Approfondimenti sulla salvaguardia: registrazioni delle riunioni per gli avvocati
Mantenere registri accurati delle riunioni è essenziale, perché il cliente si affida a una documentazione completa di tutte le informazioni relative al suo caso (comprese le riunioni) e perché le trascrizioni fungono da punto di riferimento affidabile per i membri del team legale, inclusa la trascrizione delle riunioni .
I registri delle riunioni sicuri sono altrettanto importanti quanto i registri accurati delle riunioni nella pratica legale, soprattutto nell'attuale panorama della privacy dei dati , per proteggere le informazioni sensibili che i clienti condividono con il loro team legale.
Transkriptor , uno strumento di trascrizione basato su AI, è il miglior software di sintesi vocale per la pratica legale perché bilancia un'elevata precisione e solide funzionalità di sicurezza senza compromettere il prezzo o la facilità d'uso.
Gli strumenti audio-to-text acquisiscono l'esatta formulazione utilizzata nelle riunioni legali, riducendo il rischio di errore, che è fondamentale nel legalese quando un singolo Word ha il potenziale per cambiare l'esito di un intero caso.
Gli avvocati beneficiano dei servizi di trascrizione per gli avvocati perché offrono loro un accesso più rapido alle informazioni, dato che possono cercare un Word nel testo per trovare un momento specifico nella registrazione invece di rivedere ore di filmati, e automatizza le attività amministrative (come redigere e-mail e prendere appunti). Inoltre, gli strumenti audio-to-text consentono agli avvocati di migliorare la gestione dei casi perché possono etichettare ogni file per caso, cliente o argomento per facilitarne l'accesso.
Perché i registri accurati delle riunioni sono fondamentali per gli avvocati?
I registri accurati delle riunioni sono fondamentali per gli avvocati perché consentono loro di assumersi la responsabilità della loro pratica legale e dimostrare di rispettare gli standard legali. Inoltre, i registri delle riunioni sono un punto di riferimento essenziale per la strategia e la negoziazione dei casi, proprio come le risorse fornite dallo scambio di conoscenze in accademia .
I registri delle riunioni devono essere il più accurati possibile, in modo che riflettano la realtà del caso a cui si riferiscono perché il linguaggio legale è molto specifico e la modifica di un Word ha il potenziale per ribaltare un intero verdetto.
Il ruolo dei verbali delle riunioni nella pratica legale
I registri delle riunioni sono essenziali per la responsabilità nella pratica legale perché gli avvocati possono farvi riferimento durante le discussioni con il loro team, i collaboratori di altri studi e i clienti.
I registri delle riunioni svolgono un ruolo fondamentale nella strategia del caso, nelle negoziazioni e nella conformità agli standard legali, quindi la loro accuratezza è fondamentale. Inoltre, le aule di tribunale (dalla giuria al giudice) sono più propense a credere in un avvocato che presenta un caso ben documentato, parte del quale è costituito da documenti legali .
Garantire l'accuratezza e la riservatezza della documentazione legale
Le due cose più importanti per la documentazione legale sono l'accuratezza e la riservatezza. Il linguaggio legale è preciso e un errore ha il potenziale per cambiare l'esito di un intero caso, quindi è fondamentale assicurarsi che la documentazione legale sia accurata. Inoltre, i casi legali spesso coinvolgono dettagli sensibili che sono compromettenti per l'individuo coinvolto, quindi i tuoi clienti devono sapere che le loro informazioni personali sono al sicuro con il loro avvocato e che tutti i file in cui compaiono sono sicuri.
In che modo i servizi di trascrizione possono essere utili ai team legali?
Gli avvocati lavorano con una varietà di registrazioni audio, dalle conversazioni con i clienti alle udienze, ognuna delle quali contiene una grande quantità di informazioni. I servizi di trascrizione avvantaggiano i team legali perché rendono più facile l'accesso alle informazioni delle registrazioni audio durante i procedimenti giudiziari, aiutano gli avvocati a raccogliere le prove per costruire il loro caso e automatizzano le attività amministrative della pratica legale, inclusa la trascrizione per le forze dell'ordine .
