Zoho Meeting транскрипција: Зачувајте секој збор од состаноците

Придобивки од транскрибирање на Zoho состаноци

Еве ги придобивките од транскрибирање на Zoho состаноци:

1. Подобрена комуникација: Можете да ја подобрите пристапноста и комуникацијата со тимот. Сите ќе имаат информации за тоа што треба да се направи следно.
2. Подобро водење евиденција: Можете да ги зачувате клучните точки за идна употреба бидејќи ќе имате писмена евиденција.
3. Помалку недоразбирања: Можете подоцна да ги прегледате транскриптите за да го намалите недоразбирањето. Покрај тоа, можете да имплементирате и различни промени.
4. Поголема инклузивност: Транскрипциите исто така комуницираат со говорници на кои англискиот не им е мајчин јазик и лица со оштетен слух. NIDCD откри дека околу 1 од 8 Американци на возраст од 12 години и постари имаат загуба на слухот на двете уши.
5. Подобра можност за пребарување: Ќе имате подобра можност за пребарување за да најдете конкретни точки. Не треба постојано да го поминувате целиот состанок.

Вообичаени предизвици при транскрипција на состаноци

Еве некои вообичаени предизвици при транскрибирање на состаноци:

1. Одзема време и е подложно на грешки: Создавањето транскрипции често одзема многу часови. Можете да направите грешки во правописот или структурата на реченицата.
2. Проблем со идентификација на говорникот: Повеќе говорници или технички жаргон го прават процесот уште поизвизвикувачки. Ова е првенствено затоа што тие се тешки за разбирање.
3. Проблеми со квалитетот на звукот: Позадинската бучава и преклопувачкиот дијалог може да влијаат на оригиналниот звук. Ќе звучи расипано или искривено.
4. Ризици за усогласеност: Неуспехот да се одржи усогласеност со прописите за приватност може да предизвика сериозни последици. На пример, ќе ја изгубите вашата репутација и кредибилитет.

Зошто е неопходна автоматската транскрипција

Алатките за автоматска транскрипција на Zoho состаноци можат брзо да генерираат транскрипции. Таквите алатки користат напредна вештачка интелигенција и алгоритми за машинско учење за да ги претворат изговорените зборови во текст. Овие Zoho алатки за претворање на говор во текст исто така ќе обезбедат вашиот транскрибиран текст да биде со повисока точност.

Снимање и рачна транскрипција

Zoho Meet доаѓа со вградено снимање. Следејќи го традиционалниот метод, прво мора да ги снимите состаноците, а потоа да ги транскрибирате. Ќе имате целосна контрола врз прецизноста. Иако можете да разликувате различни говорници, процесот одзема премногу време.

Користење на вградени алатки

Zoho не обезбедува вградена опција за транскрипција. Ако сакате да транскрибирате состаноци, користете Rev AI од неговата библиотека за интеграција. Потоа, треба да го копирате и залепите токенот за API пристап од веб-страницата на Rev. Процесот е повеќе технички и не е соодветен за почетници.

Услуги за транскрипција од трети страни

Можете да користите алатки од трети страни како Transkriptor за транскрипција на Zoho состаноци. Платформата обезбедува автоматизирана технологија за препознавање на говор за да создаде попрецизни транскрипции. Исто така ќе добиете идентификација на говорник и функции за временски ознаки.

Професионални услуги за транскрипција

Можете да изберете професионални услуги за транскрипција за поголема прецизност и терминологија специфична за индустријата. Ќе добиете транскрипти создадени од луѓе кои можат да понудат поголема прецизност од многу автоматизирани решенија. Сепак, овој метод е поскап и одзема повеќе време. Ова обично е идеално за правни и медицински цели, каде што мора да одржувате врвна јасност.

Процес на транскрипција чекор по чекор

Сега кога ги знаете клучните карактеристики на Transkriptor, треба да знаете како може да го транскрибира вашиот Zoho Meet. Еве неколку суштински чекори што треба да ги следите:

Чекор 1: Најавете се и отворете го контролниот панел

Прво, треба да се најавите на вашата Transkriptor сметка. Откако ќе го направите тоа, ќе ја видите страницата на контролниот панел. Оттаму, кликнете на опцијата Снимач за да го снимите вашиот екран и аудио.

Чекор 2: Прилагодете ги поставките

Следно, треба да ги прилагодите поставките за аудио и видео. На пример, можете да го снимате само екранот или аудиото. Во меѓувреме, можете да го прилагодите да снима микрофон, систем или двете аудиа. Осигурајте се дека исто така ги избирате ознаките и бројот на говорници од Напредните поставки.

Чекор 3: Транскрибирајте ја аудио/видео датотеката

Откако ќе ги имате вашите снимки, можете лесно да ги транскрибирате. Само изберете ја датотеката од вашиот систем и поставете ја на Transkriptor. Платформата поддржува различни формати на датотеки за дополнителна леснотија при користење.

Чекор 4: Контролен панел за транскрипција

Откако Transkriptor ќе го заврши процесот на транскрипција, можете да пристапите до контролниот панел за да ги најдете сите ваши транскрипции на десната страна на екранот. Можете лесно да ги уредувате директно од овој контролен панел. Во меѓувреме, можете да пристапите до AI разговорот од левиот дел и да поставите какво било прашање што сакате.

Подготовка за успешно снимање

Треба да се подготвите за состаноците однапред. На пример, мора да ги информирате учесниците дека ќе ги снимате состаноците. Исто така, треба да изберете тивка средина за да го намалите позадинскиот шум. Професионален микрофон ќе ви помогне во овој случај.

