Graças à inteligência artificial e ao aumento das ferramentas de produtividade, você pode transformar o que de outra forma seria um conjunto tedioso de tarefas em parte de um fluxo de trabalho organizado. Neste guia, você descobrirá 10 aplicativos de produtividade para profissionais jurídicos que podem ajudar a otimizar suas tarefas e maximizar sua eficiência para que você possa concentrar seu tempo e energia nos aspectos mais estratégicos de sua função.
Por que os profissionais jurídicos precisam de aplicativos de produtividade?
A profissão jurídica é conhecida mundialmente por ser exigente, com agendas apertadas e o que pode parecer o equilíbrio quase impossível entre aparições em tribunais, reuniões com clientes e aplicativos de colaboração para advogados , entre outras coisas. Nesse cenário, há duas razões principais pelas quais os profissionais jurídicos precisam de aplicativos de produtividade. Estes são descritos nas subseções abaixo.
Aumentando a eficiência na prática jurídica
Locais de trabalho eficientes afetam diretamente a produtividade dos funcionários, o que, por sua vez, aumenta os lucros. Uma pesquisa da Gallup descobriu que equipes eficientes são 21% mais lucrativas do que suas contrapartes, e esse mesmo princípio se aplica a um escritório de advocacia. As ferramentas de produtividade podem ajudar a simplificar tarefas que, de outra forma, seriam concluídas manualmente, maximizando a eficiência e o engajamento, incluindo a utilização de serviços de transcrição para advogados .
Gerenciando grandes volumes de documentação e pesquisa jurídica
Como profissional jurídico, você está totalmente ciente de como seu setor é pesado em documentos ou papel, e vasculhar toda essa documentação para encontrar o que é relevante pode ser um desafio. As ferramentas de produtividade oferecem uma maneira eficiente de registrar e gerenciar grandes volumes de documentação, facilitando o acesso e a pesquisa.
Quais são os principais recursos a serem procurados em aplicativos de produtividade para profissionais jurídicos?
Como qualquer outro aplicativo ou ferramenta, um aplicativo de produtividade deve oferecer certos recursos nos quais vale a pena investir, especialmente no setor jurídico altamente exigente. Abaixo estão alguns desses recursos principais explicados.
Segurança e confidencialidade das informações legais
Os aplicativos de produtividade devem oferecer disposições de segurança que garantam a confidencialidade da documentação legal confidencial. Isso inclui backup de dados, mecanismos de criptografia e procedimentos de login seguros, que são críticos, pois a profissão jurídica depende da máxima confidencialidade.
Integração com software e ferramentas jurídicas existentes
O aplicativo ideal deve se integrar perfeitamente à pilha de tecnologia existente do seu escritório de advocacia. O uso de ferramentas diferentes que exigem logins individuais geralmente prejudica a produtividade, e é por isso que a ferramenta de produtividade escolhida deve oferecer todas as principais integrações, incluindo aquelas com os principais softwares e ferramentas jurídicas.
Facilidade de uso e opções de personalização
Qualquer aplicativo ou software pode aumentar a eficiência apenas se for projetado para ser intuitivo e fácil de usar. Nenhum recurso ou opção dentro de um software deve levar mais do que alguns cliques para ser acessado e deve ser codificado para garantir a máxima capacidade de resposta.
Também deve ser personalizável para atender às necessidades individuais. As equipes ou usuários devem ser capazes de personalizar o aplicativo e seu layout de acordo com sua preferência para garantir a máxima eficiência.
Os 10 principais aplicativos de produtividade para profissionais jurídicos
Com a importância e os principais recursos dos aplicativos de produtividade jurídica fora do caminho, agora mostraremos os 10 melhores aplicativos que você pode considerar para sua prática jurídica. Isso inclui ferramentas que podem criar notas de reunião para equipes jurídicas, fornecer serviços de conversão de fala em texto ou transcrição, etc.
Transkriptor: Simplifique os serviços de transcrição de documentos legais
Transcrever manualmente reuniões e depoimentos pode ser desafiador e traz o potencial de perder detalhes importantes. O Transkriptor fornece os serviços de transcrição mais confiáveis para profissionais jurídicos que identificam com precisão cada palestrante e adicionam carimbos de data/hora com base em suas preferências. As transcrições automatizadas podem permitir que você se concentre na análise e na preparação do caso, ao mesmo tempo em que compartilha transcrições com sua equipe.
