Pensabas que digitalizar tus documentos resolvería todos tus problemas. Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Ahora que el número de documentos digitales está creciendo, es posible que tenga problemas para gestionarlos. Pasa más tiempo buscando archivos extraviados y manejando sistemas desorganizados, lo que reduce la productividad y causa retrasos.
También se está perdiendo tiempo y aumentando los costes operativos. Este artículo proporciona todas las respuestas si está buscando una solución a este problema. Te ayudará a crear un sistema de documentación digital eficaz. Aprenderá algunas estrategias y consejos excelentes para agilizar el proceso.
Comprender los fundamentos de la documentación digital
La documentación digital puede ayudarte a almacenar y gestionar todos tus documentos de forma más segura. Puedes acceder a ellos cuando quieras. De hecho, Exploding Topics reveló que las empresas que dependen únicamente de la documentación manual perderían el 51% de sus ingresos. Antes de utilizar los documentos digitalizados, debe conocer sus fundamentos principales.
Componentes clave de una documentación eficaz
Estos son algunos de los componentes clave que debe recordar para una documentación eficaz:
- Claridad y coherencia: Asegúrese de que la información sea fácil de leer y tenga un formato coherente.
- Control de versiones: Con un sistema robusto, puede realizar un seguimiento adecuado de los cambios. Además, también puede acceder a las versiones anteriores.
- Accesibilidad: Los documentos deben estar a disposición de las personas autorizadas. Esto garantizará la usabilidad sin comprometer la seguridad.
- Capacidad de búsqueda: Una función de búsqueda funcional puede ayudarlo a localizar documentos específicos rápidamente, para que no tenga que perder tiempo.
Desafíos comunes de la documentación
Si bien conservar la documentación es beneficioso, puede plantear varios desafíos:
- Mala organización: Sin un sistema adecuado, los documentos se dispersarán y el proceso de recuperación llevará mucho tiempo.
- Confusión de versiones: Es posible que usted y sus equipos tengan dificultades con actualizaciones de documentos conflictivas si el control de versiones es inadecuado.
- Riesgos de seguridad: La información confidencial es vulnerable al acceso no autorizado o a violaciones sin las medidas de seguridad adecuadas.
- Ineficacia: Cuando los sistemas se sobrecargan, puede provocar una pérdida de tiempo y esfuerzo.
Beneficios de la documentación digital optimizada
Cuando se utiliza documentación sin papel, puede resultar beneficioso de varias maneras, como por ejemplo:
- Más productividad: El acceso rápido a documentos bien organizados reduce los retrasos y aumenta la eficiencia del equipo.
- Mejor colaboración: Las plataformas centralizadas te ayudarán a trabajar en varios documentos simultáneamente.
- Mayor seguridad: Las políticas y herramientas sólidas protegen los datos confidenciales al tiempo que mantienen la accesibilidad. Statista reveló que el 46% de las empresas pagan un rescate después de un ataque.
- Cumplimiento normativo: Un sistema bien gestionado le ayudará a cumplir con las normas y a minimizar los riesgos de cumplimiento.
Elementos esenciales de un sistema de documentación exitoso
Un sistema de documentación adecuado puede mejorar su flujo de trabajo. Ya sea que estés administrando proyectos u organizando archivos, una estrategia clara te ayudará a mantener fácilmente tus documentos. Además, también puede localizar y actualizar los documentos de manera más efectiva.
- Organizar tus documentos digitales: Cree un sistema de documentación exitoso agrupando los archivos de forma lógica.
- Configuración de convenciones de nomenclatura: Mantenga una nomenclatura de archivos coherente mediante un formato estándar con detalles relevantes.
- Creación de archivos con capacidad de búsqueda: Mejore la capacidad de búsqueda agregando palabras clave a sus documentos.
Organizar tus documentos digitales
En primer lugar, debes crear un sistema de documentación exitoso para organizar tus archivos. A continuación, asegúrese de agrupar los documentos correctamente por tipos de proyecto, clientes o fechas. Si está trabajando con otros miembros del equipo, asegúrese de que todos entiendan la estructura.
Configuración de convenciones de nomenclatura
Para evitar confusiones, los nombres de los archivos deben ser coherentes. Por lo tanto, se debe elegir un formato estándar que incluya detalles relevantes, especialmente AAAA-MM-DD. Este paso garantizará que todos puedan identificar rápidamente el estado y la ubicación de los documentos digitales.
Creación de archivos en los que se pueden realizar búsquedas
Incluso con un sistema bien organizado, aún necesita hacer que sus documentos sean más fáciles de buscar. La mejor manera de encontrar tu documentación digital es añadiendo palabras clave. Cuando su archivo crezca, la palabra clave ahorrará innumerables horas, ya que no tendrá que verificar todos los archivos.
Creación de su flujo de trabajo de documentación digital
Para crear un flujo de trabajo de documentación digital eficiente, hay que prestar mucha atención a la planificación. Esto significa elegir las herramientas adecuadas y centrarse en las directrices. De esta manera, puede mejorar los procesos de administración de archivos y mejorar la colaboración en equipo. A continuación, te explicamos cómo puedes crear tus flujos de trabajo de documentación digital.
