Kaip sukurti skaitmeninę dokumentacijos sistemą

Manėte, kad suskaitmeninus dokumentus bus išspręstos visos jūsų problemos. Tačiau tai toli gražu nėra tiesa. Dabar, kai skaitmeninių dokumentų skaičius auga, galite susidurti su problemomis juos tvarkydami. Praleidžiate daugiau laiko ieškodami netinkamoje vietoje esančių failų ir tvarkydami netvarkingas sistemas, sumažindami produktyvumą ir sukeldami delsą.

Taip pat matote iššvaistytą laiką ir didesnes veiklos išlaidas. Šiame straipsnyje pateikiami visi atsakymai, jei ieškote šios problemos sprendimo. Tai padės jums sukurti efektyvią skaitmeninę dokumentacijos sistemą. Sužinosite keletą puikių strategijų ir patarimų, kaip supaprastinti procesą.

Skaitmeninės dokumentacijos pagrindų supratimas

Skaitmeninė dokumentacija gali padėti saugiau saugoti ir tvarkyti visus dokumentus. Juos galite pasiekti bet kada, kai tik norite. Tiesą sakant, Exploding Topics atskleidė, kad įmonės, pasikliaujančios tik rankiniais dokumentais, prarastų 51% savo pajamų. Prieš naudodami suskaitmenintus dokumentus, turite žinoti jų pagrindinius pagrindus.

Pagrindiniai efektyvios dokumentacijos komponentai

Štai keletas pagrindinių komponentų, kuriuos turite atsiminti, kad dokumentacija būtų veiksminga:

1. Aiškumas ir nuoseklumas: Įsitikinkite, kad informacija yra lengvai skaitoma ir jos formatavimas yra nuoseklus.
2. Versijų valdymas: Naudodami patikimą sistemą galite tinkamai sekti pakeitimus. Be to, galite pasiekti ir ankstesnes versijas.
3. Pritaikymas neįgaliesiems: Dokumentai turėtų būti prieinami įgaliotiems asmenims. Tai užtikrins tinkamumą naudoti nepakenkiant saugumui.
4. Ieškomumas: Funkcionali paieškos funkcija gali padėti greitai rasti konkrečius dokumentus, todėl jums nereikia gaišti laiko.

Bendri dokumentacijos iššūkiai

Nors dokumentų tvarkymas yra naudingas, tai gali sukelti keletą iššūkių:

1. Prasta organizacija: Be tinkamos sistemos dokumentai išsisklaidys, o paieškos procesas užtruks.
2. Versijos painiava: Jums ir jūsų komandoms gali kilti problemų dėl nesuderinamų dokumentų naujinimų, jei versijos valdymas yra netinkamas.
3. Saugumo rizika: Neskelbtina informacija yra pažeidžiama neteisėtos prieigos ar pažeidimų be tinkamų apsaugos priemonių.
4. Neefektyvumas: Kai sistemos patiria perkrovą, tai gali sukelti laiko ir pastangų švaistymą.

Supaprastintos skaitmeninės dokumentacijos pranašumai

Kai naudojate bepopierę dokumentaciją, ji gali būti naudinga įvairiais būdais, pavyzdžiui:

1. Daugiau produktyvumo: Greita prieiga prie gerai sutvarkytų dokumentų sumažina delsą ir padidina komandos efektyvumą.
2. Geresnis bendradarbiavimas: Centralizuotos platformos padės vienu metu dirbti su keliais dokumentais.
3. Didesnis saugumas: Patikima politika ir įrankiai apsaugo neskelbtinus duomenis išlaikydami prieinamumą. Statista atskleidė, kad 46% įmonių moka išpirką po atakos.
4. Atitiktis teisės aktams: Gerai valdoma sistema padės laikytis standartų ir sumažinti atitikties riziką.

Esminiai sėkmingos dokumentacijos sistemos elementai

Tinkama dokumentacijos sistema gali pagerinti jūsų darbo eigą. Nesvarbu, ar tvarkote projektus, ar tvarkote failus, aiški strategija padės lengvai tvarkyti dokumentus. Be to, taip pat galite efektyviau rasti ir atnaujinti dokumentus.