Оптимизирање на квалитетот на звукот

Запомнете дека јасниот звук е значаен за прецизна транскрипција. Затоа, мора да го поставите микрофонот блиску до себе и говорниците. Побарајте од сите да ги исклучат неискористените микрофони за време на виртуелните состаноци. Исто така мора да ги прилагодите поставките за снимање на звук за да го направите вашиот глас поразбирлив.

Управување со повеќе говорници

Ако повеќе луѓе учествуваат на состанок, ќе се соочите со проблеми при разликување на нивните гласови. Тука е корисна функцијата за идентификација на повеќе говорници во алатките за транскрипција. Но осигурете се да побарате од учесниците да ги кажат своите имиња пред да зборуваат. На тој начин, алатката може лесно да ги следи нивните дијалози без какво било преклопување.

Организација по транскрипција

Откако ќе заврши транскрипцијата на Zoho состанокот, мора да ја прегледате и уредите за најдобра читливост. Исто така мора безбедно да ги чувате транскрипциите, особено кога содржат чувствителни информации. Осигурете се дека сте во согласност со политиките за приватност на податоците. Termly откри дека 64% од потрошувачите се сомневаат дека бизнисите ги злоупотребуваат нивните лични податоци.

Резимеа на состаноци со вештачка интелигенција

Алатките за транскрипција со вештачка интелигенција можат автоматски да генерираат резимеа на состаноци. Овие алатки ќе ги истакнат клучните точки за дискусија и активностите што треба да се преземат. Така, можете да го намалите времето што го трошите за прегледување на целосни транскрипти. Вашите тимови исто така можат брзо да ги извлечат најрелевантните информации.

Идентификација на говорник

Функцијата за идентификација на говорник може да ви помогне да разликувате кој што рекол. Напредните алатки за транскрипција користат машинско учење за да разликуваат гласови и да доделуваат ознаки на говорниците. Оваа функција е корисна за панел дискусии. На овој начин, можете да го следите секој индивидуален соговорник.

Прилагоден вокабулар и терминологија

Запомнете дека специфичните термини и жаргон често можат да доведат до грешки во стандардната транскрипција. Можете да ги обучите моделите за транскрипција да препознаваат специјализирана терминологија благодарение на функциите за прилагоден вокабулар. Ова е особено корисно за правни и медицински цели, каде што прецизното формулирање е од суштинско значење.

Можности за интеграција

Интеграцијата со алатки за соработка ќе ги подобри вашите работни процеси. Затоа, треба да утврдите кој тип на интеграција поддржува софтверот за транскрипција на Zoho состаноци. Овие интеграции им помагаат на вашите тимови поефикасно да управуваат со записите од состаноците.

Организирање и категоризирање на содржината

Добро структуриран транскрипт може да ви помогне лесно да се повикате на клучните точки. Покрај тоа, можете да ја сегментирате содржината во делови врз основа на теми и временски ознаки за подобра читливост. Исто така можете да користите наслови и метаподатоци за подобра категоризација.

Пребарување и преземање на информации

Најчесто, не можете да поминете низ долги транскрипти без соодветна функционалност за пребарување. Со истражување на клучни зборови и филтри, можете брзо да лоцирате специфични детали. Напредните платформи за транскрипција исто така нудат можности за пребарување базирани на вештачка интелигенција. Така, можете да најдете релевантна содржина врз основа на контекст, а не на точни совпаѓања на зборови.

Карактеристики за споделување и соработка

Транскрипциите на состаноци во Zoho се најефективни кога членовите на вашиот тим можат лесно да пристапат до нив. На пример, можете да користите складирање во облак и алатки за соработка за да ги споделувате и уредувате транскриптите. Оваа беспрекорна работна интеграција ќе ви помогне да ги следите промените на оригиналната датотека.

Креирање на акциони точки и следење

Транскриптите можат да ги претворат клучните точки за дискусија во задачи за извршување. Оттука, може да му помогне на вашиот тим да ги следи одлуките и да доделува одговорности. Исто така можете да ги искористите најдобрите придобивки од функцијата за сумирање.

Мерки за заштита на податоци

Осигурајте се дека имплементирате силни протоколи за енкрипција за да ги чувате транскриптите безбедни при складирање. Благодарение на енкрипцијата од крај до крај, можете да спречите неовластен пристап. Истовремено, безбедните решенија за складирање во облак нудат дополнителна заштита од нарушувања на податоците. Редовните безбедносни ревизии и ажурирања исто така можат да помогнат во идентификување на ранливостите.

Разгледувања за приватност

Треба да ги информирате учесниците за практиките на снимање и транскрипција. Можете да размислите за функции за анонимизација за да редактирате чувствителни информации. Покрај тоа, треба да поставите насоки за тоа кој може да пристапи до транскриптот и колку долго може да пристапи до него.

Регулаторна усогласеност

Мора да следите специфични регулативи за заштита на податоци како GDPR, HIPAA или SOC 2. Со усогласеноста, можете да осигурате дека ракувате со чувствителни информации со најголема грижа. Како резултат, можете да ги намалите правните и финансиските ризици. Затоа треба да изберете платформа за транскрипција на Zoho состаноци како Transkriptor, бидејќи е во согласност со индустриските стандарди.

Контрола на пристап и дозволи

Кога имплементирате силни политики за контрола на пристап, можете да спречите неовластено споделување или злоупотреба. На пример, RBAC може да ви помогне да контролирате кој може да пристапи до тие транскрипции. Исто така треба да имплементирате повеќефакторска автентикација и ревизорски записи за да ја зајакнете безбедноста. Fortune Business Insights откри дека глобалниот пазар за контрола на пристап ќе достигне 20,02 милијарди до 2027 година.