La funzione Voice-to-Text su Outlook è una funzionalità che utilizza la tecnologia di riconoscimento vocale e consente la digitazione vocale. Offre vari vantaggi, come il supporto multilingue, i comandi di posta elettronica e i comandi per più elementi.
Per capire come utilizzare la voce in testo su Outlook, devi solo seguire alcuni passaggi di base. In questa guida, esplorerai una guida passo passo per abilitare la dettatura in Microsoft Outlook . Inoltre, scopri come strumenti come Transkriptor semplificare la trascrizione avanzata delle e-mail.
Che cos'è il voice-to-text su Outlook ?
La digitazione vocale in Outlook utilizza il riconoscimento vocale online basato sui servizi vocali Azure . Secondo un sondaggio di Statista , la maggior parte si aspetta che il riconoscimento vocale si evolva in modo incrementale verso trascrizioni perfette.
Panoramica della funzione
Hai solo bisogno di una connessione Internet, un microfono e un cursore in una casella di testo per utilizzare la digitazione vocale in Outlook . Ti consente anche di utilizzare la lingua di digitazione vocale, che differisce da quella che hai scelto per Windows . È possibile modificare la lingua di input per cambiare la lingua di digitazione vocale.
Integrazione speech-to-text in Outlook
La funzionalità di dettatura consente di usare la sintesi vocale per creare contenuti in Office. È un modo semplice e veloce per redigere e-mail, inviare risposte e catturare il tono. La funzione è accessibile in New Outlook, Classic Outlook, Outlook per Mac e sul Web.
Vantaggi dell'accessibilità
Ci sono molte funzioni di accessibilità in Outlook per la digitazione vocale. Con Verifica accessibilità, puoi affrontare i problemi di accessibilità durante la scrittura del tuo messaggio di posta elettronica. Puoi aggiungere testi alternativi alle immagini in modo che le persone che utilizzano gli screen reader possano ascoltare di cosa tratta l'immagine.
Come abilitare la voce in testo in Outlook
La sintesi vocale in Outlook semplifica la stesura delle e-mail convertendo le parole pronunciate in testo. Per iniziare a utilizzare questa funzione, assicurati della compatibilità e configura le impostazioni del microfono e della lingua. Puoi seguire questi semplici passaggi per abilitare e massimizzare questo strumento che fa risparmiare tempo:
- Verifica compatibilità: Assicurati di essere un abbonato Microsoft 365 e imposta la lingua parlata, il microfono e la punteggiatura automatica nelle impostazioni Outlook .
- Attiva la dettatura: Fai clic su "Detta", usa ALT +' o premi Windows + H per lo strumento di dettatura Windows .
- Configura l'accesso al microfono: Abilita le autorizzazioni del microfono nelle impostazioni di Privacy e sicurezza.
- Configura lingua e comandi: Scegli una lingua e controlla i comandi disponibili; Nota Limitazioni per le lingue di anteprima.
Passaggio 1: verifica la compatibilità
La funzione di dettatura è disponibile solo per gli abbonati Microsoft 365 . Per abilitare le impostazioni di dettatura in Outlook, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio per visualizzare le impostazioni disponibili. Per la lingua parlata, è possibile visualizzare e modificare le lingue nel menu a discesa. Successivamente, puoi visualizzare e cambiare il microfono.
Passaggio 2: attiva la dettatura
È possibile attivare la funzione di dettatura facendo clic sul pulsante "Detta" nella barra degli strumenti. Nella versione New Outlook, utilizzare la scorciatoia da tastiera ALT +' o premere l'icona del microfono nella barra multifunzione per riprendere la dettatura.
Potrebbe esserci la possibilità che il pulsante di dettatura non sia attualmente disponibile in alcune anteprime Outlook per Windows . Tuttavia, è comunque possibile utilizzare la funzione di dettatura utilizzando lo strumento di dettatura Windows .
Passaggio 3: configura l'accesso al microfono
Per utilizzare il microfono con le app su Windows, è necessario attivare alcune autorizzazioni nelle impostazioni di privacy e sicurezza. A tale scopo, vai su Start, Impostazioni e Privacy e sicurezza. Quindi, cerca Microfono nelle autorizzazioni dell'app e assicurati che l'accesso al microfono sia attivato.
Passaggio 4: Configurare la lingua e i comandi
È possibile selezionare una lingua dall'elenco a discesa per visualizzare un elenco dei comandi disponibili in ciascuna lingua supportata. Tieni presente che, per la lingua inglese, sono attualmente supportati solo punteggiatura e simboli, valuta, matematica ed emoji/volti. Sono disponibili lingue supportate e di anteprima.
