Outlook の音声テキスト変換は、音声認識技術を使用して音声入力を可能にする機能です。 多言語対応、メールコマンド、複数要素コマンドなど、さまざまなメリットがあります。
Outlook で音声テキスト変換を使用する方法を理解するには、いくつかの基本的な手順に従う必要があります。 このガイドでは、 Microsoft Outlook でディクテーションを有効にするためのステップバイステップガイドについて説明します。 また、 Transkriptor のようなツールを使って、高度なメールの文字起こしを簡単にする方法もご紹介します。
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Outlook での音声入力では、Azure Speech サービスを利用したオンライン音声認識が使用されます。 Statista の調査によると、ほとんどの人は、音声認識が完璧なトランスクリプトに向けて段階的に進化すると予想しています。
Overview of the Feature
インターネット接続、マイク、テキストボックス内のカーソルがあれば、 Outlook で音声入力を使用できます。 また、 Windows で選択した言語とは異なる音声入力言語を使用することもできます。 入力言語を変更して、音声入力言語を切り替えることができます。
Speech-to-Text Integration in Outlook
ディクテーション機能を使用すると、音声テキスト変換を使用して Office でコンテンツを作成できます。 これは、メールの下書き、返信の送信、トーンのキャプチャをすばやく簡単に行う方法です。 この機能は、New Outlook 、Classic Outlook 、 Outlook for Mac 、および Web でアクセスできます。
Accessibility Benefits
Outlook には、音声入力のための多くのアクセシビリティ機能があります。 アクセシビリティ チェックを使用すると、メール メッセージを書きながらアクセシビリティの問題に取り組むことができます。 画像に代替テキストを追加して、スクリーンリーダーを使用しているユーザーが画像の内容を聞くことができます。
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Outlook の音声テキスト変換は、話し言葉をテキストに変換することで、メールの下書きを簡素化します。 この機能の使用を開始するには、互換性を確認し、マイクと言語の設定を構成します。 次の簡単な手順に従って、この時間節約ツールを有効にし、最大化できます。
- 互換性を確認します。 Microsoft 365 サブスクライバーであることを確認し、Outlook 設定で話し言葉、マイク、自動句読点を設定します。
- ディクテーションをアクティブにします。 「ディクテーション」をクリックするか、ALT +'を使用するか、 Windows + Hを押して Windows ディクテーションツールを使用します。
- マイクアクセスを設定します。 プライバシーとセキュリティの設定でマイクの権限を有効にします。
- 言語とコマンドを設定します。 言語を選択し、使用可能なコマンドを確認します。プレビュー言語の制限事項に注意してください。
Step 1: Check Compatibility
ディクテーション機能は、 Microsoft 365 サブスクライバーのみが利用できます。 Outlook でディクテーション設定を有効にするには、歯車のアイコンをクリックして、使用可能な設定を表示します。 音声言語の場合は、ドロップダウンで言語を表示および変更できます。 次に、マイクを表示および変更できます。
Step 2: Activate Dictation
ディクテーション機能を有効にするには、ツールバーの「ディクテート」ボタンをクリックします。 新しい Outlook バージョンでは、キーボードショートカットのALT +'を使用するか、リボンのマイクアイコンを押してディクテーションを再開します。
ディクテーションボタンが現在、一部の Outlook プレビューで使用できない可能性があります Windows 。 ただし、 Windows ディクテーションツールを使用して、ディクテーション機能を引き続き使用できます。
Step 3: Set Up Microphone Access
Windows のアプリでマイクを使用するには、プライバシーとセキュリティの設定で一部の権限をオンにする必要があります。 これを行うには、[スタート]、[設定]、[プライバシーとセキュリティ] の順に移動します。 次に、アプリの権限の下にあるマイクを探し、マイクへのアクセスがオンになっていることを確認します。
Step 4: Configure Language and Commands
ドロップダウンリストから言語を選択すると、サポートされている各言語で使用できるコマンドのリストが表示されます。 英語の場合、現在サポートされているのは句読点と記号、通貨、数学、絵文字/顔のみです。 サポートされている言語とプレビュー言語があります。
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Outlook の音声テキスト変換は、音声をテキストに変換することで、メール作成をより効率的にします。 簡単な手順でハンズフリーでメールの下書き、編集、送信ができます。 ここでは、 Outlook で音声テキスト変換を使用するためのステップバイステップのガイドをご紹介します。
