Les professionnels du droit, qu’ils travaillent de manière indépendante ou au sein d’un grand cabinet, traitent une grande quantité de données non structurées. L’intelligence artificielle génère des transcriptions automatisées qui s’organisent automatiquement par intervenant et annotent avec des horodatages. L’utilisation de transcriptions automatiques facilite la recherche de mots et de phrases spécifiques pour les professionnels du droit.
Selon le rapport « U.S. Transcription Market Size, Share & Trends Analysis, publié par Grand View Research, le Bureau of Labour Statistics prévoit une augmentation de près de dix pour cent de l’utilisation de la transcription dans les contextes juridiques au cours de la prochaine décennie.
Les 5 étapes pour obtenir un logiciel de transcription automatique à des fins juridiques sont énumérées ci-dessous.
- Choisissez le bon logiciel de transcription juridique : Choisissez un logiciel de transcription qui correspond aux besoins, en tenant compte de la précision, des fonctionnalités, de la sécurité des données et des options de stockage.
- Enregistrer la procédure judiciaire : Enregistrez la procédure judiciaire avec une haute qualité à l’aide d’un microphone externe ou d’un appareil d’enregistrement.
- Télécharger l’enregistrement : Utilisez la fonction « importer » du logiciel ou la fonctionnalité « glisser-déposer » pour télécharger l’enregistrement.
- Révision et édition : Même avec une transcription d’une grande précision, il est essentiel de vérifier que la transcription complète ne contient pas d’erreurs, d’omissions ou de mauvaises interprétations de la terminologie juridique.
- Exporter et enregistrer : Choisissez le format de fichier adapté à vos besoins, par exemple Word documents, PDF fichiers ou TXT fichiers Envisagez un logiciel qui s’intègre aux systèmes de gestion de cas ou aux plateformes de collaboration pour une intégration transparente du flux de travail L’enregistrement et le partage de la transcription dans un format approprié garantissent qu’elle peut être utilisée efficacement dans les processus juridiques.
1 Choisir le bon logiciel de transcription juridique
Il est essentiel pour les professionnels du droit de choisir un logiciel de transcription adapté à leurs besoins, en termes de précision du programme, de fonctionnalités spécifiques disponibles, de sécurité des données et d’options de stockage flexibles. Les utilisateurs doivent tenir compte de la taille de leur projet de transcription, du délai d’exécution requis et de leur budget pour choisir le bon logiciel de transcription juridique. Le budget est un facteur crucial, car les utilisateurs doivent trouver un équilibre entre le coût du logiciel et les fonctionnalités nécessaires.
Les logiciels de transcription juridique offrent généralement des fonctionnalités telles que l’horodatage automatique et le haut-parleur pour faciliter la localisation d’informations spécifiques par l’utilisateur, ainsi que des outils collaboratifs qui permettent à plusieurs membres de l’équipe d’accéder à une transcription en même temps. Transkriptor est le logiciel de transcription idéal pour les professionnels du droit car il offre des outils collaboratifs pour les équipes réparties dans différentes villes, ainsi qu’un stockage en nuage permettant aux utilisateurs d’augmenter leur stockage en fonction de leur charge de cours sans avoir à acheter de matériel supplémentaire.
Transkriptor garantit une confidentialité des données de haut niveau, grâce à la protection par mot de passe et au cryptage des données de bout en bout, ce qui est important pour des secteurs comme le droit qui traitent des informations sensibles. Transkriptor propose un essai gratuit pour votre transcription, ce qui en fait une option rentable pour les grands cabinets d’avocats et les professionnels du droit indépendants.
2 Enregistrer l’instance judiciaire
L’étape suivante consiste à enregistrer la procédure judiciaire une fois que les professionnels du droit ont choisi un logiciel de transcription. Les mêmes règles qui garantissent une transcription de haute qualité s’appliquent à tous les types d’enregistrements, y compris les enregistrements de procédures judiciaires. Les utilisateurs doivent faire trois choses principales pour s’assurer que l’enregistrement de la procédure judiciaire est exact, notamment utiliser un microphone externe ou un appareil d’enregistrement, le positionner à proximité de tous les haut-parleurs et réduire le bruit ambiant.
