문서를 디지털화하면 모든 문제가 해결될 것이라고 생각했습니다. 그러나 그것은 진실과 거리가 멉니다. 이제 디지털 문서의 수가 증가하고 있으므로 이를 관리하는 데 문제가 발생할 수 있습니다. 잘못 배치된 파일을 검색하고 무질서한 시스템을 처리하는 데 더 많은 시간을 소비하여 생산성이 저하되고 지연이 발생합니다.
또한 시간 낭비와 운영 비용도 증가하고 있습니다. 이 문서에서는 이 문제에 대한 해결책을 찾고 있는 경우 모든 답변을 제공합니다. 효과적인 디지털 문서화 시스템을 만드는 데 도움이 됩니다. 프로세스를 간소화하기 위한 몇 가지 훌륭한 전략과 팁을 배우게 됩니다.
디지털 문서화의 기초 이해
디지털 문서를 사용하면 모든 문서를 보다 안전하게 저장하고 관리할 수 있습니다. 원할 때 언제든지 액세스할 수 있습니다. 실제로Exploding Topics 따르면 수동 문서화에만 의존하는 기업은 매출의 51%를 잃게 될 것이라고 밝혔습니다. 디지털화된 문서를 사용하기 전에 문서의 기본 사항을 알아야 합니다.
효과적인 문서화의 핵심 구성 요소
효과적인 문서화를 위해 기억해야 하는 몇 가지 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.
- 명확성과 일관성: 정보가 읽기 쉽고 일관된 서식을 가지고 있는지 확인합니다.
- 버전 관리: 강력한 시스템을 사용하면 변경 사항을 적절하게 추적할 수 있습니다. 또한 이전 버전에도 액세스할 수 있습니다.
- 접근성: 문서는 권한이 있는 개인이 사용할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 보안을 손상시키지 않으면서 사용성을 보장할 수 있습니다.
- 검색 가능성: 기능 검색 기능을 사용하면 특정 문서를 빠르게 찾을 수 있으므로 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
일반적인 문서화 문제
문서를 보관하는 것은 유익하지만 다음과 같은 몇 가지 문제가 발생할 수 있습니다.
- 불쌍한 조직: 적절한 시스템이 없으면 문서가 흩어지고 검색 프로세스에 시간이 많이 걸립니다.
- 버전 혼동 : 사용자와 팀은 버전 제어가 부적절한 경우 충돌하는 문서 업데이트로 인해 어려움을 겪을 수 있습니다.
- 보안 위험: 민감한 정보는 적절한 보호 장치 없이 무단 액세스하거나 침해될 수 있습니다.
- 무능: 시스템이 과부하를 겪으면 시간과 노력이 낭비될 수 있습니다.
간소화된 디지털 문서화의 이점
종이 없는 문서를 사용하면 다음과 같은 다양한 방식으로 이점을 얻을 수 있습니다.
- 생산성 향상: 잘 정리된 문서에 빠르게 액세스할 수 있으므로 지연을 줄이고 팀 효율성을 높일 수 있습니다.
- 더 나은 협업: 중앙 집중식 플랫폼을 사용하면 여러 문서에서 동시에 작업할 수 있습니다.
- 더 강력한 보안: 강력한 정책 및 도구는 접근성을 유지하면서 민감한 데이터를 보호합니다. Statista 따르면 기업의 46%가 공격 후 몸값을 지불한다고 밝혔습니다.
- 규정 준수: 잘 관리되는 시스템은 표준을 준수하고 규정 준수 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다.
성공적인 문서화 시스템의 필수 요소
적절한 문서화 시스템은 작업 흐름을 개선할 수 있습니다. 프로젝트를 관리하든 파일을 구성하든 명확한 전략은 문서를 쉽게 유지 관리하는 데 도움이 됩니다. 또한 문서를 보다 효과적으로 찾고 업데이트할 수도 있습니다.
- 디지털 문서 정리: 파일을 논리적으로 그룹화하여 성공적인 문서화 시스템을 만듭니다.
- 명명 규칙 설정: 관련 세부 정보가 포함된 표준 형식을 사용하여 일관된 파일 이름을 유지합니다.
- 검색 가능한 아카이브 만들기: 문서에 키워드를 추가하여 검색 가능성을 향상시키세요.