- Elegir las herramientas adecuadas: Elija herramientas que se alineen con sus necesidades para mejorar los flujos de trabajo de documentos.
- Establecimiento de Normas de Documentación: Establezca pautas claras para la organización y el formato de los documentos digitales para mantener la coherencia.
- Implementación del control de versiones: Implemente un sistema de control de versiones con números de versión o marcas de tiempo.
Elegir las herramientas adecuadas
Debe elegir herramientas relevantes que lo ayuden a mejorar los flujos de trabajo. Asegúrate de tener en cuenta tus necesidades y las de tus equipos. De este modo, puede preseleccionar las herramientas más eficaces para el flujo de trabajo de la documentación. Por ejemplo, Transkriptor le permitirá crear bases de conocimiento para organizar información importante utilizando documentos.
Establecimiento de normas de documentación
Las normas claras garantizan que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía. Por lo tanto, debe crear directrices para la organización y el formato de los archivos a fin de mantener la coherencia. Puede pedir a sus equipos que sigan estándares específicos al nombrar y estructurar las carpetas. Esto te ayudará a evitar confusiones en el futuro.
Implementación del control de versiones
El control de versiones es esencial cuando varias personas trabajan en los mismos documentos. Dicho esto, es necesario implementar un sistema de control de versiones transparente. Al asignar un nombre a las versiones de archivo más recientes, debe incluir números de versión o marcas de tiempo. Lo mejor es usar Transkriptor, ya que la plataforma realiza un seguimiento de los cambios y le permite volver a visitar versiones anteriores de su trabajo.
Herramientas para la automatización de la documentación
La automatización le ayudará a gestionar su sistema de documentación con mayor precisión. Puede ahorrar tiempo y reducir los errores manuales. Además de eso, puede concentrarse en tareas de alto valor mientras los procesos repetitivos se encargan de sí mismos. Sin embargo, elegir las herramientas de gestión documental adecuadas puede parecer desalentador. Para ayudarte con el proceso, aquí tienes las 5 mejores opciones que debes tener en cuenta.
Funciones | Transkriptor | Templafy | ExperLogix | PandaDoc | HotDocs |
|---|---|---|---|---|---|
Función Principal | Transcripción precisa de audio a texto para una mayor flexibilidad | Automatización y gestión de documentos | Creación y gestión de documentos con integración CRM /ERP | Automatización de documentos con firma electrónica y colaboración | Automatización de la documentación digital e integración de sistemas |
Integración de claves | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Google y Outlook calendarios | Microsoft Office, Google Workspace, almacenamiento en la nube | CRM, sistemas ERP | CRM, herramientas de gestión de proyectos | Otros sistemas y plataformas empresariales |
Customization | Bases de conocimiento personalizadas y organización de documentos | Flujos de trabajo de aprobación de documentos, control de versiones | Flujos de trabajo personalizables | Plantillas de documentos, firmas electrónicas, colaboración en tiempo real | Flujos de trabajo personalizables |
Facilidad de uso | Fácil de rastrear los cambios y documentar el historial | Interfaz de usuario menos complicada | Curva de aprendizaje empinada | Quejas de los usuarios sobre la dificultad con la edición | Fácil de usar |
- Transkriptor : Transkriptor es una plataforma profesional de transcripción de audio a texto que puede ayudarlo a administrar y almacenar documentos digitales.
- Templafy : Templafy puede automatizar los procesos de gestión documental.
- ExperLogix : ExperLogix se integra con software CRM y ERP para agilizar la creación de documentos.
- PandaDoc : PandaDoc viene con funciones adicionales para mejorar los flujos de trabajo de documentos.
- HotDocs : HotDocs automatiza la documentación digital y se integra con otras plataformas.
1. Transkriptor
Transkriptor es una popular plataforma de audio a texto que puede manejar todas sus necesidades de transcripción. La plataforma le permitirá crear bases de conocimiento personalizadas utilizando transcripciones y documentos. Dependiendo de su plan, puede crear varias bases de conocimiento.
Además, Transkriptor viene con almacenamiento seguro y centralizado para mantener sus documentos organizados. Por lo tanto, puede acceder y administrar fácilmente todos sus archivos y carpetas. Como puede recuperar documentos importantes fácilmente, puede optimizar sus flujos de trabajo.
Además de eso, Transkriptor le permitirá realizar un seguimiento de los cambios en sus documentos. Además, la función Historial te ayudará a ver las versiones anteriores de tus documentos. Como resultado, puede hacer que la administración de contenido sea más flexible.
Características principales
- Generación de Transkriptor precisa: Transkriptor puede ayudarte a generar transcripciones muy precisas a partir de archivos de audio y vídeo. La plataforma se asegurará de que obtenga el texto transcrito en cuestión de minutos.
- Soporte multilingüe: Transkriptor admite 100+ idiomas. Por lo tanto, puede crear sus transcripciones en el idioma que desee.
