Một ứng dụng quan trọng khác của AI trong kế toán là tự động hóa xử lý hóa đơn. Các hệ thống dựa trên AIquản lý để lấy dữ liệu liên quan từ hóa đơn, tự động hóa quy trình phê duyệt và làm cho toàn bộ hoạt động xử lý hóa đơn dễ dàng hơn nhiều.
Transkriptor là một ví dụ tuyệt vời về cách AI đang thay đổi kế toán. Transkriptor tự động biến các bản ghi âm thanh và video từ các cuộc họp tài chính, cuộc nói chuyện với khách hàng hoặc bản trình bày thành văn bản viết. Điều này giúp kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc gõ nó bằng tay và đảm bảo các cuộc thảo luận tài chính quan trọng được ghi lại chính xác.
10 bước để sử dụng AI trong kế toán được liệt kê dưới đây.
- Đánh giá các quy trình kế toán hiện có: Kiểm tra các hoạt động hàng ngày để xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian hoặc các khu vực dễ bị lỗi Phân tích quy trình làm việc và xác định các nút thắt cổ chai hoặc cơ hội để cải thiện.
- Xác định mục tiêu tích hợp AI : Đặt mục tiêu rõ ràng cho việc tích hợp AI , chẳng hạn như tự động hóa các tác vụ thông thường, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tận dụng phân tích dự đoán để ra quyết định tốt hơn.
- Chọn công cụ AI phù hợp: Chọn AI công cụ phù hợp với mục tiêu của bạn và tích hợp trơn tru với các hệ thống hiện có Xem xét chức năng của công cụ, hiệu quả chi phí và thân thiện với người dùng.
- Xây dựng kế hoạch dự án: Phác thảo một kế hoạch toàn diện nêu chi tiết các nhiệm vụ, mốc thời gian, nguồn lực cần thiết và những thách thức tiềm ẩn Bao gồm di chuyển dữ liệu, cài đặt phần mềm và đào tạo nhóm.
- Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu: Đánh giá và có thể nâng cấp lưu trữ dữ liệu, hệ thống quản lý và các biện pháp bảo mật để hỗ trợ tích hợp AI Tổ chức dữ liệu để tạo điều kiện phân tích AI .
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng AI: Tiến hành các buổi đào tạo để làm quen với các chuyên gia kế toán với các công cụ AI Tập trung vào tương tác thực hành và ứng dụng thực tế trong các công việc kế toán hàng ngày.
- Triển khai các công cụ AI dần dần: Bắt đầu với các nhiệm vụ không quan trọng để giảm thiểu sự gián đoạn Dành thời gian cho nhân viên thích ứng với các công nghệ và quy trình mới.
- Giám sát và tối ưu hóa hiệu suất AI : Thường xuyên đánh giá hiệu quả của các công cụ AI thông qua phản hồi của người dùng và phân tích hiệu suất Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để cải thiện chức năng và hiệu quả.
- Đảm bảo tuân thủ và bảo mật: Luôn cập nhật các giao thức bảo mật và tiêu chuẩn tuân thủ Thường xuyên đào tạo nhân viên về thực hành an ninh mạng.
- Đánh giá và mở rộng tích hợp: Liên tục xem xét sự thành công của tích hợp AI và khám phá các lĩnh vực bổ sung mà AI có thể gia tăng giá trị Giám sát tác động của việc sử dụng AI mở rộng đối với hiệu suất kế toán tổng thể.
1 Đánh giá các quy trình kế toán hiện tại
Đánh giá các công việc hàng ngày được thực hiện bởi nhóm kế toán . Xác định các quy trình lặp lại, tiêu tốn thời gian hoặc dễ bị lỗi. Xem xét tính chính xác của dữ liệu tài chính. Xác định các điểm mà việc nhập liệu hoặc tính toán thủ công có thể dẫn đến lỗi. Phân tích luồng công việc chung của các thủ tục kế toán. Xác định các nút thắt cổ chai hoặc cơ hội để cải thiện quy trình.
Đánh giá thời gian và nguồn lực được phân bổ cho các quy trình kế toán khác nhau. Xác định các nhiệm vụ mà tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí. Xác định các điểm quyết định thiết yếu trong quy trình kế toán. Đánh giá xem liệu phân tích dựa trên AIcó thể cung cấp thông tin chi tiết toàn diện hơn để ra quyết định tốt hơn hay không. Xem xét các giải pháp cung cấp tự động hóa, phân tích dữ liệu.
2 Xác định mục tiêu tích hợp AI
Xác định kết quả bạn muốn đạt được để thành công trong việc tích hợp AI trong kế toán. Làm cho nó đơn giản nhưng hiệu quả, đó là sử dụng AI để thúc đẩy các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Tự động hóa các tác vụ thông thường để nâng cao năng lực làm việc. Sử dụng AI để tự động hóa việc nhập và xử lý dữ liệu thủ công, giải phóng thời gian dành cho phân tích chiến lược.
