Use a conversão de voz para texto para as suas reuniões

Tempo estimado de leitura: 12 minutes

Todos temos o mesmo problema agudo- horários de trabalho rigorosos e, por vezes, rígidos. Temos de seguir as normas da empresa e afastarmo-nos de ultrapassar limites ou cortar cantos. Isto resulta num trabalho extremamente moroso em casa, uma vez que não temos tanto tempo livre. Portanto, vamos mergulhar profundamente na forma como o uso avançado da tecnologia, mais especificamente as ferramentas de voz para texto, pode ajudar a aumentar a produtividade enquanto estiver em modo de secretária em casa.

Para muitos que estão prestes a entrar em campo nesta temporada de exigências acrescidas, queremos oferecer-lhe alguma orientação. Use a sua alavancagem e avance a produtividade pessoal para o bem do sucesso.

A tecnologia e o software hoje em dia têm muitas funcionalidades que podem ajudar no equilíbrio entre trabalho e vida. Existem ferramentas que permitem gravar e armazenar reuniões, transformando os seus ficheiros de voz gravados em texto. Com isto, pode aproveitar o tempo para se reunir para maiores investimentos como facilitação, discussão e negociação.

Aqui estão algumas estratégias que podem resolver os nossos problemas.

Primeiro vamos focar-nos nas dicas gerais para uma reunião

Quais são as regras para conduzir uma reunião de negócios bem sucedida?

Dê um plano para a reunião para que as pessoas saibam o que está prestes a acontecer

Um encontro bem organizado pode conduzir a um resultado melhor do que aquele que está mal organizado. Uma visão geral clara de todos os eventos e tópicos que se avizinham, incluindo o que vai acontecer e quando. Já para não falar da consciência dos prazos que garantem que todos estão no caminho certo para alcançar os objetivos de encontro.

A importância de uma tabela clara de conteúdos e esquemas não pode ser sobrepuída. Antes de irmos à reunião, todos na sala devem saber como a sua reunião vai ser estruturada. Além disso, o que vai apresentar, o que espera dele, e quaisquer restrições que serão impostas durante a reunião.

Woman holding phone to turn her voice to text

Uma boa tabela de conteúdos abrangeria 4 aspetos: objetivos e objetivos, conteúdos, prazos e pessoal.

Tente chegar ao ponto de forma rápida e eficaz

Concentre-se no que mais importa. Um discurso persuasivo pode ser proferido de forma concisa e poderosa em minutos.

Como gestor, uma das suas responsabilidades é falar em reuniões, introduzir novos projetos ou empresas em que está a trabalhar, ou iniciar discussões com colegas de trabalho. Criar uma introdução que seja criativa, mas também limitada ao âmbito de como limitar discursos em reuniões.

Pelo que ouvi e vi, limitar um discurso prepara-te para um melhor envolvimento com o teu público. Há uma sobrecarga de informação onde tudo é escrito e as pessoas perdem o rasto da mensagem principal rapidamente desta forma. Além disso, a limitação dos discursos ajuda a poupar tempo e também a alocar recursos escassos de forma mais eficiente!

Não confie muito nas ferramentas do Microsoft Office

Não inunde o seu público com informações através de slides do PowerPoint, incluindo demasiados pontos-chave. Isto escalona a conversa e dificulta que o público retenha ou compreenda informação, em vez disso, inclua a quantidade certa de dados nos slides e envolvê-los com animações

Em reuniões de negócios onde deve haver muita documentação sobre um determinado tema, as apresentações do PowerPoint são mais importantes e necessárias. Há uma linha ténue entre interessar as pessoas e informá-las que é o que deve ser de acordo com uma infografia. Se quiser certificar-se de que a sua mensagem é clara, mantenha-a curta e envolvente, mas nunca sobrecarregue-a com dados.

É fácil para o nosso público distrair-se com as fotos ou até mesmo com os grandes pedaços de texto. So cabe-nos a nós, como apresentadores, assegurar que estamos a guiá-los através do que precisam de saber e não simplesmente deixá-los numa forca na estrada.

Calculator

Resumir o conteúdo das suas reuniões empresariais (Utilizar o poder da voz para ferramentas de texto!)

Tens de registar rapidamente o conteúdo da reunião se tiveres um prazo apertado. Mas como é que se faz isto? Uma solução é pedir a alguém que tome nota para que você e outros membros da equipa partilhem as suas notas. Ou pode gravar a reunião e transcrevê-la mais tarde.

O primeiro significa que cada membro de uma equipa tem de assumir a responsabilidade pela tomada de notas, então cabe-lhe a ele ou a ela certificar-se de que também cumprem o resto das suas tarefas sem falhas. Isto pode ser difícil se todos os membros da equipa não forem responsáveis quando assistem às reuniões. Pode exigir que partilhem as suas notas involuntariamente para equilibrar as notas, mas depois há sempre o risco de que isso abra um assunto doloroso entre os participantes.

