Vous pensiez que la numérisation de vos documents résoudrait tous vos problèmes. Cependant, c’est loin d’être la vérité. Maintenant que le nombre de documents numériques augmente, vous pouvez rencontrer des problèmes pour les gérer. Vous passez plus de temps à rechercher des fichiers égarés et à gérer des systèmes désorganisés, ce qui réduit la productivité et entraîne des retards.
Vous constatez également une perte de temps et des coûts opérationnels plus élevés. Cet article apporte toutes les réponses si vous cherchez une solution à ce problème. Il vous aidera à créer un système de documentation numérique efficace. Vous apprendrez d’excellentes stratégies et astuces pour rationaliser le processus.
Comprendre les principes fondamentaux de la documentation numérique
La documentation numérique peut vous aider à stocker et à gérer tous vos documents de manière plus sécurisée. Vous pouvez y accéder à tout moment. En fait, Exploding Topics a révélé que les entreprises qui ne s’appuient que sur la documentation manuelle perdraient 51 % de leurs revenus. Avant d’utiliser les documents numérisés, vous devez connaître leurs principes fondamentaux.
Éléments clés d’une documentation efficace
Voici quelques éléments clés que vous devez garder à l’esprit pour une documentation efficace :
- Clarté et cohérence : Assurez-vous que les informations sont faciles à lire et qu’elles ont un format cohérent.
- Contrôle de version : Avec un système robuste, vous pouvez suivre correctement les modifications. De plus, vous pouvez également accéder aux versions précédentes.
- Accessibilité: Les documents doivent être mis à la disposition des personnes autorisées. Cela garantira la facilité d’utilisation sans compromettre la sécurité.
- Facilité de recherche : Une fonction de recherche fonctionnelle peut vous aider à localiser rapidement des documents spécifiques, de sorte que vous n’avez pas à perdre de temps.
Défis courants en matière de documentation
Bien que la conservation de la documentation soit bénéfique, elle peut poser plusieurs défis :
- Mauvaise organisation : Sans un système approprié, les documents s’éparpilleront et le processus de récupération prendra beaucoup de temps.
- Confusion de version : Vous et vos équipes pouvez être confrontés à des mises à jour de documents conflictuelles si le contrôle des versions est inadéquat.
- Risques de sécurité : Les informations sensibles sont vulnérables à l’accès non autorisé ou aux violations sans mesures de protection appropriées.
- Inefficacité: Lorsque les systèmes sont surchargés, cela peut entraîner une perte de temps et d’efforts.
Avantages d’une documentation numérique rationalisée
Lorsque vous utilisez la documentation sans papier, celle-ci peut s’avérer bénéfique de diverses manières, telles que :
- Plus de productivité : L’accès rapide à des documents bien organisés réduit les délais et augmente l’efficacité de l’équipe.
- Meilleure collaboration : Les plateformes centralisées vous aideront à travailler sur plusieurs documents simultanément.
- Sécurité renforcée : Des politiques et des outils robustes protègent les données sensibles tout en préservant l’accessibilité. Statista a révélé que 46 % des entreprises paient une rançon après une attaque.
- Conformité réglementaire : Un système bien géré vous aidera à respecter les normes et à minimiser les risques de conformité.
Éléments essentiels d’un système de documentation réussi
Un système de documentation approprié peut améliorer votre flux de travail. Que vous gériez des projets ou organisiez des fichiers, une stratégie claire vous aidera à gérer facilement vos documents. De plus, vous pouvez également localiser et mettre à jour les documents plus efficacement.
- Organisation de vos documents numériques : Créez un système de documentation efficace en regroupant les fichiers de manière logique.
- Configuration des conventions de nommage : Maintenez un nommage de fichier cohérent à l’aide d’un format standard avec des détails pertinents.
- Création d’archives consultables : Améliorez la facilité de recherche en ajoutant des mots-clés à vos documents.
