Voice-to-text pe Outlook este o caracteristică care utilizează tehnologia de recunoaștere a vorbirii și permite tastarea vocală. Oferă diverse avantaje, cum ar fi suport multilingv, comenzi de e-mail și comenzi pentru mai multe elemente.
Pentru a înțelege cum să utilizați voce-text pe Outlook, trebuie doar să urmați câțiva pași de bază. În acest ghid, veți explora un ghid pas cu pas pentru activarea dictării în Microsoft Outlook . De asemenea, descoperiți cum instrumente precum Transkriptor facilitează transcrierea avansată a e-mailurilor.
Ce este Voice-to-Text pe Outlook ?
Tastarea vocală în Outlook utilizează recunoașterea vocală online cu ajutorul serviciilor Azure Speech. Potrivit unui sondaj realizat de Statista , majoritatea se așteaptă ca recunoașterea vorbirii să evolueze treptat către transcrieri perfecte.
Prezentare generală a funcției
Aveți nevoie doar de o conexiune la internet, un microfon și un cursor într-o casetă text pentru a utiliza tastarea vocală în Outlook . De asemenea, vă permite să utilizați limbajul de tastare vocală, care diferă de cel pe care l-ați ales pentru Windows . Puteți schimba limba de introducere pentru a comuta limbile de tastare vocală.
Integrarea vorbirii în text în Outlook
Caracteristica de dictare vă permite să utilizați redarea vorbirii în text pentru a crea conținut în Office. Este o modalitate rapidă și ușoară de a redacta e-mailuri, de a trimite răspunsuri și de a capta tonul. Caracteristica este accesibilă în New Outlook, Classic Outlook, Outlook pentru Mac și web.
Beneficii de accesibilitate
Există multe funcții de accesibilitate în Outlook pentru tastarea vocală. Cu Verificatorul de accesibilitate, puteți aborda problemele de accesibilitate în timp ce scrieți mesajul de e-mail. Puteți adăuga texte alternative la imagini, astfel încât persoanele care folosesc cititoare de ecran să poată asculta despre ce este vorba în imagine.
Cum se activează voce-text în Outlook
Voice-to-text în Outlook simplifică redactarea e-mailurilor prin conversia cuvintelor rostite în text. Pentru a începe să utilizați această caracteristică, asigurați-vă compatibilitatea și configurați setările microfonului și limbii. Puteți urma acești pași simpli pentru a activa și maximiza acest instrument de economisire a timpului:
- Verificați compatibilitatea: Asigurați-vă că sunteți abonat Microsoft 365 și setați limba vorbită, microfonul și punctuația automată în setările Outlook .
- Activați dictarea: Faceți clic pe "Dictate", utilizați ALT +' sau apăsați Windows + H pentru instrumentul de dictare Windows .
- Configurați accesul la microfon: Activați permisiunile microfonului în setările de confidențialitate și securitate.
- Configurați limba și comenzile: Alegeți o limbă și verificați comenzile disponibile; Notați limitările pentru limbile de previzualizare.
Pasul 1: Verificați compatibilitatea
Funcția de dictare este disponibilă numai pentru Microsoft 365 abonați. Pentru a activa setările de dictare în Outlook, faceți clic pe pictograma roată pentru a vedea setările disponibile. Pentru limba vorbită, puteți vizualiza și schimba limbile în meniul drop-down. Apoi, puteți vizualiza și schimba microfonul.
Pasul 2: Activați dictarea
Puteți activa funcția de dictare făcând clic pe butonul "Dictare" din bara de instrumente. În versiunea New Outlook, utilizați comanda rapidă de la tastatură ALT +' sau apăsați pictograma microfon din panglică pentru a relua dictarea.
Ar putea exista posibilitatea ca butonul de dictare să nu fie disponibil în prezent în unele previzualizări Outlook pentru Windows . Cu toate acestea, puteți utiliza în continuare funcția de dictare utilizând instrumentul de dictare Windows .
Pasul 3: Configurați accesul la microfon
Pentru a utiliza microfonul cu aplicațiile de pe Windows, trebuie să activați unele permisiuni în setările de confidențialitate și securitate. Pentru a face acest lucru, accesați Start, Setări și Confidențialitate și securitate. Apoi, căutați Microfon sub permisiunile aplicației și asigurați-vă că accesul la microfon este activat.
Pasul 4: Configurați limba și comenzile
Puteți selecta o limbă din lista verticală pentru o listă de comenzi disponibile în fiecare limbă acceptată. Vă rugăm să rețineți că, pentru limba engleză, în prezent sunt acceptate doar punctuația și simbolurile, moneda, matematica și emoji-urile/fețele. Există limbi acceptate și de previzualizare.
