เสียงเป็นข้อความบน Outlook: บทช่วยสอนทีละขั้นตอน

การแปลงเสียงเป็นข้อความบน Outlook เป็นคุณสมบัติที่ใช้เทคโนโลยีการรู้จําเสียงและเปิดใช้งานการพิมพ์ด้วยเสียง มีข้อดีหลายประการ เช่น การสนับสนุนหลายภาษา คําสั่งอีเมล และคําสั่งสําหรับองค์ประกอบต่างๆ

เพื่อให้เข้าใจวิธีใช้การแปลงเสียงเป็นข้อความบน Outlook คุณเพียงแค่ต้องทําตามขั้นตอนพื้นฐานบางประการ ในคู่มือนี้ คุณจะสํารวจคําแนะนําทีละขั้นตอนในการเปิดใช้งานการเขียนตามคําบอกใน Microsoft Outlook . นอกจากนี้ ค้นพบว่าเครื่องมืออย่าง Transkriptor ทําให้การถอดเสียงอีเมลขั้นสูงเป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร

What Is Voice-to-Text on Outlook?

การพิมพ์ด้วยเสียงใน Outlook ใช้การรู้จําเสียงออนไลน์ที่ขับเคลื่อนโดยบริการ Azure Speech จากการสํารวจโดย Statista ส่วนใหญ่คาดว่าการรู้จําเสียงจะพัฒนาไปเรื่อย ๆ ไปสู่การถอดเสียงที่สมบูรณ์แบบ

Overview of the Feature

คุณต้องมีเพียงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไมโครโฟน และเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความเพื่อใช้การพิมพ์ด้วยเสียงใน Outlook นอกจากนี้ยังให้คุณใช้ภาษาการพิมพ์ด้วยเสียง ซึ่งแตกต่างจากภาษาที่คุณเลือกสําหรับ Windows . คุณสามารถเปลี่ยนภาษาที่ป้อนข้อมูลเพื่อสลับภาษาการพิมพ์ด้วยเสียงได้

Speech-to-Text Integration in Outlook

คุณลักษณะการเขียนตามคําบอกช่วยให้คุณสามารถใช้การแปลงคําพูดเป็นข้อความเพื่อสร้างเนื้อหาใน Office ได้ เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการร่างอีเมล ส่งการตอบกลับ และจับน้ําเสียง คุณลักษณะนี้สามารถเข้าถึงได้ใน New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac และเว็บ

Accessibility Benefits

มีคุณสมบัติการเข้าถึงมากมายใน Outlook สําหรับการพิมพ์เสียง ด้วยตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง คุณสามารถจัดการกับปัญหาการช่วยสําหรับการเข้าถึงขณะเขียนข้อความอีเมลของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อความแสดงแทนลงในรูปภาพเพื่อให้ผู้ที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอสามารถฟังได้ว่ารูปภาพนั้นเกี่ยวกับอะไร

How to Enable Voice-to-Text in Outlook

การแปลงเสียงเป็นข้อความใน Outlook ช่วยลดความยุ่งยากในการร่างอีเมลโดยการแปลงคําพูดเป็นข้อความ ในการเริ่มใช้คุณสมบัตินี้ ให้ตรวจสอบความเข้ากันได้และกําหนดการตั้งค่าไมโครโฟนและภาษาของคุณ คุณสามารถทําตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานและเพิ่มเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลานี้ให้สูงสุด:

1. ตรวจสอบความเข้ากันได้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิก Microsoft 365 และตั้งค่าภาษาพูด ไมโครโฟน และเครื่องหมายวรรคตอนอัตโนมัติในการตั้งค่าOutlook
2. เปิดใช้งานการเขียนตามคําบอก: คลิก "ป้อนตามคําบอก" ใช้ ALT +' หรือกด Windows + H สําหรับเครื่องมือป้อนตามคําบอกWindows
3. ตั้งค่าการเข้าถึงไมโครโฟน: เปิดใช้งานสิทธิ์ไมโครโฟนในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย
4. กําหนดค่าภาษาและคําสั่ง: เลือกภาษาและตรวจสอบคําสั่งที่มีอยู่ หมายเหตุข้อจํากัดสําหรับภาษาแสดงตัวอย่าง