Guida passo passo all'utilizzo della funzione Voice-to-Text su Outlook
La conversione da voce a testo in Outlook rende più efficiente la creazione di e-mail, trasformando il parlato in testo. Puoi redigere, modificare e inviare e-mail a mani libere con semplici passaggi. Ecco una guida passo passo all'utilizzo della sintesi vocale su Outlook :
Passaggio 1: apri una nuova e-mail
Vai su Microsoft Outlook e inizia una nuova email. Seleziona il corpo del messaggio, vai alla scheda Messaggio e seleziona Detta. In Outlook per Mac, avvia una nuova e-mail o rispondi. Quindi, vai su Messaggio e poi su Detta. Assicurati di aver effettuato l'accesso per Microsoft 365 su un dispositivo abilitato per il microfono.
Passaggio 2: inizia a dettare
Utilizzando Mac, puoi anche avviare la dettatura con la scorciatoia da tastiera: ⌥ (Opzione) + F1. Sul Web, vai alla scheda Messaggio e seleziona Detta. Quindi, attendi che il pulsante Dettatura si accenda, inizia ad ascoltare e inizia a parlare per vedere il testo apparire sullo schermo.
Passaggio 3: utilizzare i comandi vocali per la modifica
Oltre a pronunciare il contenuto, puoi pronunciare comandi per aggiungere punteggiatura e inserire caratteri speciali. Per la modifica e la formattazione, è possibile utilizzare i comandi vocali. Alcuni commenti vocali comuni includono: elimina, elimina quello, elimina le ultime [1-100] parole/frasi, inserisci spazio e backspace.
Passaggio 4: rivedi e invia
Ogni volta che riunisci persone diverse con agende e opinioni diverse, devi offrire loro un modo per collaborare in modo trasparente. Solo quando tutti potranno vedere tutto ciò che accade e capirlo nello stesso posto e allo stesso modo, il processo di revisione e approvazione delle e-mail sarà trasparente, snello ed efficace.
Caratteristiche dello strumento da voce a testo di Outlook
Il Outlook strumento di conversione da voce a testo offre una gamma di potenti funzioni per migliorare la produttività e l'accessibilità. Ecco alcune caratteristiche del Outlook strumento da voce a testo:
Supporto multilingue
Prima di iniziare, è necessario controllare le lingue supportate dalla versione Windows . Nell' Windows 11, alcune delle lingue supportate sono: bulgaro, cinese, croato, ceco, danese, olandese, inglese, estone e altre. Per cambiare la lingua della digitazione vocale, è necessario modificare la lingua di input.
Per fare ciò, seleziona il selettore di lingua nell'angolo della barra delle applicazioni. Quindi, premi il tasto Windows logo + la barra spaziatrice sulla tastiera. Infine, premi il selettore di lingua in basso a destra della tastiera touch.
Opzioni di accessibilità
Microsoft 365 app per rendere più facile e comodo vedere le cose sullo schermo. Se i colori dello schermo sono troppo luminosi, prova ad accendere la luce notturna. Cambia la temperatura del colore dello schermo, mostrando colori più caldi che sono più facili per i tuoi occhi. Se hai a che fare con daltonici (deficit della visione dei colori secondo Cleveland Clinic ), Windows viene fornito con filtri per daltonismo pre-progettati.
Integrazione con Microsoft Office Suite
Microsoft consente di dettare i documenti utilizzando vari strumenti per ufficio. Puoi dettare Word documenti, Outlook e-mail e OneNote note. Per utilizzare la dettatura in Word, apri un documento nuovo o esistente e vai su Home > Dettatura. Attiva il pulsante di dettatura e inizia a parlare. Puoi seguire passaggi simili in OneNote per creare bozze, acquisire note e inserire commenti.
Utilizzo di Transkriptor per la trascrizione avanzata delle e-mail
Transkriptor utilizza AI e produce trascrizioni di alta qualità. I suoi algoritmi all'avanguardia possono far risparmiare molto tempo e fatica. Ecco una guida passo passo all'utilizzo di Transkriptor per la trascrizione avanzata delle e-mail:
Passaggio 1: carica l'audio su Transkriptor
Registra l'audio utilizzando l'app vocale sul tuo telefono o computer. Una volta fatto ciò, accedi a Transkriptor utilizzando il tuo Gmail e accedi alla dashboard. Verrai quindi reindirizzato alla pagina "Scegli la tua lingua".
Puoi cercare la tua lingua tra le 100+ lingue disponibili dalla barra di ricerca. Fai clic su Avanti e carica/registra la tua voce. Puoi registrare la tua voce direttamente con Transkriptor e convertirla in testo. Come seconda opzione, puoi caricare un file audio dal tuo dispositivo locale per trascriverlo.
