Kaip įrašyti verslo susitikimus kaip profesionalas

Ar kada nors išėjote iš susitikimo jausdami, kad praleidote kažką svarbaus? Verslo susitikimus gali būti sunku suspėti, o suderinus užrašų darymą su aktyviu dalyvavimu, susitikimo protokole dažnai lieka spragų. Neautomatinis pokalbių sekimas užima daug laiko ir padidina klaidų tikimybę.

Jungtinėse Valstijose kasdien vyksta maždaug 11 milijonų susitikimų, iš viso daugiau nei 1 milijardas per metus. Tai daug susitikimų! Tačiau tik 30% šių susitikimų laikomi produktyviais, todėl dėl neproduktyvių susitikimų kasmet prarandama 37 mlrd.

Štai kur verslo susitikimų įrašymo programinė įranga gali iš tikrųjų pakeisti. Tokie įrankiai kaip skaitmeninis susitikimų įrašymo įrenginys arba internetiniai susitikimų įrašymo įrankiai padeda profesionaliai fiksuoti diskusijas, sumažinti darbo krūvį ir susikaupti. Jei ieškote geriausių susitikimų įrašymo programų, jums reikia automatinės susitikimų transkripcijos arba norite sužinoti, kaip profesionaliai įrašyti susitikimus, esate tinkamoje vietoje. Apžvelgsime susitikimų įrašymo pranašumus, galimus įrankius ir patarimus, kaip padaryti procesą sklandų.

Kodėl svarbu įrašyti verslo susitikimus

Šiame skyriuje suskirstykime, kodėl susitikimų įrašai yra būtini ir kaip jie tikrai gali būti naudingi jūsų darbo eigai!

Teisiniai ir atitikties pranašumai

Susitikimai paprastai apima sprendimus, susitarimus ar net jautrias diskusijas. Diktofono naudojimas verslo susitikimams padeda sukurti aiškų įrašą, kuris gali apsaugoti visus. Tai labai svarbu tokiose pramonės šakose kaip sveikatos priežiūra, teisė ar finansai, kur dažnai reikalaujama teisinių susitikimų įrašų, kad atitiktų griežtus reglamentus.

Įrašai taip pat gali veikti kaip įrodymai auditų ar ginčų metu, užtikrinant, kad nebūtų painiavos dėl to, kas buvo pasakyta. Reguliuojamose pramonės šakose tinkamų dokumentų turėjimas nėra neprivalomas – tai būtina.

Produktyvumo ir dokumentacijos pranašumai

Užrašų darymas ranka gali atitraukti jus nuo pokalbio. Svarbūs dalykai gali praslysti pro šalį, kai esate užsiėmęs rašymu. Naudojant susitikimų įrašymo programinę įrangą ši problema išsprendžiama, nes galite likti šalia ir susikaupti.

Tokie įrankiai kaip Transkriptor tai padaryti dar labiau konvertuodami įrašus į verslo susitikimų transkripciją. Tai leidžia lengvai rasti konkrečią informaciją be valandų paieškų. Sutaupysite laiko ir energijos, leisdami sutelkti dėmesį į tai, ką sako jūsų kolegos.

Komandos bendradarbiavimo patobulinimai

Bendrindami įrašus, jūsų komanda lieka tame pačiame puslapyje, net ir tie, kurie negalėjo dalyvauti. Prieiga prie verslo susitikimų įrašymo įrenginio garantuoja, kad niekas nepraleis svarbių detalių.

Kai visi turi tą pačią informaciją, bendravimas pagerėja . Nesusipratimų mažėja, o bendradarbiavimas tampa daug sklandesnis.

Pagrindiniai profesionalaus susitikimo įrašymo įrankiai

Nors yra daug parinkčių, ne visi susitikimų įrašymo įrankiai yra sukurti vienodai. Kai kurie puikiai tinka aukštos kokybės garsui įrašyti, o kiti palengvina organizavimą ir transkripciją. Tinkamas pasirinkimas priklauso nuo to, kaip dirbate ir ko jums reikia iš savo įrašų.

