Bạn đã bao giờ rời khỏi cuộc họp với cảm giác như bạn đã bỏ lỡ điều gì đó quan trọng? Các cuộc họp kinh doanh có thể khó theo kịp và cân bằng giữa việc ghi chú với sự tham gia tích cực thường để lại khoảng trống trong biên bản cuộc họp của bạn. Theo dõi các cuộc trò chuyện theo cách thủ công cần có thời gian và tăng khả năng xảy ra lỗi.
Tại Hoa Kỳ, khoảng 11 triệu cuộc họp được tổ chức hàng ngày, tổng cộng hơn 1 tỷ cuộc họp hàng năm. Đó là rất nhiều cuộc họp! Tuy nhiên, chỉ có 30% trong số các cuộc họp này được coi là hiệu quả, dẫn đến thiệt hại hàng năm là 37 tỷ đô la do các cuộc họp không hiệu quả.
Đó là nơi phần mềm ghi âm cuộc họp kinh doanh có thể tạo ra sự khác biệt thực sự. Các công cụ như máy ghi cuộc họp kỹ thuật số hoặc công cụ ghi cuộc họp trực tuyến giúp bạn ghi lại các cuộc thảo luận một cách chuyên nghiệp, giảm khối lượng công việc và tập trung. Nếu bạn đang tìm kiếm các ứng dụng ghi cuộc họp tốt nhất, cần phiên âm cuộc họp tự động hoặc muốn tìm hiểu cách ghi lại các cuộc họp một cách chuyên nghiệp, thì bạn đang ở đúng nơi. Chúng tôi sẽ đề cập đến những lợi ích của việc ghi lại các cuộc họp, các công cụ có sẵn và các mẹo để làm cho quá trình trở nên liền mạch.
Tại sao ghi lại các cuộc họp kinh doanh lại quan trọng
Trong phần này, hãy phân tích lý do tại sao bản ghi cuộc họp lại cần thiết và chúng thực sự có thể mang lại lợi ích cho quy trình làm việc của bạn như thế nào!
Lợi ích pháp lý và tuân thủ
Các cuộc họp thường bao gồm các quyết định, thỏa thuận hoặc thậm chí các cuộc thảo luận nhạy cảm. Sử dụng máy ghi âm cho các cuộc họp kinh doanh giúp tạo hồ sơ rõ ràng, có thể bảo vệ mọi người. Điều này rất quan trọng trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, luật hoặc tài chính, nơi các bản ghi âm cuộc họp pháp lý thường được yêu cầu để đáp ứng các quy định nghiêm ngặt.
Các bản ghi âm cũng có thể hoạt động như bằng chứng trong quá trình kiểm toán hoặc tranh chấp, đảm bảo không có sự nhầm lẫn về những gì đã nói. Trong các ngành được quản lý, việc có tài liệu thích hợp không phải là tùy chọn — đó là điều bắt buộc.
Ưu điểm về năng suất và tài liệu
Ghi chú bằng tay có thể khiến bạn mất tập trung khỏi cuộc trò chuyện. Những điểm quan trọng có thể trôi qua trong khi bạn đang bận viết. Sử dụng phần mềm ghi âm cuộc họp giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn luôn hiện tại và tập trung.
Các công cụ như Transkriptor tiến xa hơn bằng cách chuyển đổi bản ghi âm thành phiên âm cuộc họp kinh doanh. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cụ thể mà không cần hàng giờ tìm kiếm. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và năng lượng, cho phép bạn tập trung vào những gì đồng nghiệp đang nói.
Cải tiến cộng tác nhóm
Chia sẻ bản ghi giúp nhóm của bạn thống nhất, ngay cả những người không thể tham dự. Có quyền truy cập vào máy ghi âm cuộc họp kinh doanh đảm bảo rằng không ai bỏ lỡ các chi tiết quan trọng.
Khi mọi người đều có cùng một thông tin, giao tiếp được cải thiện . Hiểu lầm giảm và cộng tác trở nên suôn sẻ hơn nhiều.
Các công cụ cần thiết để ghi lại cuộc họp chuyên nghiệp
Mặc dù có rất nhiều tùy chọn, nhưng không phải tất cả các công cụ ghi cuộc họp đều được tạo ra như nhau. Một số rất tốt để thu âm thanh chất lượng cao, trong khi những loại khác giúp tổ chức và phiên âm dễ dàng hơn. Sự lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào cách bạn làm việc và những gì bạn cần từ các bản ghi âm của mình.
