Zamiana głosu na tekst w systemie Outlook to funkcja wykorzystująca technologię rozpoznawania mowy i umożliwiająca pisanie głosowe. Oferuje różne korzyści, takie jak obsługa wielu języków, polecenia poczty i polecenia dla wielu elementów.
Aby zrozumieć, jak korzystać z zamiany głosu na tekst w Outlook, wystarczy wykonać kilka podstawowych kroków. W tym przewodniku zapoznasz się z przewodnikiem krok po kroku, jak włączyć dyktowanie w Microsoft Outlook . Dowiedz się również, jak narzędzia takie jak Transkriptor ułatwić zaawansowaną transkrypcję wiadomości e-mail.
Co to jest zamiana głosu na tekst w Outlook ?
Pisanie głosowe w Outlook korzysta z funkcji rozpoznawania mowy online obsługiwanego przez usługi Azure Speech Services. Według ankiety przeprowadzonej przez Statista większość spodziewa się, że rozpoznawanie mowy będzie stopniowo ewoluować w kierunku doskonałych transkrypcji.
Omówienie funkcji
Potrzebujesz tylko połączenia z Internetem, mikrofonu i kursora w polu tekstowym, aby korzystać z pisania głosowego w Outlook . Pozwala także używać języka pisania głosowego, który różni się od tego, który wybrałeś dla Windows . Możesz zmienić język wprowadzania, aby przełączyć języki pisania głosowego.
Integracja zamiany mowy na tekst w Outlook
Funkcja dyktowania umożliwia tworzenie zawartości w pakiecie Office za pomocą zamiany mowy na tekst. Jest to szybki i łatwy sposób na tworzenie wiadomości e-mail, wysyłanie odpowiedzi i uchwycenie tonu. Ta funkcja jest dostępna w Nowej Outlook, Classic Outlook, Outlook dla Mac i w Internecie.
Korzyści z ułatwień dostępu
W Outlook dostępnych jest wiele funkcji ułatwień dostępu do pisania głosowego. Dzięki narzędziu do sprawdzania ułatwień dostępu możesz rozwiązywać problemy z ułatwieniami dostępu podczas pisania wiadomości e-mail. Do obrazów można dodawać teksty alternatywne, aby osoby korzystające z czytników ekranu mogły słuchać, o co chodzi w obrazie.
Jak włączyć funkcję Voice-to-Text w Outlook
Funkcja zamiany głosu na tekst w Outlook upraszcza tworzenie wiadomości e-mail, konwertując wypowiadane słowa na tekst. Aby rozpocząć korzystanie z tej funkcji, upewnij się, że jest ona zgodna i skonfiguruj ustawienia mikrofonu i języka. Możesz wykonać te proste kroki, aby włączyć i zmaksymalizować to oszczędzające czas narzędzie:
- Sprawdź zgodność: Upewnij się, że jesteś Microsoft 365 subskrybentem i ustaw język mówiony, mikrofon i automatyczną interpunkcję w Outlook ustawieniach.
- Aktywuj dyktowanie: Kliknij "Dyktuj", użyj ALT +' lub naciśnij Windows + H, aby uzyskać narzędzie do dyktowania Windows .
- Skonfiguruj dostęp do mikrofonu: Włącz uprawnienia do mikrofonu w ustawieniach prywatności i bezpieczeństwa.
- Skonfiguruj język i polecenia: Wybierz język i sprawdź dostępne polecenia; Zwróć uwagę na ograniczenia dotyczące języków podglądu.
Krok 1: Sprawdź kompatybilność
Funkcja dyktowania jest dostępna tylko dla Microsoft 365 subskrybentów. Aby włączyć ustawienia dyktowania w Outlook, kliknij ikonę koła zębatego, aby wyświetlić dostępne ustawienia. W przypadku języka mówionego możesz wyświetlać i zmieniać języki z listy rozwijanej. Następnie możesz view i zmień swój mikrofon.
Krok 2: Aktywuj dyktowanie
Możesz aktywować funkcję dyktowania, klikając przycisk "Dyktuj" na pasku narzędzi. W nowej wersji Outlook użyj skrótu klawiaturowego ALT +' lub naciśnij ikonę mikrofonu na wstążce, aby wznowić dyktowanie.