디지털 문서 정리
먼저 파일을 정리하기 위한 성공적인 문서 시스템을 만들어야 합니다. 그런 다음 프로젝트 유형, 클라이언트 또는 날짜별로 문서를 적절하게 그룹화해야 합니다. 다른 팀 구성원과 함께 작업하는 경우 모든 사람이 구조를 이해하도록 합니다.
명명 규칙 설정
혼동을 피하려면 파일 이름이 일관되어야 합니다. 따라서 관련 세부 정보, 특히 YYYY-MM-DD 를 포함하는 표준 형식을 선택해야 합니다. 이 단계를 통해 모든 사람이 디지털 문서의 상태와 위치를 신속하게 식별할 수 있습니다.
검색 가능한 아카이브 만들기
시스템이 잘 구성되어 있더라도 문서를 더 쉽게 검색할 수 있도록 해야 합니다. 디지털 문서를 찾는 가장 좋은 방법은 키워드를 추가하는 것입니다. 아카이브가 커지면 키워드를 사용하면 모든 파일을 확인할 필요가 없으므로 수많은 시간을 절약할 수 있습니다.
디지털 문서화 워크플로우 구축
효율적인 디지털 문서화 워크플로를 만들려면 계획에 세심한 주의를 기울여야 합니다. 이는 올바른 도구를 선택하고 지침에 집중하는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 파일 관리 프로세스를 개선하고 팀 협업을 강화할 수 있습니다. 디지털 문서화 워크플로를 구축하는 방법은 다음과 같습니다.
- 올바른 도구 선택: 요구 사항에 맞는 도구를 선택하여 문서 워크플로우를 개선하십시오.
- 문서화 표준 수립: 일관성을 유지하기 위해 디지털 문서 구성 및 서식에 대한 명확한 지침을 수립합니다.
- 버전 제어 구현 : 버전 번호 또는 타임스탬프를 사용하여 버전 제어 시스템을 구현합니다.
올바른 도구 선택
워크플로를 개선하는 데 도움이 되는 관련 도구를 선택해야 합니다. 귀하와 귀하의 팀의 요구 사항을 고려해야 합니다. 이렇게 하면 문서화 워크플로에 가장 효과적인 도구를 선정할 수 있습니다. 예를 들어, Transkriptor 사용하면 문서를 사용하여 중요한 정보를 구성하기 위한 지식 기반을 만들 수 있습니다.
문서화 표준 수립
명확한 표준을 통해 모든 팀원이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다. 따라서 일관성을 유지하기 위해 파일 구성 및 서식에 대한 지침을 만들어야 합니다. 팀에게 폴더의 이름을 지정하고 구성하는 동안 특정 표준을 따르도록 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 향후 혼동을 피하는 데 도움이 됩니다.
버전 관리 구현
버전 관리는 여러 사람이 동일한 문서에서 작업할 때 필수적입니다. 즉, 투명한 버전 관리 시스템을 구현해야 합니다. 최신 파일 버전의 이름을 지정할 때는 버전 번호 또는 타임스탬프를 포함해야 합니다. Transkriptor 사용하는 것이 가장 좋습니다 플랫폼이 변경 사항을 추적하고 작업의 이전 버전을 다시 방문할 수 있도록 합니다.
문서화 자동화를 위한 도구
자동화는 문서화 시스템을 보다 정확하게 관리하는 데 도움이 됩니다. 시간을 절약하고 수동 오류를 줄일 수 있습니다. 또한 반복적인 프로세스가 자체적으로 처리되는 동안 가치가 높은 작업에 집중할 수 있습니다. 그러나 올바른 문서 관리 도구를 선택하는 것은 어려워 보일 수 있습니다. 프로세스에 도움이 되도록 고려해야 할 상위 5가지 옵션이 있습니다.
