Microsoft Sharepoint การผสานรวมกับ Transkriptor

ประโยชน์หลักของการผสานรวม Transkriptor + Microsoft SharePoint

การจัดการเอกสารระดับองค์กร:จัดระเบียบบันทึกการถอดเสียงการประชุมในไลบรารีเอกสาร SharePoint โดยอัตโนมัติ พร้อมการควบคุมเวอร์ชัน ข้อมูลเมตา และการกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสมเพื่อการกำกับดูแลที่สมบูรณ์

การเข้าถึงที่ครอบคลุมทั้งองค์กร:ทำให้เอกสารการประชุมสามารถค้นหาและเข้าถึงได้จากทั่วทั้งองค์กรผ่านความสามารถในการค้นหาระดับองค์กรอันทรงพลังของ SharePoint

การผสานรวม Microsoft 365 อย่างราบรื่น:ทำงานภายในระบบนิเวศของ Microsoft ที่คุณมีอยู่ด้วยการซิงโครไนซ์อัตโนมัติไปยังช่องทาง Teams, OneDrive และแอปพลิเคชัน Microsoft 365 อื่นๆ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัย:ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับองค์กรของ SharePoint รวมถึงการป้องกันข้อมูลสูญหาย นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล และบันทึกการตรวจสอบเพื่อรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

วิธีตั้งค่าการเชื่อมต่อ Microsoft SharePoint ใน Transkriptor

เชื่อมต่อไซต์ SharePoint ของคุณกับ Transkriptor ได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่คลิก เพื่อบันทึกข้อความถอดเสียง สรุปความ และไฟล์เสียงไปยังไลบรารีเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ

เชื่อมต่อ Microsoft SharePoint

1. ไปที่แท็บ การเชื่อมต่อ (Integrations) ในแดชบอร์ด Transkriptor ของคุณ ค้นหา Microsoft SharePoint แล้วเลือกรายการนั้น

   

2. คลิก เชื่อมต่อ จากนั้นลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365 ของคุณและอนุมัติการอนุญาตที่จำเป็น

หมายเหตุสำหรับผู้ใช้ Workspace Email:หากคุณกำลังใช้ที่เมลของเวิร์กスペースหรือองค์กร คุณอาจเห็นข้อความ "ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ" ในกรณีนี้ ผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณจำเป็นต้องให้ความยินยอม:

• ไปที่ Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → การอนุญาต

• คลิก "ยินยอมโดยผู้ดูแลระบบ" เพื่ออนุญาต Transkriptor สำหรับองค์กรของคุณ

• หลังจากให้ความยินยอมแล้ว ให้กลับมาที่ Transkriptor และคลิก เชื่อมต่อ อีกครั้งเพื่อตั้งค่าให้เสร็จสิ้น

หากคุณพบปัญหาเกี่ยวกับสิทธิ์ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถอ้างอิงแหล่งข้อมูลการแก้ไขปัญหาที่ให้ไว้ในข้อความแจ้งข้อผิดพลาดของ Microsoft หรือติดต่อทีมสนับสนุนของเราเพื่อขอรับความช่วยเหลือเพิ่มเติม

3. คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางกลับไปยัง Transkriptor ซึ่งคุณสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นและกำหนดค่าการตั้งค่าการรวมระบบของคุณได้

4. คุณเชื่อมต่อแล้ว

5. เมื่อเชื่อมต่อแล้ว การถอดเสียงจะปรากฏในไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่คุณเลือก รวมถึงบทสรุปด้วย

กำหนดค่าการรวม Microsoft SharePoint

การรวม Microsoft SharePoint ช่วยให้คุณควบคุมวิธีการและสถานที่ที่ Transkriptor จะบันทึกไฟล์ในองค์กรของคุณ ปรับแต่งการเลือกไซต์ การจัดระเบียบไลบรารี และการตั้งค่าระบบอัตโนมัติให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรคุณ

การตั้งค่าหลัก

เลือกไซต์ SharePoint:เลือกไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ Transkriptor (เช่น อินทราเน็ตของบริษัท, ไซต์ทีม, ไซต์แผนก)

บันทึกไฟล์อัตโนมัติ:เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่ออัปโหลดบันทึกการประชุมไปยัง SharePoint โดยอัตโนมัติทันทีหลังสิ้นสุดการประชุม เมื่อปิดอยู่ คุณสามารถตรวจสอบและบันทึกไฟล์ด้วยตนเองจากโปรแกรมแก้ไขของ Transkriptor

รวมสรุปโดย AI:เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อบันทึกเอกสารสรุปแยกต่างหากควบคู่ไปกับบันทึกการประชุมฉบับเต็ม เพื่อการตรวจสอบสรุปสำหรับผู้บริหารอย่างรวดเร็ว

การติดแท็กข้อมูลเมตา (Metadata Tagging):เติมฟิลด์ข้อมูลเมตาของ SharePoint โดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลการประชุม เพื่อเพิ่มความสามารถในการค้นหาและการจัดระเบียบ