1. Skaitmeninių dokumentų tvarkymas: Sukurkite sėkmingą dokumentacijos sistemą logiškai grupuodami failus.
2. Pavadinimų suteikimo konvencijų nustatymas: Išlaikykite nuoseklų failo pavadinimą naudodami standartinį formatą su atitinkama informacija.
3. Archyvų, kuriuose galima ieškoti, kūrimas: Padidinkite ieškos galimybes pridėdami raktažodžių prie dokumentų.

Skaitmeninių dokumentų tvarkymas

Pirmiausia turite sukurti sėkmingą dokumentacijos sistemą, kad galėtumėte tvarkyti failus. Tada įsitikinkite, kad tinkamai sugrupavote dokumentus pagal projektų tipus, klientus ar datas. Jei dirbate su kitais komandos nariais, įsitikinkite, kad visi supranta struktūrą.

Pavadinimų suteikimo konvencijų nustatymas

Kad būtų išvengta painiavos, failų pavadinimai turi būti nuoseklūs. Taigi reikia pasirinkti standartinį formatą, kuris apimtų atitinkamą informaciją, ypač YYYY-MM-DD. Šis žingsnis užtikrins, kad visi galėtų greitai nustatyti skaitmeninių dokumentų būseną ir vietą.

Archyvų, kuriuose galima ieškoti, kūrimas

Net ir turėdami gerai organizuotą sistemą, vis tiek turite padaryti savo dokumentus lengviau ieškomus. Geriausias būdas rasti skaitmeninę dokumentaciją yra pridėti raktinių žodžių. Kai archyvas išaugs, raktinis žodis sutaupys daugybę valandų, nes jums nereikės tikrinti kiekvieno failo.

Skaitmeninės dokumentacijos darbo eigos kūrimas

Norėdami sukurti efektyvią skaitmeninės dokumentacijos darbo eigą, turite atkreipti ypatingą dėmesį į planavimą. Tai reiškia, kad reikia pasirinkti tinkamas priemones ir sutelkti dėmesį į gaires. Tokiu būdu galite pagerinti failų tvarkymo procesus ir pagerinti komandos bendradarbiavimą. Štai kaip galite sukurti savo skaitmeninės dokumentacijos darbo eigas.

1. Tinkamų įrankių pasirinkimas: Pasirinkite įrankius, atitinkančius jūsų poreikius, kad pagerintumėte dokumentų darbo eigas.
2. Dokumentacijos standartų nustatymas: Nustatykite aiškias skaitmeninių dokumentų tvarkymo ir formatavimo gaires, kad išlaikytumėte nuoseklumą.
3. Įdiegtas versijų valdymas: Įdiekite versijų valdymo sistemą su versijų numeriais arba laiko žymomis.

Tinkamų įrankių pasirinkimas

Turite pasirinkti atitinkamus įrankius, kurie padės pagerinti darbo eigą. Būtinai atsižvelgkite į savo ir savo komandų poreikius. Tokiu būdu galite sudaryti trumpąjį sąrašą efektyviausių dokumentacijos darbo eigos įrankių. Pavyzdžiui, Transkriptor leis jums sukurti žinių bazes, skirtas tvarkyti svarbią informaciją naudojant dokumentus.

Dokumentacijos standartų nustatymas

Aiškūs standartai užtikrina, kad visi jūsų komandos nariai būtų tame pačiame puslapyje. Taigi, norėdami išlaikyti nuoseklumą, turite sukurti failų organizavimo ir formatavimo gaires. Galite paprašyti savo komandų laikytis konkrečių standartų pavadinant ir struktūrizuojant aplankus. Tai padės išvengti painiavos ateityje.

Versijų valdymo įgyvendinimas

Versijų valdymas yra būtinas, kai keli žmonės dirba su tais pačiais dokumentais. Be to, turite įdiegti skaidrią versijų kūrimo sistemą. Pavadindami naujesnes failų versijas, turite įtraukti versijų numerius arba laiko žymas. Geriausia naudoti Transkriptor, nes platforma seka pakeitimus ir leidžia peržiūrėti ankstesnes savo darbo versijas.

Dokumentacijos automatizavimo įrankiai

Automatizavimas padės tiksliau valdyti dokumentacijos sistemą. Galite sutaupyti laiko ir sumažinti rankinių klaidų skaičių. Be to, galite sutelkti dėmesį į didelės vertės užduotis, o pasikartojantys procesai rūpinasi savimi. Tačiau tinkamų dokumentų valdymo įrankių pasirinkimas gali atrodyti bauginantis. Norėdami padėti jums atlikti procesą, pateikiame 5 geriausius variantus, kuriuos turite apsvarstyti.

