Spraak-naar-tekst op Outlook is een functie die gebruikmaakt van spraakherkenningstechnologie en spraakgestuurd typen mogelijk maakt. Het biedt verschillende voordelen, zoals meertalige ondersteuning, mailopdrachten en opdrachten voor meerdere elementen.
Om te begrijpen hoe u spraak-naar-tekst op Outlook gebruikt, hoeft u alleen maar enkele basisstappen te volgen. In deze handleiding gaat u in op een stapsgewijze handleiding voor het inschakelen van dicteren in Microsoft Outlook . Ontdek ook hoe tools zoals Transkriptor geavanceerde e-mailtranscriptie eenvoudig maken.
Wat is spraak-naar-tekst op Outlook ?
Spraakgestuurd typen in Outlook maakt gebruik van online spraakherkenning die wordt aangestuurd door Azure Speech-services. Volgens een onderzoek van Statista verwachten de meesten dat spraakherkenning stapsgewijs zal evolueren naar perfecte transcripties.
Overzicht van de functie
U hebt alleen een internetverbinding, een microfoon en een cursor in een tekstvak nodig om spraakgestuurd typen te gebruiken in Outlook . U kunt er ook spraakgestuurde typetaal mee gebruiken, die verschilt van de taal die u voor Windows hebt gekozen. U kunt uw invoertaal wijzigen om tussen spraakgestuurde typetalen te schakelen.
Spraak-naar-tekst-integratie in Outlook
Met de dicteerfunctie kunt u spraak-naar-tekst gebruiken om inhoud te maken in Office. Het is een snelle en gemakkelijke manier om e-mails op te stellen, antwoorden te verzenden en de toon vast te leggen. De functie is toegankelijk in New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac, en het web.
Voordelen van toegankelijkheid
Er zijn veel toegankelijkheidsfuncties in Outlook voor spraakgestuurd typen. Met de Toegankelijkheidscontrole kunt u toegankelijkheidsproblemen aanpakken tijdens het schrijven van uw e-mailbericht. U kunt alt-teksten aan afbeeldingen toevoegen, zodat mensen die schermlezers gebruiken, kunnen luisteren naar waar de afbeelding over gaat.
Spraak-naar-tekst inschakelen in Outlook
Spraak-naar-tekst in Outlook vereenvoudigt het opstellen van e-mail door gesproken woorden om te zetten in tekst. Om deze functie te gaan gebruiken, moet u ervoor zorgen dat deze compatibel is en uw microfoon- en taalinstellingen configureren. U kunt deze eenvoudige stappen volgen om deze tijdbesparende tool in te schakelen en te maximaliseren:
- Compatibiliteit controleren: Zorg ervoor dat u een Microsoft 365 abonnee bent en stel uw gesproken taal, microfoon en automatische interpunctie in Outlook instellingen.
- Dicteren activeren: Klik op'Dicteren', gebruik ALT +' of druk op Windows + H voor de Windows dicteertool.
- Microfoontoegang instellen: Schakel microfoonmachtigingen in in de instellingen voor privacy en beveiliging.
- Taal en opdrachten configureren: Kies een taal en controleer de beschikbare opdrachten; Let op beperkingen voor voorbeeldtalen.
Stap 1: Controleer de compatibiliteit
De dicteerfunctie is alleen beschikbaar voor Microsoft 365 abonnees. Als u dicteerinstellingen in Outlook wilt inschakelen, klikt u op het tandwielpictogram om de beschikbare instellingen weer te geven. Voor gesproken taal kunt u talen bekijken en wijzigen in de vervolgkeuzelijst. Vervolgens kunt u uw microfoon bekijken en wijzigen.
Stap 2: Dicteren activeren
U kunt de dicteerfunctie activeren door op de knop "Dicteren" in de werkbalk te klikken. Gebruik in de versie Nieuw Outlook de sneltoets ALT +' of druk op het microfoonpictogram op het lint om het dicteren te hervatten.
Het is mogelijk dat de dicteerknop momenteel niet beschikbaar is in sommige Outlook voorbeelden voor Windows . U kunt de dicteerfunctie echter nog steeds gebruiken met behulp van de Windows dicteertool.
Stap 3: Microfoontoegang instellen
Als u uw microfoon wilt gebruiken met apps op Windows, moet u enkele machtigingen inschakelen in de instellingen voor privacy en beveiliging. Ga hiervoor naar Start, Instellingen en Privacy en beveiliging. Zoek vervolgens naar Microfoon onder app-machtigingen en zorg ervoor dat Microfoontoegang is ingeschakeld.
Stap 4: Taal en opdrachten configureren
U kunt een taal selecteren in de vervolgkeuzelijst voor een lijst met opdrachten die beschikbaar zijn in elke ondersteunde taal. Houd er rekening mee dat voor de Engelse taal momenteel alleen interpunctie en symbolen, valuta, wiskunde en emoji's/gezichten worden ondersteund. Er zijn ondersteunde talen en voorbeeldtalen.
