Grazie all'intelligenza artificiale e all'aumento degli strumenti di produttività, è possibile trasformare quella che altrimenti sarebbe una noiosa serie di attività in una parte di un flusso di lavoro organizzato. In questa guida scoprirai 10 app di produttività per professionisti legali che possono aiutarti a semplificare le tue attività e massimizzare la tua efficienza in modo da poter concentrare il tuo tempo e le tue energie sugli aspetti più strategici del tuo ruolo.
Perché i professionisti legali hanno bisogno di app per la produttività?
La professione legale è nota in tutto il mondo per essere impegnativa, con orari stretti e quello che potrebbe sembrare l'equilibrio quasi impossibile tra apparizioni in tribunale, riunioni con i clienti e app di collaborazione per avvocati , tra le altre cose. In questo panorama, ci sono due motivi principali per cui i professionisti legali hanno bisogno di app per la produttività. Questi sono descritti nelle sottosezioni seguenti.
Migliorare l'efficienza nella pratica legale
Luoghi di lavoro efficienti hanno un impatto diretto sulla produttività dei dipendenti, che a sua volta aumenta i profitti. Una ricerca di Gallup ha rilevato che i team efficienti sono il 21% più redditizi rispetto alle loro controparti e questo stesso principio si applica a uno studio legale. Gli strumenti di produttività possono aiutare a semplificare le attività che altrimenti verrebbero completate manualmente, massimizzando l'efficienza e il coinvolgimento, incluso l'utilizzo di servizi di trascrizione per gli avvocati .
Gestione di grandi volumi di documentazione e ricerca legale
In qualità di professionista legale, sei pienamente consapevole di quanto sia ricco di documenti o carta il tuo settore e setacciare tutta questa documentazione per trovare ciò che è rilevante può spesso essere una sfida. Gli strumenti di produttività offrono un modo efficiente per registrare e gestire volumi così grandi di documentazione, facilitandone l'accesso e la ricerca.
Quali sono le caratteristiche chiave da cercare nelle app di produttività per professionisti legali?
Come qualsiasi altra app o strumento, un'app per la produttività deve offrire alcune funzionalità in cui vale la pena investire, soprattutto nel settore legale molto esigente. Di seguito sono spiegate alcune di queste caratteristiche chiave.
Sicurezza e riservatezza delle informazioni legali
Le app di produttività devono offrire disposizioni di sicurezza che garantiscano la riservatezza della documentazione legale sensibile. Questi includono il backup dei dati, i meccanismi di crittografia e le procedure di accesso sicuro, che sono fondamentali in quanto la professione legale si basa sulla massima riservatezza.
Integrazione con software e strumenti legali esistenti
L'app ideale deve integrarsi perfettamente con lo stack tecnologico esistente del tuo studio legale. L'utilizzo di strumenti diversi che richiedono accessi individuali spesso ostacola la produttività, motivo per cui lo strumento di produttività scelto deve offrire tutte le principali integrazioni, comprese quelle con i principali software e strumenti legali.
Facilità d'uso e opzioni di personalizzazione
Qualsiasi app o software può migliorare l'efficienza solo se è progettato per essere intuitivo e facile da usare. Nessuna funzione o opzione all'interno di un software deve richiedere più di pochi clic per accedervi e deve essere codificata per garantire la massima reattività.
Deve inoltre essere personalizzabile in base alle esigenze individuali. I team o gli utenti devono essere in grado di personalizzare l'app e il suo layout in base alle proprie preferenze per garantire la massima efficienza.
Le 10 migliori app di produttività per i professionisti legali
Con l'importanza e le caratteristiche chiave delle app di produttività legale fuori mano, ora ti guideremo attraverso le 10 migliori app che puoi prendere in considerazione per il tuo studio legale. Questi includono strumenti in grado di creare note di riunione per i team legali, fornire servizi di sintesi vocale o trascrizione, ecc.
Transkriptor: Semplifica i servizi di trascrizione di documenti legali
La trascrizione manuale di riunioni e deposizioni può essere impegnativa e comporta la possibilità di perdere dettagli chiave. Transkriptor fornisce i servizi di trascrizione più affidabili per i professionisti legali che identificano con precisione ogni oratore e aggiungono timestamp in base alle tue preferenze. Le trascrizioni automatizzate possono quindi consentirti di concentrarti sull'analisi e sulla preparazione dei casi, condividendo senza problemi le trascrizioni con il tuo team.