1. Transkriptor : Transkriptor yra profesionali garso į tekstą transkripcijos platforma, kuri gali padėti tvarkyti ir saugoti skaitmeninius dokumentus.
2. Templafy : Templafy gali automatizuoti dokumentų valdymo procesus.
3. ExperLogix : ExperLogix integruojamas su CRM ir ERP programine įranga, kad supaprastintų dokumentų kūrimą.
4. PandaDoc : PandaDoc yra papildomų funkcijų, skirtų pagerinti dokumentų darbo eigas.
5. HotDocs : HotDocs automatizuoja skaitmeninę dokumentaciją ir integruojasi su kitomis platformomis.

1. Transkriptor

Transkriptor yra populiari garso į tekstą platforma, galinti patenkinti visus jūsų transkripcijos poreikius. Platforma leis jums sukurti pasirinktines žinių bazes naudojant nuorašus ir dokumentus. Atsižvelgdami į savo planą, galite sukurti kelias žinių bazes.

Be to, Transkriptor yra saugi ir centralizuota saugykla, kad jūsų dokumentai būtų tvarkingi. Taigi galite lengvai pasiekti ir tvarkyti visus failus ir aplankus. Kadangi galite lengvai gauti svarbius dokumentus, galite supaprastinti savo darbo eigas.

Be to, Transkriptor leis sekti dokumentų pakeitimus. Be to, istorijos funkcija padės peržiūrėti ankstesnes dokumentų versijas. Dėl to galite padaryti turinio valdymą lankstesnį.

Pagrindinės savybės

• Tikslus Transkriptor generavimas: Transkriptor gali padėti generuoti labai tikslias transkripcijas iš garso ir vaizdo failų. Platforma užtikrins, kad per kelias minutes gausite transkribuotą tekstą.
• Kelių kalbų palaikymas: Transkriptor palaiko 100+ kalbų. Taigi galite sukurti savo transkripcijas bet kuria norima kalba.
• Puikios integracijos: Galite integruoti Transkriptor su Google Meet, Zoom ir Microsoft Teams . Taip pat galite sinchronizuoti platformą su Google ir Outlook kalendoriais.
• AI pokalbių asistentas: AI pokalbių asistento funkcija gali apibendrinti jūsų transkripcijos failus ir ataskaitas. Be pagrindinių įžvalgų ištraukimo, taip pat galite užduoti AI bet kokį klausimą. Galite naudoti bet kurį konkretų šabloną pasiūlymams AI arba sukurti naują.

2. Templafy

Antroje sąrašo vietoje yra Templafy . Ši skaitmeninės dokumentacijos programinė įranga padės automatizuoti ir efektyviau valdyti dokumentaciją. Jis taip pat integruojamas su Microsoft Office, Google Workspace" ir debesies saugyklos sprendimais. Be to, jame yra dokumentų patvirtinimo darbo eigos ir versijų valdymas. Jūsų komandos gali lengvai kurti dokumentus. Tačiau jų kainodara nėra skaidri.

3. ExperLogix

ExperLogix yra dar viena skaitmeninių dokumentų valdymo sistema. Tai gali padėti automatizuoti ir supaprastinti dokumentų kūrimo ir valdymo procesus. Jų sistema paprastai integruojama su įvairiomis verslo programomis, tokiomis kaip CRM ir ERP programinė įranga. Jis palaiko tinkinamas darbo eigas, kad pagerintų efektyvumą. Su ExperLogix, jums nereikia jaudintis dėl saugumo ir integracijų. Tačiau mokymosi kreivė yra per stati.

4. PandaDoc

PandaDoc tinka profesionalams, planuojantiems kurti įvairių tipų dokumentus. Taip pat gausite papildomų funkcijų, tokių kaip el. parašai ir bendradarbiavimas realiuoju laiku. Sistema padės automatizuoti dokumentų darbo eigas ir sumažinti rankinių klaidų skaičių. Taip pat galite integruoti su įvairiais CRM ir projektų valdymo įrankiais. Tai padės padidinti efektyvumą ir išlaikyti centralizuotą dokumentų saugojimą. Tačiau daugelis vartotojų skundėsi dėl sunkumų redaguojant.

