Cara Membuat Sistem Dokumentasi Digital

Anda berpikir bahwa membuat dokumen Anda didigitalkan akan menyelesaikan semua masalah Anda. Namun, itu jauh dari kebenaran. Sekarang jumlah dokumen digital terus bertambah, Anda mungkin menghadapi masalah mengelolanya. Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari file yang salah tempat dan menangani sistem yang tidak teratur, mengurangi produktivitas dan menyebabkan penundaan.

Anda juga melihat waktu yang terbuang dan lebih banyak biaya operasional. Artikel ini memberikan semua jawaban jika Anda mencari solusi untuk masalah ini. Ini akan membantu Anda membuat sistem dokumentasi digital yang efektif. Anda akan mempelajari beberapa strategi dan tip yang sangat baik untuk merampingkan prosesnya.

Memahami Dasar-dasar Dokumentasi Digital

Dokumentasi digital dapat membantu Anda menyimpan dan mengelola semua dokumen dengan lebih aman. Anda dapat mengaksesnya kapan pun Anda mau. Faktanya, Exploding Topics mengungkapkan bahwa bisnis yang hanya mengandalkan dokumentasi manual akan kehilangan 51% dari pendapatan mereka. Sebelum Anda menggunakan dokumen digital, Anda perlu mengetahui dasar-dasar utamanya.

Komponen Utama Dokumentasi yang Efektif

Berikut adalah beberapa komponen utama yang perlu Anda ingat untuk dokumentasi yang efektif:

1. Kejelasan dan Konsistensi: Pastikan informasinya mudah dibaca dan memiliki pemformatan yang konsisten.
2. Kontrol Versi: Dengan sistem yang kuat, Anda dapat melacak perubahan dengan benar. Selain itu, Anda juga dapat mengakses versi sebelumnya.
3. Aksesibilitas: Dokumen harus tersedia untuk individu yang berwenang. Ini akan memastikan kegunaan tanpa mengorbankan keamanan.
4. Kemampuan pencarian: Fitur pencarian fungsional dapat membantu Anda menemukan dokumen tertentu dengan cepat, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu.

Tantangan Dokumentasi Umum

Meskipun menyimpan dokumentasi bermanfaat, itu dapat menimbulkan beberapa tantangan:

1. Organisasi yang Buruk: Tanpa sistem yang tepat, dokumen akan tersebar, dan proses pengambilan akan memakan waktu.
2. Kebingungan Versi: Anda dan tim mungkin kesulitan dengan pembaruan dokumen yang bertentangan jika kontrol versi tidak memadai.
3. Risiko Keamanan: Informasi sensitif rentan terhadap akses atau pelanggaran yang tidak sah tanpa perlindungan yang tepat.
4. Inefisiensi: Ketika sistem mengalami kelebihan beban, itu dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga.

Manfaat Dokumentasi Digital yang Disederhanakan

Saat Anda menggunakan dokumentasi tanpa kertas, itu dapat terbukti bermanfaat dalam berbagai cara, seperti:

1. Lebih Banyak Produktivitas: Akses cepat ke dokumen yang terorganisir dengan baik mengurangi penundaan dan meningkatkan efisiensi tim.
2. Kolaborasi yang Lebih Baik: Platform terpusat akan membantu Anda mengerjakan banyak dokumen secara bersamaan.
3. Keamanan yang Lebih Kuat: Kebijakan dan alat yang kuat melindungi data sensitif sekaligus mempertahankan aksesibilitas. Statista mengungkapkan bahwa 46% perusahaan membayar uang tebusan setelah serangan.
4. Kepatuhan terhadap Peraturan: Sistem yang dikelola dengan baik akan membantu Anda mematuhi standar dan meminimalkan risiko kepatuhan.

Elemen Penting dari Sistem Dokumentasi yang Sukses

Sistem dokumentasi yang tepat dapat meningkatkan alur kerja Anda. Apakah Anda mengelola proyek atau mengatur file, strategi yang jelas akan membantu Anda memelihara dokumen dengan mudah. Selain itu, Anda juga dapat menemukan dan memperbarui dokumen dengan lebih efektif.

1. Mengatur Dokumen Digital Anda: Buat sistem dokumentasi yang sukses dengan mengelompokkan file secara logis.
2. Menyiapkan Konvensi Penamaan: Pertahankan penamaan file yang konsisten menggunakan format standar dengan detail yang relevan.
3. Membuat Arsip yang Dapat Dicari: Tingkatkan kemampuan pencarian dengan menambahkan kata kunci ke dokumen Anda.

Mengatur Dokumen Digital Anda

Pertama, Anda harus membuat sistem dokumentasi yang sukses untuk mengatur file Anda. Kemudian, pastikan Anda mengelompokkan dokumen dengan benar berdasarkan jenis proyek, klien, atau tanggal. Jika Anda bekerja dengan anggota tim lain, pastikan semua orang memahami strukturnya.

Menyiapkan Konvensi Penamaan

Untuk menghindari kebingungan, nama file harus konsisten. Dengan demikian, format standar harus dipilih yang mencakup detail yang relevan, terutama YYYY-MM-DD. Langkah ini akan memastikan bahwa setiap orang dapat dengan cepat mengidentifikasi status dan lokasi dokumen digital.

Membuat Arsip yang Dapat Dicari

Bahkan dengan sistem yang terorganisir dengan baik, Anda masih perlu membuat dokumen Anda lebih mudah dicari. Cara terbaik untuk menemukan dokumentasi digital Anda adalah dengan menambahkan kata kunci. Ketika arsip Anda bertambah, kata kunci akan menghemat waktu yang tak terhitung jumlahnya karena Anda tidak perlu memeriksa setiap file.

Membangun Alur Kerja Dokumentasi Digital Anda

Untuk membuat alur kerja dokumentasi digital yang efisien, Anda perlu memperhatikan perencanaan dengan cermat. Ini berarti memilih alat yang tepat dan fokus pada pedoman. Dengan cara ini, Anda dapat meningkatkan proses manajemen file dan meningkatkan kolaborasi tim. Berikut adalah cara Anda dapat membangun alur kerja dokumentasi digital Anda.

1. Memilih Alat yang Tepat: Pilih alat yang selaras dengan kebutuhan Anda untuk menyempurnakan alur kerja dokumen.
2. Menetapkan Standar Dokumentasi: Tetapkan pedoman yang jelas untuk organisasi dan pemformatan dokumen digital untuk menjaga konsistensi.
3. Menerapkan Kontrol Versi: Terapkan sistem kontrol versi dengan nomor versi atau stempel waktu.

Memilih Alat yang Tepat

Anda perlu memilih alat yang relevan yang akan membantu Anda meningkatkan alur kerja. Pastikan Anda mempertimbangkan kebutuhan Anda dan tim Anda. Dengan cara ini, Anda dapat memilih alat yang paling efektif untuk alur kerja dokumentasi. Misalnya, Transkriptor akan memungkinkan Anda membuat basis pengetahuan untuk mengatur informasi penting menggunakan dokumen.

Menetapkan Standar Dokumentasi

Standar yang jelas memastikan bahwa semua orang di tim Anda berada di halaman yang sama. Oleh karena itu, Anda harus membuat pedoman untuk pengaturan dan pemformatan file untuk menjaga konsistensi. Anda dapat meminta tim Anda untuk mengikuti standar tertentu saat memberi nama dan menyusun folder. Ini akan membantu Anda menghindari kebingungan di masa depan.

Menerapkan Kontrol Versi

Kontrol versi sangat penting ketika banyak orang mengerjakan dokumen yang sama. Karena itu, Anda perlu menerapkan sistem penerapan versi yang transparan. Saat memberi nama versi file yang lebih baru, Anda harus menyertakan nomor versi atau stempel waktu. Yang terbaik adalah menggunakan Transkriptor, karena platform melacak perubahan dan memungkinkan Anda mengunjungi kembali versi sebelumnya dari pekerjaan Anda.