Dự đoán xu hướng thị trường để đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Tránh những sai lầm trong quá khứ bằng cách tận dụng phân tích dự đoán thông qua dữ liệu lịch sử và dự án các điểm nổi bật tài chính trong tương lai. Nó giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu chi phí vận hành. Tích hợp AI để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm nhu cầu lao động thủ công.
Xác định các điểm nghẽn trong thủ tục kế toán và loại bỏ chúng. Kết hợp các công cụ AI để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình luồng công việc và tăng năng suất tổng thể. Cung cấp thông tin hữu ích vào đúng thời điểm để ra quyết định nhanh nhẹn. Thực hiện mô hình tài chính năng động hoặc trực tiếp điều chỉnh nhanh chóng theo các tình huống thị trường biến động.
3 Chọn công cụ AI phù hợp
Cách hiệu quả nhất để giúp AI dễ dàng phù hợp với kế toán là chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể. Xem xét các công cụ AI tiềm năng sẽ hoạt động như thế nào. Thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể liên quan đến việc tự động hóa các nhiệm vụ thông thường, cải thiện chất lượng dữ liệu hoặc thực hiện phân tích dự đoán. Chọn các công cụ có giao diện trực quan và thân thiện với người dùng làm ưu tiên. Điều này cho phép các chuyên gia kế toán dễ dàng học hỏi và sử dụng công nghệ mới mà không gặp phải những thách thức quá mức. Xem xét phản hồi của khách hàng để đánh giá sự thành công của các công cụ đã chọn. Tìm các đánh giá tích cực hoặc lời chứng thực của các công ty khác đã triển khai các công cụ này và đáp ứng thành công nhu cầu kế toán của họ.
Ví dụ: các chuyên gia kế toán có thể cân nhắc chọn Transkriptor, một công cụ AI được thiết kế để tự động hóa việc phiên âm các bản ghi âm thanh và video thành văn bản. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các kế toán viên thường xuyên làm việc với các cuộc họp tài chính được ghi lại, tư vấn khách hàng hoặc thuyết trình. Khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản nhanh chóng và chính xác của Transkriptor có thể giảm đáng kể thời gian phiên âm thủ công, cho phép các chuyên gia tập trung vào các nhiệm vụ phân tích quan trọng hơn.
4 Xây dựng kế hoạch dự án
Cần phải tạo ra một kế hoạch dự án được xây dựng theo các hướng dẫn đơn giản này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi AI trong kế toán. Xác định các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến quá trình tích hợp AI như di chuyển dữ liệu, cài đặt phần mềm, đào tạo nhóm, v.v.
Thiết lập các mốc thời gian thực tế cho từng giai đoạn của mỗi dự án. Phân bổ các tuần cụ thể để chuẩn bị dữ liệu, thực hiện trình tự AI và thử nghiệm. Liệt kê các nguồn nhân lực và công nghệ cần thiết để tích hợp hiệu quả. số lượng thành viên trong nhóm tham gia, cấp phép phần mềm cần thiết và yêu cầu phần cứng.
Phân công các nhiệm vụ như di chuyển dữ liệu cho nhóm CNTT và tiến hành các buổi đào tạo cho các chuyên gia kế toán. Xác định các vấn đề và kế hoạch có thể để khắc phục chúng. Đảm bảo phân bổ thêm thời gian đào tạo trong trường hợp chậm trễ bất ngờ.
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về các mốc quan trọng đã đạt được và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh. Lập kế hoạch đánh giá sau triển khai để xác định hiệu quả của việc tích hợp đó. Đánh giá sự thành công của các công cụ AI để đạt được các mục tiêu được liệt kê.
5 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu
Đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại, xem phần cứng, hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu có sẵn. Kiểm tra dung lượng của máy chủ, cấu trúc cơ sở dữ liệu và sắp xếp dữ liệu chung. Xác định xem phần cứng hiện tại có phù hợp với các công cụ AI hay để nâng cấp nó.
Hình thành kho dữ liệu và nhận dữ liệu có cấu trúc và dễ dàng truy cập cho các thuật toán AI . Dữ liệu tài chính được phân loại và tổ chức theo cách sẽ hỗ trợ phân tích. Khám phá và kết hợp với AI Hệ thống quản lý dữ liệu phù hợp. Áp dụng các hệ thống để đảm bảo xử lý và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
Thiết lập các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu tài chính bí mật. Mã hóa dữ liệu, thực thi kiểm soát truy cập và thay đổi một cách có hệ thống các giao thức an ninh mạng. Xác minh tính tương thích của các hệ thống thử nghiệm bằng cách đảm bảo rằng việc triển khai các công cụ AI phù hợp với cơ sở hạ tầng dữ liệu một cách tự nhiên. Tiến hành kiểm tra tính tương thích để phát hiện và giải quyết mọi thách thức tích hợp.