Może się zdarzyć, że przycisk dyktowania nie jest obecnie dostępny w niektórych podglądach Outlook dla Windows . Jednak nadal możesz korzystać z funkcji dyktowania, korzystając z narzędzia do dyktowania Windows .
Krok 3: Skonfiguruj dostęp do mikrofonu
Aby używać mikrofonu z aplikacjami na Windows, musisz włączyć niektóre uprawnienia w ustawieniach prywatności i bezpieczeństwa. Aby to zrobić, przejdź do Start, Ustawienia oraz Prywatność i bezpieczeństwo. Następnie poszukaj Mikrofon w obszarze Uprawnienia aplikacji i upewnij się, że dostęp do mikrofonu jest włączony.
Krok 4: Skonfiguruj język i polecenia
Możesz wybrać język z listy rozwijanej, aby wyświetlić listę poleceń dostępnych w każdym obsługiwanym języku. Należy pamiętać, że w przypadku języka angielskiego obecnie obsługiwane są tylko znaki interpunkcyjne i symbole, waluty, matematyka i emotikony/twarze. Dostępne są obsługiwane języki i języki w wersji zapoznawczej.
Przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z funkcji zamiany głosu na tekst w systemie Outlook
Zamiana głosu na tekst w Outlook sprawia, że tworzenie wiadomości e-mail jest bardziej wydajne, przekształcając mowę w tekst. Możesz tworzyć, edytować i wysyłać wiadomości e-mail bez użycia rąk, wykonując proste czynności. Oto przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z zamiany głosu na tekst w Outlook :
Krok 1: Otwórz nową wiadomość e-mail
Przejdź do Microsoft Outlook i utwórz nową wiadomość e-mail. Wybierz treść wiadomości, przejdź do karty Wiadomość i wybierz pozycję Dyktuj. W Outlook dla Mac rozpocznij nową wiadomość e-mail lub odpowiedz. Następnie przejdź do Wiadomości, a następnie Dyktuj. Upewnij się, że jesteś zalogowany(-a) do Microsoft 365 na urządzeniu obsługującym mikrofon.
Krok 2: Zacznij dyktować
Za pomocą Mac możesz również rozpocząć dyktowanie za pomocą skrótu klawiaturowego: ⌥ (Opcja) + F1. W Internecie przejdź do karty Wiadomość i wybierz pozycję Dyktuj. Następnie poczekaj, aż włączy się przycisk Dyktuj, zacznij słuchać i zacznij mówić, aby tekst pojawił się na ekranie.
Krok 3: Użyj poleceń głosowych do edycji
Oprócz zwykłego wypowiadania treści możesz wypowiadać polecenia, aby dodać interpunkcję i wprowadzić znaki specjalne. Do edycji i formatowania można używać poleceń głosowych. Niektóre typowe komentarze głosowe to: usuń, usuń to, usuń ostatnie [1-100] słów/zdań, wstaw spację i backspace.
Krok 4: Przejrzyj i wyślij
Za każdym razem, gdy łączysz różne osoby o różnych planach i opiniach, musisz zaoferować im sposób na przejrzystą współpracę. Tylko wtedy, gdy wszyscy widzą wszystko, co się dzieje i rozumieją to w tym samym miejscu i w ten sam sposób, proces przeglądu i zatwierdzania wiadomości e-mail będzie przejrzysty, sprawny i skuteczny.
Funkcje narzędzia Outlook Voice-to-Text
Narzędzie do zamiany głosu na tekst Outlook oferuje szereg zaawansowanych funkcji zwiększających produktywność i dostępność. Oto kilka funkcji narzędzia Outlook do zamiany głosu na tekst:
Wielojęzyczne wsparcie
Zanim zaczniesz, musisz sprawdzić języki obsługiwane przez Twoją wersję Windows . W Windows 11 obsługiwane języki to: bułgarski, chiński, chorwacki, czeski, duński, niderlandzki, angielski, estoński i inne. Aby przełączyć języki pisania głosowego, musisz zmienić język wprowadzania.