Tùy chọn máy ghi âm cuộc họp kỹ thuật số
Sử dụng máy ghi âm cuộc họp kỹ thuật số hoạt động tốt cho các cuộc họp trực tiếp. Những thiết bị này nhỏ, dễ mang theo và mang lại cho bạn chất lượng âm thanh ổn định. Chúng rất phù hợp với các bối cảnh trang trọng hoặc thảo luận nhóm nhỏ hơn, nơi ghi lại âm thanh rõ ràng là mục tiêu chính.
Nhưng đây là vấn đề - chúng không phải lúc nào cũng phù hợp với quy trình làm việc hiện đại. Chúng không được xây dựng để phiên âm hoặc các bản ghi có thể tìm kiếm. Vì vậy, nếu nhóm của bạn cần một cách liền mạch hơn để ghi lại và sắp xếp mọi thứ, bạn có thể sẽ phải sử dụng các công cụ khác cùng với nó.
Nền tảng ghi âm trực tuyến
Các nền tảng ghi âm trực tuyến như Zoom và Microsoft Teams là một lựa chọn vững chắc cho các cuộc họp ảo hoặc kết hợp. Chúng cho phép bạn lưu âm thanh, video và thậm chí cả nhật ký trò chuyện, vì vậy bạn có được bản ghi đầy đủ về mọi thứ được thảo luận. Nếu bạn giống như hầu hết các nhóm, có thể bạn đã sử dụng các công cụ này và quen thuộc với mức độ tiện lợi của các tùy chọn ghi cuộc họp trực tuyến tích hợp của họ như một điểm khởi đầu.
Nhưng những tính năng này có giới hạn. Họ thường thiếu các tùy chọn nâng cao như phiên âm cuộc họp tự động hoặc tích hợp sâu hơn với các công cụ năng suất. Teams cần hồ sơ bóng bẩy, có thể tìm kiếm có thể yêu cầu phần mềm bổ sung.
Phần mềm phiên âm cuộc họp
Nếu bạn muốn có một giải pháp hoàn chỉnh, các công cụ phiên âm như Transkriptor kết hợp ghi âm với phiên âm. Các nền tảng này chuyển đổi âm thanh thành phiên âm cuộc họp kinh doanh có thể tìm kiếm và dễ tổ chức.
Transkriptor hoạt động liền mạch với các công cụ như Google Calendar, Zoom và Microsoft Teams, giúp lên lịch và xử lý các bản ghi dễ dàng hơn rất nhiều. Nó cũng có giá cả phải chăng và được tích hợp các tính năng hữu ích, khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho các chuyên gia muốn đơn giản hóa quy trình họp của họ.
Các phương pháp hay nhất để ghi lại các cuộc họp kinh doanh
Để tận dụng tối đa bản ghi âm cuộc họp kinh doanh của mình, bạn cần có một kế hoạch vững chắc trước, trong và sau cuộc họp. Âm thanh rõ ràng, tệp được tổ chức tốt và dễ dàng truy cập vào các cuộc thảo luận quan trọng có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất. Dưới đây là cách thiết lập, ghi lại và xử lý bản ghi cuộc họp.
Hướng dẫn thiết lập trước cuộc họp
Đảm bảo rằng máy ghi biên bản cuộc họp của bạn đã sẵn sàng trước khi cuộc họp bắt đầu. Kiểm tra micrô để có âm thanh rõ ràng và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều biết rằng cuộc họp sẽ được ghi lại.
Chia sẻ chương trình làm việc trước sẽ giúp cuộc trò chuyện đi đúng hướng và giúp việc xem lại bản ghi âm dễ dàng hơn.
Mẹo ghi trong cuộc họp
Đặt máy ghi âm cho các cuộc họp kinh doanh của bạn gần loa để ghi lại âm thanh rõ ràng. Bạn cũng có thể giảm thiểu tiếng ồn xung quanh bằng cách tắt tiếng những người tham gia không nói.
Đánh dấu các điểm chính trong cuộc họp bằng các công cụ như Transkriptor . Tính năng này đơn giản hóa việc xem lại các bản ghi sau này.
Kỹ thuật xử lý sau cuộc họp
Sau khi ghi, hãy lưu tệp ở một vị trí an toàn với nhãn rõ ràng, chẳng hạn như ngày và chủ đề.
Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm phiên âm cuộc họp tự động để chuyển âm thanh thành văn bản. Sắp xếp các tệp này theo dự án hoặc khách hàng đảm bảo truy cập nhanh chóng khi cần thiết. Chia sẻ bản ghi âm và bản ghi âm với nhóm của bạn giúp mọi người được thông báo.