La musique de fond, les autres conversations qui se déroulent en même temps et les participants qui parlent les uns en même temps présentent tous un risque pour la qualité de la transcription légale, car le microphone capte d’autres sons.
Le tribunal accepte à la fois les enregistrements vidéo et audio, mais la réalisation d’un enregistrement vidéo nécessite des considérations supplémentaires, telles que la toile de fond de la ou des personnes qui parlent et l’angle de la caméra. Les enregistrements audio de procédures judiciaires effectués à l’aide d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile sont acceptables, mais il est toujours préférable d’utiliser un appareil spécialisé comme un enregistreur vocal numérique ou un microphone externe.
3 Télécharger l’enregistrement
Les étapes exactes pour télécharger l’enregistrement sur le logiciel de transcription juridique varient, mais la plupart des programmes disposent d’un bouton « importer » permettant à l’utilisateur d’ouvrir l’enregistrement directement dans l’éditeur, ou ils peuvent le « glisser-déposer » à partir du navigateur de fichiers de leur appareil. Il est important de vérifier les formats de fichiers pris en charge par le logiciel de transcription avant de télécharger l’enregistrement, car entre PCM, WAV, MP3 WMA, AAC, FLAC et ALC il existe de nombreux types différents.
L’utilisateur doit consacrer plus de temps et d’énergie à le convertir dans un format approprié avant de le télécharger, dans les cas où le logiciel de transcription ne prend pas en charge le format. Transkriptor élimine ce problème en permettant aux utilisateurs d’enregistrer directement la déposition, la déclaration du témoin ou la réunion avec le client en temps réel à l’aide de la plateforme.
4 Réviser et modifier
La transcription juridique est très précise, mais pas parfaite à 100%. Il est essentiel que les utilisateurs examinent la transcription complète pour vérifier s’il y a des erreurs, des mots manquants ou un jargon juridique mal interprété. Le langage juridique est complexe et incroyablement précis, de sorte qu’il faut éviter toute différence entre ce qui est dit dans l’enregistrement et la façon dont c’est écrit dans le texte.
Transkriptor fournit des transcriptions précises à 99 % et permet aux utilisateurs de modifier la transcription dans la plateforme.
5 Exporter et enregistrer
L’utilisateur doit sélectionner le format qui convient à son projet, car les formats de fichiers les plus courants pour enregistrer les transcriptions juridiques sont Word documents, PDF fichiers et TXT fichiers. Certains logiciels de transcription juridique prennent en charge l’intégration avec d’autres outils, tels que les systèmes de gestion de cas ou les plateformes de collaboration auxquelles les utilisateurs peuvent envoyer directement la transcription.
Qu’est-ce qu’une transcription automatisée dans un contexte juridique ?
Une transcription automatisée dans un contexte juridique utilise l’intelligence artificielle (AI) et un logiciel de reconnaissance vocale pour convertir la langue parlée des procédures judiciaires en texte écrit, par le biais d’un processus axé sur la technologie.
Les transcriptions juridiques sont des résumés textuels de procédures judiciaires telles que des dépositions, des déclarations de témoins et des réunions avec des clients. La transcription automatisée utilise l’intelligence artificielle pour générer des transcriptions, contrairement aux dactylographes humains qui doivent écouter un enregistrement et le noter manuellement.
La transcription automatique est un outil incroyablement utile pour les professionnels du droit, car elle fournit un enregistrement fiable des procédures judiciaires qui est entièrement consultable, organisé par locuteur et annoté avec des horodatages. Les transcripteurs transcrivent d’autres procédures judiciaires telles que les appels d’urgence, les interrogatoires et les entretiens avec des témoins pour les utiliser comme preuves devant le tribunal.
Pourquoi la précision de la transcription en droit est-elle vitale ?
L’exactitude est de la plus haute importance dans la transcription juridique car le langage juridique est incroyablement précis, de petites erreurs dans le texte peuvent entraîner des malentendus ou des interprétations erronées importants. Les logiciels de transcription juridique doivent répondre à des normes de précision très élevées, car chaque Word dans les définitions juridiques, les termes, les lois et les contrats compte, afin d’éviter toute mauvaise communication ou litige juridique.
