예를 들어, Transkriptor와 같은 AI 전사 도구는 회의 녹음을 서면 텍스트로 자동 변환할 수 있습니다. 또한 실행 항목과 요점으로 회의를 요약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그런 다음 세션에 참석할 수 없는 사람과 공유할 수 WHO 수 있습니다.
이 가이드에서는 회의 비용을 절감하고 보다 효율적인 회의를 운영하는 데 도움이 되는 5가지 핵심 전략을 안내합니다.
1 자동화된 회의 메모를 위해 Transkriptor 와 같은 전사 도구 활용
회의 도우미 AI 통화 기록 소프트웨어를 사용하여 온라인 회의를 녹음할 수 있습니다. 또한 Evernote 및 동영상으로 오디오를 전사 하고 나중에 사용할 수 있도록 대본을 저장할 수 있습니다. 진행 중인 회의 중에 수동으로 메모를 작성하는 대신 Transkriptor와 같은 AI 전사 도구를 사용하면 프로세스를 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
오디오-텍스트 변환 도구는 음성을 녹음하고 텍스트로 변환할 수 있습니다. 각 회의에 수동 메모 작성자를 지정할 필요가 없기 때문에 정확한 전사 도구를 사용하여 회의 비용을 줄일 수 있습니다.
AI 도구는 직장 커뮤니케이션을 혁신하고 회의 생산성을 향상시키고 있습니다. 예를 들어, 이 Forbes 기사는 자동화 도구가 회의를 기록하고 요약하는 데 필요한 노력을 줄여 팀 효율성과 협업을 향상시키는 방법을 강조합니다.
직장에서 회의에 자주 참석하거나 주최하는 경우 널리 사용되는 두 가지 AI 전사 도구가 있습니다.
Transkriptor
Transkriptor는 Google Meet, MS Teams 및 Zoom를 위한 신뢰할 수 있고 기능이 풍부한 AI 가상 회의 전사 도구입니다. Google Calendar와 Outlook 캘린더를 Transkriptor에 연결하여 미팅 봇이 예약된 미팅에 자동으로 참여할 수 있도록 할 수 있습니다.
Transkriptor 또한 회의 대화 내용 요약 및 작업 항목을 생성하여 다운로드하거나 팀 구성원과 공유할 수 있습니다. 99% 정확하며 100개 이상의 전사 및 번역 언어를 지원하여 글로벌 팀의 요구 사항을 충족합니다.
Otter.AI
Otter.AI는 Zoom 회의를 녹음하고 전사할 수 있는 또 다른 AI 오디오-텍스트 도구입니다. OtterPilot 온라인 Zoom, Google Meet또는 Microsoft teams 회의에 참여하고 음성을 텍스트로 변환할 수 있습니다.
Otter.AI는 회의를 잘 전사하지만 음성을 텍스트로 변환하는 도구의 정확도는 85%에 불과합니다. 즉, 전사된 파일을 편집하는 데 많은 시간을 할애해야 합니다.
Otter.AI 개선해야 할 또 다른 영역은 AI 노트 필기 도구가 영어로 제한되어 있다는 것입니다. 따라서 다국어 사용자에게는 적합하지 않을 수 있습니다.
2 화상 회의를 사용하여 출장 경비 절감
화상 회의는 원격 및 하이브리드 회사에서 새로운 표준이 되었습니다. 여행 및 기타 비용의 필요성을 줄이는 데 도움이 되기 때문입니다.
화상 회의 도구를 사용하면 원격 회의를 빠르게 예약하고 일정에 추가할 수 있습니다. 또한 오디오-텍스트 변환 도구를 사용하면 비용을 절감하고 유연한 일정을 조정할 수 있습니다.
Zoom
Zoom 는 인기 있는 화상 회의 앱입니다. 참석자와 Zoom 회의 링크를 공유하기만 하면 됩니다. 모든 사람이 통화에 빠르게 참여할 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다.
신뢰성이 높으며 인터넷 연결이 약한 경우에도 비디오를 계속 재생할 수 있습니다. Zoom 는 또한 가상 보드를 스티커 메모, 이미지 및 다이어그램으로 빠르게 채우는 화이트보드를 제공합니다.