Step 1: Check Compatibility

คุณลักษณะการเขียนตามคําบอกมีให้เฉพาะสมาชิก Microsoft 365 คนเท่านั้น หากต้องการเปิดใช้งานการตั้งค่าการป้อนตามคําบอกใน Outlook ให้คลิกไอคอนรูปเฟืองเพื่อดูการตั้งค่าที่ใช้ได้ สําหรับภาษาพูด คุณสามารถดูและเปลี่ยนภาษาได้ในเมนูแบบเลื่อนลง ถัดไป คุณสามารถดูและเปลี่ยนไมโครโฟนได้

Step 2: Activate Dictation

คุณสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัติการเขียนตามคําบอกได้โดยคลิกปุ่ม "เขียนตามคําบอก" ในแถบเครื่องมือ ในเวอร์ชัน New Outlook ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด ALT +' หรือกดไอคอนไมโครโฟนใน Ribbon เพื่อดําเนินการตามคําบอกต่อ

อาจมีความเป็นไปได้ที่ปุ่มป้อนตามคําบอกจะไม่สามารถใช้งานได้ในตัวอย่างบางOutlook สําหรับ Windows อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะการเขียนตามคําบอกได้โดยใช้เครื่องมือป้อนตามคําบอกWindows

Step 3: Set Up Microphone Access

หากต้องการใช้ไมโครโฟนกับแอปบน Windows คุณต้องเปิดสิทธิ์บางอย่างในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้ไปที่ เริ่ม การตั้งค่า และความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย จากนั้นมองหา ไมโครโฟน ภายใต้การอนุญาตของแอป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงไมโครโฟนเปิดอยู่

Step 4: Configure Language and Commands

คุณสามารถเลือกภาษาจากรายการดรอปดาวน์สําหรับรายการคําสั่งที่พร้อมใช้งานในแต่ละภาษาที่รองรับ โปรดทราบว่าสําหรับภาษาอังกฤษ รองรับเฉพาะเครื่องหมายวรรคตอนและสัญลักษณ์ สกุลเงิน คณิตศาสตร์ และอิโมจิ/ใบหน้าเท่านั้น มีภาษาที่รองรับและแสดงตัวอย่าง

Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook

การแปลงเสียงเป็นข้อความใน Outlook ทําให้การสร้างอีเมลมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการเปลี่ยนคําพูดเป็นข้อความ คุณสามารถร่าง แก้ไข และส่งอีเมลแบบแฮนด์ฟรีด้วยขั้นตอนง่ายๆ นี่คือคําแนะนําทีละขั้นตอนในการใช้เสียงเป็นข้อความบน Outlook :

Step 1: Open a New Email

ไปที่ Microsoft Outlook และเริ่มอีเมลใหม่ เลือกเนื้อหาของข้อความ ไปที่แท็บ ข้อความ แล้วเลือก ป้อนตามคําบอก ใน Outlook for Mac ให้เริ่มอีเมลใหม่หรือตอบกลับ จากนั้นไปที่ ข้อความ แล้วป้อนตามคําบอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 บนอุปกรณ์ที่เปิดใช้งานไมโครโฟน

Step 2: Start Dictating

เมื่อใช้ Mac คุณยังสามารถเริ่มการเขียนตามคําบอกด้วยแป้นพิมพ์ลัด: ⌥ (Option) + F1 บนเว็บ ให้ไปที่แท็บ ข้อความ แล้วเลือก ป้อนตามคําบอก จากนั้นรอให้ปุ่มป้อนตามคําบอกเปิดขึ้นเริ่มฟังและเริ่มพูดเพื่อดูข้อความปรากฏบนหน้าจอ

