thanh và các bản ghi âm khác của bạn an toàn và bảo mật. Các chứng chỉ ISO, SOC và GDPR của nó đảm bảo bạn có thể ghi lại máy ảnh hoặc màn hình mà không phải lo lắng về việc ảnh hưởng đến dữ liệu của mình.
Ứng dụng có giao diện thân thiện với người dùng và tùy chọn tích hợp
Khi ứng dụng có giao diện trực quan, nó sẽ giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc ngay lập tức. Một ứng dụng giao tiếp không thân thiện với người dùng nếu nó yêu cầu bạn đọc các hướng dẫn dài để hiểu giao diện của nó. Bạn sẽ có ý tưởng về cách sử dụng nó khi mở chính ứng dụng.
Điều tương tự cũng đúng với Transkriptor, vì tính năng ghi âm của nó cho phép bạn tạo video chuyên nghiệp và quản lý và chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Do đó, nó là một công cụ hoàn hảo cho các doanh nghiệp, nhân viên làm việc từ xa, người sáng tạo nội dung và nhà giáo dục.
Kết thúc
Các ứng dụng giao tiếp nhóm tốt nhất tích hợp liền mạch vào bộ công cụ của tổ chức bạn để cải thiện giao tiếp cũng như thúc đẩy cộng tác và năng suất. Nhưng tất cả đều bắt nguồn từ việc đưa ra quyết định đúng đắn và chúng tôi hy vọng hướng dẫn đã giúp bạn về mặt này. Bạn có thể tăng năng suất hơn nữa bằng cách sử dụng Transkriptor với các ứng dụng liên lạc của mình. Ghi lại màn hình và các cuộc họp của bạn và phiên âm chúng bằng một vài cú nhấp chuột. Phần tốt nhất là bạn có thể sử dụng nó miễn phí.
