Перетворення голосу в текст на Outlook – це функція, яка використовує технологію розпізнавання голосу та дає змогу вводити текст. Він пропонує різноманітні переваги, такі як багатомовна підтримка, поштові команди та команди для кількох елементів.
Щоб зрозуміти, як використовувати перетворення голосу в текст на Outlook, вам просто потрібно виконати деякі основні кроки. У цьому посібнику ви вивчите покрокову інструкцію з увімкнення диктування в Microsoft Outlook . Крім того, дізнайтеся, як такі інструменти, як Transkriptor, спрощують розширену транскрипцію електронної пошти.
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Для голосового введення в Outlook використовується онлайн-розпізнавання мовлення на базі служб Azure Speech. Згідно з опитуванням, проведеним компанією Statista , більшість очікує, що розпізнавання мови поступово еволюціонуватиме в бік ідеальних транскрипцій.
Overview of the Feature
Вам потрібне лише підключення до Інтернету, мікрофон і курсор у текстовому полі, щоб використовувати голосовий набір у Outlook . Він також дозволяє використовувати мову голосового набору, яка відрізняється від тієї, яку ви вибрали для Windows . Ви можете змінити мову введення, щоб переключитися між мовами голосового набору.
Speech-to-Text Integration in Outlook
Функція диктування дає змогу використовувати перетворення мовлення на текст для створення вмісту в Office. Це швидкий і простий спосіб створювати чернетки електронних листів, надсилати відповіді та вловлювати тон. Ця функція доступна в New Outlook, Classic Outlook, Outlook для Mac та в Інтернеті.
Accessibility Benefits
У Outlook є багато спеціальних можливостей для голосового набору тексту. За допомогою засобу перевірки доступності можна вирішувати проблеми зі спеціальними можливостями під час написання електронного листа. Ви можете додавати альтернативні тексти до зображень, щоб люди, які використовують програми зчитування з екрана, могли слухати, про що йде мова.
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Перетворення голосу в текст у Outlook спрощує складання електронних листів, перетворюючи вимовлені слова на текст. Щоб почати використовувати цю функцію, переконайтеся в сумісності та налаштуйте параметри мікрофона та мови. Ви можете виконати ці прості кроки, щоб увімкнути та максимізувати цей інструмент для економії часу:
- Перевірте сумісність: Переконайтеся, що ви є абонентом Microsoft 365, і встановіть голосову мову, мікрофон і автоматичну пунктуацію в налаштуваннях Outlook .
- Активація диктування: Натисніть «Диктувати», використовуйте ALT +' або натисніть Windows + H для інструмента диктування Windows .
- Налаштуйте доступ до мікрофона: Увімкніть дозволи для мікрофона в налаштуваннях конфіденційності та безпеки.
- Налаштуйте мову та команди: Виберіть мову та перевірте доступні команди; Зверніть увагу на обмеження для мов попереднього перегляду.
Step 1: Check Compatibility
Функція диктування доступна лише Microsoft 365 передплатникам. Щоб увімкнути налаштування диктування в Outlook, натисніть значок шестірні, щоб переглянути доступні налаштування. Що стосується розмовної мови, ви можете переглядати та змінювати мови в розкривному списку. Далі ви можете переглянути та змінити мікрофон.
Step 2: Activate Dictation
Ви можете активувати функцію диктування, натиснувши кнопку «Диктувати» на панелі інструментів. У версії New Outlook використовуйте комбінацію клавіш ALT +' або натисніть значок мікрофона на стрічці, щоб відновити диктування.
Можливо, кнопка диктування наразі недоступна в деяких Outlook попередніх переглядах для Windows . Однак ви все одно можете використовувати функцію диктування за допомогою інструмента диктування Windows .
Step 3: Set Up Microphone Access
Щоб використовувати мікрофон із програмами на Windows, потрібно ввімкнути деякі дозволи в налаштуваннях конфіденційності та безпеки. Для цього перейдіть до розділів «Пуск», «Параметри» та «Конфіденційність і безпека». Потім знайдіть «Мікрофон» у розділі «Дозволи програм» і переконайтеся, що «Доступ до мікрофона» ввімкнено.
Step 4: Configure Language and Commands
Ви можете вибрати мову з розкривного списку для списку команд, доступних для кожної підтримуваної мови. Зверніть увагу, що в англійській мові наразі підтримуються лише розділові знаки та символи, валюта, математика та емодзі/обличчя. Існують підтримувані мови та мови попереднього перегляду.