Aby to zrobić, wybierz przełącznik języka w rogu paska zadań. Następnie naciśnij Windows logo + spację na klawiaturze. Na koniec naciśnij przełącznik języka w prawym dolnym rogu klawiatury dotykowej.
Opcje ułatwień dostępu
Microsoft 365 aplikacje, które ułatwiają i zwiększają wygodę oglądania rzeczy na ekranie. Jeśli kolory ekranu są zbyt jasne, spróbuj włączyć Podświetlenie nocne. Zmienia temperaturę barwową ekranu, pokazując cieplejsze kolory, które są łatwiejsze dla oczu. Jeśli masz do czynienia z daltonizmem (zaburzenie widzenia kolorów zgodnie zCleveland Clinic ), Windows jest wyposażony w wstępnie zaprojektowane filtry dla ślepoty barw.
Integracja z Microsoft Office Suite
Microsoft umożliwia dyktowanie dokumentów za pomocą różnych narzędzi biurowych. Możesz dyktować Word dokumenty, Outlook wiadomości e-mail i OneNote notatki. Aby korzystać z funkcji dyktowania w Word, otwórz nowy lub istniejący dokument i przejdź do strony głównej > opcji Dyktuj. Włącz przycisk dyktowania i zacznij mówić. Możesz wykonać podobne kroki w OneNote, aby tworzyć wersje robocze, robić notatki i komentować.
Używanie Transkriptor do zaawansowanej transkrypcji wiadomości e-mail
Transkriptor wykorzystuje AI i tworzy wysokiej jakości transkrypcje. Jego najnowocześniejsze algorytmy mogą zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku. Oto przewodnik krok po kroku, jak używać Transkriptor do zaawansowanej transkrypcji wiadomości e-mail:
Krok 1: Prześlij swój dźwięk do Transkriptor
Nagrywaj dźwięk za pomocą aplikacji głosowej w telefonie lub komputerze. Gdy to zrobisz, zaloguj się do Transkriptor za pomocą swojego Gmail i uzyskaj dostęp do pulpitu nawigacyjnego. Następnie zostaniesz przekierowany na stronę "Wybierz swój język".
Możesz wyszukać swój język spośród 100+ dostępnych języków z paska wyszukiwania. Kliknij Dalej i prześlij/nagraj swój głos. Możesz nagrać swój głos bezpośrednio za pomocą Transkriptor i przekonwertować go na tekst. Drugą opcją jest przesłanie pliku audio z urządzenia lokalnego w celu transkrypcji.
Krok 2: Wygeneruj dokładne transkrypcje
Po przesłaniu pliku Transkriptor wygeneruje transkrypcję. Dostęp do transkrypcji można uzyskać na stronie edytora. Bibliotekę szablonów można znaleźć po lewej stronie paska zadań. Możesz coś napisać lub nacisnąć "spację" dla Al i "/" dla poleceń. Naciśnij spację i wpisz "utwórz dobrze sformatowaną wiadomość e-mail" na tym samym pasku zadań.
Krok 3: Edytuj i sformatuj transkrypcję
Gdy masz już szablon wiadomości e-mail, możesz go dostosować do swoich potrzeb. Po lewej stronie paska zadań możesz kliknąć ikonę z trzema liniami, aby sformatować szablon wiadomości e-mail. Możesz używać nagłówków, list, list rzeczy do zrobienia, cytatów lub kodu. Możesz również dodać link, klikając ikonę hiperłącza obok ikony z trzema liniami.
Krok 4: Skopiuj i wklej do Outlook
Kliknij ikonę "kopiuj" w tej samej kolumnie paska zadań, aby skopiować wiadomość e-mail. Jeśli chcesz wprowadzić dalsze zmiany, możesz to zrobić, korzystając z funkcji, które zapewnia Transkriptor . Możesz kliknąć "cofnij" lub "ponów", aby wprowadzić poprawki.
Aby poprawić formatowanie, możesz użyć opcji "Pogrubienie", "Podkreślenie" lub "Kursywa" tekstu. Klikając ikonę "Pobierz notatkę", możesz pobrać wiadomość e-mail w formacie Word lub tekstowym, aby zapisać ją do wykorzystania w przyszłości.