Passaggio 2: genera trascrizioni accurate
Una volta caricato il file, Transkriptor genererà la trascrizione. È possibile accedere alla trascrizione nella pagina dell'editor. Puoi trovare la libreria di modelli sul lato sinistro della barra delle applicazioni. Puoi scrivere qualcosa o premere'spazio' per Al e'/' per i comandi. Premi la barra spaziatrice e digita "crea un'e-mail ben formattata" sulla stessa barra delle applicazioni.
Passaggio 3: modifica e formatta la trascrizione
Una volta che hai un modello di email, puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze. Sul lato sinistro della barra delle applicazioni, puoi fare clic sull'icona a tre righe per formattare il modello di e-mail. Puoi utilizzare intestazioni, elenchi, elenchi di cose da fare, citazioni o codice. Puoi anche aggiungere un collegamento facendo clic sull'icona del collegamento ipertestuale accanto all'icona a tre righe.
Passaggio 4: copia e incolla in Outlook
Fare clic sull'icona "copia" nella stessa colonna della barra delle applicazioni per copiare l'e-mail. Se si è disposti ad apportare ulteriori modifiche, è possibile farlo accedendo alle funzionalità Transkriptor fornisce. È possibile fare clic su "Annulla" o "Ripeti" per apportare correzioni.
Per migliorare la formattazione, è possibile mettere in grassetto, "sottolineare" o "corsivo" il testo. Cliccando sull'icona "Scarica nota", è possibile scaricare l'e-mail in formato Word o testo per salvarla per un uso futuro.
Passaggio 5: risparmia tempo con la trascrizione batch
Transkriptor consente di trascrivere più messaggi audio contemporaneamente. Vai alla dashboard, fai clic su "Trascrivi file audio o video" e carica numerosi file audio.
Supporta vari formati, tra cui MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR e MKV . È possibile generare trascrizioni per gestire un volume elevato di e-mail.
Suggerimenti per massimizzare la conversione da voce a testo su Outlook
Secondo AbilityNet , le tecnologie standard, compresi i programmi di riconoscimento vocale, possono aiutare le persone dislessiche. Tuttavia, è essenziale utilizzare le tecniche e gli strumenti adeguati per massimizzare il riconoscimento vocale.
- Parla chiaramente: Pronuncia le parole lentamente e chiaramente e registrati per monitorare i miglioramenti.
- Usa un microfono di alta qualità: Scegli un microfono con cancellazione del rumore per ridurre il rumore circostante e catturare un audio più chiaro.
- Familiarizzare con i comandi: Impara i comandi vocali per azioni rapide come l'invio di e-mail, l'aggiunta di destinatari e la regolazione dell'oggetto.
- Combinare con Transkriptor : Usa Transkriptor per trascrivere l'audio e inviare automaticamente e-mail ben formattate tramite Outlook .
Parla chiaramente
Parla lentamente e chiaramente, pronunciando ogni parola e suono. Evita di affrettare le frasi perché ciò renderebbe la tua pronuncia poco chiara. Rallentare ti aiuta a concentrarti sui suoni corretti prodotti e rende il tuo discorso più evidente. Puoi registrarti mentre ti eserciti a parlare.
Usa un microfono di alta qualità
Un microfono con cancellazione del rumore contiene due o più microfoni che catturano il suono da direzioni diverse. Il microfono principale è solitamente diretto verso la bocca. I microfoni secondari captano il rumore circostante da tutte le direzioni. Accoppiati con alcuni algoritmi digitali, "sottraggono" il rumore circostante dall'equazione, lasciando solo la tua voce.
Familiarizzare con i comandi
Alcuni dei comandi di posta elettronica con cui è necessario acquisire familiarità sono invia e-mail, invia e-mail -> sì, invia e-mail -> annulla, aggiungi
Combinalo con strumenti come Transkriptor
Utilizzando Transkriptor, è possibile inviare automaticamente nuove trascrizioni come allegati Outlook . Una volta completata una trascrizione in Transkriptor, verrà automaticamente inviata come allegato e-mail tramite Outlook . Transkriptor possibile trascrivere più file audio in testo e creare anche e-mail ben formattate. Ciò consente di risparmiare tempo, consentendoti di creare e-mail di massa in meno tempo.
Conclusione: semplificare la scrittura di e-mail con la sintesi vocale e Transkriptor
Il voice-to-text su Outlook ha rivoluzionato la stesura delle e-mail integrando funzionalità avanzate di speech-to-text. Transkriptor migliora l'integrazione da voce a testo nelle Outlook e-mail fornendo trascrizioni accurate. La sua funzione di trascrizione in batch e l'integrazione con Outlook per gli allegati e-mail automatizzati lo rendono uno strumento prezioso. Sfruttando gli strumenti di trascrizione delle e-mail in Outlook come Transkriptor, gli utenti possono risparmiare tempo, aumentare l'efficienza e mantenere l'accuratezza.