Stapsgewijze handleiding voor het gebruik van spraak-naar-tekst op Outlook
Spraak-naar-tekst in Outlook maakt het maken van e-mail efficiënter door spraak om te zetten in tekst. U kunt handsfree e-mails opstellen, bewerken en verzenden met eenvoudige stappen. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het gebruik van spraak-naar-tekst op Outlook :
Stap 1: Open een nieuwe e-mail
Ga naar Microsoft Outlook en start een nieuwe e-mail. Selecteer de hoofdtekst van het bericht, ga naar het tabblad Bericht en selecteer Dicteren. Start in Outlook voor Mac een nieuwe e-mail of antwoord. Ga vervolgens naar Bericht en vervolgens naar Dicteren. Zorg ervoor dat je bent ingelogd bij Microsoft 365 op een apparaat met microfoon.
Stap 2: Begin met dicteren
Met Mac kunt u het dicteren ook starten met de sneltoets: ⌥ (Optie) + F1. Ga op internet naar het tabblad Bericht en selecteer Dicteren. Wacht vervolgens tot de dicteerknop wordt ingeschakeld, begin te luisteren en begin te spreken om tekst op het scherm te zien verschijnen.
Stap 3: Gebruik spraakopdrachten om te bewerken
Naast het uitspreken van de inhoud, kunt u opdrachten uitspreken om interpunctie toe te voegen en speciale tekens in te voeren. Voor het bewerken en opmaken kunt u spraakopdrachten gebruiken. Enkele veel voorkomende gesproken opmerkingen zijn: verwijderen, dat verwijderen, laatste [1-100] woorden/zinnen verwijderen, spatie invoegen en backspace.
Stap 4: Controleren en verzenden
Wanneer je verschillende mensen met verschillende agenda's en meningen samenbrengt, moet je hen een manier bieden om transparant samen te werken. Alleen als iedereen alles kan zien gebeuren en het op dezelfde plaats en op dezelfde manier kan begrijpen, zal het e-mailbeoordelings- en goedkeuringsproces transparant, gestroomlijnd en effectief zijn.
Kenmerken van de spraak-naar-teksttool van Outlook
De spraak-naar-teksttool Outlook biedt een reeks krachtige functies om de productiviteit en toegankelijkheid te verbeteren. Hier zijn enkele functies van de Outlook spraak-naar-teksttool:
Meertalige ondersteuning
Voordat u begint, moet u de talen controleren die uw Windows versie ondersteunt. In Windows 11 worden enkele van de ondersteunde talen ondersteund: Bulgaars, Chinees, Kroatisch, Tsjechisch, Deens, Nederlands, Engels, Ests en meer. Als u wilt schakelen tussen spraakgestuurde typen, moet u de invoertaal wijzigen.
Selecteer hiervoor de taalwisselaar in de hoek van de taakbalk. Druk vervolgens op de Windows logotoets + spatiebalk op uw toetsenbord. Druk ten slotte op de taalkiezer rechtsonder op het schermtoetsenbord.
Toegankelijkheidsopties
Microsoft 365 apps om het u gemakkelijker en comfortabeler te maken om de dingen op uw scherm te zien. Als de schermkleuren te helder zijn, probeer dan het nachtlampje in te schakelen. Het verandert de kleurtemperatuur van uw scherm, waardoor warmere kleuren worden weergegeven die gemakkelijker zijn voor uw ogen. Als u te maken heeft met kleurenblind (kleurenblindheid volgens Cleveland Clinic ), wordt Windows geleverd met vooraf ontworpen filters voor kleurenblindheid.
Integratie met Microsoft Office Suite
Met Microsoft kunt u uw documenten dicteren met behulp van verschillende kantoortools. U kunt Word documenten, e-mails Outlook en OneNote notities dicteren. Als u de dicteerfunctie in Word wilt gebruiken, opent u een nieuw of bestaand document en gaat u naar Startpagina > dicteren. Zet de dicteerknop aan en begin te spreken. U kunt vergelijkbare stappen volgen in OneNote om concepten te maken, notities vast te leggen en opmerkingen te maken.
Transkriptor gebruiken voor geavanceerde e-mailtranscriptie
Transkriptor gebruikt AI en produceert transcripties van hoge kwaliteit. De state-of-the-art algoritmen kunnen veel tijd en moeite besparen. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het gebruik van Transkriptor voor geavanceerde e-mailtranscriptie:
Stap 1: Upload uw audio naar Transkriptor
Neem audio op met de spraak-app op je telefoon of computer. Zodra u dit heeft gedaan, meldt u zich aan bij Transkriptor met uw Gmail en opent u het dashboard. U wordt dan doorgestuurd naar de pagina "Kies uw taal".
U kunt uw taal zoeken tussen de 100+ beschikbare talen in de zoekbalk. Klik op volgende en upload/neem je stem op. U kunt uw stem rechtstreeks met Transkriptor opnemen en naar tekst converteren. Als tweede optie kunt u een audiobestand uploaden vanaf uw lokale apparaat om te transcriberen.
