Voice-to-text di Outlook adalah fitur yang menggunakan teknologi pengenalan suara dan memungkinkan pengetikan suara. Ini menawarkan berbagai keuntungan, seperti dukungan multibahasa, perintah email, dan perintah untuk beberapa elemen.
Untuk memahami cara menggunakan suara-ke-teks di Outlook, Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah dasar. Dalam panduan ini, Anda akan menjelajahi panduan langkah demi langkah untuk mengaktifkan dikte di Microsoft Outlook . Juga, temukan bagaimana alat seperti Transkriptor membuat transkripsi email lanjutan menjadi mudah.
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Pengetikan suara di Outlook menggunakan pengenalan ucapan online yang didukung oleh layanan Ucapan Azure . Menurut survei oleh Statista , sebagian besar mengharapkan pengenalan suara berkembang secara bertahap menuju transkrip yang sempurna.
Overview of the Feature
Anda hanya memerlukan koneksi internet, mikrofon, dan kursor di kotak teks untuk menggunakan pengetikan suara di Outlook . Ini juga memungkinkan Anda menggunakan bahasa pengetikan suara, yang berbeda dari yang Anda pilih untuk Windows . Anda dapat mengubah bahasa input untuk mengganti bahasa pengetikan suara.
Speech-to-Text Integration in Outlook
Fitur dikte memungkinkan Anda menggunakan ucapan ke teks untuk membuat konten di Office. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk menyusun email, mengirim balasan, dan menangkap nada. Fitur ini dapat diakses di New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac, dan web.
Accessibility Benefits
Ada banyak fitur aksesibilitas di Outlook untuk pengetikan suara. Dengan Pemeriksa Aksesibilitas, Anda dapat mengatasi masalah aksesibilitas saat menulis pesan email Anda. Anda dapat menambahkan teks alt ke gambar sehingga orang yang menggunakan pembaca layar dapat mendengarkan tentang gambar tersebut.
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Suara ke teks dalam Outlook menyederhanakan penyusunan email dengan mengubah kata-kata yang diucapkan menjadi teks. Untuk mulai menggunakan fitur ini, pastikan kompatibilitas dan konfigurasikan pengaturan mikrofon dan bahasa Anda. Anda dapat mengikuti langkah-langkah sederhana ini untuk mengaktifkan dan memaksimalkan alat penghemat waktu ini:
- Periksa Kompatibilitas: Pastikan Anda adalah pelanggan Microsoft 365, dan atur bahasa lisan, mikrofon, dan tanda baca otomatis di pengaturan Outlook .
- Aktifkan Dikte: Klik "Dikte", gunakan ALT +', atau tekan Windows + H untuk alat dikte Windows .
- Siapkan Akses Mikrofon: Aktifkan izin mikrofon di pengaturan Privasi dan Keamanan.
- Konfigurasikan Bahasa dan Perintah: Pilih bahasa dan periksa perintah yang tersedia; Catatan batasan untuk bahasa pratinjau.
Step 1: Check Compatibility
Fitur dikte hanya tersedia untuk pelanggan Microsoft 365 . Untuk mengaktifkan pengaturan dikte di Outlook, klik ikon roda gigi untuk melihat pengaturan yang tersedia. Untuk bahasa lisan, Anda dapat melihat dan mengubah bahasa di drop-down. Selanjutnya, Anda dapat melihat dan mengganti mikrofon Anda.
Step 2: Activate Dictation
Anda dapat mengaktifkan fitur dikte dengan mengklik tombol "Dikte" di bilah alat. Dalam versi Outlook Baru, gunakan pintasan keyboard ALT +' atau tekan ikon mikrofon di pita untuk melanjutkan dikte.
Mungkin ada kemungkinan bahwa tombol dikte saat ini tidak tersedia di beberapa pratinjau Outlook untuk Windows . Namun, Anda masih dapat menggunakan fitur dikte dengan menggunakan alat dikte Windows .
Step 3: Set Up Microphone Access
Untuk menggunakan mikrofon dengan aplikasi di Windows, Anda harus mengaktifkan beberapa izin di pengaturan Privasi dan Keamanan. Untuk melakukannya, buka Mulai, Pengaturan, dan Privasi dan Keamanan. Kemudian, cari Mikrofon di bawah izin aplikasi dan pastikan Akses mikrofon diaktifkan.
Step 4: Configure Language and Commands
Anda dapat memilih bahasa dari daftar dropdown untuk daftar perintah yang tersedia di setiap bahasa yang didukung. Harap dicatat bahwa, untuk bahasa Inggris, hanya tanda baca dan simbol, mata uang, matematika, dan emoji/wajah yang saat ini didukung. Ada bahasa yang didukung dan pratinjau.
