Perché gli hack per la produttività sono essenziali per gli avvocati?
Secondo KPMG, la necessità di servizi legali è in crescita, più che nel mercato della consulenza legale tradizionale, così come la varietà di servizi legali che le persone richiedono. Gli avvocati si trovano ad affrontare casi sempre più impegnativi, complicati per una serie di motivi, tra cui (ma non solo) l'ascesa dell'intelligenza artificiale generativa, i tassi di interesse sugli immobili ai massimi dal 2008 e l'introduzione di nuove regole per le aziende che sostengono che siano sostenibili.
La premessa della soddisfazione del cliente rimane la stessa: più efficientemente si riesce a fornire al cliente il verdetto che desidera, più il cliente è felice. Quindi, la produttività è il fondamento di una carriera in legge. Il livello di produttività che sei in grado di raggiungere determina l'esperienza dei clienti sui cui casi stai lavorando, quanto è redditizia l'azienda per cui lavori in termini di tariffa oraria e il tuo successo complessivo rispetto alle altre persone nella tua carriera.
Gli avvocati devono padroneggiare l'equilibrio tra l'efficienza e il raggiungimento del risultato desiderato. Esiste una miriade di strumenti AI per gli avvocati, progettati per aiutarli a riassumere lunghi documenti legali, gestire il lavoro dei casi e redigere contratti. Gli hack di produttività, come l'utilizzo di strumenti AI , sono essenziali per gli avvocati per gestire il loro grande carico di lavoro.
In che modo i servizi di trascrizione per avvocati possono aumentare l'efficienza?
La trascrizione è un vero toccasana per la pratica legale, perché consente di automatizzare la conversione di file audio in testo, sia che si tratti di una registrazione di una deposizione dalla scena di un crimine, sia che si tratti di un incontro con il cliente senza compromettere l'accuratezza. Inoltre, le trascrizioni ti evitano di rivedere ore di filmati per trovare un momento specifico in una registrazione (perché puoi scansionare il testo per ottenerlo) e facilitano la collaborazione con altri professionisti legali che lavorano sul caso di cui la trascrizione fa parte.
Semplificazione della preparazione dei documenti
La preparazione della documentazione è una parte importante della giornata lavorativa di un avvocato, dai contratti ai contratti di locazione, dai testamenti alla ricerca. L'automazione della conversione del testo del file audio consente di risparmiare tempo e riduce il potenziale di errore nel documento, il che è importante nel mondo del diritto quando un Word errato può cambiare il contesto di un caso e (potenzialmente alterare l'esito). I servizi di trascrizione come Transkriptor , che forniscono una trascrizione accurata del 99% indipendentemente dal rumore di fondo e dalla sovrapposizione del parlato, sono un must per i professionisti legali per i quali l'accuratezza e l'efficienza sono altrettanto importanti. Inoltre, l'automazione della conversione delle registrazioni legali in testo consente di risparmiare tempo e consente agli avvocati di concentrarsi sulle attività principali che richiedono la loro esperienza.
La conversione automatica da audio a testo aiuta gli avvocati a gestire i casi legali perché le trascrizioni rendono più facile fare riferimento a un momento specifico di una registrazione, senza dover setacciare ore di filmati per trovarlo, oltre a consentire loro di annotare il testo e fare un tipo di analisi diverso da quello che possono fare quando ascoltano l'audio. L'annotazione delle trascrizioni consente agli avvocati di giungere a conclusioni diverse rispetto a quando ascoltano l'audio da solo, dato che le diverse connessioni sono più evidenti sulla carta che su nastro, e rendono anche più facile condividere le informazioni con altri professionisti legali sul caso con cui collaborano.
Quali sono i migliori strumenti di sintesi vocale per gli avvocati?
I migliori strumenti di sintesi vocale per gli avvocati sono:
Transkriptor
Transkriptor distingue dagli altri strumenti di sintesi vocale basati su AIper i professionisti legali perché garantisce un'accuratezza del 99% indipendentemente dal fatto che la registrazione contenga gergo (come la terminologia legale) o sovrapposizioni di discorso (che spesso si verifica nelle aule di tribunale). Inoltre, Transkriptor offre protezione con password, archiviazione cloud e crittografia end-to-end per proteggere le informazioni sensibili con cui si occupano gli avvocati.
AmberScript
AmberScript è uno strumento di trascrizione automatica che ha un'interfaccia user-friendly, prezzi pay-as-you-go e supporto per una varietà di accenti, il che lo rende una buona scelta per gli avvocati che non registrano regolarmente e gli avvocati trascrivono le loro conversazioni con una varietà di persone.
TranscribeMe
TranscribeMe è un servizio ibrido, che combina trascrizione AI e trascrittori umani per fornire trascrizioni di qualità. Tuttavia, TranscribeMe è significativamente più costoso di altri strumenti sul mercato, quindi non è adatto a professionisti indipendenti o piccoli studi legali con un budget limitato.