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Перетворення голосу в текст у Outlook робить створення електронних листів ефективнішим, перетворюючи мовлення на текст. Ви можете складати, редагувати та надсилати електронні листи в режимі "вільні руки" за допомогою простих кроків. Ось покрокова інструкція з використання перетворення голосу в текст на Outlook :
Step 1: Open a New Email
Перейдіть до розділу Microsoft Outlook та створіть нову електронну пошту. Виберіть текст повідомлення, перейдіть на вкладку Повідомлення та натисніть Диктувати. У Outlook Mac, створіть новий електронний лист або дайте відповідь. Далі перейдіть до розділу «Повідомлення», а потім «Диктувати». Переконайтеся, що ви ввійшли в обліковий запис Microsoft 365 на пристрої з підтримкою мікрофона.
Step 2: Start Dictating
Використовуючи Mac, ви також можете почати диктування за допомогою комбінації клавіш: ⌥ (Option) + F1. В Інтернеті перейдіть на вкладку Повідомлення та виберіть Диктувати. Далі зачекайте, поки кнопка «Диктувати» включиться, почніть слухати та почніть говорити, щоб побачити текст на екрані.
Step 3: Use Voice Commands for Editing
Окрім простого промовляння вмісту, ви можете промовляти команди для додавання розділових знаків і введення спеціальних символів. Для редагування та форматування можна використовувати голосові команди. Деякі поширені голосові коментарі включають: видаліть, видаліть це, видаліть останні [1-100] слова/речення, вставте пробіл і пробіл.
Step 4: Review and Send
Щоразу, коли ви об'єднуєте різних людей з різними програмами та поглядами, ви повинні запропонувати їм спосіб прозорої співпраці. Лише коли всі зможуть бачити все, що відбувається, і розуміти це в одному місці та однаково, процес розгляду та затвердження електронної пошти буде прозорим, оптимізованим та ефективним.
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Інструмент перетворення голосу в текст Outlook пропонує низку потужних функцій для підвищення продуктивності та доступності. Ось деякі функції інструменту перетворення голосу в текст Outlook :
Multilingual Support
Перш ніж почати, ви повинні перевірити мови, які підтримує ваша версія Windows . У Windows 11 підтримуються такі мови: болгарська, китайська, хорватська, чеська, данська, голландська, англійська, естонська тощо. Щоб переключитися між мовами голосового введення, потрібно змінити мову введення.
Для цього виберіть перемикач мов у кутку панелі завдань. Далі натисніть клавішу Windows логотипу + пробіл на клавіатурі. Нарешті, натисніть перемикач мови в нижньому правому куті сенсорної клавіатури.
Accessibility Options
Microsoft 365 програми, щоб вам було простіше та комфортніше переглядати об'єкти на екрані. Якщо кольори екрана занадто яскраві, спробуйте ввімкнути нічник. Він змінює колірну температуру екрана, відображаючи тепліші кольори, які легше впливають на очі. Якщо ви маєте справу з дальтоніком (дефіцит колірного зору за даними Cleveland Clinic ), Windows поставляється з попередньо розробленими фільтрами дальтонізму.
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft дає змогу диктувати документи за допомогою різних офісних інструментів. Ви можете диктувати Word документи, Outlook електронні листи та OneNote нотатки. Щоб використовувати диктування в Word, відкрийте новий або наявний документ і перейдіть до розділу «Домашня сторінка» > «Диктувати». Увімкніть кнопку диктування і починайте говорити. Ви можете виконувати подібні кроки в OneNote для створення чернеток, нотаток і коментарів.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor використовує AI і виробляє високоякісні транскрипції. Його найсучасніші алгоритми можуть заощадити багато часу та зусиль. Ось покрокова інструкція з використання Transkriptor для розширеної транскрипції електронної пошти:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
Записуйте аудіо за допомогою голосової програми на телефоні або комп'ютері. Зробивши це, увійдіть у Transkriptor за допомогою Gmail та отримайте доступ до інформаційної панелі. Після цього ви будете перенаправлені на сторінку «Виберіть свою мову».
Ви можете шукати свою мову серед 100+ доступних мов у рядку пошуку. Натисніть «Далі» та завантажте/запишіть свій голос. Ви можете записувати свій голос безпосередньо за допомогою Transkriptor та перетворювати його на текст. Як другий варіант, ви можете завантажити аудіофайл зі свого локального пристрою для транскрибування.