Skaitmeninio susitikimų įrašymo įrenginio parinktys

Skaitmeninio susitikimų įrašymo įrenginio naudojimas puikiai tinka asmeniniams susitikimams. Šie įrenginiai yra maži, lengvai nešiojami ir suteikia tvirtą garso kokybę. Jie puikiai tinka oficialiems nustatymams ar mažesnėms grupinėms diskusijoms, kur pagrindinis tikslas yra užfiksuoti aiškų garsą.

Bet čia yra dalykas - jie ne visada tinka šiuolaikinėms darbo eigoms. Jie nėra sukurti transkripcijai ar įrašams, kuriuose galima ieškoti. Taigi, jei jūsų komandai reikia sklandesnio būdo viską dokumentuoti ir tvarkyti, tikriausiai kartu turėsite naudoti ir kitus įrankius.

Internetinės įrašų platformos

Internetinės įrašymo platformos, tokios kaip Zoom ir Microsoft Teams , yra puikus pasirinkimas virtualiems ar hibridiniams susitikimams. Jie leidžia išsaugoti garso, vaizdo ir net pokalbių žurnalus, kad gautumėte išsamų visko, kas aptarta, įrašą. Jei esate kaip ir dauguma komandų, tikriausiai jau naudojote šiuos įrankius ir žinote, kaip patogios jų integruotos internetinių susitikimų įrašymo parinktys gali būti atspirties taškas.

Tačiau šios funkcijos turi ribas. Jiems dažnai trūksta išplėstinių parinkčių, tokių kaip automatinė susitikimų transkripcija arba gilesnės integracijos su produktyvumo įrankiais. Teams, kuriems reikia ištobulintų įrašų, kuriuose galima ieškoti, gali prireikti papildomos programinės įrangos.

Susitikimų transkripcijos programinė įranga

Jei norite išsamaus sprendimo, tokie transkripcijos įrankiai Transkriptor derinti įrašymą su transkripcija. Šios platformos konvertuoja garsą į verslo susitikimų transkripciją, kurios galima ieškoti ir kurią lengva tvarkyti.

Transkriptor sklandžiai veikia su tokiais įrankiais kaip Google Calendar, Zoom ir Microsoft Teams, o tai labai palengvina įrašų planavimą ir tvarkymą. Jis taip pat yra prieinamas ir kupinas naudingų funkcijų, todėl yra geriausias pasirinkimas profesionalams, norintiems supaprastinti susitikimo procesą.

Geriausia verslo susitikimų įrašymo praktika

Norėdami išnaudoti visas verslo susitikimų įrašymo įrenginio galimybes, prieš susitikimą, jo metu ir po jo turite turėti tvirtą planą. Aiškus garsas, gerai sutvarkyti failai ir lengva prieiga prie pagrindinių diskusijų gali labai paveikti produktyvumą. Štai kaip nustatyti, įrašyti ir apdoroti susitikimų įrašus.

Sąrankos prieš susitikimą gairės

Įsitikinkite, kad susitikimo minučių įrašymo įrenginys yra paruoštas prieš prasidedant susitikimui. Patikrinkite, ar mikrofone nėra aiškaus garso, ir įsitikinkite, kad visi dalyviai žino, kad susitikimas bus įrašytas.

Bendrinant dienotvarkę iš anksto, pokalbis tęsiamas ir lengviau peržiūrėti įrašus.

Susitikimo įrašymo patarimai

Padėkite verslo susitikimams skirtą diktofoną šalia garsiakalbių, kad užfiksuotumėte aiškų garsą. Taip pat galite sumažinti foninį triukšmą nutildydami nekalbančius dalyvius.

Pažymėkite pagrindinius susitikimo punktus naudodami tokius įrankius kaip Transkriptor . Ši funkcija supaprastina įrašų peržiūrą vėliau.