Microsoft teams
Microsoft teams 는 시장에서 가장 강력한 화상 회의 기능과 팀 채팅 기능을 제공합니다. 화이트보드 기능이 훌륭합니다: 자유롭게 그릴 수 있고 프로그램이 모든 것을 매끄럽게 만듭니다.
이 기능을 사용하면 이동 중에도 쉽게 메모를 작성하고 다이어그램을 그릴 수 있습니다. 회의의 모든 채팅을 저장하고 팀 채팅 앱에 저장되므로 나중에 참조할 수 있도록 저장할 수 있습니다.
Google Meet
Google Meet의 가장 좋은 기능 중 하나는 Google Workspace 앱과의 긴밀한 통합입니다. Google Calendar에서 회의를 만들면 모든 참석자가 클릭하여 참여할 수 있는 Meet 링크를 받게 됩니다.
Meet은 앱이 아닌 브라우저에서 실행되는 인기 있는 Zoom 대안으로 장점이 있습니다. 자막은 영어로 잘 작동하지만 Meet에서 참여자가 다른 언어를 사용하는 경우를 감지할 수 없습니다.
3 구조화된 안건으로 더 짧고 효율적인 회의 구현
회의는 효과적인 협업의 중추이지만 더 길고 비효율적인 회의는 비용, 시간 및 노력을 낭비할 수 있습니다. 중단을 최소화하기 위해 적절한 가상 회의 에티켓을 고려하십시오. 이때 잘 짜여진 회의 안건이 등장합니다. 팀에 대한 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다. 필수 토론에만 집중하여 회의 시간을 단축할 수도 있습니다.
참가자가 회의에서 논의할 내용을 이해하면 더 잘 준비할 수 있습니다. 또한 비생산적인 토론에 소요되는 시간을 없애줍니다. 잘 구조화된 안건은 유연성과 구조 간의 완벽한 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다. 다음은 더 짧고 효율적인 회의를 구현하기 위한 몇 가지 팁입니다.
- 사전 설정된 안건 사용: 미리 설정된 회의 안건은 청사진처럼 작동합니다 이 청사진을 사용하면 회의를 적시에 올바른 방향으로 완료할 수 있습니다 사려 깊은 의제는 논의 요점에 대한 개요를 제공해야 합니다 오버런을 방지하기 위해 각 항목에 대한 타임라인을 설정합니다.
- 각 토론 포인트에 대한 시간 제한을 할당합니다. 회의의 시작 및 종료 시간을 정의하고 각 주제에 시간 제한을 할당해야 합니다 잘 만들어진 미팅 안건은 참가자의 시간을 존중하고 처음부터 끝까지 집중력을 유지하는 데 도움이 되어야 합니다.
- 오버런을 피하기 위해 일정을 준수하십시오. 오버런은 꽉 찬 회의에서 참여의 적이라는 것을 기억하십시오 모든 것을 간결하게 유지해야 합니다 흥미로운 주제에 대해 계속 논의하고 싶을 수 있지만 회의 비용을 줄이고 시간을 절약하려면 일정을 지키는 것이 필수적입니다.
4 참석자 수를 줄여 시간과 리소스 절약
팀 구성원이 참석할 필요가 없는 회의에 참여하여 팀원의 시간을 낭비하지 않도록 해야 합니다. 참가자가 너무 많으면 토론이 더 어려워집니다.
일반적으로 목표 달성에 필요한 의견을 제시하는 참가자를 초대하는 것이 좋습니다. 참가자 수가 적다는 것은 호스트가 조정에 시간을 낭비하는 횟수가 줄어들고 방해가 줄어든다는 것을 의미합니다.
회의 참석자 수를 줄이면 주요 의사 결정권자가 우선 순위가 높은 작업에 집중하고 관련 주제나 질문에 집중하는 데도 도움이 됩니다.
- 필수 이해 관계자만 초대: 모임 참석자 수를 줄이는 한 가지 방법은 필수 이해 관계자만 초대하는 것입니다 여기에는 중요한 의사 결정자, 기여자 또는 회의 결과에 영향을 줄 WHO 있는 모든 사람이 포함됩니다.