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Suara ke teks di Outlook membuat pembuatan email lebih efisien dengan mengubah ucapan menjadi teks. Anda dapat menyusun, mengedit, dan mengirim email secara handsfree dengan langkah-langkah sederhana. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan suara-ke-teks di Outlook :
Step 1: Open a New Email
Buka Microsoft Outlook dan mulai email baru. Pilih isi pesan, buka tab Pesan, dan pilih Dikte. Di Outlook untuk Mac, mulai Email Baru atau balasan. Selanjutnya, buka Pesan lalu Dikte. Pastikan Anda login ke Microsoft 365 di perangkat yang mendukung mikrofon.
Step 2: Start Dictating
Dengan menggunakan Mac, Anda juga dapat memulai dikte dengan pintasan keyboard: ⌥ (Option) + F1. Di web, buka tab Pesan dan pilih Dikte. Selanjutnya, tunggu hingga tombol Dikte menyala, mulai mendengarkan, dan mulai berbicara untuk melihat teks muncul di layar.
Step 3: Use Voice Commands for Editing
Selain hanya mengucapkan konten, Anda dapat mengucapkan perintah untuk menambahkan tanda baca dan memasukkan karakter khusus. Untuk mengedit dan memformat, Anda dapat menggunakan perintah suara. Beberapa komentar suara umum meliputi: hapus, hapus itu, hapus [1-100] kata/kalimat terakhir, menyisipkan spasi, dan backspace.
Step 4: Review and Send
Setiap kali Anda menyatukan orang-orang yang berbeda dengan berbagai agenda dan opini, Anda harus menawarkan cara bagi mereka untuk berkolaborasi secara transparan. Hanya ketika semua orang dapat melihat semua yang terjadi dan memahaminya di tempat yang sama dan dengan cara yang sama, proses peninjauan dan persetujuan email akan transparan, efisien, dan efektif.
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Alat suara-ke-teks Outlook menawarkan berbagai fitur canggih untuk meningkatkan produktivitas dan aksesibilitas. Berikut adalah beberapa fitur alat suara-ke-teks Outlook :
Multilingual Support
Sebelum memulai, Anda harus memeriksa bahasa yang didukung versi Windows Anda. Di Windows 11, beberapa bahasa yang didukung adalah: Bulgaria, Cina, Kroasia, Ceko, Denmark, Belanda, Inggris, Estonia, dan banyak lagi. Untuk mengganti bahasa pengetikan suara, Anda harus mengubah bahasa input.
Untuk melakukannya, pilih pengalih bahasa di sudut bilah tugas Anda. Selanjutnya, tekan tombol logo Windows + Spasi pada keyboard Anda. Terakhir, tekan pengalih bahasa di kanan bawah keyboard sentuh.
Accessibility Options
Microsoft 365 aplikasi untuk memudahkan dan nyaman bagi Anda untuk melihat hal-hal di layar Anda. Jika warna layar terlalu terang, coba nyalakan Lampu malam. Ini mengubah suhu warna layar Anda, menunjukkan warna yang lebih hangat yang lebih nyaman di mata Anda. Jika Anda berurusan dengan buta warna (kekurangan penglihatan warna sesuai Cleveland Clinic ), Windows dilengkapi dengan filter buta warna yang telah dirancang sebelumnya.
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft memungkinkan Anda mendikte dokumen menggunakan berbagai alat perkantoran. Anda dapat mendikte dokumen Word, Outlook email, dan catatan OneNote . Untuk menggunakan dikte di Word, buka dokumen baru atau yang sudah ada dan buka Beranda > Dikte. Nyalakan tombol dikte dan mulailah berbicara. Anda dapat mengikuti langkah-langkah serupa di OneNote untuk membuat draf, mencatat catatan, dan membuat komentar.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor menggunakan AI dan menghasilkan transkripsi berkualitas tinggi. Algoritmanya yang canggih dapat menghemat banyak waktu dan tenaga. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan Transkriptor untuk transkripsi email tingkat lanjut:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
Rekam audio menggunakan aplikasi suara di ponsel atau komputer Anda. Setelah Anda melakukannya, masuk ke Transkriptor menggunakan Gmail Anda dan akses dasbor. Anda kemudian akan diarahkan ke halaman "Pilih bahasa Anda".
Anda dapat mencari bahasa Anda di antara 100+ bahasa yang tersedia dari bilah pencarian. Klik berikutnya, dan unggah/rekam suara Anda. Anda dapat merekam suara Anda langsung dengan Transkriptor dan mengubahnya menjadi teks. Sebagai opsi kedua, Anda dapat mengunggah file audio dari perangkat lokal Anda untuk ditranskripsikan.