Otter.AI
Otter.AI è uno strumento di trascrizione basato su AIche offre le solide funzionalità di sicurezza di cui i professionisti legali hanno bisogno, inclusa l'autenticazione a due fattori, ma il suo prezzo basato sull'utilizzo è scoraggiante per gli utenti che intendono trascrivere regolarmente l'audio.
Rev
Rev è un servizio di trascrizione che combina la trascrizione automatica con i servizi di trascrizione manuale per garantire l'accuratezza delle registrazioni legali, perché il trascrittore professionista ha le conoscenze legali per comprendere il gergo che spesso il software non ha. Tuttavia, Rev utenti sono soggetti a lunghi tempi di consegna, il che rappresenta un rischio per i procedimenti legali urgenti.
Caratteristiche da cercare nel software di sintesi vocale
Le caratteristiche più importanti da cercare nei software di sintesi vocale per la pratica legale sono l'accuratezza, l'integrazione con qualsiasi software già utilizzato e la facilità d'uso. Gli avvocati hanno un grande carico di lavoro e i casi sono sensibili al fattore tempo, quindi non devono preoccuparsi di correggere le bozze della trascrizione per assicurarsi che sia accurata o di programmare il tempo per imparare a utilizzare lo strumento.
Transkriptor è un'ottima scelta per i professionisti legali perché l'interfaccia semplice consente ai nuovi arrivati e agli esperti di ottenere gli stessi risultati, quindi non devi perdere tempo a imparare a padroneggiare lo strumento, ma garantisce anche che le informazioni sensibili che carichi non perdano (attraverso la protezione con password, l'archiviazione cloud e la crittografia end-to-end). Un'altra caratteristica offerta da Transkriptor che rende la piattaforma adatta ai professionisti legali è il suo tasso di accuratezza del 99% perché gli avvocati devono essere certi che lo strumento che utilizzano generi trascrizioni che riflettono l'audio Word-per-Word – altrimenti rischiano imprecisioni che cambiano il significato dell'intero caso.
L'integrazione del software speech-to-text nel flusso di lavoro è semplice perché consente Transkriptor di trascrivere il parlato in tempo reale con il microfono del dispositivo o di caricare una registrazione esistente e generare una trascrizione in un secondo momento, in modo da essere flessibili su come, quando e per cosa utilizzare lo strumento nel flusso di lavoro legale.
Come utilizzare efficacemente il voice-to-text nella pratica legale?
La tecnologia voice-to-text consente agli avvocati di concentrarsi sulle attività legali principali che richiedono la loro esperienza, automatizzare la creazione di noiosa documentazione legale, annotare il testo per condividere idee con altri professionisti legali che lavorano sul caso e fare riferimento a momenti specifici in una registrazione senza dover rivedere ore di filmati.
Non dimenticare di massimizzare la sintesi vocale per le attività quotidiane nella pratica legale! Usa la sintesi vocale per dettare le informazioni di fatturazione a un assistente o a una risorsa di fatturazione, per evitare di dover passare attraverso quattro settimane di ricevute alla fine del mese e fare un debriefing dopo i pranzi con i clienti registrando te stesso che descrive ciò che è stato discusso e trascrivendolo in seguito. Inoltre, lo speech-to-text è uno strumento utile per lasciare commenti sui documenti perché puoi dare il feedback il più velocemente possibile, piuttosto che dover rallentare il tuo flusso di pensieri per scriverlo. Non dimenticare di utilizzare la sintesi vocale per comporre e-mail e messaggi, perché è più veloce comunicare con i tuoi compagni di squadra e rispondere ai clienti quando digiti con la tua voce!
Migliorare la comunicazione e la collaborazione
Le trascrizioni forniscono una rappresentazione testuale delle prove orali, assicurando che ogni persona che le legge sia sulla stessa pagina e comprenda le informazioni nel loro contesto. Gli strumenti voice-to-text migliorano la collaborazione tra i team legali perché ogni membro lavora con lo stesso documento che contiene le stesse informazioni nello stesso formato, garantendo una chiara cattiva comunicazione. Inoltre, gli strumenti voice-to-text facilitano la rapida diffusione delle informazioni all'interno dei team legali perché è più facile condividere una trascrizione annotata di un procedimento legale piuttosto che chiedere alle persone di ascoltare ore di filmati per fare le stesse osservazioni.
I team legali faticano a collaborare quando non condividono un gergo, dimenticano di definire gli obiettivi specifici per ogni attività e gestiscono le aspettative sulle tempistiche. Gli strumenti voice-to-text assicurano che ogni persona che lavora al caso utilizzi la stessa risorsa, scritta nella stessa lingua, per evitare interpretazioni errate e incomprensioni che spesso si verificano quando le persone ascoltano lo stesso audio.