Step 3: Use Voice Commands for Editing

นอกจากแค่พูดเนื้อหาแล้ว คุณยังสามารถพูดคําสั่งเพื่อเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนและป้อนอักขระพิเศษได้อีกด้วย สําหรับการแก้ไขและการจัดรูปแบบ คุณสามารถใช้คําสั่งเสียงได้ ความคิดเห็นด้วยเสียงทั่วไป ได้แก่ ลบ ลบ ลบ ลบคํา/ประโยคสุดท้าย [1-100] แทรกช่องว่าง และช่องว่างด้านหลัง

Step 4: Review and Send

เมื่อใดก็ตามที่คุณรวบรวมผู้คนที่แตกต่างกันด้วยวาระและความคิดเห็นที่แตกต่างกันคุณต้องเสนอวิธีให้พวกเขาทํางานร่วมกันอย่างโปร่งใส เมื่อทุกคนสามารถเห็นทุกสิ่งที่เกิดขึ้นและเข้าใจในที่เดียวกันและในลักษณะเดียวกันกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติอีเมลจะโปร่งใส คล่องตัว และมีประสิทธิภาพ

Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool

เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความของ Outlook มีคุณสมบัติอันทรงพลังมากมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานและการเข้าถึง ต่อไปนี้คือคุณสมบัติบางอย่างของเครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความของ Outlook :

Multilingual Support

ก่อนเริ่ม คุณต้องตรวจสอบภาษาที่เวอร์ชัน Windows ของคุณรองรับ ใน Windows 11 บางภาษาที่รองรับ ได้แก่ บัลแกเรีย จีน โครเอเชีย เช็ก เดนมาร์ก ดัตช์ อังกฤษ เอสโตเนีย และอื่นๆ เมื่อต้องการสลับภาษาการพิมพ์ด้วยเสียง คุณต้องเปลี่ยนภาษาที่ป้อนข้อมูล

เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้เลือกตัวสลับภาษาที่มุมของแถบงาน จากนั้นกดปุ่มโลโก้ Windows + Spacebar บนแป้นพิมพ์ของคุณ สุดท้าย ให้กดตัวสลับภาษาที่ด้านล่างขวาของแป้นพิมพ์สัมผัส

Accessibility Options

Microsoft 365 แอปเพื่อให้เห็นสิ่งต่าง ๆ บนหน้าจอได้ง่ายและสะดวกสบายยิ่งขึ้น หากสีหน้าจอสว่างเกินไป ให้ลองเปิดไฟกลางคืน มันเปลี่ยนอุณหภูมิสีของหน้าจอ โดยแสดงสีที่อบอุ่นขึ้นและสบายตายิ่งขึ้น หากคุณจัดการกับตาบอดสี (การมองเห็นสีบกพร่องตามCleveland Clinic ) Windows มาพร้อมกับฟิลเตอร์ตาบอดสีที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า

Integration with Microsoft Office Suite

Microsoft ให้คุณเขียนตามคําบอกเอกสารของคุณโดยใช้เครื่องมือสํานักงานต่างๆ คุณสามารถเขียนตามคําบอก Word เอกสาร Outlook อีเมล และบันทึกย่อ OneNote ได้ หากต้องการใช้การป้อนตามคําบอกใน Word ให้เปิดเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีอยู่แล้วไปที่ หน้าแรก > ป้อนตามคําบอก เปิดปุ่มป้อนตามคําบอกและเริ่มพูด คุณสามารถทําตามขั้นตอนที่คล้ายกันใน OneNote เพื่อสร้างแบบร่าง บันทึกย่อ และแสดงความคิดเห็น

Using Transkriptor for Advanced Email Transcription

Transkriptor ใช้ AI และสร้างการถอดเสียงคุณภาพสูง อัลกอริทึมที่ล้ําสมัยสามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําทีละขั้นตอนในการใช้ Transkriptor สําหรับการถอดเสียงอีเมลขั้นสูง:

Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor

บันทึกเสียงโดยใช้แอพเสียงบนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้ลงชื่อเข้าใช้ Transkriptor โดยใช้ Gmail ของคุณและเข้าถึงแดชบอร์ด จากนั้นคุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้า "เลือกภาษาของคุณ"

คุณสามารถค้นหาภาษาของคุณจาก 100+ ภาษาที่มีอยู่ได้จากแถบค้นหา คลิกที่ถัดไปและอัปโหลด / บันทึกเสียงของคุณ คุณสามารถบันทึกเสียงของคุณโดยตรงด้วย Transkriptor และแปลงเป็นข้อความ ตัวเลือกที่สอง คุณสามารถอัปโหลดไฟล์เสียงจากอุปกรณ์ในเครื่องของคุณเพื่อถอดเสียง

Step 2: Generate Accurate Transcripts

เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว Transkriptor จะสร้างการถอดเสียง คุณสามารถเข้าถึงการถอดเสียงได้ที่หน้าบรรณาธิการ คุณสามารถค้นหาไลบรารีเทมเพลตได้ทางด้านซ้ายของแถบงาน คุณสามารถเขียนบางสิ่งหรือกด'space' สําหรับ Al และ'/' สําหรับคําสั่ง กด space แล้วพิมพ์ "สร้างอีเมลที่มีรูปแบบดี" บนแถบงานเดียวกัน

Step 3: Edit and Format the Transcript

เมื่อคุณมีเทมเพลตอีเมลแล้ว คุณสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของคุณ ทางด้านซ้ายของทาสก์บาร์ คุณสามารถคลิกที่ไอคอนสามบรรทัดเพื่อจัดรูปแบบเทมเพลตอีเมล คุณสามารถใช้ส่วนหัว รายการ รายการสิ่งที่ต้องทํา คําพูด หรือโค้ด คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ได้โดยคลิกที่ไอคอนไฮเปอร์ลิงก์ข้างไอคอนสามบรรทัด

Step 4: Copy and Paste into Outlook

คลิกไอคอน "คัดลอก" บนคอลัมน์แถบงานเดียวกันเพื่อคัดลอกอีเมล หากคุณยินดีที่จะทําการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม คุณสามารถทําได้โดยเข้าถึงคุณสมบัติ Transkriptor มีให้ คุณสามารถคลิก "เลิกทํา" หรือ "ทําซ้ํา" เพื่อทําการแก้ไข

หากต้องการปรับปรุงการจัดรูปแบบ คุณสามารถ "ตัวหนา" "ขีดเส้นใต้" หรือ "ตัวเอียง" ข้อความได้ เมื่อคลิกที่ไอคอน "ดาวน์โหลดโน้ต" คุณสามารถดาวน์โหลดอีเมลในรูปแบบ Word หรือข้อความเพื่อบันทึกไว้ใช้ในอนาคต

Step 5: Save Time with Batch Transcription

Transkriptor ช่วยให้คุณสามารถถอดเสียงข้อความเสียงหลายข้อความพร้อมกันได้ ไปที่แดชบอร์ด คลิก "ถอดเสียงไฟล์เสียงหรือวิดีโอ" และอัปโหลดไฟล์เสียงจํานวนมาก

รองรับรูปแบบต่างๆ ได้แก่ MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR และ MKV . คุณสามารถสร้างการถอดเสียงเพื่อจัดการปริมาณอีเมลที่สูงได้

Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook

จากข้อมูลของ AbilityNet เทคโนโลยีมาตรฐาน รวมถึงโปรแกรมการจดจําเสียง สามารถช่วยคนที่มีความบกพร่องทางการอ่านได้ อย่างไรก็ตาม การใช้เทคนิคและเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มการจดจําเสียงพูดเป็นสิ่งสําคัญ