Step 2: Generate Accurate Transcripts
Після того, як файл буде завантажено, Transkriptor згенеруєте транскрипцію. Ви можете отримати доступ до стенограми на сторінці редактора. Бібліотеку шаблонів можна знайти в лівій частині панелі завдань. Ви можете щось написати або натиснути'пробіл' для Al і'/' для команд. Натисніть пробіл і введіть «створити добре відформатований електронний лист» на тій самій панелі завдань.
Step 3: Edit and Format the Transcript
Отримавши шаблон листа, ви можете налаштувати його відповідно до своїх потреб. У лівій частині панелі завдань ви можете натиснути на значок із трьома лініями, щоб відформатувати шаблон електронного листа. Ви можете використовувати заголовки, списки, списки справ, лапки або код. Ви також можете додати посилання, натиснувши на значок гіперпосилання поруч із трирядковим значком.
Step 4: Copy and Paste into Outlook
Натисніть піктограму «копіювати» в тому ж стовпці на панелі завдань, щоб скопіювати електронний лист. Якщо ви готові внести подальші зміни, ви можете зробити це, отримавши доступ до функцій, які надає Transkriptor . Ви можете натиснути «скасувати» або «повторити», щоб внести виправлення.
Щоб покращити форматування, ви можете виділити текст жирним шрифтом, «підкреслити» або «курсивом». Натиснувши на іконку «Завантажити нотатку», ви можете завантажити електронний лист у форматі Word або тексту, щоб зберегти його для подальшого використання.
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor дозволяє транскрибувати відразу кілька аудіоповідомлень. Перейдіть на інформаційну панель, натисніть «Транскрибувати аудіо або відеофайл» і завантажте численні аудіофайли.
Він підтримує різні формати, включаючи MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, ОГА, AMR і MKV . Ви можете генерувати транскрипції, щоб керувати великим обсягом електронної пошти.
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
За словами AbilityNet , стандартні технології, в тому числі програми розпізнавання голосу, можуть допомогти людям з дислексією. Однак використання правильних методів та інструментів для максимального розпізнавання мови є важливим.
- Говоріть чітко: Вимовляйте слова повільно і чітко, а також записуйте себе, щоб відстежувати поліпшення.
- Використовуйте якісний мікрофон: Виберіть мікрофон із шумозаглушенням, щоб зменшити навколишній шум і записати чіткіший звук.
- Ознайомлення з командами: Вивчіть голосові команди для швидких дій, як-от надсилання електронних листів, додавання одержувачів і коригування тем.
- Поєднують з Transkriptor : Використовуйте Transkriptor для транскрибування аудіо та автоматичного надсилання добре відформатованих електронних листів через Outlook .
Speak Clearly
Говоріть повільно і чітко, вимовляючи кожне слово і звук. Уникайте поспіху з реченнями, тому що це зробить вашу вимову незрозумілою. Уповільнення допомагає вам сконцентруватися на правильних звуках і робить вашу мову більш очевидною. Ви можете записувати себе, поки тренуєтеся говорити.
Use a High-Quality Microphone
Мікрофон з шумозаглушенням містить два або більше мікрофонів, які вловлюють звук з різних напрямків. Основний мікрофон зазвичай спрямований до рота. Додаткові мікрофони вловлюють навколишній шум з усіх боків. У поєднанні з деякими цифровими алгоритмами вони «віднімають» навколишній шум з рівняння, залишаючи тільки ваш голос.
Familiarize Yourself with Commands
Ось деякі з команд пошти, з якими вам потрібно ознайомитися: надіслати електронну пошту, надіслати електронний лист -> так, надіслати електронний лист -> скасувати, додати
Combine with Tools Like Transkriptor
Використовуючи Transkriptor, ви можете автоматично надсилати нові транскрипції як Outlook вкладення. Як тільки транскрипція буде завершена в Transkriptor, вона автоматично буде надіслана як вкладення електронної пошти через Outlook . Transkriptor можете транскрибувати кілька аудіофайлів у текст, а також створювати добре відформатовані електронні листи. Це економить час, дозволяючи створювати масові розсилки за менший час.
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Перетворення голосу в текст на Outlook революціонізувало створення електронної пошти, інтегрувавши розширені можливості перетворення голосу в текст. Transkriptor покращує інтеграцію мовлення з текстом у Outlook електронних листах, забезпечуючи точну транскрипцію. Його функція пакетної транскрипції та інтеграція з Outlook для автоматизованих вкладень електронної пошти роблять його безцінним інструментом. Використовуючи інструменти транскрипції електронної пошти в таких Outlook, як Transkriptor, користувачі можуть заощадити час, підвищити ефективність і зберегти точність.