5. HotDocs

Paskutinis sąraše yra HotDocs . Tai vienas iš pirmųjų įrankių rinkoje, skirtas automatizuoti skaitmeninę dokumentaciją. Šis įrankis yra labai keičiamas, o tai bus naudinga, kai laikui bėgant jūsų poreikiai augs. Jis gali būti integruotas su kitomis sistemomis, kad būtų galima geriau valdyti duomenis ir automatizuoti darbo eigą. Integracija taip pat yra sklandi ir vientisa. Tačiau jos kainodaros planai nėra ekonomiškai efektyvūs.

Geriausia dokumentacijos sistemos priežiūros praktika

Efektyvios dokumentacijos sistemos palaikymas reiškia, kad turite nuolat dėti pastangas. Kai jūsų sistema bus nustatyta, svarbu išlikti aktualiems ir organizuotiems. Štai keletas dokumentacijos geriausios praktikos pavyzdžių, kad dokumentacijos sistema veiktų sklandžiai:

1. Reguliarūs auditai ir atnaujinimai: Reguliariai tikrinkite savo skaitmeninę dokumentaciją, kad pašalintumėte perteklinius ar nereikalingus failus.
2. Mokymų komandos nariai: Įsitikinkite, kad jūsų komanda yra apmokyta apie dokumentacijos sistemų struktūrą ir ypatybes.
3. Dokumentacijos efektyvumo matavimas: Stebėkite metriką, pvz., failų gavimo laiką ir senų versijų naudojimą, kad įvertintumėte efektyvumą.

Reguliarūs auditai ir atnaujinimai

Atminkite, kad jūsų skaitmeninė dokumentacija nėra kažkas, ką turėtumėte pamiršti po nustatymo. Turite reguliariai atlikti auditus, kad peržiūrėtumėte failų organizavimą. Tai vienas iš efektyviausių būdų pašalinti nereikalingus ar nereikalingus dokumentus. Taigi, sukurkite šių auditų tvarkaraštį, nesvarbu, ar kas savaitę, ar kas mėnesį. Įsitikinkite, kad archyvuota medžiaga vis dar pasiekiama, bet atskirai nuo aktyvių failų. Tai padės išvengti netvarkingos sistemos, kuri sulėtina produktyvumą.

Mokymo komandos nariai

Net geriausia dokumentacijos sistema gali sugesti, jei jūsų komandos nariai nežino, kaip ja naudotis. Taigi skirkite laiko apmokyti savo komandą organizacijos struktūroje. Jei kas nors nežino, kaip pasiekti ankstesnes versijas, išmokykite juos toje konkrečioje dalyje. Tinkamai mokydamiesi galite sumažinti klaidų skaičių. Tai tiesa, ypač kai priimate naujus narius.Forbes atskleidė, kad 29% įmonių susiduria su darbuotojų priėmimu.

Dokumentacijos efektyvumo matavimas

Turite nustatyti, ar jūsų dokumentacijos sistema atitinka jūsų poreikius. Turite stebėti konkrečią metriką. Pavyzdžiui, galite sekti laiką, kad surastumėte konkrečius failus arba kaip dažnai žmonės naudoja senas versijas. Turite rinkti atsiliepimus iš savo komandos, kad nustatytumėte skausmo taškus ar neefektyvumą. Jei susiduriate su problemomis, turite jas greitai išspręsti. Tai užtikrins, kad skaitmeninės dokumentacijos sistema atitiktų jūsų poreikius.

Išvada

Skaitmeninės dokumentacijos sistemos sukūrimas užims šiek tiek laiko. Tačiau kai tai padarysite teisingai, galėsite lengvai saugoti ir tvarkyti savo skaitmeninę dokumentaciją. Jums ir jūsų komandos nariams nereikia gaišti laiko ieškant tinkamų dokumentų.

Transkriptor leis jums sukurti transkripcijas ir išsaugoti dokumentus be jokių problemų. Be to, Transkriptor taip pat leis jums pasiekti ankstesnes savo darbo versijas. Taigi, pasirinkite Transkriptor šiandien, kad patenkintumėte savo dokumentų poreikius.