Clio: Software completo per la gestione degli studi
Clio è un software completo per la gestione degli studi che consente di gestire i casi, creare progetti, tenere traccia del tempo, gestire le fatture e visualizzare tutte le informazioni sui clienti all'interno di un'unica interfaccia intuitiva. Offre un'integrazione diffusa con oltre 200 strumenti e software, in modo da poter gestire tutte le operazioni principali da un unico dispositivo.
Evernote: Organizzare gli appunti delle riunioni e i materiali di ricerca
Evernote è stato un punto fermo del settore legale per diversi anni come una delle scelte migliori per catturare note e registrazioni in movimento. Oltre ad acquisire e salvare note e registrazioni, Evernote si integra anche con la fotocamera dello smartphone in modo da poter acquisire e modificare documenti, lavagne e altri documenti.
Nozione: Spazio di lavoro collaborativo per i team legali
Notion è uno spazio di lavoro intuitivo, collaborativo e all-in-one con cui i professionisti legali possono gestire progetti e attività, collaborare con i loro colleghi, organizzare le informazioni e persino prendere appunti. È utile anche quando si organizzano i file dei casi e si tiene traccia delle scadenze per assicurarsi di essere sempre nei tempi previsti. Con 75+ integrazioni, puoi accedere a tutti gli altri strumenti e software nel tuo stack tecnologico da un'unica interfaccia intuitiva.
Otter.AI: AI Assistente alle riunioni per i professionisti legali
Otter.AI è un altro strumento per incorporare la sintesi vocale nella pratica legale. Questo assistente per riunioni basato su AIè utile quando è necessario documentare le riunioni senza prendere appunti manualmente. Lo strumento registra e trascrive automaticamente le riunioni e può persino riassumerle per te, in modo da avere una panoramica di ogni interazione con un cliente, un testimone e così via.
Microsoft OneNote: Prendere appunti digitali per la pratica legale
Se il tuo studio legale utilizza già la suite Microsoft 365 , allora OneNote è lo strumento ideale per prendere appunti per te. Con l'organizzazione tramite quaderni e sezioni, gli avvocati possono gestire senza problemi le loro note e i progetti a cui accedere.
Supporta anche note multimediali e consente di disegnare per sostituire la sensazione delle note scritte a mano, aggiungere annotazioni di immagini e creare registrazioni audio, il che può rendere le riunioni con i clienti e la presa di appunti un gioco da ragazzi.
Trello: Gestione di attività e progetti per professionisti legali
Trello è uno degli strumenti di gestione visiva dei progetti più noti e utilizza schede, elenchi e schede per aiutare a gestire i flussi di lavoro e monitorare i progressi dei dipendenti nelle attività. Questo è così intuitivo perché presenta un'interfaccia drag-and-drop, proprio come Jira, che puoi utilizzare per organizzare le attività e impostare le priorità. Inoltre, puoi anche usarlo per semplificare le riunioni e scegliere tra una gamma di modelli, come riunioni di team remote o settimanali, sessioni di brainstorming e altro ancora.
Slack: Comunicazione semplificata per i team legali
Slack è stato uno degli strumenti di collaborazione più richiesti in vari settori e sta lentamente diventando popolare anche tra i professionisti legali. Serve anche come strumento di gestione dei progetti che consente di condividere e discutere le attività sui singoli canali e di integrarsi con strumenti come Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jira, ecc. In totale, offre oltre 2.600 integrazioni tra cui scegliere.
CaseFleet: organizzazione delle prove e analisi dei casi
CaseFleet è un software di gestione dei casi che aiuta a semplificare tutti gli aspetti principali del tuo lavoro legale, inclusa la documentazione dei fatti dei testimoni del tuo caso, le questioni rilevanti e le prove chiave in un'interfaccia user-friendly. Il suo formato di costruzione cronologica consente di costruire su fascicoli di casi con linee temporali specifiche che possono aiutare a dimostrare la sequenza degli eventi e le prove a sostegno di ciascun fatto.
DocuSign: Firme digitali sicure per i documenti legali
DocuSign è uno strumento di firma elettronica che ti consente di firmare documenti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Una caratteristica fondamentale è che tutti i documenti sono crittografati, il che è fondamentale data la natura sensibile della documentazione legale.
Ancora più importante, i documenti firmati utilizzando uno strumento come DocuSign sono leciti e legalmente ammissibili come prova. Di conseguenza, non dovrai dedicare tempo a incontrare manualmente i clienti o altre persone per raccogliere le firme, semplificando il processo e massimizzando l'efficienza.
Come utilizzare i servizi di trascrizione come Transkriptor per la produttività legale?