Step 1: Open a New Email
Microsoft Outlook に移動し、新しいメールを開始します。 メッセージの本文を選択し、[メッセージ] タブに移動して、[ディクタイ] を選択します。 Outlook for Mac で、新しいメールまたは返信を開始します。 次に、[メッセージ]に移動し、[ディクテーション]に移動します。 マイク対応デバイスで Microsoft 365 にサインインしていることを確認します。
Step 2: Start Dictating
Mac を使用すると、キーボードショートカットの⌥(Option)+ F1でディクテーションを開始することもできます。 Web で [メッセージ] タブに移動し、[ディクテート] を選択します。 次に、ディクテーションボタンがオンになるのを待ち、聞き始め、話し始めて画面にテキストが表示されるのを確認します。
Step 3: Use Voice Commands for Editing
コンテンツを読み上げるだけでなく、句読点を追加したり、特殊文字を入力したりするコマンドを読み上げることができます。 編集と書式設定には、音声コマンドを使用できます。 一般的な音声コメントには、削除、削除、最後の[1-100]単語/文の削除、スペースの挿入、バックスペースなどがあります。
Step 4: Review and Send
さまざまなアジェンダや意見を持つさまざまな人々を集めるときはいつでも、彼らが透明性を持って協力する方法を提供する必要があります。 全員が同じ場所で同じ方法ですべての出来事を見て理解できて初めて、メールのレビューと承認のプロセスは透明で、合理化され、効果的になります。
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Outlook 音声テキスト変換ツールは、生産性とアクセシビリティを向上させるためのさまざまな強力な機能を提供します。 Outlook 音声テキスト変換ツールには、次のような機能があります。
Multilingual Support
開始する前に、 Windows バージョンがサポートする言語を確認する必要があります。 Windows 11 では、ブルガリア語、中国語、クロアチア語、チェコ語、デンマーク語、オランダ語、英語、エストニア語などがサポートされています。 音声入力言語を切り替えるには、入力言語を変更する必要があります。
これを行うには、タスクバーの隅にある言語スイッチャーを選択します。 次に、キーボードの Windows ロゴキー+スペースバーを押します。 最後に、タッチキーボードの右下にある言語スイッチャーを押します。
Accessibility Options
Microsoft 365 アプリを使用して、画面上のものをより簡単かつ快適に見ることができます。 画面の色が明るすぎる場合は、常夜灯をオンにしてみてください。 画面の色温度を変更し、目にやさしい暖色系を表示します。 色覚異常(Cleveland Clinic による色覚異常)に対処する場合、Windows には事前に設計された色覚異常フィルターが付属しています。
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft では、さまざまなオフィスツールを使用してドキュメントを口述できます。 Word ドキュメント、Outlook メール、OneNote メモを口述できます。 Word でディクテーションを使用するには、新規または既存のドキュメントを開き、[ホーム] > [ディクテーション] に移動します。 ディクテーションボタンをオンにして、話し始めます。 OneNote でも同様の手順に従って、下書きの作成、メモのキャプチャ、コメントの作成を行うことができます。
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor は AI を使用し、高品質のトランスクリプションを作成します。 その最先端のアルゴリズムにより、多くの時間と労力を節約できます。 ここでは、 Transkriptor を使用して高度なメールの文字起こしを行うためのステップバイステップガイドをご紹介します。
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
携帯電話またはコンピューターの音声アプリを使用してオーディオを録音します。 その後、Gmail を使用してTranskriptor にサインインし、ダッシュボードにアクセスします。 その後、「言語を選択」ページにリダイレクトされます。
検索バーから100+の利用可能な言語の中からあなたの言語を検索することができます。 [次へ]をクリックして、音声をアップロード/録音します。 Transkriptor で直接音声を録音し、テキストに変換できます。 2つ目のオプションとして、ローカルデバイスからオーディオファイルをアップロードして文字起こしすることができます。
Step 2: Generate Accurate Transcripts