Quali sono alcuni suggerimenti per prendere appunti sulle riunioni per i team legali?
Le riunioni legali coprono un sacco di terreno informativo e si muovono rapidamente, quindi devono essere disponibili note accurate che consentano ai partecipanti di rivedere la sessione e chiarire tutte le informazioni necessarie. Il modo migliore per un team legale di prendere appunti durante una riunione è con uno strumento di trascrizione automatica che registra la sessione e genera una trascrizione in tempo reale o direttamente dopo la sua conclusione. Transkriptor, uno strumento di trascrizione basato su AI, viene fornito con un bot per riunioni che si connette alla tua chiamata (su Google Meet, Microsoft Teamso Zoom) e genera automaticamente una trascrizione della sessione al termine. L'utilizzo di uno strumento di trascrizione per prendere appunti è più efficiente che scriverli da soli perché sei in grado di concentrarti sul contenuto della sessione, sia in termini di ascolto dei partecipanti che di contributo con le tue idee, mentre il software riassume la discussione.
Organizzazione e archiviazione degli appunti delle riunioni
Le registrazioni audio diventano rapidamente disorganizzate perché non è possibile scansionare o visualizzare in anteprima il contenuto per identificare la posizione migliore in cui salvarlo, quindi molti team legali si ritrovano con diverse ore di filmati di diverse riunioni in una cartella senza alcun modo per differenziarli oltre al loro nome.
La trascrizione delle registrazioni legali consente di dividerle in diversi documenti e di salvarle in cartelle specifiche in modo che le note siano organizzate correttamente, di facile accesso e di facile consultazione per future riunioni o procedimenti legali. La trascrizione delle riunioni e il salvataggio del testo in cartelle predeterminate consentono ai team legali di essere coerenti con la propria organizzazione, in modo che ogni membro possa trovare i documenti di cui ha bisogno quando ne ha bisogno.
Quali ulteriori trucchi per la produttività possono implementare gli avvocati?
Oltre ad automatizzare la creazione di documentazione legale e altre attività quotidiane nella pratica legale, il software di gestione della pratica legale è un trucco per la produttività che aiuta gli avvocati (e gli studi legali) a gestire i flussi di lavoro quotidiani. Il software di gestione degli studi legali è uno strumento specifico che aiuta a gestire casi, calendari, documenti, attività, monitoraggio del tempo, fatturazione e pagamenti, tutto in un unico posto.
Integra il software di gestione degli studi legali nel tuo flusso di lavoro per semplificare le tue operazioni, liberandoti dalla necessità di eseguire la manutenzione manuale dei sistemi e offrendo al tuo team un facile accesso alle informazioni più aggiornate.
Dare priorità alle attività e gestire il tempo in modo efficace
Il settore legale è esigente e i professionisti che vi lavorano sono costantemente sotto pressione, sia da parte dei loro team che dei loro clienti. Una gestione efficace del tempo è fondamentale per una carriera sostenibile in legge, sia per assicurarti di portare a termine il tuo lavoro sia per proteggerti dal burnout. Ad esempio, la matrice di Eisenhower è un'ottima tecnica di gestione del tempo che ti spinge a dare la priorità a ogni elemento della tua lista di cose da fare in termini di urgenza in modo da dove iniziare e come essere il più produttivo in un determinato giorno.
Pianificare il tuo tempo in modo efficiente e mantenere un calendario completo ti consente di raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, anche quando lavori nel settore legale.
Conclusione
L'adozione di trucchi per la produttività trasforma il modo in cui gli avvocati svolgono la loro pratica legale. Gli hack di produttività consentono agli avvocati di gestire i loro grandi carichi di lavoro in modo più efficiente perché possono dedicare il loro tempo alle attività principali che richiedono la loro esperienza, invece di passare ore a rivedere filmati o preparare documenti legali. Il software di gestione degli studi legali è un punto di svolta per gli avvocati perché ti consente di occuparti di casi, calendari, documenti, attività, monitoraggio del tempo, fatturazione e pagamenti in un unico posto, risparmiando il tempo (e l'energia) che altrimenti dovresti dedicare a svolgere l'attività a mano.
La trascrizione, indipendentemente dal fatto che si utilizzi un trascrittore umano o un software di trascrizione automatica, aiuta a recuperare il tempo perso garantendo che la documentazione legale sia priva di errori; rendendo indolore la collaborazione con i colleghi che lavorano sullo stesso caso; e dotare tutti i membri del team delle stesse informazioni nello stesso formato. Guarda tu stesso i vantaggi: esplora le tecniche che ti suggeriamo (dagli strumenti di sintesi vocale alle tecniche di gestione del tempo) per vedere come aumentano sia la tua efficienza che il servizio che offri ai clienti.