6 Đào tạo nhân viên về cách sử dụng AI
Thiết lập cơ chế trơn tru của quá trình chuyển đổi sang AI trong kế toán bằng cách đào tạo nhân viên đúng cách. Lập kế hoạch đào tạo theo các buổi dành riêng về các công cụ AI Đào tạo cho kế toán và nhân viên có liên quan. Tổ chức các hội thảo đào tạo hàng tuần về các khía cạnh khác nhau của hệ thống dây điện AI .
Đào tạo nhân viên để có thể nhìn và tìm đường xung quanh các công cụ AI mới bằng các phương tiện thực hành chủ yếu. Hãy để những người tham gia tương tác với giao diện AI và thực hành một vài nhiệm vụ. Nhấn mạnh cách sử dụng hiệu quả các công cụ AI này trong công việc kế toán hàng ngày khi thảo luận về các trường hợp sử dụng hàng ngày. Giải thích cách AI tự động hóa việc nhập dữ liệu, giúp hoạt động hàng ngày hiệu quả hơn.
Giải quyết các vấn đề phổ biến, dự đoán và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình đào tạo. Thảo luận về các vấn đề không quan trọng khác, chẳng hạn như sửa chữa lỗi hoặc làm quen với các luồng công việc khác nhau. Khuyến khích các câu hỏi và phản hồi mở trong quá trình đào tạo. Thiết lập hỗ trợ trước và sau đào tạo với các nguồn lực liên tục.
7 Thực hiện các công cụ AI dần dần
Bắt đầu kết hợp các công cụ AI vào các quy trình kế toán dần dần để tạo điều kiện chuyển đổi dễ dàng. Xác định các nhiệm vụ không quan trọng là điểm khởi đầu để tích hợp AI . Chọn các nhiệm vụ ít quan trọng hơn đối với hoạt động tài chính, cho phép gián đoạn tiềm ẩn trong giai đoạn học tập hoặc đào tạo.
Giảm thiểu sự gián đoạn bằng cách cài đặt các công cụ AI theo cách không can thiệp vào các hoạt động hiện tại. Lập kế hoạch cẩn thận cho quá trình tích hợp để tránh những phiền nhiễu lớn từ các hoạt động hàng ngày. Cho phép thời gian điều chỉnh cho nhân viên thích ứng với công nghệ mới. Cung cấp cho họ thời gian và đủ thời gian để làm quen với các công cụ AI và tích hợp chúng vào các quy trình giáo dục.
8 Giám sát và tối ưu hóa hiệu suất AI
Làm cho thành công bền vững trong hoạt động kế toán của bạn bằng cách sử dụng một cách tiếp cận chủ động để đánh giá hoạt động của các công cụ AI và điều chỉnh chúng theo hướng dẫn. Giám sát hiệu suất của các công cụ AI trong các tình huống kế toán trong thế giới thực. Thường xuyên rà soát tính chính xác của dữ liệu, tốc độ xử lý và phản hồi của người dùng.
Các cuộc khảo sát hoặc phiên phản hồi nên được tiến hành để xác định trải nghiệm và thách thức của người dùng. Phân tích phản hồi mẫu và dữ liệu về hiệu suất để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Thực hiện các điều chỉnh kịp thời để phát triển tốt hơn các chức năng AI dựa trên phản hồi và phân tích.
9 Đảm bảo tuân thủ và bảo mật
Luôn phải nỗ lực để xem xét và cập nhật các giao thức bảo mật liên quan đến các công cụ AI . Xác định xem các biện pháp tuân thủ có đáp ứng các tiêu chuẩn do chính phủ và các nhóm theo dõi thương mại xác định như một phần của an toàn quy định hay không. Đảm bảo rằng dữ liệu được bảo mật bằng cách áp dụng các bản vá mã hóa mới nhất. Tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên cho nhân viên để dạy họ thực hành an ninh thích hợp.
10 Đánh giá và mở rộng tích hợp
Người dùng nên tham gia vào các cuộc khảo sát hoặc thảo luận để xác định thành công và thách thức. Điều tra các lĩnh vực khác trong đó AI cung cấp giá trị gia tăng. Bắt đầu bằng cách tích hợp AI vào các nhiệm vụ hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức, nhưng làm như vậy dần dần. Theo dõi hiệu suất kế toán tổng thể thường xuyên để kiểm tra xem việc tích hợp AI mở rộng có ảnh hưởng đến nó hay không.