- Excelentes integraciones: Puede integrar Transkriptor con Google Meet, Zoom y Microsoft Teams . También puedes sincronizar la plataforma con Google y Outlook calendarios.
- AI Asistente de chat: La función de asistente de chat AI puede resumir sus archivos de transcripción e informes. Además de extraer información clave, también puede hacer al AI cualquier pregunta. Puede utilizar cualquier plantilla específica para AI sugerencias o crear una nueva.
2. Templafy
En segundo lugar en la lista está Templafy . Este software de documentación digital te ayudará a automatizar y gestionar tu documentación de forma más eficaz. También se integra con Microsoft Office, Google Workspace y soluciones de almacenamiento en la nube. Además, viene con flujos de trabajo de aprobación de documentos y control de versiones. Sus equipos pueden crear documentos fácilmente. Sin embargo, sus precios no son transparentes.
3. ExperLogix
ExperLogix es otro sistema de gestión de documentación digital. Puede ayudarle a automatizar y agilizar los procesos de creación y gestión de documentos. Su sistema suele integrarse con diversas aplicaciones empresariales, como CRM y software ERP. Admite flujos de trabajo personalizables para mejorar la eficiencia. Con ExperLogix, no necesita preocuparse por la seguridad y las integraciones. Sin embargo, la curva de aprendizaje es demasiado empinada.
4. PandaDoc
PandaDoc es adecuado para profesionales que planean crear diferentes tipos de documentos. También obtendrá funciones adicionales como firmas electrónicas y colaboración en tiempo real. El sistema le ayudará a automatizar los flujos de trabajo de documentos y a reducir los errores manuales. También puede integrarse con varias herramientas de gestión de CRM y proyectos. Esto le ayudará a mejorar la eficiencia y a mantener el almacenamiento centralizado de documentos. Sin embargo, muchos usuarios se han quejado de dificultades al editar.
5. HotDocs
El último en la lista es HotDocs . Es una de las primeras herramientas del mercado en automatizar la documentación digital. Esta herramienta es altamente escalable, lo que resultará beneficioso a medida que sus necesidades crezcan con el tiempo. Puede integrarse con otros sistemas para una mejor gestión de datos y automatización del flujo de trabajo. La integración también es fluida y fluida. Sin embargo, sus planes de precios no son rentables.
Prácticas recomendadas para el mantenimiento de su sistema de documentación
Mantener un sistema de documentación eficaz significa que hay que esforzarse constantemente en él. Una vez que su sistema está configurado, es importante mantenerse relevante y organizado. Estas son algunas de las mejores prácticas de documentación para que su sistema de documentación funcione sin problemas:
- Auditorías y actualizaciones periódicas: Audite regularmente su documentación digital para eliminar archivos redundantes o innecesarios.
- Capacitación de los miembros del equipo: Asegúrese de que su equipo esté capacitado sobre la estructura y las características de los sistemas de documentación.
- Medición de la eficiencia de la documentación: Realice un seguimiento de métricas como el tiempo de recuperación de archivos y el uso de versiones anteriores para evaluar la efectividad.
Auditorías y actualizaciones periódicas
Recuerda que tu documentación digital no es algo que debas olvidar después de configurarla. Es necesario realizar auditorías periódicas para revisar la organización de los archivos. Esta es una de las formas más efectivas de eliminar documentos redundantes o innecesarios. Por lo tanto, cree un horario para estas auditorías, ya sea semanal o mensual. Asegúrese de que los materiales archivados sigan siendo accesibles, pero estén separados de los archivos activos. Esto evitará un sistema desordenado que ralentice la productividad.
Capacitación de los miembros del equipo
Incluso el mejor sistema de documentación puede fallar si los miembros de su equipo no saben cómo usarlo. Por lo tanto, tómese el tiempo para capacitar a su equipo sobre la estructura de la organización. Si alguien no sabe cómo acceder a versiones anteriores, entrénelo en esa parte específica. Con la formación adecuada, se pueden reducir los errores. Esto es cierto, especialmente cuando está incorporando nuevos miembros.Forbes reveló que el 29% de las empresas tienen dificultades con la incorporación de empleados.
Medición de la eficiencia de la documentación
Debe determinar si su sistema de documentación satisface sus necesidades. Necesita realizar un seguimiento de métricas específicas. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del tiempo para localizar archivos específicos o la frecuencia con la que las personas usan las versiones anteriores. Debe recopilar comentarios de su equipo para identificar los puntos débiles o las ineficiencias. Si tiene algún problema, debe resolverlo rápidamente. Esto asegurará que el sistema de documentación digital sea relevante para sus necesidades.
Conclusión
La creación de un sistema de documentación digital llevará un poco de tiempo. Sin embargo, una vez que lo hagas bien, podrás almacenar y gestionar fácilmente tu documentación digital. Usted y los miembros de su equipo no tienen que perder el tiempo buscando los documentos adecuados.
Transkriptor te permitirá crear transcripciones y guardar tus documentos sin ningún problema. Además, también Transkriptor te permitirá acceder a las versiones anteriores de tu trabajo. Por lo tanto, elija Transkriptor hoy para sus necesidades de documentación.