Come trascrivere le riunioni di Google Hangouts nel 2023

Uomo in un ambiente formale alla scrivania, impegnato in Google Hangouts con trascrizione visibile.
Con la trascrizione è possibile comprendere meglio le riunioni vocali in Google Hangouts.

Transkriptor 2022-08-25

Sapere come trascrivere le riunioni di Google Hangouts è utile per le aziende che hanno bisogno di una registrazione scritta delle riunioni video.

Che cos’è Google Hangouts?

Google Hangouts è un servizio VoIP (Voice over Internet Protocol) di livello consumer. Lanciato nel 2013, è quasi identico al più noto software Google Meets. Prima del 2020, Google Hangouts era destinato all’uso personale, mentre Google Meets era un servizio a pagamento, riservato alle aziende.

Entrambi sono ora gratuiti per tutti, ma Google ha annunciato che chiuderà Hangouts nel novembre 2022 , sostituito da Meets e Chat. Tuttavia, i passaggi indicati di seguito funzionano per entrambi i servizi di videoconferenza.

Perché trascrivere le riunioni di Google Hangouts?

Al livello più elementare, le trascrizioni sono versioni scritte di contenuti audio o video. Ma perché è utile?

La trascrizione di una riunione di Google Hangouts può essere utilizzata per:

  • Passare gli appunti. Ad esempio, se qualcuno non era presente alla riunione, è un modo più semplice per aggiornarlo sulla discussione.
  • Creare contenuti di marketing. Un file di testo può essere trasformato in un post per il blog, in uno script per un video di YouTube, in didascalie per i social media o in un contenuto per il podcast. Anche se non è possibile copiare e incollare la trascrizione, è più facile fare riferimento a un documento scritto che a un file audio.
  • Redazione dei verbali delle riunioni. Anche se il verbale di una riunione è leggermente diverso da una trascrizione, funziona comunque come un registro scritto della discussione.
  • Migliorare l’efficienza. La trascrizione consente ai partecipanti alle riunioni di non dover prendere appunti, permettendo loro di essere più presenti alla discussione vera e propria.

Come trascrivere una riunione di Google Hangouts

Esistono un paio di opzioni per trascrivere una riunione di Google Hangouts, descritte di seguito. Il primo passo per creare una trascrizione di una riunione , tuttavia, è registrare la riunione stessa.

Come registrare una riunione su un computer

Registrare una riunione di Google Hangouts su un computer è semplice perché la piattaforma dispone di una funzione di registrazione integrata. Le fasi sono:

  1. Partecipate alla riunione di Hangouts come di consueto attraverso il vostro browser desktop.
  2. Fare clic sui 3 punti verticali nell’angolo superiore per visualizzare il menu Altro.
  3. Da qui, fare clic su Registra riunione. Tutto ciò che avviene in questa fase viene registrato.
  4. Per interromperla, accedere allo stesso menu e fare clic su Interrompi registrazione.
  5. Hangouts salverà automaticamente il file in Google Drive.

Come registrare una riunione su uno smartphone o un tablet

Esistono due opzioni per registrare una riunione di Google Hangouts su un dispositivo mobile. Il primo è quello di seguire i passaggi sopra descritti se si utilizza l’app Hangouts, il che è probabile su un tablet.

Ma su uno smartphone si può anche utilizzare la funzione di registrazione dello schermo integrata nel dispositivo. Si tratta di un processo semplice:

  1. Accedere al centro di controllo del dispositivo o al menu a discesa delle impostazioni.
  2. Individuare l’opzione Registrazione schermo e toccarla.
  3. Al termine della riunione, toccare lo stesso pulsante per interrompere la registrazione.

Come trascrivere manualmente una riunione di Google Hangouts

Un’opzione per trascrivere la riunione di Hangouts è quella di farlo manualmente. Questo processo può essere lungo, soprattutto se si tratta di una riunione lunga con più interlocutori. Ecco una breve guida:

  1. Registrare la riunione. A tal fine, seguire i passaggi indicati sopra.
  2. Ascoltate la registrazione. Ascoltate inizialmente i contenuti per familiarizzare con i relatori e gli argomenti. Se possibile, fate un elenco degli oratori.
  3. Iniziare la trascrizione. Nelle prime fasi, non concentratevi sulla precisione. Cercate solo di scaricare il maggior numero di contenuti possibile. L’ideale sarebbe aggiungere delle interruzioni di riga quando subentra un nuovo oratore.
  4. Riordinare la trascrizione. In questa fase si inizia a finalizzare la trascrizione. Assicuratevi che gli oratori siano divisi correttamente e che la punteggiatura sia corretta. Fate attenzione alle parole potenzialmente confuse. Ad esempio, “lì” e “loro”.
  5. Aggiungere i timestamp. Se i diffusori sono disposti in modo corretto, è possibile aggiungere il timestamp dell’inizio della loro sezione. Assicuratevi che sia il più preciso possibile, fino al secondo.

Pro

  • La trascrizione manuale è gratuita e non richiede software aggiuntivi. Se si dispone di un elaboratore di testi (come Google Docs) e della registrazione, non occorre altro.
  • Se si è una dattilografa veloce con buone capacità di ascolto, si può creare una trascrizione manuale in appena 2 ascolti.

Contro

  • La trascrizione manuale può richiedere molto tempo. Ad esempio, potrebbe essere necessario ascoltare l’audio 4-5 volte per cogliere tutti i dettagli.
  • Non c’è garanzia di accuratezza. La trascrizione sarà buona solo quanto le vostre capacità ortografiche, grammaticali e di ascolto.

Come trascrivere automaticamente una riunione di Google Hangouts

Una seconda opzione è quella di utilizzare una piattaforma di trascrizione automatica, come Transkriptor . I passaggi sono i seguenti:

  1. Registrare la riunione.
  2. Caricare il file audio/video sulla piattaforma di trascrizione.
  3. Lasciate che sia la trascrizione a farlo.
  4. Successivamente, apportare le modifiche necessarie.
  5. Infine, scaricare nel formato di file di testo desiderato.

Pro

  • La trascrizione automatica è facile e veloce, in quanto non è necessario concentrarsi sulla precisione.
  • Le piattaforme automatiche aggiungono timestamp e altoparlanti, se disponibili, il che può essere uno dei passaggi più lunghi.

Contro

  • Un audio poco chiaro potrebbe compromettere l’accuratezza della trascrizione.
  • È possibile che si crei confusione su alcune parole poco chiare, ma è facile modificarle una volta generata la trascrizione.

Domande frequenti sulla trascrizione delle riunioni di Google Hangouts

Attivare le didascalie nel menu Impostazioni e accessibilità. Individuare le didascalie in diretta e attivarle o disattivarle. Una volta attivate, le didascalie saranno generate e registrate come parte del file della riunione.

Per esportare una conversazione di testo di Hangouts, andare in Impostazioni. Fare clic su Chat e trovare l’opzione Esporta. È quindi possibile scaricare la chat di testo come file csv e tutti i file multimediali in essa contenuti verranno scaricati come file zip.

Seguendo i passaggi sopra descritti, è possibile esportare il file nel proprio account Gmail. Da qui è possibile scaricarlo e stamparlo come di consueto.

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