Преобразуването на глас в текст на Outlook е функция, която използва технология за разпознаване на реч и позволява гласово въвеждане. Той предлага различни предимства, като многоезична поддръжка, команди по пощата и команди за множество елементи.
За да разберете как да използвате глас към текст в Outlook, просто трябва да следвате някои основни стъпки. В това ръководство ще разгледате ръководство стъпка по стъпка за активиране на диктовка в Microsoft Outlook . Освен това открийте как инструменти като Transkriptor улесняват разширената транскрипция на имейли.
What Is Voice-to-Text on Outlook?
Гласовото въвеждане в Outlook използва онлайн разпознаване на говор, поддържано от услугите за говор Azure . Според проучване на Statista повечето очакват разпознаването на реч да се развива постепенно към перфектни преписи.
Overview of the Feature
Необходими са ви само интернет връзка, микрофон и курсор в текстово поле, за да използвате гласово въвеждане в Outlook . Освен това ви позволява да използвате език за гласово въвеждане, който се различава от този, който сте избрали за Windows . Можете да промените езика на въвеждане, за да превключите езиците за гласово въвеждане.
Speech-to-Text Integration in Outlook
Функцията за диктовка ви позволява да използвате преобразуване на реч в текст, за да създавате съдържание в Office. Това е бърз и лесен начин за изготвяне на имейли, изпращане на отговори и улавяне на тона. Функцията е достъпна в New Outlook, Classic Outlook, Outlook for Mac и в мрежата.
Accessibility Benefits
В Outlook има много функции за достъпност за гласово въвеждане. С инструмента за проверка на достъпността можете да се справите с проблемите с достъпността, докато пишете имейл съобщението си. Можете да добавяте алтернативни текстове към изображенията, така че хората, използващи екранни четци, да могат да слушат какво представлява изображението.
How to Enable Voice-to-Text in Outlook
Преобразуването на глас в текст в Outlook опростява изготвянето на имейли, като преобразува изговорените думи в текст. За да започнете да използвате тази функция, осигурете съвместимост и конфигурирайте настройките на микрофона и езика. Можете да следвате тези прости стъпки, за да активирате и увеличите максимално този инструмент за спестяване на време:
- Проверете съвместимостта: Уверете се, че сте абонат на Microsoft 365 и задайте говоримия си език, микрофон и автоматична пунктуация в настройките на Outlook .
- Активиране на диктовка: Щракнете върху "Диктуване", използвайте ALT +' или натиснете Windows + H за инструмента за диктовка Windows .
- Настройване на достъп до микрофона: Разрешете разрешенията за микрофон в настройките за поверителност и защита.
- Конфигуриране на език и команди: Изберете език и проверете наличните команди; Обърнете внимание на ограниченията за езиците за визуализация.
Step 1: Check Compatibility
Функцията за диктовка е достъпна само за Microsoft 365 абонати. За да активирате настройките за диктовка в Outlook, щракнете върху иконата на зъбно колело, за да видите наличните настройки. За говоримия език можете да преглеждате и променяте езиците в падащото меню. След това можете да преглеждате и променяте микрофона си.
Step 2: Activate Dictation
Можете да активирате функцията за диктовка, като щракнете върху бутона "Диктуване" в лентата с инструменти. Във версията New Outlook използвайте клавишната комбинация ALT +' или натиснете иконата на микрофон в лентата, за да възобновите диктовката.
Възможно е бутонът за диктуване в момента да не е наличен в някои Outlook визуализации за Windows . Въпреки това, все още можете да използвате функцията за диктовка, като използвате инструмента за диктовка Windows .
Step 3: Set Up Microphone Access
За да използвате микрофона си с приложения на Windows, трябва да включите някои разрешения в настройките за поверителност и защита. За да направите това, отидете на Старт, Настройки и Поверителност и защита. След това потърсете Микрофон в разрешенията на приложението и се уверете, че достъпът до микрофона е включен.
Step 4: Configure Language and Commands
Можете да изберете език от падащия списък за списък с команди, налични на всеки поддържан език. Моля, имайте предвид, че за английския език понастоящем се поддържат само пунктуация и символи, валута, математика и емотикони/лица. Има поддържани езици и езици за предварителен преглед.
