Mặc dù bản ghi nhớ thoại có thể nhanh chóng truyền tải thông điệp, nhưng văn bản thường được ưu tiên hơn khi truyền đạt các chi tiết chính xác. Tài liệu cũng đóng vai trò là tài liệu tham khảo hoặc dễ dàng chia sẻ với người khác. Tuy nhiên, để phiên âm bản ghi nhớ giọng nói một cách chính xác, bạn cần có phần mềm mạnh mẽ để tạo ra bản ghi gần như hoàn hảo mặc dù chất lượng âm thanh kém, giọng nói hoặc loa chồng chéo.
Tuy nhiên, việc chọn một công cụ phiên âm tốt chỉ là bước khởi đầu. Bạn cần phải làm nhiều hơn nữa để duy trì tính nhất quán trong bảng điểm của mình. Ví dụ: đầu tư vào một micrô chất lượng, nói chậm và chỉnh sửa bảng điểm. Hướng dẫn toàn diện này trình bày chi tiết các mẹo và liệt kê các công cụ tốt để bạn luôn có bản ghi không có lỗi.
Hiểu về phiên âm bản ghi nhớ giọng nói
Với số lượng bản ghi nhớ thoại và nội dung video ngày càng được sản xuất, nhu cầu về dịch vụ phiên âm ngày càng tăng. Theo Grand View Research , thị trường phiên âm của Hoa Kỳ là 30,42 tỷ đô la vào năm 2024. Nó còn dự kiến mức tăng trưởng ổn định 5% từ năm 2025 đến năm 2030.
Bản ghi nhớ giọng nói là gì và tại sao nên phiên âm chúng?
Bản ghi âm là bản ghi âm mà bạn có thể lưu và phát lại sau. Chúng được sử dụng để nắm bắt thông tin, suy nghĩ, cuộc họp, bài giảng, v.v. Chuyển đổi bản ghi nhớ giọng nói thành văn bản cho phép truy cập, tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ dễ dàng. Việc tham khảo thông tin cụ thể hoặc chia sẻ nội dung với những người khiếm thính trở nên dễ dàng hơn.
Các trường hợp sử dụng phổ biến
Phiên âm ghi nhớ giọng nói hữu ích cho hầu hết các chuyên gia, từ các nhà giáo dục đến chuyên gia y tế, nhà báo và luật sư. Một số trường hợp sử dụng cụ thể của nó bao gồm:
- Viết nhật ký : Ghi lại những suy nghĩ và kinh nghiệm trong suốt cả ngày và chép lại chúng sau để xem lại.
- Ghi chú: Người dùng có thể ghi lại các cuộc họp hoặc bài giảng và phiên âm chúng sau để tham khảo có tổ chức.
- Phỏng vấn : Ghi lại các câu hỏi và câu trả lời, sau đó ghi lại để phân tích kỹ lưỡng.
- Tài liệu pháp lý : Ghi lại các cuộc gọi của khách hàng, lời khai của nhân chứng hoặc các thủ tục tố tụng khác của tòa án để phân tích và tổ chức thêm.
Cách ghi lại bản ghi nhớ giọng nói rõ ràng để phiên âm dễ dàng
Chuẩn bị bản ghi nhớ thoại của bạn là rất quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả và độ chính xác của công việc của bạn. Ví dụ, bạn cần ghi đúng, chọn đúng định dạng và sắp xếp tốt.
Ghi các phương pháp hay nhất
Tiếng ồn xung quanh, âm thanh thấp hoặc loa chồng chéo có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của phiên âm. Tuy nhiên, âm thanh rõ ràng và sắc nét cho phép người phiên âm phân biệt từng từ được nói và viết ra Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để đảm bảo rằng:
- Luôn chuẩn bị bản ghi nhớ giọng nói của bạn ở một nơi yên tĩnh, không có tiếng ồn xung quanh như trò chuyện, giao thông hoặc máy móc.
- Đầu tư vào một micrô chất lượng cao để có chất lượng âm thanh vượt trội.
- Đừng vội vàng khi ghi lại một cái gì đó. Chiếu giọng nói của bạn và hơi thở giữa các câu.
- Nếu nhiều diễn giả tham gia vào một bản ghi âm, hãy đảm bảo những người tham gia không nói chuyện với nhau.
Các định dạng tệp được hỗ trợ
Các tệp ghi nhớ giọng nói thường được lưu ở định dạng WAV hoặc M4A, phụ thuộc chủ yếu vào thiết bị ghi âm. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi chúng thành định dạng MP3, thường được sử dụng để nghe podcast, nhạc và sách nói. Định dạng này cũng tương thích với nhiều loại phần mềm và thiết bị.
