วิธีบันทึกการประชุม Microsoft Teams: คําแนะนําทีละขั้นตอน

การบันทึกการประชุมMicrosoft teamsช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสําคัญจะไม่สูญหาย ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเพื่อติดตามการอัปเดตหรือแชร์สรุปการประชุมการบันทึกจะช่วยเพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิภาพการทํางาน นอกจากนี้ การถอดเสียงการประชุมด้วยเครื่องมืออย่าง Transkriptor ยังทําให้เข้าถึงการประชุมได้มากขึ้นโดยการแปลงเสียงเป็นข้อความ

เพื่อเพิ่มประโยชน์สูงสุดของการประชุมที่บันทึกไว้และการถอดเสียง จําเป็นต้องทําความเข้าใจวิธีการถอดเสียงการประชุม Teams คู่มือนี้จะตอบคําถามแต่ละข้อ แต่ก่อนอื่นเรามาทําความเข้าใจสิ่งสําคัญก่อนบันทึกการประชุมกัน

สิ่งที่ต้องรู้ก่อนบันทึกการประชุมMicrosoft Teams

เมื่อคุณบันทึกการประชุม Microsoft Teams มีบางประเด็นที่ต้องพิจารณาเพื่อความสะดวก สิ่งสําคัญคือต้องรู้ว่าใครสามารถบันทึกได้และมีคุณสมบัติใดบ้าง การบันทึกการประชุมช่วยในการบันทึกการสนทนาที่สําคัญเพื่อใช้อ้างอิงในภายหลังหรือแบ่งปันกับสมาชิกในทีมที่ไม่อยู่

สิทธิ์ที่จําเป็นสําหรับการบันทึก

ผู้จัดการประชุมมีสิทธิ์บันทึกการประชุม Microsoft Teams โดยอัตโนมัติ สมาชิกMicrosoft Teamsจากองค์กรเดียวกันยังสามารถบันทึกได้หากพวกเขามีสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ที่ถูกต้อง และผู้ดูแลระบบ IT ได้เปิดใช้งานการบันทึก

ด้วย Microsoft Teamsผู้จัดการประชุมระดับพรีเมียมสามารถเลือกได้ว่าใครสามารถบันทึกการประชุมได้หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นเพียงผู้จัดงานและผู้ร่วมจัดงาน หรือผู้จัดงานและผู้นําเสนอด้วย ผู้เข้าร่วมภายนอกหรือผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อไม่สามารถเริ่มและหยุดการบันทึกได้ ผู้เข้าร่วมจากองค์กรเดียวกันที่ไม่มีสิทธิ์การบันทึกจะไม่สามารถเริ่มหรือหยุดการบันทึกได้ด้วยตนเอง

หมายเหตุสําคัญ:การบันทึกยังคงดําเนินต่อไปแม้ว่าบุคคลที่เริ่มการประชุมจะออกจากการประชุมก็ตาม เมื่อทุกคนอยู่ด้วย การบันทึกการประชุมจะหยุดลงเอง หากมีคนลืมออกการบันทึกจะหยุดลงหลังจากผ่านไป 4 ชั่วโมง

คุณสมบัติหลักของการบันทึกMicrosoft Teams

การบันทึกMicrosoft Teamsบันทึกองค์ประกอบหลักสามประการ ได้แก่ เสียง วิดีโอของสตรีมสูงสุดสี่คน และกิจกรรมบนหน้าจอ เมื่อผู้จัดเริ่มบันทึก ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ การบันทึกจะถูกบันทึกลงใน OneDrive for Business ของผู้จัดงานโดยตรง เพื่อการเข้าถึงที่ดีขึ้นคุณสามารถลองใช้การถอดเสียงสด

อย่างไรก็ตาม องค์ประกอบบางอย่างจะไม่ถูกบันทึก เช่น คําอธิบายประกอบ บันทึกย่อที่แชร์ และเนื้อหาที่แชร์ในแอป หลังจากหยุดการบันทึก การบันทึกจะปรากฏในแชทการประชุมและการสนทนาของช่องทางในการประชุมของช่อง ผู้จัดการประชุมเป็นเจ้าของการบันทึกและสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถดาวน์โหลดหรือลบบันทึกได้ พวกเขายังได้รับอีเมลเมื่อการบันทึกพร้อมและสามารถจัดการการตั้งค่าการหมดอายุได้