Organisation de vos documents numériques
Tout d’abord, vous devez créer un système de documentation efficace pour organiser vos fichiers. Ensuite, assurez-vous de bien regrouper les documents par type de projet, client ou date. Si vous travaillez avec d’autres membres de l’équipe, assurez-vous que tout le monde comprend la structure.
Configuration des conventions de nommage
Pour éviter toute confusion, les noms de fichiers doivent être cohérents. Ainsi, il faut choisir un format standard qui inclut les détails pertinents, en particulier AAAA-MM-JJ. Cette étape permettra à chacun d’identifier rapidement l’état et l’emplacement des documents numériques.
Création d’archives consultables
Même avec un système bien organisé, vous devez toujours rendre vos documents plus faciles à consulter. La meilleure façon de trouver votre documentation numérique est d’ajouter des mots-clés. Lorsque vos archives s’agrandissent, le mot-clé vous fera gagner d’innombrables heures car vous n’aurez pas à vérifier chaque fichier.
Construire votre flux de documentation numérique
Pour créer un flux de documentation numérique efficace, vous devez accorder une attention particulière à la planification. Cela signifie qu’il faut choisir les bons outils et se concentrer sur les directives. De cette façon, vous pouvez améliorer les processus de gestion des fichiers et renforcer la collaboration au sein de l’équipe. Voici comment vous pouvez créer vos flux de documentation numérique.
- Choisir les bons outils : Choisissez des outils qui correspondent à vos besoins pour améliorer les flux de documents.
- Établissement de normes de documentation : Établissez des directives claires pour l’organisation et le formatage des documents numériques afin de maintenir la cohérence.
- Mise en œuvre du contrôle de version : Mettez en place un système de contrôle de version avec des numéros de version ou des horodatages.
Choisir les bons outils
Vous devez choisir des outils pertinents qui vous aideront à améliorer les flux de travail. Assurez-vous de tenir compte de vos besoins et de ceux de vos équipes. De cette façon, vous pouvez présélectionner les outils les plus efficaces pour le flux de travail de documentation. Par exemple, Transkriptor vous permettra de créer des bases de connaissances pour organiser des informations importantes à l’aide de documents.
Établissement de normes de documentation
Des normes claires garantissent que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde. Par conséquent, vous devez créer des directives pour l’organisation et le formatage des fichiers afin de maintenir la cohérence. Vous pouvez demander à vos équipes de suivre des normes spécifiques lors du nommage et de la structuration des dossiers. Cela vous aidera à éviter toute confusion à l’avenir.
Mise en œuvre du contrôle de version
Le contrôle de version est essentiel lorsque plusieurs personnes travaillent sur les mêmes documents. Cela dit, vous devez mettre en place un système de versioning transparent. Lorsque vous nommez des versions de fichier plus récentes, vous devez inclure des numéros de version ou des horodatages. Il est préférable d’utiliser Transkriptor, car la plateforme suit les modifications et vous permet de revenir sur les versions précédentes de votre travail.
Outils d’automatisation de la documentation
L’automatisation vous aidera à gérer votre système de documentation avec plus de précision. Vous pouvez gagner du temps et réduire les erreurs manuelles. En plus de cela, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée pendant que les processus répétitifs s’occupent d’eux-mêmes. Cependant, choisir les bons outils de gestion documentaire peut sembler intimidant. Pour vous aider dans le processus, voici les 5 principales options que vous devez considérer.