AI trong Kế toán là gì?
AI trong kế toán là việc sử dụng các công nghệ thông minh nhân tạo trong quản lý tài chính và báo cáo để tạo điều kiện lý tưởng hóa, đơn giản hóa các yếu tố khác nhau trong quá trình xử lý tài khoản. Nó cung cấp các công cụ và giải pháp tiên tiến cho phép kế toán viên nâng cao hiệu quả, độ chính xác và cái nhìn sâu sắc trong công việc của họ.
Trí tuệ nhân tạo cho kế toán cũng rất quan trọng trong việc tự động hóa các báo cáo tài chính. AI cho phép tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết và chính xác thông qua phân tích nhanh khối lượng thông tin khổng lồ. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, từ đó dẫn đến quá trình ra quyết định tốt hơn, điều này không chỉ tiết kiệm thời gian . Tự động hóa kế toán và công nghệ AI là vô giá trong việc tối ưu hóa dòng tiền. AI cung cấp những hiểu biết có lợi về cách điều hành dòng tiền của họ đúng cách thông qua việc phân tích các hồ sơ trong quá khứ và mô hình thị trường.
Làm thế nào AI đổi mới có thể cải thiện thực tiễn kế toán truyền thống?
AI trong kế toán tái thiết kế các hoạt động truyền thống bằng cách giới thiệu các cải tiến mang tính cách mạng giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác. AI sử dụng học máy để xử lý các tập dữ liệu lớn và dự đoán các mẫu trong tương lai. Phân tích hướng tới tương lai này cung cấp cho kế toán viên thông tin vượt ra ngoài các nhân vật lịch sử và giúp ích trong các chiến lược ra quyết định.
AI tự động hóa các hoạt động trần tục và lặp đi lặp lại bằng cách cho phép kế toán viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Tự động hóa cải thiện năng suất và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi từ nhập dữ liệu đến tính toán thông thường. AI cung cấp độ chính xác vô song trong xử lý dữ liệu. Loại bỏ sự tham gia của con người giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong hồ sơ và báo cáo tài chính.
Transkriptor trong kế toán: Cách mạng hóa tài liệu tài chính
Trong kế toán, độ chính xác và hiệu quả là tối quan trọng, Transkriptor nổi lên như một công cụ biến đổi AIđịnh hướng, được thiết kế đặc biệt để nâng cao khả năng của kế toán viên. Phần mềm sáng tạo này tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để phiên âm chính xác các bản ghi âm thanh và video thành văn bản, do đó tạo điều kiện thuận lợi cho vô số nhiệm vụ kế toán.
Đây là cách Transkriptor đang tạo ra một tác động đáng kể.
- Nhu cầu tài liệu cuộc họp: Kế toán thường tham gia vào các cuộc họp và thảo luận kéo dài, nơi các quyết định tài chính quan trọng được đưa ra và dữ liệu quan trọng được chia sẻ Meetingtor tham dự các cuộc họp của họ và ghi lại toàn bộ phiên họp Sau đó, Transkriptor đảm bảo rằng mọi từ được nói trong các phiên này đều được phiên âm tỉ mỉ, cung cấp một bản ghi văn bản đáng tin cậy có thể dễ dàng tham khảo hoặc kiểm tra.
- Tăng cường tuân thủ và lưu trữ hồ sơ: Trong lĩnh vực kế toán, việc duy trì hồ sơ kỹ lưỡng không chỉ là thực tiễn tốt nhất; Đó là một yêu cầu quy định Transkriptor hỗ trợ tạo bản ghi chi tiết về giao tiếp bằng lời nói, đảm bảo rằng các doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ và có quyền truy cập vào hồ sơ chính xác cho mục đích kiểm toán.
- Hợp lý hóa quy trình làm việc: Bằng cách chuyển đổi bản ghi nhớ thoại, cuộc họp khách hàng và ghi chú bằng lời nói thành văn bản, Transkriptor giảm đáng kể nỗ lực thủ công liên quan đến nhập dữ liệu Tự động hóa này cho phép kế toán viên tập trung vào phân tích và ra quyết định chiến lược thay vì bị sa lầy bởi các nhiệm vụ phiên âm .
- Cải thiện khả năng tiếp cận và cộng tác: Đầu ra văn bản của Transkriptor có thể dễ dàng chia sẻ và tìm kiếm, giúp các nhóm cộng tác trên báo cáo tài chính, kiểm toán và lập kế hoạch đơn giản hơn Khả năng truy cập này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều ở trên cùng một trang, nâng cao năng suất tổng thể và giảm nguy cơ lỗi.
