На пример, AI алатки за транскрипција како Transkriptor може да го автоматизира конвертирањето на снимките од состаноците во пишан текст. Тие исто така можат да ви помогнат да го резимирате состанокот со акциони точки и клучни точки. Потоа можете да ги споделите со некој WHO не може да присуствува на сесијата.
Во овој водич, ние ќе ви преведеме низ петте клучни стратегии кои ќе ви помогнат да заштедите трошоци за состаноци и да водите поефикасни состаноци:
1 Искористите алатки за транскрипција како Transkriptor за автоматски белешки за состаноци
AI асистенти за состаноци, користите софтвер за транскрипција на повик за да ви помогне да снимате онлајн состаноци. Тие исто така можат да транскрибираат аудио со Evernote и видеа и да ги зачуваат транскрипциите за подоцнежна употреба. Наместо да се земаат рачни белешки за време на тековните состаноци, AI алатки за транскрипција како Transkriptor може да ви помогнат да го автоматизирате процесот.
Алатката аудио-во-текст може да снима и транскрибира изговорени зборови во текст. Бидејќи нема потреба да се доделува рачен бележник на секој состанок, можете да ги намалите трошоците на состанокот со точни алатки за транскрипција.
AI алатки ја трансформираат комуникацијата на работното место и ја подобруваат продуктивноста на состаноците. На пример, оваа статија на Forbes нагласува како алатките за автоматизација го намалуваат напорот потребен за транскрибирање и резимирирање на состаноци, подобрувајќи ја ефикасноста на тимот и соработката.
Ако често присуствувате или организирате состаноци на работното место, еве две популарни алатки за AI транскрипција.
Transkriptor
Transkriptor е сигурна и богата со функции AI алатка за транскрипција на виртуелни состаноци за Google Meet, MS Teams и Zoom. Можете да ги поврзете Google Calendar и Outlook календарот со Transkriptor така што ботот за состаноци може автоматски да се приклучи на закажаните состаноци.
Transkriptor исто така може да генерира резиме на транскрипција на состаноци и акциони ставки за преземање или споделување со членовите на тимот. Тој е 99% точен и поддржува над 100 транскрипциони и преведувачки јазици за да ги задоволи потребите на глобалните тимови.
Otter.AI
Otter.AI е уште една AI аудио-во-текст алатка која може да снима и транскрибира Zoom состаноци . OtterPilot може да се приклучат на онлајн Zoom, Google Meetили Microsoft teams состаноци и да ги претворат изговорените зборови во текст.
Додека Otter.AI прави пристојна работа за транскрибирање на состаноци, точноста на алатката за говор во текст е само 85%. Ова значи дека ќе треба да потрошите многу време за уредување на транскрибираната датотека.
Друга област за подобрување на Otter.AI е тоа што алатката за AI белешки е ограничена на англискиот јазик. Оттука, тоа може да не одговара на повеќејазични корисници.
2 Користете видео конференции за да ги намалат патните трошоци
Видео состаноците станаа нова нормалност во далечинските и хибридните компании. Тоа е затоа што тие помагаат да се намали потребата за патување и други трошоци.
Алатките за видео конференции може да ви помогнат брзо да закажете и да додадете далечински состаноци во вашиот календар. Аудио-во-текст алатките исто така можат да ги намалат трошоците и да овозможат флексибилно распоредување.
Zoom
Zoom е популарна апликација за видео конференции. Сè што треба да направите е да го споделите линкот за Zoom состанок со присутните. Можете да се чувствувате сигурни дека секој може брзо да се приклучи на повикот.
Тој е многу сигурен и ќе го задржи вашето видео дури и со слаба интернет конекција. Zoom исто така нуди табла која брзо ја исполнува виртуелната табла со лепливи белешки, слики и дијаграми.
Microsoft teams
Microsoft teams нуди некои од најстабилните функции за видео конференции на пазарот и понуди за тимски разговор. Функцијата на таблата е одлична: Можете да цртате со слободна рака, а програмата ќе ги израмни работите.
Оваа функција го прави лесно да се земаат белешки и да се дијаграмираат работи во движење. Го зачувува целиот разговор од состанокот и е зачуван во апликацијата за тимски разговор, така што можете да го зачувате за понатамошна референца.
Google Meet
Една од најдобрите карактеристики на Google Meet е неговата длабока интеграција со апликациите на Google Workspace. Ако креирате состанок во Google Calendar, ќе добиете линк за состанок, на кој сите присутни можат да кликнат за да се приклучат.
Meet е популарна Zoom алтернатива која работи во прелистувач, а не во апликација, што е плус. Натписите работат добро на англиски јазик, но Meet не може да открие кога учесниците зборуваат други јазици.
3 Спроведување на пократки и поефикасни состаноци со структурирани агенди
Состаноците се 'рбетот на ефективната соработка, но подолгите и неефикасни состаноци можат да трошат пари, време и напор; размислете за соодветен бонтон за виртуелни состаноци за да се минимизираат нарушувањата. Тоа е местото каде што добро изработениот дневен ред на состаноците доаѓа на сликата. Тоа ви овозможува да поставите јасни очекувања за тимот. Можете дури и да ја скратите должината на состанокот фокусирајќи се само на суштинските дискусии.