Apdorojimo po susitikimo metodai

Po įrašymo įrašykite failą saugioje vietoje su aiškia etikete, pvz., data ir tema.

Taip pat galite naudoti automatinę susitikimų transkripcijos programinę įrangą, kad garsą paverstumėte tekstu. Šių failų tvarkymas pagal projektą ar klientą užtikrina greitą prieigą, kai to reikia. Bendrindami įrašus ir transkripcijas su savo komanda, visi informuojami.

Teisiniai susitikimo įrašymo aspektai

Įrašyti verslo susitikimus nėra taip paprasta, kaip paspausti mygtuką. Yra teisinių ir etinių pareigų, į kurias turėsite atsižvelgti. Įvairios šalys ir pramonės šakos turi griežtas pokalbių įrašymo taisykles; Štai ką reikia žinoti, kad išlaikytumėte atitiktį ir apsaugotumėte savo įrašus.

Sutikimo reikalavimai

Visada gaukite dalyvio sutikimą prieš naudodami verslo susitikimų įrašymo įrenginį. Daugelis šalių reikalauja leidimo teisėtai įrašyti susitikimus.

Privatumo gairės

Laikykitės privatumo įstatymų, ypač kai dirbate jautriomis temomis. Saugiai saugokite įrašus ir apribokite prieigą, kad apsaugotumėte konfidencialumą.

Duomenų saugojimas ir saugumas

Įrašykite įrašus debesies tarnyboje arba sistemoje naudodami šifravimą, kad failai būtų saugūs. Šifravimas padeda blokuoti neteisėtą prieigą ir apsaugo slaptus duomenis. Ieškokite susitikimų įrašymo programinės įrangos, kurioje yra stiprių saugos funkcijų, kad jūsų failai būtų apsaugoti.

Palyginti populiariausi susitikimų įrašymo sprendimai

Rasti tinkamą susitikimų įrašymo įrankį gali būti nepaprastai sunku. Kai yra tiek daug parinkčių, kaip žinoti, kuri iš jų geriausiai tinka jūsų darbo eigai? Žemiau pateikiame keletą geriausių susitikimų įrašymo sprendimų, skirtų užimtiems profesionalams.

Transkriptor : Geriausia susitikimų įrašymo programa profesionalams

Jei ieškote paprasto būdo dokumentuoti susitikimus, Transkriptor yra puiki galimybė. Tai supaprastina įrašymą ir perrašymą, todėl galite sutelkti dėmesį į pokalbį, o ne užsirašyti pastabas. Tai puikiai tinka susitikimams, pokalbiams ir internetiniams seminarams, atliekant darbą nepadarant jo sudėtingo.

Pagrindinės savybės: Nuorašai, kuriuose galima ieškoti, saugi debesies saugykla ir integruoti redagavimo įrankiai.

Integravimo parinktys: Veikia su Google Calendar, Zoom ir Microsoft Teams .

Naudojimo atvejai: idealiai tinka susitikimams, interviu fiksuoti ir bendrinamam internetinių seminarų turiniui kurti.

Kodėl verta rinktis Transkriptor ?Transkriptor tikrai gali padaryti jūsų profesinį gyvenimą lengviau valdomą. Jis intuityvus, integruojamas su jūsų technologijų rinkiniu ir apsaugo jus nuo rankinio užrašų darymo rūpesčių. Tai puikus pasirinkimas, jei norite kažko, kas veiktų per daug neapsunkinant dalykų.

Nuoseklus susitikimų su Transkriptor įrašymo vadovas

1. Nustatykite savo Transkriptor paskyrą

Eikite į Transkriptor svetainę ir nustatykite paskyrą. Kai būsite prisijungę, skirkite kelias minutes, kad ištirtumėte prietaisų skydelį ir pamatytumėte, kokie įrankiai yra prieinami. Jei transkripcijos programinę įrangą naudojate pirmą kartą, nesijaudinkite – naudojant nemokamą bandomąją versiją lengva pasinerti. Turėsite 300 minučių garso transkripcijos, kad išbandytumėte visas funkcijas ir pamatytumėte, kaip tai veikia jums.