기능 | Transkriptor | Templafy | ExperLogix | PandaDoc | HotDocs |
|---|---|---|---|---|---|
주요 기능 | 더 나은 유연성을 위한 정확한 오디오-텍스트 전사 | 문서 자동화 및 관리 | CRM /ERP 통합을 통한 문서 작성 및 관리 | 전자 서명 및 협업을 통한 문서 자동화 | 디지털 문서화 자동화 및 시스템 통합 |
키 통합 | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Google 및 Outlook 달력 | Microsoft Office, Google Workspace, 클라우드 스토리지 | CRM, ERP 시스템 | CRM, 프로젝트 관리 도구 | 다른 비즈니스 시스템 및 플랫폼 |
Customization | 사용자 지정 기술 자료 및 문서 구성 | 문서 승인 워크플로우, 버전 관리 | 사용자 정의 가능한 워크플로우 | 문서 템플릿, 전자 서명, 실시간 협업 | 사용자 정의 가능한 워크플로우 |
사용 편의성 | 변경 사항을 쉽게 추적하고 기록을 문서화할 수 있습니다. | 덜 복잡한 UI | 가파른 학습 곡선 | 편집의 어려움에 대한 사용자 불만 | 사용이 간편합니다. |
- Transkriptor : Transkriptor 는 디지털 문서를 관리하고 저장하는 데 도움이 되는 전문 오디오-텍스트 전사 플랫폼입니다.
- Templafy : 문서 관리 프로세스를 자동화Templafy 수 있습니다.
- ExperLogix : ExperLogix 는 CRM 및 ERP 소프트웨어와 통합되어 문서 작성을 간소화합니다.
- PandaDoc : PandaDoc 에는 문서 워크플로를 개선하기 위한 추가 기능이 있습니다.
- HotDocs : HotDocs 는 디지털 문서화를 자동화하고 다른 플랫폼과 통합합니다.
1. Transkriptor
Transkriptor 는 모든 트랜스크립션 요구 사항을 처리할 수 있는 인기 있는 오디오-텍스트 플랫폼입니다. 이 플랫폼을 사용하면 성적표와 문서를 사용하여 사용자 지정 지식 기반을 만들 수 있습니다. 계획에 따라 여러 기술 자료를 만들 수 있습니다.
또한 Transkriptor 에는 문서를 정리할 수 있는 안전한 중앙 집중식 저장소가 함께 제공됩니다. 따라서 모든 파일과 폴더에 쉽게 액세스하고 관리할 수 있습니다. 중요한 문서를 쉽게 검색할 수 있으므로 워크플로를 간소화할 수 있습니다.
또한 Transkriptor 문서의 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 또한 기록 기능을 사용하면 문서의 이전 버전을 볼 수 있습니다. 따라서 콘텐츠 관리를 보다 유연하게 만들 수 있습니다.
주요 기능들
- 정확한 Transkriptor 생성: Transkriptor 는 오디오 및 비디오 파일에서 매우 정확한 전사를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 플랫폼은 몇 분 안에 텍스트가 전사되도록 합니다.
- 다국어 지원: Transkriptor 는 100+ 언어를 지원합니다. 따라서 원하는 언어로 필사본을 만들 수 있습니다.
- 뛰어난 통합: Transkriptor Google Meet, Zoom 및 Microsoft Teams 와 통합할 수 있습니다. 플랫폼을 Google 및 Outlook 캘린더와 동기화할 수도 있습니다.
- AI 채팅 어시스턴트: AI 채팅 도우미 기능은 트랜스크립션 파일과 보고서를 요약할 수 있습니다. 핵심 인사이트를 추출하는 것 외에도 AI 에게 어떤 질문이든 할 수 있습니다. AI 제안에 특정 템플릿을 사용하거나 새 템플릿을 만들 수 있습니다.
2. Templafy
목록에서 두 번째로 오는 것은 Templafy 입니다. 이 디지털 문서화 소프트웨어는 문서화를 보다 효과적으로 자동화하고 관리하는 데 도움이 됩니다. 또한 Microsoft Office, Google Workspace 및 클라우드 스토리지 솔루션과 통합됩니다. 또한 문서 승인 워크플로 및 버전 제어와 함께 제공됩니다. 팀에서 문서를 쉽게 만들 수 있습니다. 그러나 가격 책정은 투명하지 않습니다.
3. ExperLogix
ExperLogix 또 다른 디지털 문서 관리 시스템입니다. 문서 작성 및 프로세스 관리를 자동화하고 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들의 시스템은 일반적으로 CRM 및 ERP 소프트웨어와 같은 다양한 비즈니스 애플리케이션과 통합됩니다. 효율성을 개선하기 위해 사용자 정의 가능한 워크플로를 지원합니다. ExperLogix 사용하면 보안 및 통합에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 그러나 학습 곡선이 너무 가파르다.
