تحويل الصوت إلى نص على Outlook: برنامج تعليمي خطوة بخطوة

تحويل الصوت إلى نص على Outlook هي ميزة تستخدم تقنية التعرف على الكلام وتمكن الكتابة الصوتية. يوفر مزايا متنوعة ، مثل الدعم متعدد اللغات وأوامر البريد والأوامر لعناصر متعددة.

لفهم كيفية استخدام تحويل الصوت إلى نص على Outlook ، ما عليك سوى اتباع بعض الخطوات الأساسية. في هذا الدليل ، سوف تستكشف دليلا تفصيليا لتمكين الإملاء في Microsoft Outlook . اكتشف أيضا كيف تجعل أدوات مثل Transkriptor نسخ البريد الإلكتروني المتقدم أمرا سهلا.

What Is Voice-to-Text on Outlook?

تستخدم الكتابة الصوتية في Outlook التعرف على الكلام عبر الإنترنت المدعوم من خدمات Azure الكلام. وفقا لمسح أجرته Statista ، يتوقع معظمهم أن يتطور التعرف على الكلام بشكل تدريجي نحو نصوص مثالية.

Overview of the Feature

ما عليك سوى اتصال بالإنترنت وميكروفون ومؤشر في مربع نص لاستخدام الكتابة الصوتية في Outlook . كما يتيح لك استخدام لغة الكتابة الصوتية ، والتي تختلف عن اللغة التي اخترتها Windows . يمكنك تغيير لغة الإدخال لتبديل لغات الكتابة الصوتية.

Speech-to-Text Integration in Outlook

تتيح لك ميزة الإملاء استخدام تحويل الكلام إلى نص لإنشاء محتوى في Office. إنها طريقة سريعة وسهلة لصياغة رسائل البريد الإلكتروني وإرسال الردود والتقاط النغمة. يمكن الوصول إلى الميزة في New Outlook و Classic Outlook و Outlook for Mac و Web.

Accessibility Benefits

هناك العديد من ميزات إمكانية الوصول في Outlook للكتابة الصوتية. باستخدام مدقق إمكانية الوصول، يمكنك معالجة مشكلات إمكانية الوصول أثناء كتابة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنك إضافة نصوص بديلة إلى الصور حتى يتمكن الأشخاص الذين يستخدمون قارئات الشاشة من الاستماع إلى ما تدور حوله الصورة.

How to Enable Voice-to-Text in Outlook

يعمل تحويل الصوت إلى نص في Outlook على تبسيط صياغة البريد الإلكتروني عن طريق تحويل الكلمات المنطوقة إلى نص. لبدء استخدام هذه الميزة ، تأكد من التوافق وقم بتكوين إعدادات الميكروفون واللغة. يمكنك اتباع هذه الخطوات البسيطة لتمكين هذه الأداة الموفرة للوقت وتعظيمها:

1. تحقق من التوافق: تأكد من أنك مشترك Microsoft 365 ، وقم بتعيين اللغة المنطوقة والميكروفون وعلامات الترقيم التلقائية في إعدادات Outlook .
2. تفعيل الإملاء: انقر فوق "إملاء" ، أو استخدم ALT + "، أو اضغط على Windows + H لأداة الإملاء Windows .
3. إعداد الوصول إلى الميكروفون: قم بتمكين أذونات الميكروفون في إعدادات الخصوصية والأمان.
4. تكوين اللغة والأوامر: اختر لغة وتحقق من الأوامر المتاحة ؛ لاحظ قيود لغات المعاينة.

Step 1: Check Compatibility

ميزة الإملاء متاحة فقط للمشتركين Microsoft 365 . لتمكين إعدادات الإملاء في Outlook ، انقر فوق رمز الترس لرؤية الإعدادات المتاحة. بالنسبة للغة المنطوقة، يمكنك عرض اللغات وتغييرها في القائمة المنسدلة. بعد ذلك ، يمكنك عرض الميكروفون وتغييره.

Step 2: Activate Dictation

يمكنك تنشيط ميزة الإملاء بالنقر فوق الزر "إملاء" في شريط الأدوات. في إصدار New Outlook ، استخدم اختصار لوحة المفاتيح ALT +' أو اضغط على أيقونة الميكروفون في الشريط لاستئناف الإملاء.

قد يكون هناك احتمال أن يكون زر الإملاء غير متوفر حاليا في بعض معاينات Outlook ل Windows . ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك استخدام ميزة الإملاء باستخدام أداة الإملاء Windows .

Step 3: Set Up Microphone Access

لاستخدام الميكروفون مع التطبيقات على Windows ، يجب عليك تشغيل بعض الأذونات في إعدادات الخصوصية والأمان. للقيام بذلك، انتقل إلى البدء والإعدادات والخصوصية والأمان. بعد ذلك، ابحث عن "الميكروفون" ضمن أذونات التطبيق وتأكد من تشغيل "الوصول إلى الميكروفون".

Step 4: Configure Language and Commands

يمكنك تحديد لغة من القائمة المنسدلة لقائمة الأوامر المتوفرة في كل لغة مدعومة. يرجى ملاحظة أنه بالنسبة للغة الإنجليزية ، يتم دعم علامات الترقيم والرموز والعملة والرياضيات والرموز التعبيرية / الوجوه فقط حاليا. هناك لغات مدعومة ومعاينة.

Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook

يجعل تحويل الصوت إلى نص في Outlook إنشاء البريد الإلكتروني أكثر كفاءة عن طريق تحويل الكلام إلى نص. يمكنك صياغة رسائل البريد الإلكتروني وتحريرها وإرسالها بدون استخدام اليدين بخطوات بسيطة. فيما يلي دليل تفصيلي لاستخدام تحويل الصوت إلى نص على Outlook :

Step 1: Open a New Email

انتقل إلى Microsoft Outlook وابدأ رسالة بريد إلكتروني جديدة. حدد نص الرسالة ، وانتقل إلى علامة التبويب رسالة ، وحدد إملاء. في Outlook Mac ، ابدأ بريدا إلكترونيا جديدا أو قم بالرد. بعد ذلك ، انتقل إلى رسالة ثم إملاء. تأكد من تسجيل الدخول إلى Microsoft 365 على جهاز يدعم الميكروفون.

Step 2: Start Dictating

باستخدام Mac ، يمكنك أيضا بدء الإملاء باستخدام اختصار لوحة المفاتيح: ⌥ (خيار) + F1. على الويب، انتقل إلى علامة التبويب رسالة وحدد إملاء. بعد ذلك ، انتظر حتى يتم تشغيل زر الإملاء ، وابدأ الاستماع ، وابدأ التحدث لرؤية النص يظهر على الشاشة.

Step 3: Use Voice Commands for Editing

بالإضافة إلى مجرد التحدث بالمحتوى ، يمكنك نطق الأوامر لإضافة علامات الترقيم وإدخال أحرف خاصة. للتحرير والتنسيق ، يمكنك استخدام الأوامر الصوتية. تتضمن بعض التعليقات الصوتية الشائعة: الحذف ، وحذف ذلك ، وحذف آخر [1-100] كلمة / جملة ، وإدراج مسافة ، ومسافة خلفية.

Step 4: Review and Send

عندما تجمع أشخاصا مختلفين لديهم أجندات وآراء مختلفة ، يجب أن تقدم لهم طريقة للتعاون بشفافية. فقط عندما يتمكن الجميع من رؤية كل شيء يحدث وفهمه في نفس المكان وبنفس الطريقة ، ستكون عملية مراجعة البريد الإلكتروني والموافقة عليه شفافة ومبسطة وفعالة.

Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool

توفر أداة تحويل الصوت إلى نص Outlook مجموعة من الميزات القوية لتعزيز الإنتاجية وإمكانية الوصول. فيما يلي بعض ميزات أداة تحويل الصوت إلى نص Outlook :

Multilingual Support

قبل البدء ، يجب عليك التحقق من اللغات التي يدعمها إصدار Windows الخاص بك. في Windows 11 ، بعض اللغات المدعومة هي: البلغارية والصينية والكرواتية والتشيكية والدنماركية والهولندية والإنجليزية والإستونية والمزيد. لتبديل لغات الكتابة الصوتية، يجب عليك تغيير لغة الإدخال.

للقيام بذلك، حدد محول اللغة في زاوية شريط المهام. بعد ذلك ، اضغط على مفتاح شعار Windows + مفتاح المسافة على لوحة المفاتيح. أخيرا ، اضغط على محول اللغة في الجزء السفلي الأيمن من لوحة المفاتيح التي تعمل باللمس.

Accessibility Options

Microsoft 365 التطبيقات لتسهيل رؤية الأشياء التي تظهر على شاشتك وراحة. إذا كانت ألوان الشاشة ساطعة جدا ، فحاول تشغيل الإضاءة الليلية. يغير درجة حرارة لون شاشتك ، ويظهر ألوانا أكثر دفئا يسهل على عينيك. إذا كنت تتعامل مع عمى الألوان (نقص رؤية الألوان وفقا Cleveland Clinic ) ), Windows يأتي مع مرشحات عمى الألوان المصممة مسبقا.

Integration with Microsoft Office Suite

يتيح لك Microsoft إملاء مستنداتك باستخدام أدوات مكتبية متنوعة. يمكنك إملاء مستندات Word ورسائل البريد الإلكتروني Outlook وملاحظات OneNote . لاستخدام الإملاء في Word ، افتح مستندا جديدا أو موجودا وانتقل إلى الصفحة الرئيسية > الإملاء. قم بتشغيل زر الإملاء وابدأ التحدث. يمكنك اتباع خطوات مماثلة في OneNote لإنشاء المسودات وتسجيل الملاحظات وإبداء التعليقات.

Using Transkriptor for Advanced Email Transcription

يستخدم Transkriptor AI وينتج نسخا عالية الجودة. يمكن أن توفر خوارزمياته الحديثة الكثير من الوقت والجهد. فيما يلي دليل تفصيلي لاستخدام Transkriptor لنسخ البريد الإلكتروني المتقدم:

Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor

سجل الصوت باستخدام تطبيق الصوت على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بمجرد القيام بذلك ، قم بتسجيل الدخول إلى Transkriptor باستخدام Gmail الخاص بك والوصول إلى لوحة المعلومات. ستتم إعادة توجيهك بعد ذلك إلى صفحة "اختر لغتك".

يمكنك البحث عن لغتك من بين 100+ لغة متاحة من شريط البحث. انقر فوق التالي ، وقم بتحميل / تسجيل صوتك. يمكنك تسجيل صوتك مباشرة باستخدام Transkriptor وتحويله إلى نص. كخيار ثان ، يمكنك تحميل ملف صوتي من جهازك المحلي لنسخه.

Step 2: Generate Accurate Transcripts

بمجرد تحميل الملف ، سيقوم Transkriptor بإنشاء النص. يمكنك الوصول إلى النص في صفحة المحرر. يمكنك العثور على مكتبة القوالب على الجانب الأيسر من شريط المهام. يمكنك كتابة شيء ما أو الضغط على "مسافة" ل Al و "/" للأوامر. اضغط على المسافة واكتب "إنشاء بريد إلكتروني جيد التنسيق" على شريط المهام نفسه.

Step 3: Edit and Format the Transcript

بمجرد أن يكون لديك قالب بريد إلكتروني ، يمكنك تخصيصه وفقا لاحتياجاتك. على الجانب الأيسر من شريط المهام ، يمكنك النقر فوق الرمز ثلاثي الأسطر لتنسيق قالب البريد الإلكتروني. يمكنك استخدام الرؤوس أو القوائم أو قوائم المهام أو علامات الاقتباس أو التعليمات البرمجية. يمكنك أيضا إضافة رابط بالنقر فوق رمز الارتباط التشعبي بجانب الرمز ثلاثي الأسطر.

Step 4: Copy and Paste into Outlook

انقر فوق رمز "نسخ" في نفس عمود شريط المهام لنسخ البريد الإلكتروني. إذا كنت على استعداد لإجراء المزيد من التغييرات ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق الوصول إلى الميزات التي Transkriptor يوفرها. يمكنك النقر فوق "تراجع" أو "إعادة" لإجراء التصحيحات.

لتحسين التنسيق ، يمكنك "خط غامق" أو "تسطير" أو "مائل" النص. بالنقر فوق أيقونة "تنزيل ملاحظة" ، يمكنك تنزيل البريد الإلكتروني بتنسيق Word أو نصي لحفظه لاستخدامه في المستقبل.

Step 5: Save Time with Batch Transcription

يسمح لك Transkriptor بنسخ رسائل صوتية متعددة في وقت واحد. انتقل إلى لوحة القيادة ، وانقر فوق "نسخ ملف الصوت أو الفيديو" ، وقم بتحميل العديد من الملفات الصوتية.

وهو يدعم تنسيقات مختلفة ، بما في ذلك MP3 ، MP4 ، WAV ، AAC ، M4A ، WEBM ، FLAC ، OPUS ، AVI ، M4V ، MPEG ، MOV ، OGV ، MPG ، WMV ، OGM ، OGG ، AU ، WMA ، AIFF ، OGA و AMR و MKV . يمكنك إنشاء نسخ لإدارة حجم بريد إلكتروني كبير.

Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook

وفقا AbilityNet ، يمكن للتقنيات القياسية ، بما في ذلك برامج التعرف على الصوت ، أن تساعد الأشخاص الذين يعانون من عسر القراءة. ومع ذلك ، فإن استخدام التقنيات والأدوات المناسبة لزيادة التعرف على الكلام أمر ضروري.

1. تحدث بوضوح: انطق الكلمات ببطء ووضوح ، وسجل نفسك لتتبع التحسن.
2. استخدم ميكروفونا عالي الجودة: اختر ميكروفونا لإلغاء الضوضاء لتقليل الضوضاء المحيطة والتقاط صوت أكثر وضوحا.
3. التعرف على الأوامر: تعرف على الأوامر الصوتية لاتخاذ إجراءات سريعة مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإضافة المستلمين وضبط الموضوعات.
4. يمزج مع Transkriptor : استخدم Transkriptor لنسخ الصوت وإرسال رسائل بريد إلكتروني جيدة التنسيق تلقائيا عبر Outlook .

Speak Clearly

تحدث ببطء ووضوح ، ونطق كل كلمة وصوت. تجنب التسرع في الجمل لأن ذلك سيجعل نطقك غير واضح. يساعدك التباطؤ على التركيز على الأصوات الصحيحة المنتجة ويجعل كلامك أكثر وضوحا. يمكنك تسجيل نفسك أثناء ممارسة التحدث.

Use a High-Quality Microphone

يحتوي ميكروفون إلغاء الضوضاء على ميكروفونين أو أكثر يلتقطان الصوت من اتجاهات مختلفة. عادة ما يتم توجيه الميكروفون الأساسي نحو فمك. تلتقط الميكروفونات الثانوية الضوضاء المحيطة من جميع الاتجاهات. إلى جانب بعض الخوارزميات الرقمية ، فإنها "تطرح" الضوضاء المحيطة من المعادلة ، تاركة صوتك فقط.

Familiarize Yourself with Commands

بعض أوامر البريد التي تحتاج إلى التعرف عليها هي إرسال بريد إلكتروني ، وإرسال بريد إلكتروني - > نعم ، وإرسال بريد إلكتروني - > إلغاء ، وإضافة إلى البريد الإلكتروني ، وإضافة إلى حقل نسخ ، عند الإشارة ، وتغيير سطر الموضوع إلى . بخلاف ذلك ، هناك أوامر في علامات الترقيم والرموز والعملة والرياضيات والرموز التعبيرية والمزيد.

Combine with Tools Like Transkriptor

باستخدام Transkriptor ، يمكنك إرسال نسخ جديدة تلقائيا كمرفقات Outlook . بمجرد اكتمال النسخ في Transkriptor ، سيتم إرساله تلقائيا كمرفق بريد إلكتروني عبر Outlook . Transkriptor يمكنك نسخ ملفات صوتية متعددة إلى نص وأيضا إنشاء رسائل بريد إلكتروني جيدة التنسيق. هذا يوفر الوقت ، مما يسمح لك بإنشاء رسائل بريد إلكتروني مجمعة في وقت أقل.

Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor

أحدث تحويل الصوت إلى نص على Outlook ثورة في صياغة البريد الإلكتروني من خلال دمج إمكانات تحويل الكلام إلى نص متقدمة. يعمل Transkriptor على تحسين تكامل تحويل الكلام إلى نص في رسائل البريد الإلكتروني Outlook من خلال توفير نسخ دقيقة. ميزة النسخ الدفعي والتكامل مع Outlook لمرفقات البريد الإلكتروني الآلية تجعلها أداة لا تقدر بثمن. من خلال الاستفادة من أدوات نسخ البريد الإلكتروني في Outlook مثل Transkriptor ، يمكن للمستخدمين توفير الوقت وتعزيز الكفاءة والحفاظ على الدقة.