- 모임 요약을 사용하여 비참석자를 업데이트합니다. 모든 사람을 회의에 초대하지 않더라도 회의 요약을 공유할 수 있습니다 모든 사람이 중요한 정보와 토론에 액세스할 수 있도록 합니다.
Transkriptor의 기능을 요약하면 회의 요약이 자동으로 생성될 수 AI. 여기에는 실행 가능한 통찰력과 회의 대본의 핵심 내용이 포함됩니다. 회의에 참석할 수 없는 모든 사람과 요약을 공유 WHO 수 있으므로 최신 정보를 얻을 수 있습니다.
5 후속 조치를 위해 작업 및 프로젝트 관리 도구 사용
후속 조치는 회의를 가치 있게 만드는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. Asana, Trello및 monday.com와 같은 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 작업 할당을 간소화하고 진행 상황을 추적하여 참석자에게 수동으로 후속 조치를 취할 필요성을 줄일 수 있습니다.
작업 및 프로젝트 관리 도구를 사용하면 책임감도 향상됩니다. 이를 통해 모든 사람이 추가 회의 없이 할당된 작업 항목을 완료할 수 있습니다. 다음은 후속 조치와 관련된 회의 비용을 줄이기 위한 무료 및 유료 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.
Asana
Asana 는 여러 프로젝트 관리 스타일을 지원하는 최신 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 작업을 시각화하고 구성하는 방법을 완벽하게 제어할 수 있습니다. 또한 공동 작업을 더 쉽게 해주는 많은 내장 기능을 찾을 수 있습니다.
예를 들어, 직관적이고 잘 설계된 인터페이스를 사용하여 개인에게 작업을 할당할 수 있습니다. 인앱 다이렉트 메시지를 사용하면 파일을 첨부하고, 다른 프로젝트에 태그를 지정하고, 비디오 메시지를 녹화할 수 있습니다.
Trello
Trello 는 Kanban 보드를 사용하여 프로젝트를 구성하는 간단한 시각적 방법을 제공합니다. 사용이 간편하고 학습 곡선이 가파르지 않습니다. 간단한 드래그 앤 드롭 인터페이스 덕분에 귀하와 귀하의 팀은 도구를 효율적으로 사용할 수 있습니다.
카드 또는 작업에는 마감일, 첨부 파일, 이미지, 댓글, 사용자 정의 필드 및 체크리스트가 포함됩니다. 팀 구성원이 작업을 완료하면 카드를 적절한 목록으로 드래그할 수 있습니다.
monday.com
monday.com 는 모든 프로젝트를 한 곳에서 시각화할 수 있는 또 다른 프로젝트 관리 앱입니다. 사용자 정의가 가능하며 데이터와 메트릭을 시각적으로 매력적인 인터페이스로 집계하는 데 도움이 됩니다.
monday.com는 많은 사용자 지정 옵션을 제공하지만 일부 고급 기능 및 보기는 더 높은 가격 계층에서만 사용할 수 있습니다.
결론
회의는 팀 구성원이 함께 모여 관리자를 위한 협업 전략을 사용하여 최고의 아이디어를 형성할 수 있는 워크샵과 같습니다. 그러나 회의를 예약하고 주최하려면 많은 시간과 리소스가 필요합니다. 기업은 수익이 유지되도록 회의를 잘 주최해야 하며 온라인 가시성을 위한 전사 서비스 SEO 이점을 고려해야 합니다.
다행히 많은 AI 도구는 시간이 많이 걸리고 지루한 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 개발자는 음성을 텍스트로 변환하는 도구를 사용하여 회의를 기록할 수 있습니다. 또한 Zoom 또는 Google Meet 와 같은 인기 있는 화상 회의 도구를 사용하여 원격 회의를 예약하고 주최할 수 있습니다.
참석자에게 회의록을 작성하도록 요청하는 대신 자동 전사 소프트웨어 와 같은 신뢰할 수 있는 AI 도구를 추가할 수 있습니다. 예를 들어, Transkriptor 음성을 텍스트로 변환하고 자동화된 미팅 메모를 제공하여 비용을 절감할 수 있습니다. 이러한 AI 도구는 회의 비용을 줄이고 모든 세션을 가치 있게 만드는 데 도움이 됩니다.