วิธีบันทึกการประชุมMicrosoft Teams

การบันทึกการประชุมสําหรับมืออาชีพกลายเป็นเรื่องง่ายมากด้วย Microsoft Teams. ทําตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อจับภาพและจัดการการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต:

ขั้นตอนที่ 1:เริ่มการประชุมโดยคลิกที่ไอคอนวิดีโอที่มุมซ้ายมือ ตอนนี้ แบ่งปันลิงก์กับเพื่อนร่วมทีมของคุณสําหรับการประชุม

ขั้นตอนที่ 2:เมื่อทุกคนเข้าร่วมการประชุมให้คลิกที่จุดสามจุดที่ด้านบนของหน้าจอ ที่นี่คุณจะพบตัวเลือกในการเริ่มการบันทึก คลิกที่ตัวเลือกและเริ่มบันทึกการประชุม

ขั้นตอนที่ 3:ทุกคนในการประชุมจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการบันทึก ในตอนท้ายของการประชุม ให้คลิกที่จุดสามจุดอีกครั้งแล้วคลิกหยุดการประชุม

ขั้นตอนที่ 4:เข้าถึงและจัดการการบันทึกที่บันทึกไว้จากแชทMicrosoft Teams แชทMicrosoft Teams หรือOne Drive

ตามที่

สถิติ

แอปมือถือMicrosoft Teamsมียอดดาวน์โหลดเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงการระบาดใหญ่COVID-19 มีการดาวน์โหลดประมาณ 10 ล้านครั้งในอเมริกาเหนือและละตินอเมริกา และ 8.6 ล้านครั้งในยุโรป แอฟริกา และตะวันออกกลาง

เหตุใดจึงต้องถอดเสียงบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณ

การถอดเสียงบันทึกการประชุม Microsoft Teams เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นข้อความ การถอดเสียงช่วยให้ผู้เข้าร่วมตรวจสอบประเด็นสําคัญได้ง่ายขึ้น การบันทึกการประชุม Microsoft Teams เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับผู้ที่ขาดงานหรือผู้ที่ชอบอ่านมากกว่าการฟัง นี่คือวิธีที่การถอดความให้ประโยชน์ในระยะยาว:

ประโยชน์ของการถอดความสําหรับเอกสารการประชุม

การถอดเสียงทําให้การประชุมเข้าถึงได้มากขึ้นโดยการให้เนื้อหาที่พูดในเวอร์ชันข้อความ การอ่านจะง่ายขึ้นสําหรับผู้ที่มีความบกพร่องทางการได้ยิน นอกจากนี้ยังช่วยให้จดบันทึกได้ง่ายขึ้น เนื่องจากในการประชุม ทุกคนตั้งใจฟังมากกว่าเขียน นอกจากนี้ การมีใบรับรองผลการเรียนยังช่วยในการเก็บถาวรการสนทนาที่สําคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสําคัญจะถูกบันทึกไว้เพื่อใช้ในภายหลัง

ประหยัดเวลาด้วยข้อความที่ค้นหาและแชร์ได้

Microsoft Teams การประชุมด้วยเสียงเป็นข้อความช่วยให้ทีมสามารถค้นหาการสนทนาที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็ว การถอดความช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่สําคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจพลาดการประชุม สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานของทั้งทีม คุณยังสามารถเน้นประเด็นสําคัญเพื่อตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

เครื่องมือถอดความเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เครื่องมือถอดเสียงการประชุมMicrosoft Teamsช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานและความสะดวกในการเข้าถึง Microsoft Teams มีคุณสมบัติการถอดความ แต่มีตัวเลือกการแก้ไขและดาวน์โหลดที่จํากัด การถอดความMicrosoftมีความแม่นยําน้อยกว่าเครื่องมือถอดความอื่นๆ เช่น Transkriptor. ให้เราพิจารณาอย่างใกล้ชิดและทําความเข้าใจว่าเครื่องมือถอดความ Microsoft Teams ใดทํางานได้อย่างราบรื่น:

ประโยชน์ของโซลูชันการถอดเสียงอัตโนมัติ

การถอดเสียงการประชุม Microsoft Team เป็นวิธีรักษาความปลอดภัยการสนทนาที่สําคัญได้นานขึ้น ความถูกต้องและบทสรุปที่กระชับเป็นสิ่งสําคัญ และเครื่องมือต่างๆ เช่น Transkriptor, Otter.aiและ Rev ทําให้สิ่งนี้สามารถทําได้ เราจะหารือเกี่ยวกับโซลูชันการถอดเสียงอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือเหล่านี้:

1. Transkriptor:Transkriptor ให้ความแม่นยําในกว่า 100 ภาษาพร้อม AIขั้นสูง ทําให้เหมาะสําหรับทีมที่พูดได้หลายภาษา
2. Otter.AI:มีการถอดเสียงสดและสรุปการประชุม แต่มีปัญหากับความถูกต้องเมื่อมีผู้พูดหลายคน
3. Rev.com:Rev นําเสนอการถอดเสียงที่แม่นยํา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับเสียงทางเทคนิค แต่มีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายน้อยกว่าและค่าใช้จ่ายสูง

Transkriptor

Transkriptor มีข้อได้เปรียบมากกว่าMicrosoft teams ด้วยคุณสมบัติ AI ขั้นสูง คุณยังสามารถรับความแม่นยํา 99% Transkriptor รองรับมากกว่า 100+ ภาษา และช่วยให้คุณแก้ไขและสรุปการถอดเสียงได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเพิ่มหรือซ่อนการป้อนตามคําบอกของผู้พูดและเน้นประเด็นสําคัญได้ การมองเห็นประเด็นสําคัญที่ชัดเจนและสรุปสั้น ๆ ทํางานเพื่อเป็นการเตือนความจําอย่างรวดเร็ว คุณแชร์การถอดเสียงกับเพื่อนร่วมทีมในรูปแบบ PDF, DOCxหรือ TXT

บทวิจารณ์เกี่ยวกับ Trustpilot: เครื่องมือที่น่าทึ่งสําหรับผู้ที่WHOต้องการมีประสิทธิภาพ ภายในไม่กี่วินาที คุณสามารถสร้างแชทบอท AI ที่น่าประทับใจจากรายงานการประชุมของคุณและดําเนินการได้ทันที ต้องมี

Otter.ai

Otter.AI เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งสําหรับการถอดเสียงสดและการทํางานร่วมกันเป็นทีม Otter.AI เสนอใบรับรองผลการเรียนและสรุปการประชุมที่ค้นหาได้ ด้วยคุณสมบัติบางอย่าง เช่น คําบรรยายสดและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ทําให้การแบ่งปันประเด็นสําคัญกับสมาชิกในทีมง่ายขึ้น แม้ว่าจะทํางานได้อย่างราบรื่น แต่คุณอาจประสบปัญหาด้านความแม่นยําเล็กน้อยเมื่อพูดผู้พูดตั้งแต่สองคนขึ้นไปพร้อมกัน

Rev.com

Rev ช่วยให้คุณสามารถถอดเสียงการสัมภาษณ์สดและบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติด้วยแอพมือถือ คุณสมบัติของมันรวมถึงการประทับเวลาและการถอดความ WordถึงWord พร้อมการจัดส่งที่รวดเร็ว คุณสามารถเชื่อมต่อ Rev ได้อย่างง่ายดายด้วยการประชุม Microsoft teams และดาวน์โหลดเพื่อแชร์ อย่างไรก็ตาม Rev เสนอเพียง 45 นาทีต่อเดือน ซึ่งทําให้เป็นตัวเลือกที่ค่อนข้างแพง

เหตุใดTranskriptorจึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสําหรับการถอดเสียงการประชุมMicrosoft teams

Transkriptor เป็นตัวเลือกในอุดมคติ ด้วยคุณสมบัติที่ขับเคลื่อนด้วย AIและตัวเลือกการแก้ไขในตัวจึงให้ความแม่นยํา 99% ดูคุณสมบัติเด่นเหล่านี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น:

1. กระบวนการแปลงเสียงเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ:Transckriptor ใช้ AI สําหรับการถอดความที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพใน Microsoft Teams ที่มีความแตกต่างของผู้พูด
2. การถอดเสียงที่แก้ไขได้สําหรับบันทึกที่แม่นยํา:หากมีข้อผิดพลาด ให้แก้ไขได้อย่างง่ายดาย เน้นประเด็นสําคัญ และเพิ่มความคิดเห็นเมื่อแชร์กับทีม
3. รูปแบบการส่งออกหลายรูปแบบเพื่อการแชร์ที่ง่ายดาย:คุณสามารถแชร์การถอดเสียงในรูปแบบต่างๆ เช่น PDF, SRT, TXTหรือเพียงแค่คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด

ทําให้กระบวนการแปลงเสียงเป็นข้อความเป็นแบบอัตโนมัติ

Transkriptor ใช้การถอดเสียง AI สําหรับ Microsoft teams เพื่อแปลงเสียงเป็นข้อความด้วยการระบุผู้พูดได้อย่างง่ายดาย ระบบอัตโนมัติAIช่วยประหยัดTIMEเมื่อเทียบกับการพิมพ์ด้วยตนเองหรือการถอดเสียงMicrosoft teams นอกจากนี้ เมื่อเทียบกับการถอดเสียงของมนุษย์ เปอร์เซ็นต์ความแม่นยําจะสูงกว่า ซึ่งต้องใช้ TIME น้อยกว่าในขณะแก้ไข

การถอดเสียงที่แก้ไขได้เพื่อบันทึกที่แม่นยํา

หลังการประชุม คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขการถอดเสียงได้อย่างถูกต้อง ด้วย Transkriptorคุณสามารถแก้ไขและเน้นประเด็นสําคัญเพื่อให้อ่านได้ง่าย คุณสามารถรับบทสรุปของการประชุมทั้งหมดที่สะท้อนถึงความหมายทั้งหมดในระยะสั้น คุณจะได้รับตัวเลือกการระบุผู้พูดและการประทับเวลาด้วย

รูปแบบการส่งออกหลายรูปแบบเพื่อการแบ่งปันที่ง่ายดาย

Transkriptor ให้คุณดาวน์โหลดการถอดเสียงการประชุมในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถดาวน์โหลดลงใน TXT, PDF, DOCx, SRTและ CSV และคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดเพื่อการแชร์อย่างรวดเร็ว ขณะดาวน์โหลด คุณยังสามารถเลือกขนาดย่อหน้าได้อีกด้วย

บทสรุป

การบันทึกการประชุม Microsoft Team เป็นวิธีพื้นฐานในการรักษาการอภิปรายและการตัดสินใจที่สําคัญ อย่างไรก็ตาม การถอดความช่วยยกระดับกระบวนการนี้โดยการสร้างการถอดเสียงที่เข้าถึงได้และค้นหาได้ แม้ว่า Microsoft teams จะมีคุณสมบัติการบันทึกพื้นฐาน แต่เครื่องมืออย่าง Transkriptor ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานด้วยการถอดเสียงอัตโนมัติ

Transkriptor ช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารการประชุมในรูปแบบ PDF DOCx, TXTและ CSV ตัวเลือกข้อความที่แก้ไขได้และรูปแบบการส่งออกที่หลากหลายใน Transkriptor ทําให้การประชุมสามารถดําเนินการได้และทํางานร่วมกันมากขึ้น ใช้ประโยชน์จากประสิทธิภาพการทํางานในการทํางานระยะไกลด้วยเครื่องมือถอดความเช่น Transkriptor!