Clio: Software de gerenciamento de prática abrangente
Clio é um software abrangente de gerenciamento de consultórios que permite gerenciar casos, criar projetos, controlar o tempo, gerenciar cobranças e visualizar todas as informações do cliente em uma interface única e intuitiva. Ele oferece ampla integração com mais de 200 ferramentas e software, para que você possa gerenciar todas as principais operações a partir de um único dispositivo.
Evernote: Organize notas de reuniões e materiais de pesquisa
Evernote tem sido um marco do setor jurídico há vários anos como uma das principais opções para capturar notas e gravações em movimento. Além de capturar e salvar notas e gravações, Evernote também se integra à câmera do smartphone para que você possa capturar e editar documentos, quadros brancos e outros documentos.
Noção: Espaço de trabalho colaborativo para equipes jurídicas
O Notion é um espaço de trabalho intuitivo, colaborativo e completo com o qual os profissionais jurídicos podem gerenciar projetos e tarefas, colaborar com seus colegas, organizar informações e até mesmo fazer anotações. Também é útil ao organizar arquivos de casos e rastrear prazos para garantir que você esteja sempre dentro do cronograma. Com 75+ integrações, você pode acessar todas as outras ferramentas e softwares em sua pilha de tecnologia a partir de uma interface única e intuitiva.
Otter.AI: AI Assistente de Reunião para Profissionais Jurídicos
Otter.AI é outra ferramenta para incorporar a fala para texto na prática jurídica. Este assistente de reunião com AIé útil quando você precisa documentar reuniões sem fazer anotações manualmente. A ferramenta grava e transcreve automaticamente as reuniões e pode até resumi-las para você, para que você tenha uma visão geral de cada interação com um cliente, uma testemunha e assim por diante.
Microsoft OneNote: Anotações digitais para a prática jurídica
Se o seu escritório de advocacia já usa o pacote Microsoft 365 , OneNote é a ferramenta de anotações ideal para você. Com a organização por meio de cadernos e seções, os advogados podem gerenciar perfeitamente suas anotações e projetos para acessar.
Ele também suporta notas multimídia e permite que você esboce para substituir a sensação de notas manuscritas, adicionar anotações de imagem e criar gravações de áudio, o que pode facilitar as reuniões com clientes e as anotações.
Trello: Gerenciamento de tarefas e projetos para profissionais jurídicos
Trello está entre as ferramentas visuais de gerenciamento de projetos mais conhecidas e usa quadros, listas e cartões para ajudar a gerenciar fluxos de trabalho e monitorar o progresso dos funcionários nas tarefas. Isso é tão intuitivo porque apresenta uma interface de arrastar e soltar, muito parecida com Jira, que você pode usar para organizar tarefas e definir prioridades. Além disso, você também pode usá-lo para simplificar as reuniões e escolher entre uma variedade de modelos, como reuniões de equipe remotas ou semanais, sessões de brainstorming e muito mais.
Slack: Comunicação simplificada para equipes jurídicas
Slack tem sido uma das ferramentas de colaboração mais procuradas em vários setores e também está lentamente se tornando popular entre os profissionais jurídicos. Ele também serve como uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite compartilhar e discutir tarefas em canais individuais e integrar-se a ferramentas como Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jira, etc. No total, oferece mais de 2,600 integrações que você pode escolher.
CaseFleet: Organização de Evidências e Análise de Casos
O CaseFleet é um software de gerenciamento de casos que ajuda a simplificar todos os principais aspectos do seu trabalho jurídico, incluindo a documentação dos fatos de suas testemunhas de caso, questões relevantes e evidências importantes em uma interface amigável. Seu formato de construção cronológica permite que você se baseie em arquivos de casos com cronogramas específicos que podem ajudar a demonstrar a sequência de eventos e as evidências para apoiar cada fato.
DocuSign: assinaturas digitais seguras para documentos legais
O DocuSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica que permite assinar documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Uma característica importante é que todos os documentos são criptografados, o que é crucial, dada a natureza sensível da documentação legal.
Mais importante ainda, os documentos assinados usando uma ferramenta como o DocuSign são legais e legalmente admissíveis como prova. Como resultado, você não terá que perder tempo reunindo-se manualmente com clientes ou outras pessoas para coletar assinaturas, simplificando o processo e maximizando a eficiência.
Como usar serviços de transcrição como o Transkriptor para produtividade jurídica?