Step 2: Generate Accurate Transcripts
Setelah file diunggah, Transkriptor akan menghasilkan transkrip. Anda dapat mengakses transkrip di halaman editor. Anda dapat menemukan pustaka template di sisi kiri bilah tugas. Anda dapat menulis sesuatu atau menekan'spasi' untuk Al dan'/' untuk perintah. Tekan spasi dan ketik "buat email yang diformat dengan baik" di bilah tugas yang sama.
Step 3: Edit and Format the Transcript
Setelah Anda memiliki template email, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Di sisi kiri bilah tugas, Anda dapat mengklik ikon tiga baris untuk memformat template email. Anda dapat menggunakan header, daftar, daftar tugas, tanda kutip, atau kode. Anda juga dapat menambahkan tautan dengan mengklik ikon hyperlink di samping ikon tiga baris.
Step 4: Copy and Paste into Outlook
Klik ikon "salin" pada kolom bilah tugas yang sama untuk menyalin email. Jika Anda ingin membuat perubahan lebih lanjut, Anda dapat melakukannya dengan mengakses fitur yang disediakan Transkriptor . Anda dapat mengklik "undo" atau "redo" untuk melakukan koreksi.
Untuk menyempurnakan pemformatan, Anda dapat "Tebal", "Garis bawah", atau "Miring" teks. Dengan mengklik ikon "Unduh Catatan", Anda dapat mengunduh email dalam format Word atau teks untuk menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang.
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor memungkinkan Anda untuk menyalin beberapa pesan audio sekaligus. Buka dasbor, klik "Transkripsikan File Audio atau Video", dan unggah banyak file audio.
Ini mendukung berbagai format, termasuk MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR, dan MKV . Anda dapat membuat transkripsi untuk mengelola volume email yang tinggi.
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
Menurut AbilityNet , teknologi standar, termasuk program pengenalan suara, dapat membantu orang disleksia. Namun, menggunakan teknik dan alat yang tepat untuk memaksimalkan pengenalan suara sangat penting.
- Bicaralah dengan Jelas: Ucapkan kata-kata dengan perlahan dan jelas, dan rekam diri Anda untuk melacak peningkatan.
- Gunakan mikrofon berkualitas tinggi: Pilih mikrofon peredam bising untuk mengurangi kebisingan di sekitarnya dan menangkap audio yang lebih jernih.
- Biasakan dengan Perintah: Pelajari perintah suara untuk tindakan cepat seperti mengirim email, menambahkan penerima, dan menyesuaikan subjek.
- Gabungkan dengan Transkriptor : Gunakan Transkriptor untuk menyalin audio dan secara otomatis mengirim email yang diformat dengan baik melalui Outlook .
Speak Clearly
Bicaralah perlahan dan jelas, ucapkan setiap kata dan suara. Hindari terburu-buru melalui kalimat karena itu akan membuat pengucapan Anda tidak jelas. Memperlambat membantu Anda berkonsentrasi pada suara yang benar yang dihasilkan dan membuat ucapan Anda lebih jelas. Anda dapat merekam diri Anda saat berlatih berbicara.
Use a High-Quality Microphone
Mikrofon peredam bising berisi dua atau lebih mikrofon yang menangkap suara dari arah yang berbeda. Mikrofon utama biasanya diarahkan ke mulut Anda. Mikrofon sekunder menangkap kebisingan di sekitarnya dari segala arah. Ditambah dengan beberapa algoritma digital, mereka "mengukur" kebisingan di sekitarnya dari persamaan, hanya menyisakan suara Anda.
Familiarize Yourself with Commands
Beberapa perintah email yang perlu Anda kenali adalah kirim email, kirim email -> ya, kirim email -> batalkan, tambahkan
Combine with Tools Like Transkriptor
Dengan menggunakan Transkriptor, Anda dapat secara otomatis mengirim transkripsi baru sebagai lampiran Outlook . Setelah transkripsi selesai di Transkriptor, secara otomatis akan dikirim sebagai lampiran email melalui Outlook . Transkriptor dapat mentranskripsikan beberapa file audio menjadi teks dan juga membuat email yang diformat dengan baik. Ini menghemat waktu, memungkinkan Anda membuat email massal dalam waktu yang lebih singkat.
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Voice-to-text di Outlook telah merevolusi penyusunan email dengan mengintegrasikan kemampuan ucapan-ke-teks tingkat lanjut. Transkriptor meningkatkan integrasi ucapan-ke-teks dalam email Outlook dengan menyediakan transkripsi yang akurat. Fitur transkripsi batch dan integrasinya dengan Outlook untuk lampiran email otomatis menjadikannya alat yang sangat berharga. Dengan memanfaatkan alat transkripsi email dalam Outlook seperti Transkriptor, pengguna dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, dan mempertahankan akurasi.