Alat untuk Otomatisasi Dokumentasi

Otomatisasi akan membantu Anda mengelola sistem dokumentasi Anda dengan lebih akurat. Anda dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Selain itu, Anda dapat fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi sementara proses berulang mengurus dirinya sendiri. Namun, memilih alat manajemen dokumen yang tepat mungkin tampak menakutkan. Untuk membantu Anda dalam prosesnya, berikut adalah 5 opsi teratas yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Transkriptor : Transkriptor adalah platform transkripsi audio-ke-teks profesional yang dapat membantu Anda mengelola dan menyimpan dokumen digital.
2. Templafy : Templafy dapat mengotomatiskan proses manajemen dokumen.
3. ExperLogix : ExperLogix terintegrasi dengan perangkat lunak CRM dan ERP untuk merampingkan pembuatan dokumen.
4. PandaDoc : PandaDoc hadir dengan fitur tambahan untuk meningkatkan alur kerja dokumen.
5. HotDocs : HotDocs mengotomatiskan dokumentasi digital dan terintegrasi dengan platform lain.

1. Transkriptor

Transkriptor adalah platform audio-ke-teks populer yang dapat menangani semua kebutuhan transkripsi Anda. Platform ini akan memungkinkan Anda membuat basis pengetahuan khusus menggunakan transkrip dan dokumen. Bergantung pada rencana Anda, Anda dapat membuat beberapa basis pengetahuan.

Selain itu, Transkriptor dilengkapi dengan penyimpanan yang aman dan terpusat untuk menjaga dokumen Anda tetap teratur. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah mengakses dan mengelola semua file dan folder Anda. Karena Anda dapat mengambil dokumen penting dengan mudah, Anda dapat merampingkan alur kerja Anda.

Selain itu, Transkriptor akan memungkinkan Anda melacak perubahan dalam dokumen Anda. Selain itu, fitur Riwayat akan membantu Anda melihat versi dokumen Anda sebelumnya. Hasilnya, Anda dapat membuat manajemen konten lebih fleksibel.

Fitur utama

• Pembuatan Transkriptor yang Akurat: Transkriptor dapat membantu Anda menghasilkan transkripsi yang sangat akurat dari file audio dan video. Platform ini akan memastikan Anda mendapatkan teks yang ditranskripsi dalam hitungan menit.
• Dukungan Multi-Bahasa: Transkriptor mendukung 100+ bahasa. Dengan demikian, Anda dapat membuat transkripsi dalam bahasa apa pun yang Anda inginkan.
• Integrasi Luar Biasa: Anda dapat mengintegrasikan Transkriptor dengan Google Meet, Zoom, dan Microsoft Teams . Anda juga dapat menyinkronkan platform dengan kalender Google dan Outlook .
• AI Asisten Obrolan: Fitur asisten obrolan AI dapat meringkas file transkripsi dan laporan Anda. Selain mengekstrak wawasan kunci, Anda juga dapat mengajukan pertanyaan apa pun kepada AI . Anda dapat menggunakan templat tertentu untuk AI saran atau membuat yang baru.

2. Templafy

Berada di urutan kedua dalam daftar adalah Templafy . Perangkat lunak dokumentasi digital ini akan membantu Anda mengotomatiskan dan mengelola dokumentasi Anda dengan lebih efektif. Ini juga terintegrasi dengan solusi penyimpanan Microsoft Office, Google Workspace, dan cloud. Selain itu, ia hadir dengan alur kerja persetujuan dokumen dan kontrol versi. Tim Anda dapat dengan mudah membuat dokumen. Namun, harga mereka tidak transparan.

3. ExperLogix

ExperLogix adalah sistem manajemen dokumentasi digital lainnya. Ini dapat membantu Anda mengotomatiskan dan merampingkan pembuatan dokumen dan mengelola proses. Sistem mereka biasanya terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis, seperti perangkat lunak CRM dan ERP. Ini mendukung alur kerja yang dapat disesuaikan untuk meningkatkan efisiensi. Dengan ExperLogix, Anda tidak perlu khawatir tentang keamanan dan integrasi. Namun, kurva belajarnya terlalu curam.

4. PandaDoc

PandaDoc cocok untuk para profesional yang berencana membuat berbagai jenis dokumen. Anda juga akan mendapatkan fitur tambahan seperti tanda tangan elektronik dan kolaborasi real-time. Sistem ini akan membantu Anda mengotomatiskan alur kerja dokumen dan mengurangi kesalahan manual. Anda juga dapat berintegrasi dengan berbagai alat manajemen CRM dan proyek. Ini akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dan mempertahankan penyimpanan dokumen terpusat. Namun, banyak pengguna mengeluh tentang kesulitan saat mengedit.

5. HotDocs

Yang terakhir dalam daftar adalah HotDocs . Ini adalah salah satu alat pertama di pasar untuk mengotomatiskan dokumentasi digital. Alat ini sangat terukur, yang akan terbukti bermanfaat seiring bertambahnya kebutuhan Anda dari waktu ke waktu. Ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain untuk manajemen data dan otomatisasi alur kerja yang lebih baik. Integrasinya juga lancar dan mulus. Namun, paket harganya tidak hemat biaya.

Praktik Terbaik untuk Memelihara Sistem Dokumentasi Anda

Mempertahankan sistem dokumentasi yang efektif berarti Anda harus terus berusaha untuk itu. Setelah sistem Anda disiapkan, penting untuk tetap relevan dan teratur. Berikut adalah beberapa praktik terbaik dokumentasi untuk menjaga sistem dokumentasi Anda tetap berjalan dengan lancar:

1. Audit dan Pembaruan Berkala: Audit dokumentasi digital Anda secara teratur untuk menghapus file yang berlebihan atau tidak perlu.
2. Anggota Tim Pelatihan: Pastikan tim Anda terlatih tentang struktur dan fitur sistem dokumentasi.
3. Mengukur Efisiensi Dokumentasi: Lacak metrik seperti waktu pengambilan file dan penggunaan versi lama untuk menilai efektivitas.

Audit dan Pembaruan Rutin

Ingatlah bahwa dokumentasi digital Anda bukanlah sesuatu yang harus Anda lupakan setelah menyiapkannya. Anda perlu melakukan audit rutin untuk meninjau organisasi file Anda. Ini adalah salah satu cara paling efektif untuk menghapus dokumen yang berlebihan atau tidak perlu. Jadi, buat jadwal untuk audit ini, baik mingguan maupun bulanan. Pastikan materi yang diarsipkan masih dapat diakses tetapi terpisah dari file aktif. Ini akan mencegah sistem yang berantakan yang memperlambat produktivitas.

Anggota Tim Pelatihan

Bahkan sistem dokumentasi terbaik pun dapat gagal jika anggota tim Anda tidak tahu cara menggunakannya. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk melatih tim Anda tentang struktur organisasi. Jika seseorang tidak tahu cara mengakses versi sebelumnya, latih mereka pada bagian tertentu itu. Dengan pelatihan yang tepat, Anda dapat mengurangi kesalahan. Ini benar, terutama saat Anda melakukan orientasi kepada anggota baru.Forbes mengungkapkan bahwa29% bisnis berjuang dengan orientasi karyawan.

Mengukur Efisiensi Dokumentasi

Anda perlu menentukan apakah sistem dokumentasi Anda memenuhi kebutuhan Anda. Anda perlu melacak metrik tertentu. Misalnya, Anda dapat melacak waktu untuk menemukan file tertentu atau seberapa sering orang menggunakan versi lama. Anda perlu mengumpulkan umpan balik dari tim Anda untuk mengidentifikasi masalah atau inefisiensi. Jika Anda mengalami masalah, Anda harus menyelesaikannya dengan cepat. Ini akan memastikan bahwa sistem dokumentasi digital relevan dengan kebutuhan Anda.

Kesimpulan

Membuat sistem dokumentasi digital akan terbukti sedikit memakan waktu. Namun, setelah Anda melakukannya dengan benar, Anda dapat dengan mudah menyimpan dan mengelola dokumentasi digital Anda. Anda dan anggota tim Anda tidak perlu membuang waktu untuk menemukan dokumen yang tepat.

Transkriptor akan memungkinkan Anda membuat transkripsi dan menyimpan dokumen Anda tanpa masalah. Selain itu, Transkriptor juga akan memungkinkan Anda mengakses versi karya Anda sebelumnya. Jadi, pilih Transkriptor hari ini untuk kebutuhan dokumentasi Anda.