Cân nhắc pháp lý đối với việc ghi âm cuộc họp
Ghi lại các cuộc họp kinh doanh không đơn giản như nhấn nút. Có những trách nhiệm pháp lý và đạo đức mà bạn cần xem xét. Các quốc gia và ngành công nghiệp khác nhau có các quy định nghiêm ngặt về việc ghi âm cuộc trò chuyện; Dưới đây là những điều bạn cần biết để tuân thủ và bảo vệ bản ghi âm của mình.
Yêu cầu về sự đồng ý
Luôn nhận được sự đồng ý của người tham gia trước khi sử dụng máy ghi âm cuộc họp kinh doanh. Nhiều quốc gia yêu cầu sự cho phép để ghi lại các cuộc họp một cách hợp pháp.
Nguyên tắc về quyền riêng tư
Tuân thủ luật bảo mật, đặc biệt là khi giải quyết các chủ đề nhạy cảm. Lưu trữ bản ghi âm một cách an toàn và hạn chế quyền truy cập để bảo vệ tính bảo mật.
Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Lưu các bản ghi âm của bạn trong dịch vụ đám mây hoặc hệ thống có mã hóa để giữ an toàn cho tệp. Mã hóa giúp chặn truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Hãy tìm phần mềm ghi cuộc họp bao gồm các tính năng bảo mật mạnh mẽ để các tệp của bạn luôn được bảo vệ.
So sánh các giải pháp ghi âm cuộc họp hàng đầu
Việc tìm kiếm công cụ ghi âm cuộc họp phù hợp có thể khiến bạn choáng ngợp. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, làm thế nào để bạn biết tùy chọn nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình? Dưới đây, chúng tôi chia nhỏ một số giải pháp ghi âm cuộc họp hàng đầu dành cho các chuyên gia bận rộn.
Transkriptor : Ứng dụng ghi âm cuộc họp tốt nhất dành cho các chuyên gia
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để ghi lại các cuộc họp, Transkriptor là một lựa chọn tuyệt vời. Nó đơn giản hóa việc ghi âm và phiên âm, vì vậy bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì ghi chú. Nó hoạt động tốt cho các cuộc họp, phỏng vấn và hội thảo trên web, hoàn thành công việc mà không làm cho nó trở nên phức tạp.
Các tính năng chính: Bảng điểm có thể tìm kiếm, lưu trữ đám mây an toàn và các công cụ chỉnh sửa tích hợp.
Tùy chọn tích hợp: Hoạt động với Google Calendar, Zoom và Microsoft Teams .
Trường hợp sử dụng: Lý tưởng để ghi lại các cuộc họp, phỏng vấn và tạo nội dung hội thảo trên web có thể chia sẻ.
Tại sao chọn Transkriptor ?Transkriptor thực sự có thể làm cho cuộc sống nghề nghiệp của bạn dễ quản lý hơn. Nó trực quan, tích hợp với ngăn xếp công nghệ của bạn và giúp bạn không gặp rắc rối khi ghi chú thủ công. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn thứ gì đó hoạt động mà không làm phức tạp mọi thứ.
Hướng dẫn từng bước để ghi lại cuộc họp với Transkriptor
1. Thiết lập tài khoản Transkriptor của bạn
Truy cập trang web Transkriptor và thiết lập tài khoản của bạn. Khi bạn đã tham gia, hãy dành vài phút để khám phá bảng điều khiển và xem những công cụ nào có sẵn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng phần mềm phiên âm, đừng lo lắng — bản dùng thử miễn phí giúp bạn dễ dàng tìm hiểu. Bạn sẽ có 300 phút phiên âm âm thanh để dùng thử tất cả các tính năng và xem nó hoạt động như thế nào cho bạn.
2. Định cấu hình cài đặt ghi âm
Before your meeting, customize the settings. Điều chỉnh chất lượng ghi âm và chọn ngôn ngữ phiên âm ưa thích. Transkriptor hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, vì vậy nó rất phù hợp cho các nhóm quốc tế. Bạn cũng có thể định cấu hình ứng dụng để đánh dấu người nói, giúp bạn phân biệt giữa các giọng nói trong quá trình phiên âm.