เลือกไลบรารีและโฟลเดอร์ SharePoint ของคุณ

เลือกคลังเอกสารเฉพาะและโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ Transkriptor ควรใช้สำหรับบันทึกไฟล์การประชุม

• คลังเอกสาร:เลือกจากคลังเอกสารที่มีอยู่ (เช่น เอกสาร, บันทึกการประชุม, เอกสารที่แชร์)

• โครงสร้างโฟลเดอร์: เลือกหรือสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์ (เช่น /Meetings/2026/January, /Departments/Sales/Meetings)

• ประเภทเนื้อหา:ใช้ประเภทเนื้อหาของ SharePoint เพื่อข้อมูลเมตาและการจัดระเบียบที่สอดคล้องกัน

• โฟลเดอร์ที่สร้างโดยอัตโนมัติ:สร้างโฟลเดอร์ย่อยตามวันที่หรือตามโครงการโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถกำหนดค่าคลังเอกสารและโฟลเดอร์ที่ต่างกันสำหรับประเภทการประชุมหรือแผนกต่างๆ ได้โดยตรงจากการตั้งค่าการผสานรวม

การตั้งค่าเนื้อหา

รวมบันทึกการถอดเสียงฉบับเต็ม: บันทึกการถอดเสียงแบบคำต่อคำที่สมบูรณ์เป็นไฟล์เอกสารลงใน SharePoint

รวมเฉพาะสรุปเนื้อหา:บันทึกเฉพาะบทสรุปที่สร้างโดย AI พร้อมประเด็นสำคัญและรายการที่ต้องดำเนินการแยกเป็นอีกไฟล์หนึ่ง

รวมข้อมูลเมตาของการประชุม:กรอกข้อมูลรายละเอียดการประชุมลงในคอลัมน์ของ SharePoint เช่น วันที่, ระยะเวลา, ผู้เข้าร่วม และผู้จัดงาน

รวมไฟล์เสียง:อัปโหลดไฟล์บันทึกเสียงหรือวิดีโอต้นฉบับควบคู่ไปกับบันทึกการถอดเสียงเพื่อการจัดเก็บถาวรและการอ้างอิง

รวมชื่อผู้พูด:ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุชื่อผู้พูดในไฟล์บันทึกการถอดเสียงที่บันทึกไว้เพื่อความชัดเจน

รวมการระบุเวลา (Timestamps): เพิ่มเครื่องหมายระบุเวลาตลอดทั้งไฟล์บันทึกการถอดเสียงเพื่อช่วยในการนำไปยังจุดสนทนาที่เฉพาะเจาะจง

วิธีการยกเลิกการเชื่อมต่อ

หลังจากเชื่อมต่อ Microsoft SharePoint กับ Transkriptor แล้ว คุณสามารถคลิกไอคอนจุดสามจุดเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า หรือ ยกเลิกการเชื่อมต่อ การรวมระบบ

เมื่อคุณตัดการเชื่อมต่อ Transkriptor จะหยุดบันทึกไฟล์ไปยัง SharePoint ไฟล์ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้จะยังคงอยู่ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของคุณและสามารถเข้าถึงได้ตามปกติ

การจัดระเบียบเอกสารใน SharePoint

เมื่อเปิดใช้งานการผสานรวม Microsoft SharePoint แล้ว Transkriptor จะจัดระเบียบไฟล์โดยอัตโนมัติสำหรับการจัดการและการค้นหาระดับองค์กร

โครงสร้างไลบรารี:ไฟล์ต่างๆ จะถูกจัดระเบียบตามลำดับชั้นที่คุณเลือก ซึ่งสอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและสถาปัตยกรรมข้อมูล

คุณสมบัติ Metadata:แต่ละไฟล์จะมีเมทาดาต้าที่ครอบคลุม (วันที่ประชุม, ผู้เข้าร่วม, แผนก, โปรเจกต์) เพื่อการค้นหาและการกรองที่มีประสิทธิภาพ

การตั้งชื่อไฟล์:ไฟล์เป็นไปตามแบบแผนการตั้งชื่อขององค์กรเพื่อให้สามารถระบุข้อมูลได้อย่างสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร

ประเภทเนื้อหา:เอกสารจะถูกติดแท็กด้วยประเภทเนื้อหา SharePoint ที่เหมาะสมสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล

ประวัติเวอร์ชัน: การแก้ไขและการอัปเดตทั้งหมดจะถูกติดตามด้วยการควบคุมเวอร์ชันเต็มรูปแบบเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การรวมเข้ากับ Teams:เมื่อบันทึกไปยังไซต์ SharePoint ที่เชื่อมต่อกับ Teams ไฟล์จะปรากฏในแท็บไฟล์ของแชนเนลโดยอัตโนมัติ

โครงสร้างนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณสามารถรักษาเอกสารการประชุมที่ครอบคลุม ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร