Giới thiệu về nâng cao năng suất của công ty luật
Trong bối cảnh pháp lý cạnh tranh ngày nay, cải thiện năng suất của công ty luật không chỉ là mục tiêu mà còn là điều cần thiết. Với nhu cầu ngày càng tăng về các dịch vụ pháp lý đa dạng, các công ty luật phải tìm ra những cách sáng tạo để tối ưu hóa quy trình làm việc, hợp lý hóa quy trình và nâng cao năng suất. Các chiến lược năng suất hiệu quả là rất quan trọng đối với các công ty luật để cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tăng số giờ tính phí và thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận.
Bằng cách tập trung vào năng suất, các chuyên gia pháp lý có thể cung cấp hiệu quả các dịch vụ pháp lý chất lượng cao, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh. Bài viết này sẽ khám phá tầm quan trọng của năng suất của công ty luật và cung cấp các mẹo hữu ích để giúp các chuyên gia pháp lý cải thiện quy trình làm việc và đạt được mục tiêu của họ.
Tại sao Hack năng suất lại cần thiết đối với luật sư?
Theo KPMG, nhu cầu về dịch vụ pháp lý ngày càng tăng, nhiều hơn thị trường tư vấn pháp lý truyền thống, cũng như sự đa dạng của các dịch vụ pháp lý mà mọi người yêu cầu. Các luật sư đang giải quyết các trường hợp ngày càng khó khăn, phức tạp vì nhiều lý do - bao gồm (nhưng không giới hạn) sự gia tăng của trí tuệ nhân tạo tạo sinh, lãi suất bất động sản ở mức cao nhất kể từ năm 2008 và việc đưa ra các quy tắc mới cho các doanh nghiệp tuyên bố rằng chúng bền vững.
Tiền đề của sự hài lòng của khách hàng vẫn giữ nguyên: bạn càng có thể đưa ra phán quyết mà họ muốn cho khách hàng một cách hiệu quả, khách hàng càng hạnh phúc. Vì vậy, năng suất là nền tảng của sự nghiệp luật. Mức độ năng suất bạn có thể đạt được quyết định trải nghiệm của khách hàng có trường hợp bạn đang làm việc, mức độ lợi nhuận của công ty bạn làm việc về mức lương theo giờ và thành công tổng thể của bạn so với những người khác trong sự nghiệp của bạn.
Luật sư phải nắm vững sự cân bằng giữa hiệu quả và đạt được kết quả vụ việc mong muốn, sử dụng AI để luật sư hợp lý hóa quy trình của họ. Nhiều công cụ AI dành cho luật sư được thiết kế để giúp họ tóm tắt các tài liệu pháp lý dài, quản lý công việc và soạn thảo hợp đồng. Các thủ thuật năng suất, như sử dụng các công cụ AI , rất cần thiết để luật sư đối phó với khối lượng công việc khổng lồ của họ.
Dịch vụ phiên âm cho luật sư có thể tăng hiệu quả như thế nào?
Các nhà hành nghề pháp lý nhận thấy phiên âm là cứu cánh cho hành nghề pháp lý vì nó cho phép bạn tự động chuyển đổi các tệp âm thanh thành văn bản, cho dù đó là bản ghi lời khai từ hiện trường vụ án hay cuộc họp với khách hàng, mà không ảnh hưởng đến độ chính xác, bao gồm cả phiên âm cho pháp lý .
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm phiên âm giúp tăng cường đáng kể quá trình này. Hơn nữa, bảng điểm giúp bạn không phải xem lại hàng giờ cảnh quay để tìm một khoảnh khắc cụ thể trong bản ghi âm (vì bạn có thể quét văn bản cho nó) và giúp bạn dễ dàng cộng tác với các chuyên gia pháp lý khác làm việc trong trường hợp mà bản ghi là một phần của bản ghi âm.
Hợp lý hóa việc chuẩn bị tài liệu bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Chuẩn bị tài liệu là một phần lớn trong ngày làm việc của luật sư, từ hợp đồng đến hợp đồng thuê đến di chúc đến nghiên cứu. Tự động chuyển đổi văn bản tệp âm thanh giúp tiết kiệm thời gian. Nó làm giảm khả năng xảy ra lỗi trong tài liệu, điều cần thiết trong thế giới luật khi một từ không chính xác có thể thay đổi bối cảnh của một vụ án và (có khả năng thay đổi kết quả).
Các dịch vụ phiên âm như Transkriptor, cung cấp phiên âm chính xác 99% bất kể tiếng ồn xung quanh và giọng nói chồng chéo, là điều bắt buộc phải có đối với các chuyên gia pháp lý, những người mà độ chính xác và hiệu quả cũng quan trọng như nhau. Hơn nữa, tự động chuyển đổi các bản ghi âm pháp lý thành văn bản giúp tiết kiệm thời gian và cho phép luật sư tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi đòi hỏi chuyên môn của họ.
Chuyển đổi âm thanh thành văn bản tự động giúp luật sư quản lý các vụ kiện pháp lý vì bản ghi giúp bạn dễ dàng tham khảo một khoảnh khắc cụ thể trong bản ghi âm mà không cần sàng lọc hàng giờ cảnh quay để tìm nó. Họ cũng cho phép luật sư chú thích văn bản và thực hiện một loại phân tích khác với khi họ nghe âm thanh.
Chú thích các bản ghi sẽ cho phép các luật sư đưa ra kết luận khác so với khi họ chỉ nghe âm thanh, vì các mối liên hệ khác nhau rõ ràng hơn trên giấy hơn là trên băng. Nó cũng sẽ giúp họ dễ dàng chia sẻ thông tin với các chuyên gia pháp lý khác về trường hợp mà họ hợp tác.
Các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản tốt nhất cho luật sư là gì?
Các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản tốt nhất cho luật sư là:
Transkriptor nổi bật so với các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản được hỗ trợ bởi AIkhác dành cho các chuyên gia pháp lý vì nó đảm bảo độ chính xác 99% bất kể bản ghi có chứa biệt ngữ (như thuật ngữ pháp lý) hay giọng nói chồng chéo (thường xảy ra trong phòng xử án). Hơn nữa, Transkriptor cung cấp bảo vệ bằng mật khẩu, lưu trữ đám mây và mã hóa đầu cuối để bảo vệ thông tin nhạy cảm mà luật sư xử lý. Những công cụ này cũng có thể cải thiện năng suất của công ty luật thông qua các mẹo và chiến lược thiết thực giúp nâng cao hiệu quả và quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Amberscript
Amberscript là một công cụ phiên âm tự động với giao diện thân thiện với người dùng, giá thanh toán theo mức sử dụng và hỗ trợ các giọng khác nhau. Đây là một lựa chọn tốt cho những luật sư không ghi âm thường xuyên và chép lại các cuộc trò chuyện của họ với nhiều người.
TranscribeMe
TranscribeMe là một dịch vụ kết hợp kết hợp phiên âm AI và người phiên âm để cung cấp bản ghi chất lượng. Tuy nhiên, TranscribeMe đắt hơn đáng kể so với các công cụ khác trên thị trường, vì vậy nó không phù hợp với những người hành nghề độc lập hoặc hành nghề pháp lý nhỏ với ngân sách hạn chế.
Otter.ai
Otter.ai là một công cụ phiên âm được hỗ trợ bởi AIcung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ mà các chuyên gia pháp lý cần, bao gồm xác thực hai yếu tố. Tuy nhiên, giá dựa trên mức sử dụng của nó có thể tốt hơn cho những người dùng có kế hoạch phiên âm âm thanh thường xuyên.
Rev
Rev là một dịch vụ phiên âm kết hợp phiên âm tự động với các dịch vụ phiên âm thủ công để đảm bảo tính chính xác cho các bản ghi âm pháp lý. Người phiên âm chuyên nghiệp có kiến thức pháp lý để hiểu biệt ngữ mà phần mềm thường không hiểu. Tuy nhiên, người dùng Rev phải chịu thời gian quay vòng dài, một rủi ro cho các thủ tục pháp lý nhạy cảm về thời gian.
Các tính năng cần tìm kiếm trong phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản
Các tính năng quan trọng nhất cần tìm kiếm trong phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản để thực hành pháp lý là độ chính xác, tích hợp với bất kỳ phần mềm nào họ đã sử dụng và dễ sử dụng, đặc biệt là khi sử dụng phần mềm phiên âm . Luật sư có khối lượng công việc lớn, và các vụ việc nhạy cảm về thời gian, vì vậy họ phải ổn với việc hiệu đính bảng điểm để đảm bảo tính chính xác hoặc lên lịch thời gian để học cách sử dụng công cụ.
Transkriptor là một lựa chọn tuyệt vời cho các chuyên gia pháp lý vì giao diện đơn giản của nó cho phép người mới và chuyên gia đạt được kết quả giống nhau, vì vậy bạn không phải mất thời gian học cách thành thạo công cụ này. Nó cũng đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm bạn tải lên không bị rò rỉ (thông qua bảo vệ bằng mật khẩu, lưu trữ đám mây và mã hóa đầu cuối).
Một tính năng khác khiến Transkriptor rất phù hợp với các chuyên gia pháp lý là tỷ lệ chính xác 99%. Luật sư phải chắc chắn rằng công cụ họ sử dụng tạo ra bản ghi phản ánh âm thanh từng từ. Nếu không, chúng có nguy cơ không chính xác làm thay đổi ý nghĩa của toàn bộ vụ án.
Tích hợp phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản vào quy trình làm việc của bạn rất dễ dàng vì Transkriptor cho phép bạn phiên âm giọng nói trong thời gian thực bằng micrô trên thiết bị của mình hoặc tải lên bản ghi hiện có và tạo bản ghi sau đó. Do đó, bạn có thể linh hoạt về cách thức, thời gian và những gì bạn sử dụng công cụ trong quy trình pháp lý của mình.
Làm thế nào để sử dụng hiệu quả giọng nói thành văn bản trong thực tiễn pháp lý?
Công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản cho phép các luật sư tập trung vào các nhiệm vụ pháp lý cốt lõi đòi hỏi chuyên môn của họ, tự động hóa việc tạo tài liệu pháp lý tẻ nhạt, chú thích văn bản để chia sẻ ý tưởng với các chuyên gia pháp lý khác làm việc trong vụ việc và tham khảo các khoảnh khắc cụ thể trong bản ghi âm mà không cần xem lại hàng giờ cảnh quay.
Hãy nhớ tối đa hóa giọng nói thành văn bản cho các công việc hàng ngày trong thực hành pháp lý! Sử dụng giọng nói thành văn bản để đọc thông tin thanh toán cho trợ lý hoặc tài nguyên thanh toán để tránh phải trải qua bốn tuần biên lai vào cuối tháng và phỏng vấn sau bữa trưa của khách hàng bằng cách ghi lại bản thân mô tả những gì đã được thảo luận và ghi lại sau đó.
Hơn nữa, chuyển giọng nói thành văn bản là một công cụ hữu ích để để lại nhận xét về tài liệu vì bạn có thể đưa ra phản hồi nhanh như bạn nghĩ thay vì làm chậm dòng suy nghĩ của bạn để viết ra. Hãy nhớ sử dụng chuyển giọng nói thành văn bản để soạn email và tin nhắn vì sẽ nhanh hơn để giao tiếp với đồng đội của bạn và trả lời khách hàng khi bạn gõ bằng giọng nói của mình!
Tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các chuyên gia pháp lý
Bản ghi cung cấp một văn bản đại diện cho bằng chứng bằng lời nói, đảm bảo rằng mọi người đọc chúng đều ở trên cùng một trang và hiểu thông tin trong ngữ cảnh của nó. Các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm pháp lý vì mỗi thành viên làm việc với cùng một tài liệu chứa cùng một thông tin ở cùng một định dạng, đảm bảo thông tin sai lệch rõ ràng.
Hơn nữa, các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc phổ biến thông tin nhanh chóng trong các nhóm pháp lý vì việc chia sẻ bản ghi có chú thích của một thủ tục pháp lý dễ dàng hơn là yêu cầu mọi người nghe hàng giờ cảnh quay để đưa ra nhận xét tương tự.
Các nhóm pháp lý cần trợ giúp cộng tác khi họ không chia sẻ từ vựng. Họ phải nhớ đặt ra các mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ và quản lý kỳ vọng về các mốc thời gian. Các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản đảm bảo rằng mọi người làm việc trong vụ việc đều sử dụng cùng một tài nguyên, được viết bằng cùng một ngôn ngữ, để ngăn chặn việc hiểu sai và hiểu lầm, điều này thường xảy ra khi mọi người nghe cùng một âm thanh.
Tự động hóa nhiệm vụ và ủy quyền
Tự động hóa nhiệm vụ và ủy quyền là then chốt trong việc nâng cao năng suất của công ty luật. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như quản lý tài liệu, nhập dữ liệu và giao tiếp với khách hàng có thể giảm đáng kể thời gian luật sư dành cho các hoạt động này, cho phép họ tập trung vào công việc pháp lý phức tạp đòi hỏi chuyên môn của họ. Các công cụ tự động hóa các tác vụ thường ngày này có thể hợp lý hóa hoạt động, giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Ủy quyền cũng cần thiết không kém. Bằng cách giao tiếp hiệu quả và xây dựng lòng tin với các cộng sự pháp lý và nhân viên hỗ trợ, luật sư có thể ủy thác các nhiệm vụ không yêu cầu sự tham gia trực tiếp của họ. Điều này làm giảm khối lượng công việc của họ và trao quyền cho các thành viên trong nhóm làm chủ trách nhiệm của họ, thúc đẩy một môi trường làm việc hợp tác và hiệu quả. Các công ty luật có thể tối ưu hóa hoạt động của họ và nâng cao năng suất bằng cách tận dụng tự động hóa và ủy quyền.
Giao tiếp hiệu quả và quản lý email
Giao tiếp hiệu quả và quản lý email là những thành phần quan trọng để cải thiện năng suất của công ty luật. Các luật sư thường thấy mình bị choáng ngợp bởi khối lượng email khổng lồ, điều này có thể làm giảm năng suất đáng kể. Thực hiện các chiến lược như gửi email hàng loạt, sử dụng mẫu email và dành thời gian dành riêng cho việc quản lý email có thể giúp luật sư quản lý hộp thư đến của họ hiệu quả hơn. Bằng cách giảm thời gian dành cho email, luật sư có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn đòi hỏi sự chú ý của họ.
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với khách hàng và các thành viên trong nhóm cũng là điều cần thiết. Hiểu lầm và sai sót có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Các công ty luật có thể cải thiện năng suất tổng thể của họ bằng cách đảm bảo giao tiếp ngắn gọn và rõ ràng và sử dụng các công cụ tạo điều kiện cộng tác. Giao tiếp hiệu quả giúp điều chỉnh nỗ lực của nhóm, giảm lỗi và đảm bảo mọi người đều thống nhất.
Một số mẹo để ghi chú cuộc họp cho các nhóm pháp lý là gì?
Các cuộc họp pháp lý bao gồm nhiều cơ sở thông tin và di chuyển nhanh chóng, vì vậy phải có các ghi chú chính xác để cho phép người tham gia xem lại phiên họp và làm rõ bất kỳ thông tin cần thiết nào. Cách tốt nhất để nhóm pháp lý ghi chú trong cuộc họp là sử dụng công cụ phiên âm tự động ghi lại phiên và tạo bản ghi trong thời gian thực hoặc ngay sau khi kết thúc.
Transkriptor, một công cụ phiên âm được hỗ trợ bởi AI, đi kèm với một bot cuộc họp kết nối với cuộc gọi của bạn (trên Google Meet, Microsoft Teamshoặc Zoom) và tự động tạo bản ghi phiên khi nó kết thúc. Sử dụng công cụ phiên âm để ghi chú hiệu quả hơn so với việc tự viết chúng vì bạn có thể tập trung vào nội dung của phiên - lắng nghe những người tham gia và đóng góp ý tưởng của bạn - trong khi phần mềm tóm tắt cuộc thảo luận.
Tổ chức và lưu trữ ghi chú cuộc họp
Các bản ghi âm nhanh chóng trở nên vô tổ chức vì bạn cần trợ giúp quét hoặc xem trước nội dung để xác định vị trí tốt nhất để lưu nội dung đó. Nhiều nhóm pháp lý kết thúc với vài giờ cảnh quay từ các cuộc họp khác nhau trong một thư mục mà không có cách nào để phân biệt chúng ngoài tên của họ.
Phiên âm các bản ghi pháp lý cho phép bạn chia chúng thành các tài liệu khác nhau và lưu chúng vào các thư mục cụ thể để các ghi chú được sắp xếp chính xác, dễ dàng truy cập và tham khảo cho các cuộc họp hoặc thủ tục pháp lý trong tương lai. Phiên âm các hội nghị và giữ văn bản trong các thư mục được xác định trước cho phép các nhóm pháp lý nhất quán với tổ chức của họ để mọi thành viên có thể tìm thấy các tài liệu họ cần khi cần.