As ferramentas de voz para texto tornaram-se populares nos escritórios. Sem mais preocupações de precisão e edição instantânea na ferramenta voz-a-texto. Os benefícios destas ferramentas de transcrição superam em muito a sua principal desvantagem, a qualidade do áudio.

No entanto, a tecnologia para voz a texto expande-se todos os dias com novos softwares e técnicas mais recentes para transcrever frases faladas suavemente. Com estas ferramentas de voz para texto, é possível criar resumos de reunião em menos tempo.

Ferramentas como Otter.ai e Transkriptor são eficientes para converter voz em texto ou apenas ser capaz de pegar no áudio da sua ideia e transformá-la em texto.

Realizar uma reunião com um número limitado de pessoas

Ao longo do tempo, os cientistas têm pesquisado os efeitos do pensamento de grupo e do tamanho do encontro. O que descobriram foi que, se mais de 20 pessoas estiverem envolvidas numa reunião, as performances individuais diminuirão 10%.

Um cientista disruptivo da Universidade de Iowa fez um estudo para examinar o efeito do tamanho do júri e as suas deliberações sobre os veredictos. Descobriu que, à medida que mais jurados eram considerados para uma opinião, começaria a mostrar mais fraquezas no seu raciocínio.

A businessperspon calculating some figures

Então, porque é que isto interessa? As reuniões que envolvem listas há muito agendadas acabam por custar às empresas uma enorme quantidade de tempo e dinheiro, com apenas algumas pessoas presentes que estão a rever esses itens programados. Para manter o grupo mais afiado e impactante, deve envolver um pequeno número de pessoas nas suas reuniões.

Tornar o Encontro Interativo

As reuniões que incluem pessoas serão melhores do que aquelas em que são apenas os empresários que decidem. As reuniões que envolvem colaboração e discussão aberta são melhores para que todos se sintam como se estivessem a ser ouvidas, bem como permitindo-lhes acrescentar detalhes próprios. Quando uma reunião se envolve desta forma, há poucas hipóteses de haver falhas de comunicação a longo prazo.

Todos sabemos como as reuniões podem ser – às vezes arrastam-se, muitas vezes a pessoa à sua frente tem demasiado poder e outras não sentem que têm voz ou a sensação de que o encontro os envolverá.

As reuniões também deveriam ser mais um exercício de formação de equipas. Há maneiras de as reuniões não poderem ter qualquer impulso. Significa que haverá falta de envolvimento entre os empregados da empresa. Um dos métodos é envolver os colaboradores nas reuniões é fazê-los votar anonimamente sobre vários tópicos e questões. Ou pode fazê-los apressar-se a fazer perguntas sobre o tema que está a ser discutido na reunião em discussão.

Verifique os Participantes Após a Reunião

É importante enviar uma mensagem de acompanhamento que agradeça aos participantes pela sua presença nas suas reuniões e partilhem notas de reunião para que estejam na mesma página que você com os próximos passos.

Mas não basta enviar uma mensagem de agradecimento aos participantes, partilhar mais detalhes sobre quais são os próximos passos no processo durante uma reunião de acompanhamento.

Como facilitadores da reunião, certifique-se de que todos os participantes se sintam incluídos e saibam o que lhes é exigido. Para garantir que todos estão sincronizados e esperançosos sobre o projeto/tarefa que se aproxima, é uma ótima ideia partilhar pontos de ação/datas/lembretes de projeto durante a última reunião. Também diz que deve garantir que todos sejam claros com as diferentes partes móveis. Tais como prazos e líderes da equipa em todas as fases do brainstorming ou sessão. Ouçam atentamente para não negligenciar ninguém, especialmente aqueles que podem não ser vocais na mesa de discussão.

Quais são as regras das reuniões online?

Falámos sobre as regras a que deve aderir ao apresentar/conduzir um discurso. Mas às vezes pode estar na parte recetora das reuniões. Além disso, a popularidade das reuniões online aumentou tremendamente desde a pandemia. Então todos devem aprender a comportar-se numa. E essa é a pergunta que tentaremos responder a seguir: como deve agir em reuniões online?
1. Lembre-se do que está a usar
2. Não procure em nenhum lugar além da câmara/ecrã muito
3. Observe o que está no seu fundoblank

Mente o que estás a usar

Quando se vestirem para uma reunião online, os profissionais de negócios devem sempre ter em mente como a sua imagem será vista por aqueles que estão presentes e do outro lado da webcam. Tipos particulares de roupa têm significados diferentes por trás deles. Certifique-se de que é fácil diferenciar entre a sua vida profissional e a sua vida pessoal. Ou então, pode perder credibilidade no mundo dos negócios.