Stap 2: Genereer nauwkeurige transcripties
Zodra het bestand is geüpload, genereert Transkriptor het transcript. U kunt het transcript openen op de editorpagina. U vindt de sjabloonbibliotheek aan de linkerkant van de taakbalk. Je kunt iets schrijven of op'spatie' drukken voor Al en'/' voor commando's. Druk op de spatiebalk en typ "maak een goed opgemaakte e-mail" op dezelfde taakbalk.
Stap 3: Bewerk en formatteer het transcript
Zodra u een e-mailsjabloon heeft, kunt u deze aanpassen aan uw behoeften. Aan de linkerkant van de taakbalk kunt u op het pictogram met drie regels klikken om de e-mailsjabloon op te maken. U kunt kopteksten, lijsten, takenlijsten, citaten of code gebruiken. U kunt ook een link toevoegen door op het hyperlinkpictogram naast het pictogram met drie lijnen te klikken.
Stap 4: Kopiëren en plakken in Outlook
Klik op het pictogram "kopiëren" in dezelfde taakbalkkolom om de e-mail te kopiëren. Als u bereid bent verdere wijzigingen aan te brengen, kunt u dit doen door toegang te krijgen tot de functies die Transkriptor biedt. U kunt op "ongedaan maken" of "opnieuw" klikken om correcties aan te brengen.
Als u de opmaak wilt verbeteren, kunt u de tekst'Vet','Onderstrepen' of'Cursief' maken. Door op het pictogram "Downloadnotitie" te klikken, kunt u de e-mail downloaden in Word - of tekstformaat om deze op te slaan voor toekomstig gebruik.
Stap 5: Bespaar tijd met batchtranscriptie
Transkriptor stelt u in staat om meerdere audioberichten tegelijk te transcriberen. Ga naar het dashboard, klik op "Audio- of videobestand transcriberen" en upload talloze audiobestanden.
Het ondersteunt verschillende formaten, waaronder MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR en MKV . U kunt transcripties genereren om een hoog e-mailvolume te beheren.
Tips voor het maximaliseren van spraak-naar-tekst op Outlook
Volgens AbilityNet kunnen standaardtechnologieën, waaronder spraakherkenningsprogramma's, dyslectische mensen helpen. Het is echter essentieel om de juiste technieken en hulpmiddelen te gebruiken om spraakherkenning te maximaliseren.
- Spreek duidelijk: Spreek woorden langzaam en duidelijk uit en neem jezelf op om de verbetering bij te houden.
- Gebruik een microfoon van hoge kwaliteit: Kies een microfoon met ruisonderdrukking om omgevingsgeluid te verminderen en helderder geluid vast te leggen.
- Vertrouwd raken met opdrachten: Leer spraakopdrachten voor snelle acties zoals het verzenden van e-mails, het toevoegen van ontvangers en het aanpassen van onderwerpen.
- Combineer met Transkriptor : Gebruik Transkriptor om audio te transcriberen en automatisch goed opgemaakte e-mails te verzenden via Outlook .
Spreek duidelijk
Spreek langzaam en duidelijk en spreek elk woord en elke klank uit. Vermijd het overhaasten van zinnen, want dat maakt je uitspraak onduidelijk. Door te vertragen kunt u zich concentreren op de juiste geproduceerde geluiden en wordt uw spraak duidelijker. Je kunt jezelf opnemen terwijl je oefent met spreken.
Gebruik een microfoon van hoge kwaliteit
Een microfoon met ruisonderdrukking bevat twee of meer microfoons die geluid uit verschillende richtingen opvangen. De primaire microfoon is meestal op uw mond gericht. De secundaire microfoons vangen het omgevingsgeluid uit alle richtingen op. In combinatie met enkele digitale algoritmen "trekken" ze het omgevingsgeluid af van de vergelijking, waardoor alleen uw stem overblijft.
Uzelf vertrouwd maken met opdrachten
Enkele van de e-mailopdrachten waarmee u vertrouwd moet raken, zijn e-mail verzenden, e-mail verzenden > ja, e-mail verzenden > annuleren, toevoegen
Combineer met tools zoals Transkriptor
Met Transkriptor kunt u nieuwe transcripties automatisch als Outlook bijlagen verzenden. Zodra een transcriptie in Transkriptor is voltooid, wordt deze automatisch als e-mailbijlage verzonden via Outlook . Transkriptor kunt meerdere audiobestanden in tekst omzetten en ook goed opgemaakte e-mails maken. Dit bespaart tijd, waardoor u in minder tijd bulk-e-mails kunt maken.
Conclusie: vereenvoudig het schrijven van e-mail met spraak-naar-tekst en Transkriptor
Spraak-naar-tekst op Outlook heeft een revolutie teweeggebracht in het opstellen van e-mail door geavanceerde spraak-naar-tekst-mogelijkheden te integreren. Transkriptor verbetert de integratie van spraak-naar-tekst in Outlook e-mails door nauwkeurige transcripties te bieden. De batchtranscriptiefunctie en integratie met Outlook voor geautomatiseerde e-mailbijlagen maken het een hulpmiddel van onschatbare waarde. Door gebruik te maken van e-mailtranscriptietools in Outlook zoals Transkriptor, kunnen gebruikers tijd besparen, de efficiëntie verhogen en de nauwkeurigheid behouden.