Krok 5: Oszczędzaj czas dzięki transkrypcji wsadowej
Transkriptor umożliwia transkrypcję wielu wiadomości audio jednocześnie. Przejdź do pulpitu nawigacyjnego, kliknij "Transkrybuj plik audio lub wideo" i prześlij wiele plików audio.
Obsługuje różne formaty, w tym MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM OGG, AU, WMA, AIFF OGA, AMR i MKV . Możesz generować transkrypcje, aby zarządzać dużą liczbą wiadomości e-mail.
Wskazówki dotyczące maksymalizacji zamiany głosu na tekst w systemie Outlook
Według AbilityNet standardowe technologie, w tym programy do rozpoznawania głosu, mogą pomóc osobom z dysleksją. Jednak niezbędne jest stosowanie odpowiednich technik i narzędzi w celu maksymalizacji rozpoznawania mowy.
- Mów wyraźnie: Wymawiaj słowa powoli i wyraźnie i nagrywaj siebie, aby śledzić postępy.
- Użyj mikrofonu wysokiej jakości: Wybierz mikrofon z redukcją szumów, aby zredukować szumy otoczenia i uchwycić wyraźniejszy dźwięk.
- Zapoznaj się z poleceniami: Poznaj polecenia głosowe do szybkich czynności, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail, dodawanie odbiorców i dostosowywanie tematów.
- Połącz z Transkriptor : Użyj Transkriptor do transkrypcji dźwięku i automatycznego wysyłania dobrze sformatowanych wiadomości e-mail za pośrednictwem Outlook .
Mów wyraźnie
Mów powoli i wyraźnie, wymawiając każde słowo i dźwięk. Unikaj pośpiechu w zdaniach, ponieważ sprawi to, że Twoja wymowa będzie niejasna. Spowolnienie pomaga skoncentrować się na prawidłowych wydawanych dźwiękach i sprawia, że mowa jest bardziej widoczna. Możesz nagrywać siebie podczas ćwiczenia mówienia.
Używaj mikrofonu wysokiej jakości
Mikrofon z redukcją szumów zawiera dwa lub więcej mikrofonów, które przechwytują dźwięk z różnych kierunków. Główny mikrofon jest zwykle skierowany w stronę ust. Dodatkowe mikrofony wychwytują hałas otoczenia ze wszystkich kierunków. W połączeniu z niektórymi algorytmami cyfrowymi "odejmują" od równania otaczający hałas, pozostawiając tylko Twój głos.
Zapoznaj się z poleceniami
Niektóre z poleceń pocztowych, z którymi musisz się zapoznać, to wyślij wiadomość e-mail, wyślij wiadomość e-mail -> tak, wyślij wiadomość e-mail -> anuluj, dodaj
Połącz z narzędziami takimi jak Transkriptor
Za pomocą Transkriptor możesz automatycznie wysyłać nowe transkrypcje jako Outlook załączniki. Po zakończeniu transkrypcji w Transkriptor zostanie ona automatycznie wysłana jako załącznik do wiadomości e-mail za pośrednictwem Outlook . Transkriptor może transkrybować wiele plików audio na tekst, a także tworzyć dobrze sformatowane wiadomości e-mail. Oszczędza to czas, umożliwiając tworzenie masowych wiadomości e-mail w krótszym czasie.
Wniosek: uprość pisanie wiadomości e-mail dzięki funkcji Voice-to-Text i Transkriptor
Zamiana głosu na tekst w Outlook zrewolucjonizowała tworzenie wiadomości e-mail, integrując zaawansowane funkcje zamiany mowy na tekst. Transkriptor zwiększa integrację mowy na tekst w wiadomościach Outlook e-mail, zapewniając dokładne transkrypcje. Funkcja transkrypcji wsadowej i integracja z Outlook w celu automatycznego załącznika do wiadomości e-mail sprawiają, że jest to nieocenione narzędzie. Wykorzystując narzędzia do transkrypcji wiadomości e-mail w Outlook takich jak Transkriptor, użytkownicy mogą zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i zachować dokładność.