4. PandaDoc
PandaDoc 는 다양한 유형의 문서를 작성하려는 전문가에게 적합합니다. 또한 전자 서명 및 실시간 협업과 같은 추가 기능도 사용할 수 있습니다. 이 시스템은 문서 워크플로우를 자동화하고 수동 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 다양한 CRM 및 프로젝트 관리 도구와 통합할 수 있습니다. 이를 통해 효율성을 높이고 중앙 집중식 문서 저장소를 유지할 수 있습니다. 그러나 많은 사용자가 편집 중 어려움에 대해 불평했습니다.
5. HotDocs
목록의 마지막에 오는 것은 HotDocs 입니다. 디지털 문서를 자동화하는 시장 최초의 도구 중 하나입니다. 이 도구는 확장성이 뛰어나 시간이 지남에 따라 요구 사항이 증가함에 따라 도움이 될 것입니다. 더 나은 데이터 관리 및 워크플로우 자동화를 위해 다른 시스템과 통합할 수 있습니다. 통합도 원활하고 원활합니다. 그러나 가격 계획은 비용 효율적이지 않습니다.
문서화 시스템 유지 관리를 위한 모범 사례
효과적인 문서화 시스템을 유지한다는 것은 지속적인 노력을 기울여야 한다는 것을 의미합니다. 시스템을 설정한 후에는 관련성과 체계성을 유지하는 것이 중요합니다. 다음은 문서 시스템을 원활하게 실행하기 위한 몇 가지 문서화 모범 사례입니다.
- 정기 감사 및 업데이트: 디지털 문서를 정기적으로 감사하여 중복되거나 불필요한 파일을 제거합니다.
- 교육 팀원: 팀이 문서화 시스템의 구조와 기능에 대해 교육을 받았는지 확인합니다.
- 문서화 효율성 측정: 파일 검색 시간 및 이전 버전 사용량과 같은 메트릭을 추적하여 효율성을 평가합니다.
정기 감사 및 업데이트
디지털 문서는 설정 후 잊어버려야 하는 것이 아니라는 점을 기억하십시오. 파일 구성을 검토하기 위해 정기적인 감사를 수행해야 합니다. 이것은 중복되거나 불필요한 문서를 제거하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 따라서 매주 또는 매월 이러한 감사 일정을 만드십시오. 보관된 자료에 계속 액세스할 수 있지만 활성 파일과 분리되어 있는지 확인합니다. 이렇게 하면 생산성을 저하시키는 복잡한 시스템을 방지할 수 있습니다.
팀원 교육
아무리 좋은 문서화 시스템이라도 팀원들이 사용 방법을 모른다면 실패할 수 있습니다. 따라서 시간을 내어 조직 구조에 대해 팀을 교육하십시오. 누군가 이전 버전에 액세스하는 방법을 모르는 경우 해당 특정 부분에 대해 교육하십시오. 적절한 교육을 통해 오류를 줄일 수 있습니다. 이것은 특히 신규 회원을 온보딩할 때 사실입니다.Forbes 따르면 기업의 29%가 직원 온보딩에 어려움을 겪고 있습니다.
문서화 효율성 측정
문서화 시스템이 요구 사항을 충족하는지 확인해야 합니다. 특정 메트릭을 추적해야 합니다. 예를 들어 특정 파일을 찾는 시간이나 사람들이 이전 버전을 사용하는 빈도를 추적할 수 있습니다. 고충이나 비효율성을 파악하기 위해 팀으로부터 피드백을 수집해야 합니다. 문제가 발생하면 신속하게 해결해야 합니다. 이렇게 하면 디지털 문서화 시스템이 귀하의 요구 사항과 관련이 있는지 확인할 수 있습니다.
결론
디지털 문서화 시스템을 만드는 것은 시간이 조금 많이 걸립니다. 그러나 일단 제대로 하면 디지털 문서를 쉽게 저장하고 관리할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀 구성원은 적절한 문서를 찾는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
Transkriptor 사용하면 문제 없이 필사본을 만들고 문서를 저장할 수 있습니다. 또한 Transkriptor 사용하면 작업의 이전 버전에 액세스할 수도 있습니다. 따라서 문서화 요구 사항에 맞는 Transkriptor 지금 선택하십시오.