ファイルがアップロードされると、 Transkriptor によってトランスクリプトが生成されます。 トランスクリプトには、エディターページでアクセスできます。 テンプレートライブラリは、タスクバーの左側にあります。 何かを書き込むか、Alの場合は「スペース」を、コマンドの場合は「/」を押すことができます。 スペースを押して、同じタスクバーに「適切な形式のメールを作成する」と入力します。
Step 3: Edit and Format the Transcript
メールテンプレートを作成したら、必要に応じてカスタマイズできます。 タスクバーの左側にある3本線のアイコンをクリックして、メールテンプレートをフォーマットできます。 ヘッダー、リスト、To Do リスト、引用符、またはコードを使用できます。 3本線のアイコンの横にあるハイパーリンクアイコンをクリックして、リンクを追加することもできます。
Step 4: Copy and Paste into Outlook
同じタスクバー列の「コピー」アイコンをクリックして、メールをコピーします。 さらに変更を加える場合は、 Transkriptor が提供する機能にアクセスして変更できます。 「元に戻す」または「やり直し」をクリックして修正を行うことができます。
書式設定を強化するには、テキストを「太字」、「下線」、または「斜体」にします。 「ノートのダウンロード」アイコンをクリックすると、メールを Word 形式またはテキスト形式でダウンロードして、将来使用するために保存できます。
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor では、複数の音声メッセージを一度に文字起こしすることができます。 ダッシュボードに移動し、[オーディオまたはビデオファイルの文字起こし]をクリックして、多数のオーディオファイルをアップロードします。
MP3 、MP4 、WAV 、AAC 、M4A 、WEBM 、FLAC 、OPUS 、AVI 、M4V 、MPEG 、MOV 、OGV、MPG、WMV 、OGM、OGG 、AU、WMA 、AIFF 、 OGA、AMR 、およびMKV . 文字起こしを生成して、大量のメールを管理できます。
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
AbilityNet によると、音声認識プログラムを含む標準技術は、失読症の人々を助けることができます。 ただし、音声認識を最大化するには、適切な手法とツールを使用することが不可欠です。
- はっきりと話す: ゆっくりとはっきりと単語を発音し、自分自身を録音して改善を追跡します。
- 高品質のマイクを使用します。 ノイズキャンセリングマイクを選択すると、周囲のノイズを低減し、よりクリアなオーディオをキャプチャできます。
- コマンドに慣れます。 メールの送信、受信者の追加、件名の調整などのクイックアクションのための音声コマンドを学びます。
- Transkriptor と組み合わせる:Transkriptor を使用して音声を文字起こしし、適切な形式のメールをOutlook で自動的に送信します。
Speak Clearly
ゆっくりとはっきりと話し、各単語と音を発音します。 文章を急いで進めると、発音が不明瞭になるので避けてください。 速度を落とすと、生成される正しい音に集中でき、スピーチがより明確になります。 話す練習をしながら自分自身を録音できます。
Use a High-Quality Microphone
ノイズキャンセリングマイクには、異なる方向からの音をキャプチャする2つ以上のマイクが含まれています。 通常、プライマリマイクは口に向けられます。 セカンダリマイクは、あらゆる方向から周囲のノイズを拾います。 いくつかのデジタルアルゴリズムと組み合わせることで、方程式から周囲のノイズを「減算」し、あなたの声だけを残します。
Familiarize Yourself with Commands
慣れ親しむ必要があるメール コマンドには、メールの送信、メール > はい、メール メール > キャンセル、
Combine with Tools Like Transkriptor
Transkriptor を使用すると、新しい文字起こしをOutlook 添付ファイルとして自動的に送信できます。 Transkriptor で文字起こしが完了すると、Outlook 経由でメールの添付ファイルとして自動的に送信されます。 Transkriptor 、複数のオーディオファイルをテキストに書き起こしたり、適切にフォーマットされた電子メールを作成したりできます。 これにより時間が節約され、より短い時間で大量のメールを作成できます。
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Outlook の音声テキスト変換は、高度な音声テキスト変換機能を統合することで、メールの作成に革命をもたらしました。 Transkriptor は、正確な文字起こしを提供することで、 Outlook メールの音声テキスト統合を強化します。 そのバッチ文字起こし機能と、自動化された電子メールの添付ファイルのための Outlook との統合により、非常に貴重なツールになっています。 Transkriptor のようなOutlook のメールトランスクリプションツールを活用することで、ユーザーは時間を節約し、効率を高め、精度を維持できます。