Mẹo tổ chức
Tổ chức đặc biệt quan trọng đối với các chuyên gia ghi âm hàng giờ ghi âm giọng nói mỗi ngày. Nó cho phép họ truy cập thông tin quan trọng cần thiết. Dưới đây là một số mẹo sắp xếp để làm theo:
- Khi lưu bản ghi nhớ thoại, hãy gán một tên ngắn gọn phản ánh nội dung. Ví dụ bao gồm Gặp gỡ khách hàng X - Đề xuất dự án hoặc Chiến dịch tiếp thị - Y.
- Tạo một thư mục cho dự án đang diễn ra và lưu các bản ghi nhớ thoại liên quan. Bạn cũng có thể sắp xếp chúng theo chủ đề, chẳng hạn như các cuộc gọi quan trọng hoặc cuộc họp cá nhân.
- Xem lại các bản ghi nhớ thường xuyên và xóa những bản ghi nhớ mà bạn không còn cần nữa. Tính năng "yêu thích" hoặc "lưu trữ" cho phép bạn truy cập các tệp quan trọng của mình một cách nhanh chóng.
- Bạn có thể sử dụng các nền tảng lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive để hợp lý hóa quy trình tổ chức.
Phương pháp và công cụ phiên âm
Nếu bạn cần phiên âm ghi âm, có hai cách: phiên âm thủ công và tự động. Trong phương pháp đầu tiên, người phiên âm cẩn thận lắng nghe âm thanh và viết hoặc gõ nó theo cách thủ công. Nó thường chính xác hơn nhưng có thể tốn thời gian.
Đồng thời, phần mềm tự động thực hiện tất cả với tốc độ cao hơn. Sau đây là một số công cụ tự động tốt nhất để sử dụng:
- Transkriptor : AI nâng cao tạo ra phiên âm chính xác bằng 100+ ngôn ngữ. Nó tích hợp với các nền tảng Zoom hoặc Google Meet và cung cấp nhiều tính năng nâng cao.
- Rev : Cung cấp các dịch vụ phiên âm tự động và dựa trên con người tập trung vào độ chính xác và phân phối nhanh chóng.
- Riverside : Nhắm mục tiêu người sáng tạo nội dung và podcaster với các tính năng như ghi âm trực tiếp, ghi nhiều bản nhạc, v.v.
- Trint : Nó kết hợp phiên âm AI với nền tảng chỉnh sửa và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, tìm kiếm từ khóa và nhiều tính năng khác.
1. Transkriptor
Transkriptor dẫn đầu thị trường chuyển đổi ghi nhớ giọng nói tự động tận dụng AI để cung cấp phiên âm nhanh chóng và chính xác. Giao diện trực quan của nó đơn giản hóa quá trình phiên âm và đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ. Vì vậy, nó có thể là một người bạn đồng hành hữu ích cho sinh viên, chuyên gia hoặc bất kỳ ai có ghi nhớ thoại.
Một trong những ưu điểm chính của công cụ này là hỗ trợ nhiều định dạng tệp. Bạn có thể tải trực tiếp tệp M4A, AAC hoặc WAV của mình lên và tạo bản ghi. Ngoài ra, nó tích hợp với các nền tảng cộng tác phổ biến như Zoom, Google Meet và nền tảng đám mây để giúp tổ chức nội dung của bạn.
Key Features
- Ngôn ngữ : Transkriptor có thể phiên âm và dịch bản ghi nhớ bằng hơn 100 ngôn ngữ, bao gồm tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ả Rập, tiếng Do Thái, v.v.
- Công cụ chỉnh sửa : Chức năng tìm kiếm và chỉnh sửa của công cụ hợp lý hóa quy trình chỉnh sửa của bạn.
- Khả năng tương thích : Transkriptor có sẵn trên Android và iOS, vì vậy bạn có thể phiên âm bản ghi nhớ thoại của mình ngay cả khi đang di chuyển.
- Trò chuyệnAI : Sử dụng tính năng này để tạo bản tóm tắt ngắn gọn về bản ghi chỉ nắm bắt các điểm chính hoặc đặt bất kỳ câu hỏi nào.
2. Rev
Rev cung cấp các dịch vụ phiên âm giọng nói và video chuyên nghiệp và tập trung vào độ chính xác cao. Nó sử dụng một mạng lưới người phiên âm chuyên nghiệp và người dùng đánh giá cao độ chính xác và thời gian giao hàng 12 giờ của nó.