1. พูดให้ชัดเจน: ออกเสียงคําศัพท์อย่างช้าๆ และชัดเจน และบันทึกตัวเองเพื่อติดตามการปรับปรุง
2. ใช้ไมโครโฟนคุณภาพสูง: เลือกไมโครโฟนตัดเสียงรบกวนเพื่อลดเสียงรบกวนรอบข้างและบันทึกเสียงที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
3. ทําความคุ้นเคยกับคําสั่ง: เรียนรู้คําสั่งเสียงสําหรับการดําเนินการด่วน เช่น การส่งอีเมล การเพิ่มผู้รับ และการปรับหัวเรื่อง
4. ใช้ได้กับ Transkriptor : ใช้ Transkriptor เพื่อถอดเสียงและส่งอีเมลที่มีรูปแบบดีโดยอัตโนมัติผ่าน Outlook .

Speak Clearly

พูดช้าและชัดเจนออกเสียงแต่ละคําและเสียง หลีกเลี่ยงการเร่งรีบผ่านประโยคเพราะจะทําให้การออกเสียงของคุณไม่ชัดเจน การชะลอตัวช่วยให้คุณมีสมาธิกับเสียงที่ถูกต้องและทําให้คําพูดของคุณชัดเจนยิ่งขึ้น คุณสามารถบันทึกตัวเองในขณะที่คุณฝึกพูด

Use a High-Quality Microphone

ไมโครโฟนตัดเสียงรบกวนประกอบด้วยไมโครโฟนตั้งแต่สองตัวขึ้นไปที่จับเสียงจากทิศทางที่ต่างกัน ไมโครโฟนหลักมักจะหันไปทางปากของคุณ ไมโครโฟนรองจะรับเสียงรบกวนรอบข้างจากทุกทิศทาง เมื่อรวมกับอัลกอริทึมดิจิทัลบางอย่าง พวกเขาจะ "ลบ" เสียงรบกวนรอบข้างออกจากสมการ เหลือเพียงเสียงของคุณ

Familiarize Yourself with Commands

คําสั่งจดหมายบางอย่างที่คุณต้องทําความคุ้นเคย ได้แก่ ส่งอีเมล ส่งอีเมล -> ใช่ ส่งอีเมล -> ยกเลิก เพิ่มลงในอีเมล เพิ่มลงในเขตข้อมูล cc ที่กล่าวถึง และเปลี่ยนหัวเรื่องเป็น นอกจากนั้น ยังมีคําสั่งในเครื่องหมายวรรคตอน สัญลักษณ์ สกุลเงิน คณิตศาสตร์ อิโมจิ และอื่นๆ

Combine with Tools Like Transkriptor

เมื่อใช้ Transkriptor คุณสามารถส่งการถอดเสียงใหม่เป็นไฟล์แนบ Outlook โดยอัตโนมัติ เมื่อการถอดความเสร็จสิ้นใน Transkriptor จะถูกส่งเป็นไฟล์แนบอีเมลโดยอัตโนมัติผ่าน Outlook . Transkriptor สามารถถอดเสียงไฟล์เสียงหลายไฟล์เป็นข้อความและสร้างอีเมลที่มีรูปแบบเหมาะสม วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา ช่วยให้คุณส่งอีเมลจํานวนมากได้ในเวลาน้อยลง

Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor

การแปลงเสียงเป็นข้อความบน Outlook ได้ปฏิวัติการร่างอีเมลโดยรวมความสามารถในการแปลงคําพูดเป็นข้อความขั้นสูง Transkriptor ปรับปรุงการรวมคําพูดเป็นข้อความในอีเมล Outlook โดยให้การถอดเสียงที่ถูกต้อง คุณลักษณะการถอดเสียงเป็นชุดและการผสานรวมกับ Outlook สําหรับไฟล์แนบอีเมลอัตโนมัติทําให้เป็นเครื่องมืออันล้ําค่า ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือถอดเสียงอีเมลใน Outlook เช่น Transkriptor ผู้ใช้สามารถประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพ และรักษาความถูกต้อง