Vantaggi dei servizi di trascrizione per avvocati
I servizi di trascrizione sono un vero toccasana per gli avvocati, dal rendere più facile l'accesso alle informazioni durante i procedimenti giudiziari (è più veloce scansionare un testo con gli occhi che rivedere ore di filmati alla ricerca di un momento) all'aiutare i team legali a organizzare le prove per preparare le loro dichiarazioni. Inoltre, i servizi di trascrizione consentono ai professionisti legali di automatizzare le attività quotidiane come la composizione di e-mail e la compilazione delle informazioni di fatturazione, migliorando l'efficienza quotidiana della loro pratica legale.
Miglioramento della gestione dei casi con la conversione da audio a testo
I professionisti legali si occupano di una varietà di registrazioni audio, dalle consultazioni con i clienti alle deposizioni, che si accumulano rapidamente quando un avvocato si occupa di più casi contemporaneamente. La conversione di registrazioni audio legali in testo migliora l'accessibilità e la ricercabilità del contenuto!
Le trascrizioni sono più facili da organizzare rispetto alle registrazioni audio perché puoi raccogliere fatti, citazioni e sezioni da diverse trascrizioni e salvarle in un unico documento che rappresenta un'area specifica del caso, migliorando l'uso delle app di produttività per i professionisti legali . Inoltre, gli avvocati sono semplicemente in grado di aprire la trascrizione e le parole o le frasi specifiche CTRL+F, invece di rivedere ore di filmati audio o video per trovare il momento nel caso in cui si verificano.
Quali strumenti sono disponibili per la conversione da audio a testo nei casi legali?
Sono disponibili una varietà di strumenti per la conversione da audio a testo in casi legali, ognuno dei quali offre caratteristiche diverse in termini di precisione, tempi di consegna, sicurezza e durata della curva di apprendimento. Transkriptor è uno strumento fantastico per i professionisti legali perché combina elevata precisione, privacy dei dati e un'interfaccia facile da usare.
Panoramica degli strumenti di sintesi vocale per avvocati
I migliori servizi di trascrizione per avvocati sono:
- Transkriptor Transkriptor è uno strumento di trascrizione automatica che sfrutta l'intelligenza artificiale per offrire una precisione del 99%, indipendentemente dal gergo, dal parlato sovrapposto e dal rumore di fondo Transkriptor è la scelta migliore per i professionisti legali perché è in grado di gestire la terminologia legale e la sovrapposizione di discorsi, entrambi presenti nelle aule di tribunale.
- AmberScript AmberScript è uno strumento di trascrizione basato su AIche è facile da usare sia per i nuovi arrivati che per gli esperti, oltre a offrire prezzi pay-as-you-go in modo che gli avvocati che non registrano regolarmente l'audio non debbano impegnarsi in un abbonamento mensile.
- TranscribeMe TranscribeMe offre servizi di trascrizione umana e trascrizione automatica, per assicurarsi che la propria piattaforma sia in grado di gestire Nuance, accenti e conversazioni specifiche del dominio TranscribeMe non è all'altezza quando si tratta di fasce di prezzo perché il suo costo lo rende inaccessibile per piccoli studi legali e avvocati indipendenti.
- Otter.AI Otter.AI è uno strumento di trascrizione automatica che offre solide funzionalità di sicurezza e un dizionario personalizzabile, ma il modello di prezzo basato sull'utilizzo mette in difficoltà i potenziali utenti che intendono trascrivere l'audio regolarmente.
- Rev Rev combina la trascrizione automatica con la trascrizione manuale per garantire l'accuratezza di qualsiasi registrazione, oltre a offrire un tempo di consegna di 12 ore o meno, ma la copertura linguistica limitata di sole 11 varietà non è all'altezza per gli avvocati che esercitano in più lingue.
Caratteristiche da cercare nei servizi di trascrizione per la pratica legale
Le caratteristiche più importanti da cercare nei servizi di trascrizione sono le stesse per tutti i professionisti legali: accuratezza, compatibilità con le piattaforme che già utilizzano e quanto tempo impiegano gli utenti a familiarizzare con lo strumento.
Gli avvocati sono sottoposti a forti pressioni da parte dei loro clienti per ottenere l'esito del caso che desiderano, nei tempi di cui hanno bisogno, quindi è importante che il servizio di trascrizione che utilizzano migliori la loro efficienza dal momento in cui iniziano a utilizzarlo.