Les logiciels de transcription généraux, qui ne sont pas formés pour reconnaître le jargon juridique, provoquent fréquemment des erreurs dans la transcription lorsqu’ils sont utilisés lors d’audiences, de procès ou d’autres procédures judiciaires. Un logiciel de transcription conçu pour les professionnels du droit tient compte de la complexité du langage juridique, en s’assurant qu’il ne fait aucune erreur qui pourrait risquer de modifier le sens du texte transcrit.
Les logiciels de transcription juridique sont préprogrammés pour reconnaître les termes juridiques, les abréviations et les formulations spécifiques à l’industrie, en beaucoup moins de temps qu’il n’en faudrait à un transcripteur humain pour atteindre le même niveau d’expertise.
Quels sont les avantages de la transcription automatique en droit ?
La transcription automatisée dans le domaine de la loi réduit le délai d’exécution des grands projets et le coût d’embauche des transcripteurs, entre autres avantages.
Les principaux avantages de la transcription automatisée en droit sont énumérés ci-dessous.
Efficacité accrue pour les avocats
L’objectif d’un logiciel de transcription juridique est d’économiser du temps et de l’énergie aux professionnels du droit, en leur permettant de se concentrer sur d’autres tâches. Un autre élément du logiciel de transcription juridique qui garantit son efficacité est son interface, qui doit être intuitive et simple à utiliser pour que les avocats puissent facilement la prendre en main et commencer à l’utiliser.
Amélioration de l’accessibilité des services juridiques
L’accessibilité est essentielle dans tous les secteurs, ce qui signifie que les entreprises doivent être proactives pour s’assurer que leurs lieux de travail sont inclusifs au-delà des exigences légales. L’inclusion de la communauté sourde est particulièrement importante en raison de la nécessité d’utiliser un langage parlé dans les principales activités sur le lieu de travail comme les appels vidéo et les réunions en personne, comme décrit dans l’article « Votre organisation inclut-elle les employés sourds ? » publié dans la Harvard Business Review en octobre 2022.
Les transcriptions automatiques rendent les services juridiques plus accessibles aux personnes « sourdes », qu’elles aient une perte auditive mineure, qu’elles utilisent un appareil fonctionnel comme un appareil auditif ou qu’elles s’appuient exclusivement sur la langue des signes. Les transcriptions automatiques fournissent des résumés textuels de procédures judiciaires, généralement longs et riches en informations.
Documentation juridique simplifiée
Les professionnels du droit, qu’ils travaillent à leur compte ou au sein d’un grand cabinet, traitent une grande quantité d’informations. Les logiciels de transcription juridique stockent les informations dans un emplacement central, organisé par cas, où tous les membres de l’équipe peuvent y accéder. Les transcriptions automatiques simplifient la documentation juridique car tous les textes sont enregistrés en un seul endroit, annotés avec des intervenants individuels et des horodatages, ainsi qu’organisés par cas, ce qui permet aux avocats de mettre en œuvre des astuces de productivité pour les avocats .
Les principales utilisations des transcriptions automatiques dans les procédures judiciaires
Les principales procédures juridiques pour lesquelles la transcription automatisée est utilisée sont énumérées ci-dessous.
- Dépositions: Les transcriptions automatisées permettent de documenter correctement les informations détaillées couvertes dans les dépositions pour les renvois ou les appels futurs.
- Déclarations de témoins : La transcription automatique des déclarations de témoins est un exemple de la précision et de l’efficacité accrues que l’intelligence artificielle apporte au secteur juridique, selon l’article « Barrister launches automated system to transcribe witness statements » publié sur le site Web de Mercia Asset Management en 2022 Les logiciels de transcription juridique éliminent la nécessité pour les témoins de faire leur déclaration à un policier.
- Rencontres avec les clients : Les réunions avec les clients couvrent une variété de sujets, des nuances de cas spécifiques à la gestion des attentes logistiques, de sorte que les transcriptions automatiques permettent aux professionnels du droit de trouver des informations spécifiques beaucoup plus rapidement et plus facilement que de réécouter des heures d’enregistrement La transcription des rendez-vous avec les clients améliore la pratique juridique, car les avocats sont en mesure de se concentrer sur les « tâches essentielles » telles que l’analyse des cas en identifiant les questions juridiques en jeu et la recherche de preuves à l’appui de leurs arguments.
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