3. Bắt đầu ghi âm đầu tiên của bạn
When it’s time to record, the setup is pretty straightforward. Đối với các cuộc họp ảo, bạn có thể kết nối Transkriptor trực tiếp với các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet . Phần mềm sẽ tự động ghi lại cuộc họp, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc tải lên các tệp theo cách thủ công sau đó. Đối với các cuộc họp trực tiếp, ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc thiết bị ghi âm cũng hoạt động. Chỉ cần đảm bảo chất lượng âm thanh của bạn rõ ràng bằng cách giữ thiết bị gần loa.
4. Xử lý và phiên âm sau ghi âm
After the meeting ends, Transkriptor will convert your recording. Công nghệ hỗ trợ AI của nó nhanh chóng biến giọng nói thành văn bản, thường chỉ trong vài phút. Bạn sẽ nhận được bản chép lời nháp sẵn sàng để xem xét và bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong ứng dụng. Cuối cùng, bạn có thể đánh dấu các phần chính, để lại nhận xét hoặc sửa bất kỳ lỗi nào để đảm bảo bản ghi cuối cùng khớp chính xác với cuộc họp như đã xảy ra.
5. Truy cập và chia sẻ bản ghi của bạn
After reviewing the transcript, it will be saved in the cloud. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp bằng cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ tích hợp sẵn của nền tảng. Use folders or tags to organize transcriptions by date, project, or client for easy access later.
Transkriptor automatically creates searchable transcripts. Tính năng này tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các chi tiết cụ thể. Instead of re-listening to recordings, you can find keywords or phrases with a quick search.
Giải pháp thay thế
While Transkriptor is a top choice, other meeting recording and transcription tools may fit different needs. Here’s a quick look at their strengths and limitations:
Otter .ai
Otter.ai is designed for teams that need real-time transcription during meetings. Nó cung cấp nhận dạng người nói, ghi chú trực tiếp và bảng điểm có thể tìm kiếm. Nếu quy trình làm việc của bạn liên quan đến việc cộng tác trên các tài liệu trực tiếp hoặc tham khảo các cuộc thảo luận một cách nhanh chóng, Otter .ai là một lựa chọn chắc chắn.
Rev
Rev nổi bật với phiên âm do con người cung cấp, lý tưởng cho các chuyên gia cần độ chính xác gần như hoàn hảo trong các môi trường pháp lý, y tế hoặc kinh doanh. Không giống như các công cụ dựa trên AI, Rev dựa vào người phiên âm để đảm bảo từ ngữ và ngữ cảnh chính xác.
Descript
Descript không chỉ là một công cụ phiên âm mà còn là một trình chỉnh sửa âm thanh và video chính thức. Nó được lựa chọn rộng rãi bởi những người sáng tạo nội dung, podcaster và người dùng YouTube, những người muốn chỉnh sửa phương tiện của họ ở một nơi.
Zoom và Microsoft Teams
Nếu nhóm của bạn đã sử dụng Zoom hoặc Microsoft Teams, các tính năng ghi âm tích hợp của họ có thể đủ cho tài liệu cơ bản. Các công cụ cho phép bạn lưu nhật ký âm thanh, video và trò chuyện để tham khảo sau này.
Sonix .ai
Sonix .ai chuyên phiên âm tự động bằng hơn 40 ngôn ngữ, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm quốc tế. Tuy nhiên, tích hợp của nó bị giới hạn ở Zoom và Dropbox .
Amberscript
Amberscript cung cấp các dịch vụ phiên âm tự động và thủ công, khiến nó trở thành một lựa chọn mạnh mẽ cho những người cần các mức độ chính xác khác nhau. Nó thường được sử dụng bởi các nhà báo và sinh viên cần bản ghi âm phỏng vấn.