Разбирањето на учесниците за тоа што ќе дискутираат на состанокот овозможува подобра подготовка. Исто така го елиминира времето потрошено на непродуктивни дискусии. Добро структурираните агенди ви помагаат да го постигнете совршениот баланс помеѓу флексибилноста и структурата. Еве некои од советите за спроведување на пократки и поефикасни состаноци:
- Користете претходно поставени агенди: Претходно поставениот дневен ред на состанокот ќе дејствува како план Со овој план, состанокот може да биде завршен на време и во правилна насока Промислената агенда треба да обезбеди преглед на точките на дискусија Тој воспоставува временска рамка за секоја тема за да се спречи прекумерување.
- Распределете временски рокови за секоја дискусија: Треба да го дефинирате почетното и крајното време на состанокот и да определите временски рок за секоја тема Добро изработената агенда на состанокот треба да го почитува времето на учесниците и да помогне да се одржи фокусот од почеток до крај.
- Придржувајте се до распоредот за да избегнете пречекорување: Запомнете дека пречекорувањето е непријател на ангажманот на преполн состанок Уверете се дека сè е концизно Иако може да биде примамливо да се продолжи дискусијата за возбудлива тема, од суштинско значење е да се придржува до распоредот за да се намалат трошоците за состаноци и да се заштеди време.
4 Намалување на бројот на учесници за да се заштеди време и ресурси
Треба да избегнете губење на времето на членовите на тимот со врзување на состаноци на кои не треба да присуствуваат. Премногу учесници ги прават дискусиите попредизвикувачки.
Како општо правило, подобро е да се поканат учесниците чиј придонес е потребен за постигнување на целите. Помалку учесници значи дека домаќинот ќе мора да троши помалку време на координација и ќе има помалку прекини.
Намалувањето на бројот на учесници на состанокот исто така ќе им помогне на клучните донесувачи на одлуки да се фокусираат на задачи со висок приоритет и да останат фокусирани на релевантни теми или прашања.
- Поканете само основни акционери: Еден начин да се намали бројот на учесници на состанокот е да се поканат само основните акционери Вклучува витални донесувачи на одлуки, соработници или било кој друг WHO ќе влијае на резултатот на состанокот.
- Користете резиме на состанокот за да ги ажурирате оние кои не присуствуваат: Можете да го споделите резиме на состанокот со нив дури и ако не ги поканувате сите на состанокот Тоа ќе обезбеди секој да има пристап до критични информации и дискусии.
AI сумирање на карактеристиките на Transkriptor може автоматски да генерира резиме на состанокот. Тоа ќе вклучува практични увиди и клучни изводи од транскриптот на состанокот. Можете да го споделите резиме со секој WHO не може да присуствува на состанокот за да може да остане во тек.
5 Користење на алатки за управување со задачи и проекти за следење
Следењето е еден од најдобрите начини да се направи состанокот вреден. Софтвер за управување со задачи и проекти како Asana, Trelloи monday.com може да ви помогне да ги рационализирате задачите и да го следите напредокот, намалувајќи ја потребата за рачно следење со учесниците.
Користењето на алатките за управување со задачи и проекти исто така ја подобрува одговорноста. Тоа гарантира дека секој ќе ги заврши назначените акциони точки без понатамошни состаноци. Еве некои од бесплатните и платени задачи и софтвер за управување со проекти за намалување на трошоците за состаноци поврзани со следење:
Asana
Asana е модерен софтвер за управување со проекти кој поддржува повеќе стилови на управување со проекти. Тоа ви дава целосна контрола над тоа како визуелизирате и организирате работата. Исто така, можете да најдете многу вградени функции кои го олеснуваат соработката.
На пример, ви овозможува да доделувате задачи на поединци со користење на интуитивен и добро дизајниран интерфејс. Директните пораки во апликацијата ви овозможуваат да прикачите датотеки, да означувате други проекти и да снимате видео пораки.
Trello
Trello нуди едноставен визуелен начин за организирање на проекти со користење на Kanban табли. Едноставен е за користење и нема стрмна крива за учење. Благодарение на едноставниот интерфејс за влечење и пуштање, вие и вашиот тим можете ефикасно да ја користите алатката.
Картички или задачи вклучуваат датуми на достапност, прилози, слики, коментари, сопствени полиња и контролни листи. Откако членовите на тимот ќе ги завршат задачите, тие можат да ги повлечат картите на соодветната листа.
monday.com
monday.com е уште една апликација за управување со проекти која ви овозможува да ги визуелизирате сите проекти на едно место. Тој е многу прилагодлив и ви помага да агрегирате податоци и метрики на визуелно привлечен интерфејс.
Додека monday.com нуди многу опции за прилагодување, некои од напредните карактеристики и погледи се достапни само во повисоки цени.
Заклучок
Состаноците се како работилници каде членовите на тимот можат да се соберат заедно за да ги обликуваат најдобрите идеи со користење на стратегии за соработка за менаџерите . Сепак, закажување и организирање на состаноци бараат многу време и ресурси. Бизнисите мора да организираат состаноци добро за да се осигураат дека нивниот профит е одржан.
За среќа, многу AI алатки можат да автоматизираат долготрајни и досадни задачи. На пример, програмерите можат да транскрибираат состаноци со користење на алатки за говор во текст. Тие исто така можат да користат популарни алатки за видео конференции како Zoom или Google Meet за да закажат и да бидат домаќини на далечински состаноци.
Наместо да го прашате учесникот да земе записник од состанокот, можете да додадете сигурни AI алатки како софтвер за автоматска транскрипција . На пример, Transkriptor може да го конвертира говорот во текст и да обезбеди автоматски белешки за состаноци за намалување на трошоците. Овие AI алатки ќе помогнат да се намалат трошоците за состаноци и секоја сесија да се исплати.