Transkriptor, lo strumento di trascrizione AI in pratica legale , è l'opzione migliore per i professionisti legali perché garantisce che le informazioni private rimangano private (attraverso la protezione con password, la crittografia end-to-end e l'archiviazione su cloud), oltre a garantire un'accuratezza del 99% indipendentemente dalle caratteristiche del vocabolario nella registrazione. Inoltre, Transkriptor è progettato in modo che sia facile per i nuovi arrivati imparare a usarlo, il che significa che gli avvocati non devono sprecare tempo prezioso a padroneggiare lo strumento prima di iniziare a raccogliere i frutti dello strumento.
In che modo Transkriptor migliora la documentazione legale?
Transkriptor migliora la documentazione legale consentendo a più membri di un team di lavorare contemporaneamente sullo stesso testo, in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni più aggiornate sul caso e possano apportare gli aggiornamenti necessari. Inoltre, Transkriptor consente ai team legali di organizzare le trascrizioni in cartelle e cercare parole o frasi al loro interno.
Transkriptor bot per riunioni è un punto di svolta per i professionisti legali perché partecipa alle chiamate virtuali e prende automaticamente appunti, in modo che i partecipanti possano concentrarsi sull'ascolto della discussione e sul contributo.
Vantaggi dell'utilizzo di Transkriptor per le registrazioni delle riunioni legali
I vantaggi dell'utilizzo di Transkriptor per i record delle riunioni legali sono infiniti, dalla collaborazione più semplice con i membri del team che lavorano sullo stesso caso alla formattazione delle trascrizioni per annotare il testo.
Transkriptor consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sulla stessa trascrizione, in modo che ogni membro del team legale possa accedere alla versione più aggiornata del testo prima di apportare modifiche. Inoltre, Transkriptor ti consente di creare cartelle per le trascrizioni in modo da poter organizzare le registrazioni in base al caso, all'oratore o come ritieni opportuno e cercare al loro interno.
Transkriptor bot per riunioni si aggiunge come ospite alle chiamate virtuali, su piattaforme tra cui Zoom e Google Meet, e prende automaticamente appunti in modo che tu possa concentrarti sulla discussione. Usa Transkriptor per trascrivere le riunioni, dando allo strumento l'accesso al microfono sul tuo dispositivo e avviando una trascrizione, o semplicemente carica le registrazioni delle riunioni al termine.
Come Transkriptor garantisce l'accuratezza e la sicurezza delle trascrizioni
Transkriptor agli utenti un potente motore di riconoscimento vocale che converte l'audio in testo con una precisione del 99%, anche quando la registrazione include gergo, parlato sovrapposto e rumore di fondo. I tribunali sono in genere rumorosi, con molte attività diverse che si svolgono nella stanza, quindi è importante che lo strumento di trascrizione utilizzato da un avvocato sia in grado di filtrare i suoni non necessari e catturare la voce della persona che parla. Inoltre, le udienze coinvolgono informazioni sensibili (che spesso sono compromettenti per le persone coinvolte nel caso in cui raggiungano il pubblico), quindi è importante utilizzare uno strumento di trascrizione come Transkriptor che protegge i dati con una password, l'archiviazione cloud e la crittografia end-to-end.
Quali sono le migliori pratiche per la registrazione delle riunioni legali?
Le registrazioni delle riunioni legali devono essere il più chiare possibile per evitare inesattezze che potrebbero modificare l'esito di un caso. Quando registri una riunione legale, assicurati di evitare sovrapposizioni di discorsi, chiedi ai partecipanti virtuali di disattivare il microfono finché non vogliono dire qualcosa, posiziona il dispositivo con il microfono al centro della stanza e tieni la riunione in una stanza silenziosa. Inoltre, le registrazioni delle riunioni legali devono essere mantenute riservate per proteggere le informazioni sensibili condivise dai clienti, utilizzando misure come la protezione con password, l'archiviazione cloud e la crittografia end-to-end.
Suggerimenti per garantire una qualità audio chiara nelle riunioni legali
Dall'etichetta delle riunioni all'uso corretto dell'attrezzatura, ci sono diversi modi per garantire una qualità audio chiara nelle riunioni legali. Di seguito sono riportati suggerimenti per l'utilizzo della sintesi vocale nelle riunioni legali.
- Evita la sovrapposizione dei discorsi assicurandoti che i partecipanti si alternino quando contribuiscono, in modo che il microfono possa captare ciò che ogni persona sta dicendo Crea un ordine del giorno per la riunione legale e condividilo in anticipo con i partecipanti in modo che conoscano l'ordine in cui verranno discussi gli argomenti, per evitare interruzioni con le domande.