Ghid pas cu pas pentru utilizarea Voice-to-Text pe Outlook
Vocea în text în Outlook face crearea de e-mailuri mai eficientă prin transformarea vorbirii în text. Puteți redacta, edita și trimite e-mailuri fără mâini cu pași simpli. Iată un ghid pas cu pas pentru utilizarea voice-to-text pe Outlook :
Pasul 1: Deschideți un e-mail nou
Accesați Microsoft Outlook și începeți un e-mail nou. Selectați corpul mesajului, accesați fila Mesaj și selectați Dictare. În Outlook pentru Mac, începeți un nou e-mail sau răspundeți. Apoi, accesați Mesaj și apoi Dictare. Asigurați-vă că sunteți conectat la Microsoft 365 pe un dispozitiv compatibil cu microfon.
Pasul 2: Începeți să dictați
Folosind Mac, puteți începe dictarea și cu comanda rapidă de la tastatură: ⌥ (Opțiune) + F1. Pe web, accesați fila Mesaj și selectați Dictare. Apoi, așteptați să se activeze butonul Dictate, începeți să ascultați și începeți să vorbiți pentru a vedea textul care apare pe ecran.
Pasul 3: Utilizați comenzi vocale pentru editare
Pe lângă rostirea conținutului, puteți rosti comenzi pentru a adăuga semne de punctuație și a introduce caractere speciale. Pentru editare și formatare, puteți utiliza comenzi vocale. Unele comentarii vocale comune includ: ștergeți, ștergeți asta, ștergeți ultimele [1-100] cuvinte/propoziții, inserați spațiu și backspace.
Pasul 4: Revizuiți și trimiteți
Ori de câte ori reuniți oameni diferiți cu agende și opinii diferite, trebuie să le oferiți o modalitate de a colabora transparent. Numai atunci când toată lumea va putea vedea totul și va înțelege în același loc și în același mod, procesul de revizuire și aprobare a e-mailurilor va fi transparent, simplificat și eficient.
Caracteristicile instrumentului Voice-to-Text Outlook
Instrumentul Outlook de voce în text oferă o gamă largă de funcții puternice pentru a îmbunătăți productivitatea și accesibilitatea. Iată câteva caracteristici ale instrumentului Outlook voce-text:
Suport multilingv
Înainte de a începe, trebuie să verificați limbile acceptate de versiunea Windows . În Windows 11, unele dintre limbile acceptate sunt: bulgară, chineză, croată, cehă, daneză, olandeză, engleză, estonă și multe altele. Pentru a comuta limbile de tastare vocală, trebuie să schimbați limba de introducere.
Pentru a face acest lucru, selectați comutatorul de limbă din colțul barei de activități. Apoi, apăsați tasta siglă Windows + bara de spațiu de pe tastatură. În cele din urmă, apăsați comutatorul de limbă din dreapta jos a tastaturii tactile.
Opțiuni de accesibilitate
Microsoft 365 aplicații pentru a vă face mai ușor și mai confortabil să vedeți lucrurile de pe ecran. Dacă culorile ecranului sunt prea luminoase, încercați să aprindeți lumina de noapte. Schimbă temperatura de culoare a ecranului, afișând culori mai calde care sunt mai ușoare pentru ochi. Dacă aveți de-a face cu daltoniste (deficiență de vedere a culorilor conform Cleveland Clinic ), Windows vine cu filtre de daltonism pre-proiectate.
Integrare cu Microsoft Office Suite
Microsoft vă permite să vă dictați documentele folosind diverse instrumente de birou. Puteți dicta documente Word, e-mailuri Outlook și note OneNote . Pentru a utiliza dictarea în Word, deschideți un document nou sau existent și accesați Pornire > Dictate. Porniți butonul de dictare și începeți să vorbiți. Puteți urma pași similari în OneNote pentru a crea schițe, a captura note și a face comentarii.
Utilizarea Transkriptor pentru transcrierea avansată a e-mailurilor
Transkriptor folosește AI și produce transcrieri de înaltă calitate. Algoritmii săi de ultimă generație pot economisi mult timp și efort. Iată un ghid pas cu pas pentru utilizarea Transkriptor pentru transcrierea avansată a e-mailurilor:
Pasul 1: Încărcați sunetul în Transkriptor
Înregistrați audio folosind aplicația vocală de pe telefon sau computer. După ce ați făcut acest lucru, conectați-vă la Transkriptor folosind Gmail și accesați tabloul de bord. Veți fi apoi redirecționat către pagina "Alegeți limba".
Vă puteți căuta limba printre cele 100+ limbi disponibile din bara de căutare. Faceți clic pe următorul și încărcați/înregistrați vocea. Vă puteți înregistra vocea direct cu Transkriptor și o puteți converti în text. Ca a doua opțiune, puteți încărca un fișier audio de pe dispozitivul local pentru a transcrie.
Pasul 2: Generați transcrieri precise
Odată ce fișierul este încărcat, Transkriptor va genera transcrierea. Puteți accesa transcrierea pe pagina editorului. Puteți găsi biblioteca de șabloane în partea stângă a barei de activități. Puteți scrie ceva sau puteți apăsa "spațiu" pentru Al și "/" pentru comenzi. Apăsați spațiu și tastați "creați un e-mail bine formatat" pe aceeași bară de activități.