Tư duy và thói quen năng suất
Phát triển tư duy năng suất và trau dồi thói quen sản xuất là điều cần thiết để cải thiện năng suất của công ty luật. Luật sư phải ưu tiên hiệu quả và hiệu quả trong thói quen hàng ngày của họ. Đặt mục tiêu rõ ràng, ưu tiên nhiệm vụ và tránh bị phân tâm là những thành phần quan trọng của tư duy tập trung vào năng suất. Các kỹ thuật như chặn thời gian, trong đó các khoảng thời gian cụ thể dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể và các buổi làm việc sâu, liên quan đến việc tập trung không bị gián đoạn vào các nhiệm vụ phức tạp, có thể nâng cao đáng kể năng suất.
Nghỉ giải lao thường xuyên cũng rất cần thiết để duy trì sự tập trung và giảm căng thẳng. Ngoài ra, đầu tư vào phát triển chuyên môn và cập nhật các nghiên cứu và công nghệ pháp lý mới nhất có thể giúp luật sư luôn dẫn đầu. Bằng cách liên tục cải thiện kỹ năng và kiến thức của họ, các chuyên gia pháp lý có thể nâng cao năng suất và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Nuôi dưỡng tư duy năng suất và áp dụng thói quen hiệu quả có thể thay đổi cách luật sư làm việc, dẫn đến hiệu quả và thành công cao hơn trong hành nghề pháp lý của họ.
Luật sư có thể thực hiện thêm những mẹo năng suất nào để cải thiện năng suất của công ty luật?
Ngoài việc tự động hóa việc tạo tài liệu pháp lý và các nhiệm vụ hàng ngày khác trong thực hành pháp lý, phần mềm quản lý hành nghề pháp lý là một thủ thuật năng suất giúp luật sư (và công ty luật) quản lý quy trình làm việc hàng ngày. Đây là một công cụ cụ thể giúp quản lý các trường hợp, lịch, tài liệu, nhiệm vụ, theo dõi thời gian, thanh toán và thanh toán — tất cả ở một nơi.
Tích hợp phần mềm quản lý hành nghề pháp lý vào quy trình làm việc của bạn để hợp lý hóa hoạt động của bạn. Điều này sẽ giúp bạn không phải bảo trì hệ thống theo cách thủ công và giúp nhóm của bạn dễ dàng truy cập vào thông tin cập nhật nhất.
Ưu tiên nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả
Ngành pháp lý đang đòi hỏi khắt khe và các chuyên gia làm việc trong đó liên tục chịu áp lực - cả từ nhóm và khách hàng của họ. Quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng đối với một sự nghiệp pháp lý bền vững để đảm bảo bạn hoàn thành công việc của mình và ngăn ngừa kiệt sức. Ví dụ, Ma trận Eisenhower là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời nhắc bạn ưu tiên từng mục trong danh sách việc cần làm để bạn biết bắt đầu từ đâu và làm thế nào để làm việc hiệu quả nhất vào một ngày nhất định.
Các công việc thường ngày có thể tích lũy và tiêu tốn phần đáng kể của một ngày làm việc, đôi khi mất tới nửa giờ. Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại này là điều cần thiết để hiểu tác động của chúng đối với năng suất tổng thể.
Lập kế hoạch thời gian của bạn một cách hiệu quả và duy trì một lịch trình toàn diện cho phép bạn đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống - ngay cả trong ngành pháp lý.
Kết thúc
Việc áp dụng các thủ thuật năng suất thay đổi cách luật sư thực hiện hành nghề pháp lý của họ. Hack năng suất cho phép luật sư xử lý khối lượng công việc lớn của họ hiệu quả hơn. Họ có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ cốt lõi đòi hỏi chuyên môn thay vì xem xét cảnh quay hoặc chuẩn bị các tài liệu pháp lý.
Phần mềm quản lý hành nghề pháp lý là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho luật sư vì nó cho phép bạn quản lý các trường hợp, lịch, tài liệu, nhiệm vụ, theo dõi thời gian, thanh toán và thanh toán tất cả ở một nơi — giúp bạn tiết kiệm thời gian (và năng lượng) mà bạn sẽ phải dành để thực hiện nhiệm vụ bằng tay.
Phiên âm, cho dù bạn sử dụng người phiên âm của con người hay phần mềm phiên âm tự động, sẽ giúp bạn lấy lại thời gian đã mất bằng cách đảm bảo rằng tài liệu pháp lý của bạn không có lỗi. Nó cũng giúp bạn dễ dàng cộng tác với các đồng nghiệp làm việc trong cùng một trường hợp và trang bị cho mọi người trong nhóm cùng một thông tin ở cùng một định dạng.