Fonctionnalités | Transkriptor | Templafy | ExperLogix | PandaDoc | HotDocs |
|---|---|---|---|---|---|
Fonction principale | Transcription précise de l’audio au texte pour une meilleure flexibilité | Automatisation et gestion des documents | Création et gestion de documents avec intégration CRM / ERP | Automatisation des documents avec signatures électroniques et collaboration | Automatisation de la documentation numérique et intégration du système |
Intégration des clés | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Google et Outlook calendriers | Microsoft Office, Google Workspace, stockage en nuage | CRM, Systèmes ERP | CRM, outils de gestion de projet | Autres systèmes et plateformes d’entreprise |
Customization | Bases de connaissances personnalisées et organisation des documents | Flux de travail d’approbation de documents, contrôle de version | Flux de travail personnalisables | Modèles de documents, signatures électroniques, collaboration en temps réel | Flux de travail personnalisables |
Facilité d’utilisation | Suivi facile des modifications et de l’historique des documents | Interface utilisateur moins compliquée | Courbe d’apprentissage abrupte | Plaintes des utilisateurs concernant la difficulté à modifier | Simple d’utilisation |
- Transkriptor : Transkriptor est une plateforme professionnelle de transcription audio-texte qui peut vous aider à gérer et stocker des documents numériques.
- Templafy : Templafy pouvez automatiser les processus de gestion documentaire.
- ExperLogix : ExperLogix s’intègre aux logiciels CRM et ERP pour fluidifier la création de documents.
- PandaDoc : PandaDoc est livré avec des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer les flux de documents.
- HotDocs : HotDocs automatise la documentation numérique et s’intègre à d’autres plateformes.
1. Transkriptor
Transkriptor s’agit d’une plate-forme audio-texte populaire qui peut gérer tous vos besoins de transcription. La plateforme vous permettra de créer des bases de connaissances personnalisées à l’aide de transcriptions et de documents. En fonction de votre plan, vous pouvez créer plusieurs bases de connaissances.
De plus, Transkriptor est livré avec un stockage sécurisé et centralisé pour garder vos documents organisés. Ainsi, vous pouvez facilement accéder et gérer tous vos fichiers et dossiers. Comme vous pouvez récupérer facilement les documents importants, vous pouvez rationaliser vos flux de travail.
En plus de cela, Transkriptor vous permettra de suivre les modifications apportées à vos documents. De plus, la fonction Historique vous aidera à consulter les versions précédentes de vos documents. Par conséquent, vous pouvez rendre la gestion de contenu plus flexible.
Caractéristiques clés
- Génération de Transkriptor précise : Transkriptor peut vous aider à générer des transcriptions très précises à partir de fichiers audio et vidéo. La plateforme vous assurera d’obtenir du texte transcrit en quelques minutes.
- Prise en charge multilingue : Transkriptor prend en charge 100+ langues. Ainsi, vous pouvez créer vos transcriptions dans la langue de votre choix.
- Excellentes intégrations : Vous pouvez intégrer Transkriptor avec Google Meet, Zoom Microsoft Teams . Vous pouvez également synchroniser la plateforme avec Google et Outlook calendriers.
- AI Assistant de chat : La fonction AI de l’assistant de chat peut résumer vos fichiers de transcription et vos rapports. En plus d’extraire des informations clés, vous pouvez également poser la AI n’importe quelle question. Vous pouvez utiliser n’importe quel modèle spécifique pour AI suggestions ou en créer un nouveau.
2. Templafy
En deuxième position sur la liste se trouve Templafy . Ce logiciel de documentation numérique vous aidera à automatiser et à gérer votre documentation plus efficacement. Il s’intègre également aux solutions de stockage Microsoft Office, Google Workspace et cloud. De plus, il est livré avec des flux de travail d’approbation de documents et de contrôle de version. Vos équipes peuvent facilement créer des documents. Cependant, leurs prix ne sont pas transparents.
3. ExperLogix
ExperLogix est un autre système de gestion de la documentation numérique. Il peut vous aider à automatiser et à rationaliser la création de documents et la gestion des processus. Leur système s’intègre généralement à diverses applications commerciales, telles que les logiciels CRM et ERP. Il prend en charge des flux de travail personnalisables pour améliorer l’efficacité. Avec ExperLogix, vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité et des intégrations. Cependant, la courbe d’apprentissage est trop abrupte.