Phần mềm cũng cung cấp phụ đề, chú thích và dịch vụ dịch thuật cho các dự án đa phương tiện. Tuy nhiên, hầu hết người dùng chỉ ra chi phí phiên âm tương đối cao là một nhược điểm lớn. Đối với những người ghi lại hàng giờ ghi nhớ thoại, nó có thể cộng lại một khoản tiền khá lớn.
3. Riverside
Riverside là một lựa chọn tuyệt vời cho những người sáng tạo nội dung và podcaster, những người cần phiên âm ghi chú chất lượng cao. Nó tích hợp liền mạch với nền tảng ghi âm của bạn để ghi lại âm thanh và video và duy trì tính nhất quán về chất lượng âm thanh. Công cụ này cũng hỗ trợ ghi nhiều bản nhạc có thể tăng năng suất của bạn.
Người dùng báo cáo thỉnh thoảng trục trặc với giao diện, điều này ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ. Ngoài ra, nó có mô hình định giá dựa trên đăng ký, có thể không phù hợp với người dùng một lần hoặc người dùng bình thường.
4. Trint
Trint kết hợp dịch vụ phiên âm tự động với nền tảng chỉnh sửa mạnh mẽ để cho phép người dùng chỉnh sửa bản ghi nhớ thoại của họ. Các tính năng cốt lõi của nó bao gồm hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, tìm kiếm bàn phím và nhận dạng người nói. Mặc dù Trint cung cấp các tính năng cộng tác mạnh mẽ, nhưng giá của nó có thể quá cao đối với những người làm việc tự do hoặc doanh nghiệp nhỏ. Các gói riêng lẻ của nó bắt đầu từ 48 đô la.
Hướng dẫn phiên âm từng bước
Thư viện Quốc hội đã nêu các quy tắc cơ bản yêu cầu phiên âm phải vào khoảng 99%. Transkriptor nổi bật với khả năng tạo phiên âm chính xác. Phiên âm bản ghi nhớ giọng nói với nó khá đơn giản và mất ít thời gian. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách chuyển đổi bản ghi nhớ thoại thành văn bản bằng công cụ:
Bước 1 : Truy cập trang web Transkriptor trên trình duyệt của bạn và đăng ký hoặc đăng nhập bằng email hoặc tài khoản Gmail của bạn.
Bước 2 : Truy cập bảng điều khiển và nhấp vào " Tải lên tệp âm thanh hoặc video ". Chọn bản ghi nhớ giọng nói của bạn hoặc đồng bộ hóa từ bộ nhớ đám mây.
Bước 3: Transkriptor hỗ trợ hầu hết các định dạng âm thanh, vì vậy bạn có thể không cần chuyển đổi bản ghi âm. Sau đó, nhấp vào " Phiên âm ".
Bước 4 : Khi bản ghi của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm và chỉnh sửa của nó để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết một cách liền mạch.
Bước 5 : Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Trò chuyện AI của nó để tạo tóm tắt hoặc đặt câu hỏi cụ thể liên quan đến bản ghi âm.
Bước 6 : Nhấp vào biểu tượng " Tải xuống " để xuất tài liệu sang thiết bị ở định dạng mong muốn của bạn. Đó là PDF, Word, SRT hoặc những người khác. Sau đó, lưu và chia sẻ với nhóm của bạn qua email hoặc dịch vụ đám mây.
Mẹo để có kết quả tốt hơn
Bất kể phần mềm phiên âm bản ghi nhớ giọng nói nào, các vấn đề như tiếng ồn xung quanh, trọng âm hoặc chồng chéo loa có thể ảnh hưởng đến chất lượng. Điều quan trọng là phải thực hiện các chỉnh sửa cần thiết hoặc khắc phục sự cố cụ thể để duy trì tính nhất quán của đầu ra.
Mẹo chỉnh sửa và định dạng
Chỉnh sửa bản ghi có thể khó khăn, đặc biệt nếu nó bao gồm hàng giờ trò chuyện. Các mẹo sau đây sẽ giúp bạn điều hướng qua nó và tinh chỉnh bảng điểm:
- Phát và chỉnh sửa: Phiên âm AI yêu cầu con người xem xét để có độ chính xác tối đa. Vì vậy, hãy đọc bản ghi trong khi nghe tệp âm thanh để phát hiện bất kỳ lỗi hoặc chi tiết nào bị bỏ sót.