2. Konfigūruokite įrašymo nustatymus

Before your meeting, customize the settings. Sureguliuokite įrašymo kokybę ir pasirinkite pageidaujamą transkripcijos kalbą. Transkriptor palaiko daugiau nei 100 kalbų, todėl puikiai tinka tarptautinėms komandoms. Taip pat galite sukonfigūruoti programą, kad ji paryškintų garsiakalbius ir padėtų atskirti balsus transkripcijos metu.

3. Pirmojo įrašymo pradžia

When it’s time to record, the setup is pretty straightforward. Virtualiems susitikimams galite Transkriptor tiesiogiai prisijungti prie tokių platformų kaip Zoom, Microsoft Teams arba Google Meet . Programinė įranga automatiškai užfiksuos susitikimą, todėl jums nereikės jaudintis, kad po to failai bus įkelti rankiniu būdu. Asmeniniams susitikimams mobilioji programa arba įrašymo įrenginys veikia taip pat gerai. Tiesiog įsitikinkite, kad garso kokybė yra aiški, laikydami įrenginį arti garsiakalbių.

4. Apdorojimas ir transkripcija po įrašymo

After the meeting ends, Transkriptor will convert your recording. Jo AI varomos technologijos greitai paverčia kalbą tekstu, paprastai vos per kelias minutes. Gausite transkripcijos juodraštį, paruoštą peržiūrai, kurį galėsite redaguoti tiesiogiai programoje. Galiausiai galite pažymėti pagrindinius skyrius, palikti komentarus arba ištaisyti klaidas, kad įsitikintumėte, jog galutinis stenograma atitinka susitikimą tiksliai taip, kaip įvyko.

5. Prieiga prie įrašo ir jo bendrinimas

After reviewing the transcript, it will be saved in the cloud. Tada galite bendrinti dokumentą su kolegomis naudodami platformos integruotas bendrinimo parinktis. Use folders or tags to organize transcriptions by date, project, or client for easy access later.

Transkriptor automatically creates searchable transcripts. Ši funkcija taupo laiką ieškant konkrečių detalių. Instead of re-listening to recordings, you can find keywords or phrases with a quick search.

Alternatyvūs sprendimai

While Transkriptor is a top choice, other meeting recording and transcription tools may fit different needs. Here’s a quick look at their strengths and limitations:

Otter .ai

Otter.ai is designed for teams that need real-time transcription during meetings. Jame pateikiamas kalbėtojo identifikavimas, tiesioginiai užrašai ir nuorašai, kuriuose galima ieškoti. Jei jūsų darbo eiga apima bendradarbiavimą dirbant su tiesioginiais dokumentais arba greitą diskusijų nurodymą, Otter .ai yra tvirtas pasirinkimas.

Rev

Rev išsiskiria žmogaus valdoma transkripcija, todėl idealiai tinka profesionalams, kuriems reikia beveik tobulo tikslumo teisinėje, medicininėje ar verslo aplinkoje. Skirtingai nuo AI pagrįstų įrankių, Rev remiasi žmogaus transkripcijos specialistais, kad garantuotų tikslią formuluotę ir kontekstą.

Descript

Descript yra ne tik transkripcijos įrankis, bet ir visavertė garso ir vaizdo įrašų rengyklė. Jį plačiai renkasi turinio kūrėjai, podcasteriai ir "YouTube" naudotojai, norintys redaguoti savo mediją vienoje vietoje.

Zoom ir Microsoft Teams

Jei jūsų komanda jau naudoja Zoom arba Microsoft Teams, jų įtaisytųjų įrašymo funkcijų gali pakakti pagrindinei dokumentacijai. Įrankiai leidžia išsaugoti garso, vaizdo ir pokalbių žurnalus, kad galėtumėte peržiūrėti vėliau.