Công cụ | Tính năng cốt lõi | Người dùng mục tiêu | Tích hợp |
|---|---|---|---|
Transkriptor | Chuyển văn bản thành giọng nói và chuyển giọng nói thành văn bản được hỗ trợ AI, nhiều tùy chọn giọng nói, xử lý nhanh | Người dùng YouTube, người sáng tạo nội dung, chuyên gia | Tích hợp với YouTube, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams và Dropbox |
Otter .ai | Phiên âm thời gian thực, nhận dạng người nói | Nhóm chuyên nghiệp cần phiên âm cuộc họp trực tiếp | Hạn chế; Tích hợp với Zoom và Dropbox |
Rev | Phiên âm của con người với độ chính xác gần như hoàn hảo | Các chuyên gia cần bảng điểm bóng bẩy (pháp lý, chăm sóc sức khỏe) | Không tích hợp trực tiếp; Bản ghi được tải lên theo cách thủ công |
Descript | Phiên âm, chỉnh sửa âm thanh / video, các tính năng podcasting | Podcaster, người sáng tạo nội dung | Tích hợp cơ bản; Chức năng độc lập |
Zoom và Microsoft Teams | Ghi âm thanh, video và nhật ký trò chuyện tích hợp | Teams sử dụng thiết lập ảo hoặc kết hợp | Hoạt động trực tiếp trong hệ sinh thái tương ứng của họ |
Sonix .ai | Phiên âm tự động bằng 40+ ngôn ngữ, trình soạn thảo văn bản trực tuyến | Nhóm đa ngôn ngữ, nhu cầu phiên âm nhanh chóng | Tích hợp với các nền tảng như Zoom và Dropbox |
Amberscript | Phiên âm tự động và thủ công, hỗ trợ 70+ ngôn ngữ | Nhà báo và sinh viên | Không có sẵn |
Tối đa hóa bản ghi cuộc họp của bạn
Ghi lại các cuộc họp chỉ hữu ích nếu bạn thực sự có thể tìm lại chúng sau này! Một hệ thống được thiết kế tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm bớt sự thất vọng và giúp cộng tác dễ dàng hơn. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những cách tốt nhất để sắp xếp, chia sẻ và lưu trữ bản ghi cuộc họp của bạn.
Sắp xếp nội dung đã ghi
Cố gắng tìm các bản ghi âm sau đó có thể là một vấn đề thực sự đau đầu nếu chúng không được dán nhãn đúng cách. Một cách khắc phục nhanh chóng là đặt tên cho tệp của bạn với ngày và chủ đề cuộc họp. Đó là một bước nhỏ, nhưng nó tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn đang săn lùng thứ gì đó trên đường.
Bạn có thể làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn bằng cách sắp xếp các tệp vào các thư mục. Có thể sắp xếp chúng theo dự án, khách hàng hoặc bộ phận - bất cứ điều gì phù hợp nhất với cách bạn muốn giữ mọi thứ theo trật tự. Mọi thứ được sắp xếp gọn gàng có nghĩa là bạn sẽ mất ít thời gian tìm kiếm hơn và tránh được sự thất vọng khi tranh giành để tìm bản ghi chính xác mà bạn cần.
Các phương pháp hay nhất về chia sẻ và cộng tác
Chia sẻ bản ghi âm không nhất thiết phải phức tạp. Cung cấp quyền truy cập cho nhóm của bạn thông qua các liên kết bảo mật là một cách dễ dàng để đảm bảo nhóm của bạn có thể nhận được những gì họ cần mà không phải lo lắng về vấn đề quyền riêng tư. Nó giữ cho quá trình đơn giản và an toàn.
Hãy để nhóm của bạn xem lại bản ghi âm hoặc bản ghi âm theo tốc độ của riêng họ. Không phải ai cũng có thời gian ngồi qua một cuộc họp tiếp theo chỉ để bắt kịp. Bằng cách này, mọi người luôn được thông báo mà không cần thêm thêm cuộc họp vào lịch của họ.
Tạo kho lưu trữ có thể tìm kiếm
Có một kho lưu trữ các bản ghi âm trước đây là vô cùng hữu ích, nhưng nó thậm chí còn tốt hơn khi kho lưu trữ đó có thể tìm kiếm được. Thêm thẻ hoặc siêu dữ liệu vào tệp giúp bạn dễ dàng xác định các cuộc thảo luận hoặc điểm chính cụ thể. Bạn không cần phải lãng phí hàng giờ để tìm hiểu qua các thư mục.
Sử dụng một công cụ như Transkriptor đưa điều này tiến thêm một bước nữa. Trankskriptor chuyển đổi các bản ghi âm của bạn thành văn bản có thể tìm kiếm, vì vậy bạn có thể nhập từ khóa và tìm thấy những gì bạn cần trong vài giây. Tính năng này có thể thay đổi cuộc chơi cho các nhóm xử lý nhiều nội dung.
Kết thúc
Theo kịp các cuộc họp không phải là một vấn đề đau đầu. Với các tính năng như phiên âm cuộc họp kinh doanh, bản ghi có thể tìm kiếm và tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng, Transkriptor được xây dựng để tiết kiệm thời gian cho bạn. Thành thật mà nói, bạn sẽ thấy rằng ngày làm việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Tại sao không thử nó? Với 300 phút miễn phí đi kèm, Transkriptor có thể chính xác là những gì bạn cần để hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và hoàn thành nhiều việc hơn.