- Chiedi ai partecipanti virtuali di disattivare il microfono quando si uniscono alla chiamata fino a quando non hanno qualcosa da dire, per evitare rumori di fondo provenienti dall'ambiente circostante (o interiezioni accidentali) che disturbano la riunione legale.
- Posiziona il dispositivo di registrazione al centro della stanza in modo che sia all'incirca equidistante da tutti i partecipanti, in modo che sia abbastanza vicino alla bocca di tutti per riprendere il loro discorso.
- Registra in un ambiente silenzioso con rumore di fondo minimo e poco (o nessuno) rischio di interruzioni, come una sala conferenze privata o l'ufficio di un collega.
Mantenere la riservatezza e la sicurezza nelle registrazioni audio
La riservatezza è essenziale per gli avvocati che utilizzano la registrazione audio nella loro pratica legale perché spesso trattano informazioni sensibili che rappresentano un problema per il benessere del cliente quando trapenano. Pertanto, l'utilizzo di software di trascrizione come Transkriptor che offre protezione con password, archiviazione cloud e crittografia end-to-end è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili dei clienti.
La crittografia end-to-end è un sistema in cui una persona che invia un file lo blocca in modo che solo il destinatario possa aprirlo, come inviare una lettera in una scatola chiusa a chiave e dare solo una chiave alla persona che la riceve, per impedire a qualsiasi corriere di accedere alla scatola.
Come scegliere il servizio di trascrizione giusto per l'uso legale?
Considera l'accuratezza, il prezzo, le caratteristiche di sicurezza, i tempi di consegna, la compatibilità con gli strumenti che già utilizzi e il tempo necessario per imparare a utilizzare lo strumento quando selezioni un servizio di trascrizione per uso legale per scegliere quello giusto per il tuo studio.
Fattori chiave da considerare nella scelta del servizio di trascrizione
I fattori chiave da considerare quando si sceglie un servizio di trascrizione per uso legale sono l'accuratezza, il prezzo, le caratteristiche di sicurezza, la compatibilità dei tempi di consegna con gli strumenti attuali e il tempo necessario per imparare a utilizzare il software.
Il diritto è un settore sensibile al tempo e gli avvocati sono costantemente sotto pressione da parte dei clienti per fornire i risultati desiderati, quindi lo strumento di trascrizione che utilizzano deve iniziare a migliorare la loro efficienza (senza ore di formazione) dal momento in cui iniziano a usarlo. Inoltre, il legalese è molto specifico, quindi le trascrizioni devono essere accurate per riflettere il caso e prevenire errori che potrebbero cambiare l'esito dell'intero processo.
Confronto tra gli strumenti di trascrizione più diffusi per i professionisti legali
Gli strumenti di trascrizione per i professionisti legali sono molto diversi e ognuno ha diversi punti di forza e di debolezza. Il miglior strumento di trascrizione per un professionista legale bilancia l'accuratezza (compreso il gergo), la rimozione del rumore di fondo, la capacità di elaborare il parlato sovrapposto, le caratteristiche di sicurezza e i tempi di consegna senza compromettere il prezzo o la facilità d'uso. Gli strumenti di trascrizione legale, come TranscribeMe, non sono all'altezza quando valutano i professionisti indipendenti e i piccoli studi legali che non sono in grado di acquistare il servizio.
I modelli di prezzo pay-as-you-go sono perfetti per gli utenti che non hanno intenzione di trascrivere l'audio regolarmente, ma diventano rapidamente costosi per gli utenti che trascrivono l'audio frequentemente, quindi strumenti di trascrizione come Transkriptor che offrono un abbonamento mensile sono l'opzione migliore.
Salvaguardare le informazioni attraverso registrazioni accurate delle riunioni legali è incredibilmente importante, per assicurarsi che la realtà del caso si rifletta per il bene del cliente e creare un riferimento affidabile per gli avvocati da rivedere per aiutarli a prendere decisioni informate, inclusa la trascrizione per scopi legali . Inizia con uno strumento di trascrizione affidabile, come Transkriptor, per migliorare l'accuratezza della documentazione legale, garantire che le informazioni dei clienti rimangano riservate e semplificare la gestione dei casi.