Sonix .ai

Sonix .ai specializuojasi automatinės transkripcijos daugiau nei 40 kalbų srityje, todėl tai puikus pasirinkimas tarptautinėms komandoms. Tačiau jos integracijos apsiriboja Zoom ir Dropbox .

Amberscript

Amberscript siūlo automatines ir rankines transkripcijos paslaugas, todėl tai yra puikus pasirinkimas tiems, kuriems reikia įvairaus tikslumo. Jį dažniausiai naudoja žurnalistai ir studentai, kuriems reikia interviu transkripcijų.

Susitikimo įrašų maksimizavimas

Susitikimų įrašymas yra naudingas tik tuo atveju, jei vėliau galėsite juos vėl rasti! Gerai oganizuota sistema sutaupys jūsų laiko, sumažins nusivylimą ir palengvins bendradarbiavimą. Toliau apžvelgsime geriausius susitikimų įrašų tvarkymo, bendrinimo ir archyvavimo būdus.

Įrašyto turinio tvarkymas

Bandymas rasti įrašus vėliau gali būti tikras galvos skausmas, jei jie nėra tinkamai pažymėti. Vienas greitas sprendimas yra pavadinti failus nurodant susitikimo datą ir temą. Tai mažas žingsnis, tačiau jis sutaupo tiek daug laiko, kai ieškote kažko kelyje.

Galite viską dar labiau palengvinti rūšiuodami failus į aplankus. Galbūt organizuokite juos pagal projektą, klientą ar skyrių - kas geriausiai tinka tam, kaip jums patinka, kad viskas būtų tvarkinga. Jei viskas bus tvarkingai išdėstyta, tai reiškia, kad praleisite mažiau laiko ieškodami ir išvengsite nusivylimo, kai ieškosite tikslaus jums reikalingo įrašo.

Geriausios praktikos bendrinimas ir bendradarbiavimas

Įrašų bendrinimas neturi būti sudėtingas. Suteikti savo komandai prieigą per saugius saitus yra paprastas būdas užtikrinti, kad jūsų komanda galėtų gauti tai, ko jiems reikia, nesijaudindama dėl privatumo problemų. Tai užtikrina, kad procesas būtų paprastas ir saugus.

Leiskite savo komandai peržiūrėti įrašus ar transkripcijas savo tempu. Ne visi turi laiko sėdėti per tolesnį susitikimą vien tam, kad susigaudytų. Tokiu būdu visi bus informuoti, nepridėdami daugiau susitikimų prie savo kalendorių.

Archyvų, kuriuose galima ieškoti, kūrimas

Turėti ankstesnių įrašų archyvą yra nepaprastai naudinga, tačiau dar geriau, kai to archyvo galima ieškoti. Prie failų pridėjus žymes ar metaduomenis, lengva rasti konkrečias diskusijas ar pagrindinius dalykus. Jums nereikia gaišti valandų ieškant aplankų.

Naudojant tokį įrankį kaip Transkriptor žengiamas dar vienas žingsnis į priekį. Trankskriptor konvertuoja jūsų įrašus į ieškomą tekstą, kad galėtumėte įvesti raktinį žodį ir per kelias sekundes rasti tai, ko jums reikia. Ši funkcija gali pakeisti žaidimą komandoms, tvarkančioms daug turinio.

Išvada

Susitikimų stebėjimas neturi būti galvos skausmas. Su tokiomis funkcijomis kaip verslo susitikimų transkripcija, įrašai, kuriuose galima ieškoti, ir integravimas su jau naudojamais įrankiais, Transkriptor sukurta taupant jūsų laiką. Sąžiningai pamatysite, kad jūsų darbo diena tampa lengvesnė ir efektyvesnė.

Kodėl gi neišbandžius? Įtraukus 300 laisvų minučių, Transkriptor gali būti būtent tai, ko jums reikia norint supaprastinti darbo eigą ir nuveikti daugiau.