Não olhe para nenhum lugar além da câmara/ecrã muito

Uma coisa principal que torna as chamadas de conferências e outros tipos de reuniões online muito melhor é o contacto visual. E enquanto o orador ou outra pessoa pode ser honesto o suficiente para mencioná-lo, nunca assuma nada. Se estiver a assistir a um vídeo de reunião online, olhe sempre para a câmara.

A man who brainstorms

Colocar limites físicos não é a solução para interrupções. As pessoas podem olhar para os ecrãs e ainda se distrairem. Uma forma de evitar isto é alavancar a tecnologia de vídeo de forma mais eficaz. Como olhar o CEO ou os painelistas nos olhos quando falam. Isto ajudar-nos-á a ouvir melhor, mostrando-lhes respeito, não sendo desviados por nada em segundo plano.

Veja o que está no seu fundo

Ao fazer uma apresentação aos seus colaboradores, é essencial que o fundo pareça natural e profissional. Isto garante que o foco da sua atenção será em si e só lhes diz respeito.

Técnicas: Desligue todas as outras fontes de luz para que o seu pano de fundo tenha a sua própria fonte de energia: a parede. A parede não deve estar muito desarrumada ou desarrumada. Porque distrair os outros durante a reunião vai colocar stress desnecessário em todos os outros.

Quais são alguns benefícios da ferramenta Voz para Texto?

Falámos recentemente sobre como seria benéfico ter as notas de reunião prontas após a reunião. Mas para que lado deve ir adquiri-los? Não estás a pensar em escrever a reunião toda, pois não? Nunca se deve fazer coisas assim quando há tecnologia de conversão de voz para texto! Vamos ver as coisas que pode fazer com esta tecnologia.
1. Tomar notas de reunião sem tempo e esforço
2. Jot Down What Is About in Phone Calls
3. Use a voz para o texto ao brainstormingblank

Tomar notas de reunião sem tempo e esforço

Se você é como muitos profissionais lá fora e você se encontra correndo de reunião para reunião em um dia, seu trabalho pode ser facilitado com apenas horas de preparação todas as semanas.

O software voice-to-text não só ajuda a acompanhar o progresso dos projetos e a manter-se no topo do trabalho. Também pode ter o efeito desmesurada de facilitar as relações, tornando-as mais transparentes. Além disso, passar por mensagens de texto em vez de falar não só é mais fácil para a sanidade do ouvinte, como também mantém todos os detalhes das suas conversas disponíveis para rever mesmo muito depois de serem ouvidos.

A tecnologia não é novidade nos escritórios. Raramente é introduzida com a promessa de que os humanos nunca mais terão de sujar as mãos. As ferramentas de voz para texto são ferramentas que nos tornam profissionais mais eficientes e ajudam a aumentar os nossos níveis de produtividade.

Uma das formas mais populares deste avanço tecnológico é a transcrição. Os memorandos de reunião, apresentações e conversas podem ser convertidos automaticamente. E faz isso com uma precisão impecável também. O uso de ferramentas de voz para texto tem beneficiado muitos profissionais de várias maneiras. Agora não têm de tomar notas logo após o fim da reunião. Simplesmente gravam-no num formato digital, uma vez que será transcrito com precisão.

Jot Down What is Talked About in Phone Calls

A maioria das pessoas faz ou atende inúmeros telefonemas todos os dias. Estas conversas incluem muitas vezes conversas profissionais e pessoais, ambas potencialmente muito importantes. Embora rude para não prestar atenção no momento ou multitask por muito tempo, pode ser difícil lembrar de tudo e tomar boas notas simultaneamente.

É por isso que existe software de voz para texto disponível – esta tecnologia permite que o software transcreva o que gravou. As transcrições são então automaticamente arquivadas e pescáveis. O que é especialmente útil para grandes projetos. Muitas pessoas acham-na atraente porque esta solução é simples, barata e altamente eficaz.

A man who transcribes his voice

Use voz para texto ao brainstorming

Uma das desvantagens de pensar com as mãos é que normalmente é lento para escrever os seus pensamentos. Muitas pessoas não conseguem escrever as coisas rapidamente, ficar frustradas e desistir. O objetivo de surgir com ideias é levá-los lá fora e escrever

Ao apresentar novas ideias, é importante ter uma ferramenta em que possa falar.

Muitos escritores não aproveitam totalmente os avanços da tecnologia, fazendo um brainstorming em silêncio e transformando as suas vozes em texto. Não sofra do bloqueio de escritor pelas suas próprias regras. Em vez disso, use memorandos de voz para ditar uma maneira um pouco mais suave de gravar tudo o que diz. As gravações de voz são mais fáceis para pessoas que não podem escrever freneticamente num teclado ou rato. Porque lhes permite falar e parar quando necessário.

Partilhar:

Mais posts

O que é uma app de transcrição?

As aplicações móveis tornaram vários serviços úteis muito acessíveis a nós. Pode receber um produto ou serviço clicando em alguns botões. Conseguir uma transcrição nunca