4. PandaDoc
PandaDoc convient aux professionnels qui envisagent de créer différents types de documents. Vous bénéficierez également de fonctionnalités supplémentaires telles que les signatures électroniques et la collaboration en temps réel. Le système vous aidera à automatiser les flux de documents et à réduire les erreurs manuelles. Vous pouvez également intégrer divers outils de gestion de CRM et de projet. Cela vous aidera à améliorer l’efficacité et à maintenir un stockage centralisé des documents. Cependant, de nombreux utilisateurs se sont plaints de difficultés lors de l’édition.
5. HotDocs
Le dernier sur la liste est HotDocs . C’est l’un des premiers outils du marché à automatiser la documentation numérique. Cet outil est hautement évolutif, ce qui s’avérera bénéfique au fur et à mesure que vos besoins augmenteront au fil du temps. Il peut s’intégrer à d’autres systèmes pour une meilleure gestion des données et l’automatisation des flux de travail. L’intégration est également fluide et transparente. Cependant, ses plans tarifaires ne sont pas rentables.
Meilleures pratiques pour la maintenance de votre système de documentation
Le maintien d’un système de documentation efficace signifie que vous devez constamment y consacrer des efforts. Une fois votre système configuré, il est important de rester pertinent et organisé. Voici quelques bonnes pratiques en matière de documentation pour assurer le bon fonctionnement de votre système de documentation :
- Audits et mises à jour réguliers : Auditez régulièrement votre documentation numérique pour supprimer les fichiers redondants ou inutiles.
- Membres de l’équipe de formation : Assurez-vous que votre équipe est formée sur la structure et les caractéristiques des systèmes de documentation.
- Mesure de l’efficacité de la documentation : Suivez des indicateurs tels que le temps d’extraction des fichiers et l’utilisation des anciennes versions pour évaluer l’efficacité.
Audits et mises à jour réguliers
N’oubliez pas que votre documentation numérique n’est pas quelque chose que vous devez oublier après la mise en place. Vous devez effectuer des audits réguliers pour revoir l’organisation de vos dossiers. C’est l’un des moyens les plus efficaces de supprimer les documents redondants ou inutiles. Créez donc un calendrier pour ces audits, qu’ils soient hebdomadaires ou mensuels. Assurez-vous que les documents archivés sont toujours accessibles, mais séparés des fichiers actifs. Cela évitera un système encombré qui ralentit la productivité.
Formation des membres de l’équipe
Même le meilleur système de documentation peut échouer si les membres de votre équipe ne savent pas comment l’utiliser. Prenez donc le temps de former votre équipe sur la structure organisationnelle. Si quelqu’un ne sait pas comment accéder aux versions précédentes, formez-le sur cette partie spécifique. Avec une formation appropriée, vous pouvez réduire les erreurs. C’est vrai, surtout lorsque vous intégrez de nouveaux membres.Forbes a révélé que 29 % des entreprises ont du mal à intégrer leurs employés.
Mesure de l’efficacité de la documentation
Vous devez déterminer si votre système de documentation répond à vos besoins. Vous devez suivre des indicateurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez suivre le temps nécessaire pour localiser des fichiers spécifiques ou la fréquence à laquelle les utilisateurs utilisent les anciennes versions. Vous devez recueillir les commentaires de votre équipe pour identifier les points faibles ou les inefficacités. Si vous rencontrez des problèmes, vous devez les résoudre rapidement. Cela garantira que le système de documentation numérique est adapté à vos besoins.
Conclusion
La création d’un système de documentation numérique s’avérera un peu chronophage. Cependant, une fois que vous avez réussi, vous pouvez facilement stocker et gérer votre documentation numérique. Vous et les membres de votre équipe n’avez pas à perdre de temps à trouver les bons documents.
Transkriptor vous permettra de créer des transcriptions et d’enregistrer vos documents sans aucun problème. De plus, Transkriptor vous permettra également d’accéder aux versions précédentes de votre travail. Alors, choisissez- Transkriptor dès aujourd’hui pour vos besoins en matière de documentation.