- Phân hủy các chỉnh sửa thành các phần đơn giản : Xem lại một tài liệu dài trong một lần có thể khiến bạn choáng ngợp. Vì vậy, hãy chia bản ghi của bạn thành các phần có thể quản lý được và thực hiện chỉnh sửa.
- Duy trì bản chất: Đảm bảo bản ghi không chỉ viết lại bản ghi nhớ thoại của bạn. Cố gắng nắm bắt bản chất của cuộc trò chuyện bằng cách loại bỏ các cụm từ phụ và diễn đạt lại lời thoại.
- Sử dụng phần mềm : Các công cụ như Transkriptor cung cấp nhiều công cụ chỉnh sửa để hợp lý hóa quy trình.
Khắc phục sự cố thường gặp
Một số vấn đề phiên âm phổ biến bao gồm chất lượng âm thanh kém, hiểu sai các từ tương tự, hiệu đính không đầy đủ, v.v. Sau đây là một số mẹo để tránh chúng:
- Hiệu đính mọi thứ hai lần : Mẹo quan trọng nhất để tránh lỗi phiên âm là hiệu đính bản thảo nhiều lần. Bạn cũng có thể đọc to nó để phát hiện bất kỳ lỗi chính tả nào.
- Tạo mẫu : Tạo mẫu để bạn và nhân viên làm theo trong quá trình phiên âm. Những điều này giúp bạn phát hiện các lỗi phổ biến và khắc phục chúng một cách nhanh chóng.
- Sử dụng các công cụ mạnh mẽ : Mặc dù phiên âm thủ công có đặc quyền, nhưng phần mềm tự động như Transkriptor là rất quan trọng. Các AI hiện đại của nó giúp tạo ra các tài liệu chính xác.
Advanced Features and Uses
Generative AI có thể tăng năng suất lên tới 60%, theo một nghiên cứu mới của Statista . Chỉ số đó chỉ khả thi khi AI đủ mạnh. Đây là lý do tại sao bạn phải tìm kiếm các tính năng sau trong công cụ:
- Xử lý hàng loạt : Điều này cho phép bạn phiên âm nhiều tệp đồng thời mà không ảnh hưởng đến độ chính xác.
- Tùy chọn tích hợp : Kết nối với các phần mềm khác để hợp lý hóa quy trình phiên âm của bạn.
- Lưu trữ và tổ chức : Phần mềm phải cung cấp không gian lưu trữ an toàn cho bản ghi của bạn.
Xử lý hàng loạt
Xử lý hàng loạt là một tính năng cho phép người dùng phiên âm một số lượng lớn các tệp âm thanh đồng thời. Cho dù bạn muốn phiên âm iPhone bản ghi nhớ thoại hay Android đồng thời, tính năng này rất hữu ích. Nó có khả năng tăng tốc quá trình phiên âm bằng cách giảm thiểu sự can thiệp thủ công và xếp hàng nhiều tệp.
Tùy chọn tích hợp
Đây là tính năng bắt buộc phải có trong nền tảng phiên âm của bạn. Khả năng của phần mềm phiên âm để kết nối với các ứng dụng khác giúp hợp lý hóa quy trình làm việc. Người dùng có thể nhập trực tiếp các tệp vào trình xử lý văn bản, công cụ quản lý dự án hoặc các công cụ khác. Ví dụ: Transkriptor tích hợp với Google Calendar và Outlook và tự động tham dự và ghi lại các cuộc họp của bạn.
Lưu trữ và tổ chức
Phần mềm phiên âm của bạn phải cho phép người dùng lưu, truy cập và phân loại bản ghi của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn phải đối phó với hàng giờ phiên âm và cần tìm một thông tin cụ thể. Ví dụ: Transkriptor cung cấp lưu trữ dựa trên đám mây an toàn để sắp xếp tài liệu của bạn theo thứ tự. Bạn chỉ cần nhập từ khóa để tìm bản ghi trong vòng vài giây.
Kết thúc
Bản ghi âm có thể sử dụng cho nhiều mục đích, bao gồm ghi âm bài giảng hoặc cuộc họp, ghi chú nhanh, động não ý tưởng, v.v. Tuy nhiên, hầu hết người dùng thích phiên âm bản ghi nhớ vì những lợi thế như tăng khả năng tìm kiếm, khả năng truy cập và tham khảo cho tương lai.
Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào phần mềm phiên âm phù hợp hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giao diện đơn giản, công cụ chỉnh sửa và hỗ trợ định dạng tệp. Transkriptor có tất cả và hơn thế nữa, vì vậy hãy dùng thử miễn phí ngay bây giờ!