Un servizio di trascrizione come Transkriptor offre immensi vantaggi per i professionisti legali, soprattutto perché lavorano in un settore che si basa sull'interazione umana sotto forma di riunioni. Sebbene molte di queste interazioni avvengano di persona, molte avvengono anche online. Indipendentemente dal mezzo, Transkriptor in grado di registrare trascrizioni dettagliate e accurate, in modo da avere una registrazione chiara di tutto ciò che viene discusso.
Vantaggi dell'utilizzo di Transkriptor per i servizi di trascrizione nella pratica legale
Transkriptor offre ai professionisti legali diversi vantaggi, i più importanti dei quali sono elencati di seguito:
- Risparmia tempo: i professionisti legali non devono più prendere appunti manualmente durante le riunioni, risparmiando così tempo e garantendo che le riunioni siano il più efficienti possibile.
- Maggiore attenzione ai dettagli: Transkriptor garantisce che ogni dettaglio, non importa quanto insignificante, venga catturato e trascritto per consentirti di fare affidamento su di te ogni volta che è necessario.
Migliorare l'efficienza con l'audio-to-text per i documenti legali
Come hai visto ormai, un posto di lavoro efficiente è molto più redditizio di uno che non lo è. Inoltre, porta a una forza lavoro più produttiva e coinvolta. Con l'audio-to-text per i documenti legali, puoi gestire in modo intuitivo tutte le tue interazioni verbali senza trascriverle manualmente. Ecco come puoi utilizzare Transkriptor per farlo:
Passaggio 1: apri il sito Web Transkriptor e fai clic su "Provalo gratuitamente".
Passaggio 2: crea un account utilizzando il tuo indirizzo e-mail e una password a tua scelta. Puoi anche scegliere di creare il tuo account utilizzando il tuo account Google esistente per rendere il processo più fluido.
Passo 3: Una volta effettuato l'accesso, verrai indirizzato alla dashboard Transkriptor , dove vedrai diversi modi per importare un file audio o video da trascrivere. Fare clic su "Registra". Seleziona le impostazioni di registrazione, video e audio nella finestra di dialogo visualizzata, quindi fai clic su "Registra".
Passaggio 4: Transkriptor inizierà automaticamente a registrare la tua riunione. Una volta terminato, puoi fare clic sull'icona di arresto nell'angolo in basso a sinistra e lo strumento elaborerà automaticamente la tua trascrizione per te. Questo ti verrà presentato con timestamp dettagliati e identificazione del parlante.
Suggerimenti per l'integrazione di app di produttività nei flussi di lavoro legali
Ci sono alcune cose fondamentali da ricordare quando integri le app di produttività nel tuo flusso di lavoro legale, soprattutto perché sei destinato a avere a che fare con molte informazioni altamente riservate e sensibili. Eccone alcuni.
Scegliere le app giuste per le tue esigenze legali
Ci sono vari fattori che dovrai considerare quando scegli un'app di produttività per il tuo studio legale, tra cui facilità d'uso e personalizzazione, sicurezza e crittografia e integrazioni. Dovresti considerare ciascuno di questi e assicurarti di consultare tutte le parti interessate all'interno della tua organizzazione prima di decidere.
Formazione dei team legali per utilizzare i nuovi strumenti in modo efficace
È fondamentale formare il team per assicurarsi che faccia un uso efficace degli strumenti di produttività per vedere un netto miglioramento dell'efficienza. I team dietro la maggior parte delle grandi app sono felici di fornirti una demo, quindi optare per essa può essere un passo nella giusta direzione.
Garantire la conformità e la sicurezza nella pratica legale con la tecnologia
Assicurati di scegliere un'app con le migliori misure di sicurezza per mantenere riservate le informazioni sui clienti e altri documenti. Dovresti anche assicurarti che l'uso di queste app sia in linea con gli adempimenti relativi alla sicurezza che sei legalmente obbligato a seguire.
Conclusione
L'integrazione di app di produttività negli studi legali può fare molto per massimizzare l'efficienza e aumentare l'accuratezza del prodotto di lavoro. Il tempo risparmiato con queste app consente ai team di concentrarsi maggiormente sulla strategia piuttosto che dedicare il proprio tempo ad attività manuali e improduttive. Questa guida ti ha fornito un elenco dettagliato di 10 delle migliori app di produttività per professionisti legali tra cui puoi scegliere.
Uno strumento come Transkriptor, ad esempio, può aiutare i professionisti legali a trascrivere accuratamente i registri delle riunioni legali e altre interazioni. Ciò elimina la presa manuale di appunti e massimizza la produttività, soprattutto quando si tratta di trascrizione con più parlanti .