Um serviço de transcrição como o Transkriptor oferece imensos benefícios para os profissionais do direito, especialmente porque eles trabalham em um setor que depende da interação humana na forma de reuniões. Embora muitas dessas interações ocorram pessoalmente, muitas também ocorrem online. Independentemente do meio, Transkriptor pode gravar transcrições detalhadas e precisas, para que você tenha um registro claro de tudo o que foi discutido.
Benefícios de usar Transkriptor para serviços de transcrição na advocacia
Transkriptor oferece aos profissionais do direito vários benefícios, sendo que os mais importantes estão listados abaixo:
- Economiza tempo: os profissionais jurídicos não precisam mais fazer anotações manualmente durante as reuniões, economizando tempo e garantindo que as reuniões sejam o mais eficientes possível.
- Maior atenção aos detalhes: Transkriptor garante que cada detalhe, por mais insignificante que seja, seja capturado e transcrito para você confiar sempre que necessário.
Aumentando a eficiência com áudio para texto para documentos jurídicos
Como você já viu, um local de trabalho eficiente é muito mais lucrativo do que um que não é. Também leva a uma força de trabalho mais produtiva e engajada. Com o áudio para texto para documentos jurídicos, você pode gerenciar intuitivamente todas as suas interações verbais sem transcrevê-las manualmente. Veja como você pode usar Transkriptor para fazer isso:
Passo 1: Abra o site do Transkriptor e clique em 'Experimente gratuitamente'.
Passo 2: Crie uma conta usando seu endereço de e-mail e uma senha de sua escolha. Você também pode optar por criar sua conta usando sua conta Google existente para tornar o processo mais simples.
Passo 3: Uma vez logado, você será levado ao painel de controle do Transkriptor , onde verá várias maneiras de importar um arquivo de áudio ou vídeo para transcrever. Clique em 'Gravar'. Selecione as configurações de gravação, vídeo e áudio na caixa de diálogo que aparece e clique em 'Gravar'.
Passo 4: Transkriptor começará a gravar automaticamente sua reunião. Quando terminar, você pode clicar no ícone de parada no canto inferior esquerdo e a ferramenta processará automaticamente sua transcrição para você. Isso será apresentado a você com carimbos de data/hora detalhados e identificação do alto-falante.
Dicas para integrar aplicativos de produtividade em fluxos de trabalho jurídicos
Há algumas coisas importantes a serem lembradas quando você integra aplicativos de produtividade em seu fluxo de trabalho jurídico, especialmente porque você está lidando com muitas informações altamente confidenciais e confidenciais. Aqui estão alguns.
Escolhendo os aplicativos certos para suas necessidades legais
Existem vários fatores que você precisa considerar ao escolher um aplicativo de produtividade para sua prática jurídica, incluindo facilidade de uso e personalização, segurança e criptografia e integrações. Você deve considerar cada um deles e consultar todas as partes interessadas em sua organização antes de decidir.
Treinamento de equipes jurídicas para usar as novas ferramentas de forma eficaz
É crucial que você treine sua equipe para garantir que eles façam uso eficaz das ferramentas de produtividade para ver uma melhoria acentuada na eficiência. As equipes por trás da maioria dos grandes aplicativos ficam felizes em fornecer uma demonstração, portanto, optar por ela pode ser um passo na direção certa.
Garantindo conformidade e segurança na prática jurídica com tecnologia
Certifique-se de escolher um aplicativo com as melhores medidas de segurança para manter as informações do cliente e outros documentos confidenciais. Você também deve garantir que o uso desses aplicativos esteja de acordo com quaisquer conformidades relacionadas à segurança que você é legalmente obrigado a seguir.
Conclusão
A incorporação de aplicativos de produtividade em práticas jurídicas pode ajudar muito a maximizar a eficiência e aumentar a precisão do seu produto de trabalho. O tempo economizado com esses aplicativos permite que as equipes se concentrem mais na estratégia do que gastem seu tempo em tarefas manuais e improdutivas. Este guia forneceu uma lista detalhada de 10 dos melhores aplicativos de produtividade para profissionais jurídicos que você pode escolher.
Uma ferramenta como Transkriptor, por exemplo, pode ajudar os profissionais jurídicos a transcrever com precisão registros de reuniões jurídicas e outras interações. Isso elimina as anotações manuais e maximiza a produtividade, especialmente quando se trata de transcrição com vários alto-falantes .