Pasul 3: Editați și formatați transcrierea
Odată ce aveți un șablon de e-mail, îl puteți personaliza în funcție de nevoile dvs. În partea stângă a barei de activități, puteți face clic pe pictograma cu trei linii pentru a formata șablonul de e-mail. Puteți utiliza anteturi, liste, liste de sarcini, ghilimele sau cod. De asemenea, puteți adăuga un link făcând clic pe pictograma hyperlink de lângă pictograma cu trei linii.
Pasul 4: Copiați și lipiți în Outlook
Faceți clic pe pictograma "copiere" de pe aceeași coloană din bara de activități pentru a copia e-mailul. Dacă sunteți dispus să faceți modificări suplimentare, puteți face acest lucru accesând funcțiile pe care Transkriptor le oferă. Puteți face clic pe "anulare" sau "refacere" pentru a face corecții.
Pentru a îmbunătăți formatarea, puteți "Îngroșat", "Subliniați" sau "Cursiv" textul. Făcând clic pe pictograma "Descărcați nota", puteți descărca e-mailul în format Word sau text pentru a-l salva pentru utilizare ulterioară.
Pasul 5: Economisiți timp cu transcrierea în lot
Transkriptor vă permite să transcrieți mai multe mesaje audio simultan. Accesați tabloul de bord, faceți clic pe "Transcrieți fișierul audio sau video" și încărcați numeroase fișiere audio.
Acceptă diverse formate, inclusiv MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR și MKV . Puteți genera transcrieri pentru a gestiona un volum mare de e-mailuri.
Sfaturi pentru maximizarea Voice-to-Text pe Outlook
Potrivit AbilityNet , tehnologiile standard, inclusiv programele de recunoaștere vocală, pot ajuta persoanele dislexice. Cu toate acestea, utilizarea tehnicilor și instrumentelor adecvate pentru a maximiza recunoașterea vorbirii este esențială.
- Vorbește clar: Pronunță cuvintele încet și clar și înregistrează-te pentru a urmări îmbunătățirea.
- Utilizați un microfon de înaltă calitate: Alegeți un microfon cu anulare a zgomotului pentru a reduce zgomotul din jur și pentru a capta un sunet mai clar.
- Familiarizați-vă cu comenzile: Aflați comenzi vocale pentru acțiuni rapide, cum ar fi trimiterea de e-mailuri, adăugarea de destinatari și ajustarea subiectelor.
- Combinați cu Transkriptor : Utilizați Transkriptor pentru a transcrie audio și a trimite automat e-mailuri bine formatate prin Outlook .
Vorbește clar
Vorbește încet și clar, pronunțând fiecare cuvânt și sunet. Evitați să vă grăbiți prin propoziții, deoarece acest lucru vă va face pronunția neclară. Încetinirea vă ajută să vă concentrați asupra sunetelor corecte produse și vă face vorbirea mai evidentă. Vă puteți înregistra în timp ce exersați vorbirea.
Utilizați un microfon de înaltă calitate
Un microfon cu anulare a zgomotului conține două sau mai multe microfoane care captează sunetul din direcții diferite. Microfonul principal este de obicei îndreptat spre gură. Microfoanele secundare captează zgomotul din jur din toate direcțiile. Împreună cu niște algoritmi digitali, ei "scad" zgomotul înconjurător din ecuație, lăsând doar vocea ta.
Familiarizați-vă cu comenzile
Unele dintre comenzile de e-mail cu care trebuie să vă familiarizați sunt trimiteți e-mail, trimiteți e-mail -> da, trimiteți e-mail > anulați, adăugați
Combinați cu instrumente precum Transkriptor
Folosind Transkriptor, puteți trimite automat transcrieri noi ca Outlook atașamente. Odată ce o transcriere este finalizată în Transkriptor, aceasta va fi trimisă automat ca atașament de e-mail prin Outlook . Transkriptor poate transcrie mai multe fișiere audio în text și, de asemenea, poate crea e-mailuri bine formatate. Acest lucru economisește timp, permițându-vă să faceți e-mailuri în bloc în mai puțin timp.
Concluzie: Simplificați scrierea e-mailurilor cu Voice-to-Text și Transkriptor
Voice-to-text pe Outlook a revoluționat redactarea e-mailurilor prin integrarea capabilităților avansate de vorbire în text. Transkriptor îmbunătățește integrarea vorbirii în text în Outlook e-mailuri, oferind transcrieri precise. Funcția sa de transcriere în lot și integrarea cu Outlook pentru atașamente automate de e-mail îl fac un instrument neprețuit. Folosind instrumentele de transcriere a e-mailurilor în Outlook precum Transkriptor, utilizatorii pot economisi timp, pot crește eficiența și pot menține acuratețea.