Step-by-Step Guide to Using Voice-to-Text on Outlook
Преобразуването на глас в текст в Outlook прави създаването на имейли по-ефективно, като превръща речта в текст. Можете да изготвяте, редактирате и изпращате имейли със свободни ръце с прости стъпки. Ето ръководство стъпка по стъпка за използване на глас към текст на Outlook :
Step 1: Open a New Email
Отидете на Microsoft Outlook и започнете нов имейл. Изберете основния текст на съобщението, отидете в раздела Съобщение и изберете Диктуване. В Outlook за Mac стартирайте нов имейл или отговорете. След това отидете на Съобщение и след това Диктуване. Уверете се, че сте влезли в Microsoft 365 на устройство с микрофон.
Step 2: Start Dictating
С помощта на Mac можете също да започнете диктовка с клавишната комбинация: ⌥ (Опция) + F1. В мрежата отидете в раздела Съобщение и изберете Диктуване. След това изчакайте бутонът Диктуване да се включи, започнете да слушате и започнете да говорите, за да видите текста да се появи на екрана.
Step 3: Use Voice Commands for Editing
В допълнение към простото изговаряне на съдържанието, можете да говорите команди за добавяне на препинателни знаци и въвеждане на специални знаци. За редактиране и форматиране можете да използвате гласови команди. Някои често срещани гласови коментари включват: изтриване, изтриване на това, изтриване на последните [1-100] думи/изречения, вмъкване на интервал и назад.
Step 4: Review and Send
Всеки път, когато събирате различни хора с различни програми и мнения, трябва да им предложите начин да си сътрудничат прозрачно. Само когато всеки може да види всичко, което се случва и да го разбере на едно и също място и по същия начин, процесът на преглед и одобрение на имейли ще бъде прозрачен, рационализиран и ефективен.
Features of Outlook’s Voice-to-Text Tool
Инструментът за преобразуване на глас в текст Outlook предлага набор от мощни функции за подобряване на производителността и достъпността. Ето някои функции на инструмента за преобразуване на глас в текст Outlook :
Multilingual Support
Преди да започнете, трябва да проверите езиците, които вашата Windows версия поддържа. В Windows 11 някои от поддържаните езици са: български, китайски, хърватски, чешки, датски, холандски, английски, естонски и др. За да превключите езиците за гласово въвеждане, трябва да промените езика на въвеждане.
За да направите това, изберете превключвателя на езика в ъгъла на лентата на задачите. След това натиснете клавиша с логото Windows + интервал на клавиатурата. Накрая натиснете превключвателя на езика в долния десен ъгъл на сензорната клавиатура.
Accessibility Options
Microsoft 365 приложения, за да ви е по-лесно и удобно да виждате нещата на екрана. Ако цветовете на екрана са твърде ярки, опитайте да включите нощната светлина. Той променя цветовата температура на екрана, показвайки по-топли цветове, които са по-лесни за очите ви. Ако се занимавате с далтонизъм (дефицит на цветно зрение според Cleveland Clinic ), Windows идва с предварително проектирани филтри за цветна слепота.
Integration with Microsoft Office Suite
Microsoft ви позволява да диктувате документите си с помощта на различни офис инструменти. Можете да диктувате Word документи, Outlook имейли и OneNote бележки. За да използвате диктовка в Word, отворете нов или съществуващ документ и отидете на Начало > диктуване. Включете бутона за диктуване и започнете да говорите. Можете да следвате подобни стъпки в OneNote, за да създавате чернови, да записвате бележки и да правите коментари.
Using Transkriptor for Advanced Email Transcription
Transkriptor използва AI и произвежда висококачествени транскрипции. Неговите най-съвременни алгоритми могат да спестят много време и усилия. Ето ръководство стъпка по стъпка за използване на Transkriptor за разширена транскрипция на имейли:
Step 1: Upload Your Audio to Transkriptor
Записвайте аудио с помощта на гласовото приложение на телефона или компютъра си. След като го направите, влезте в Transkriptor, като използвате Gmail си и влезте в таблото за управление. След това ще бъдете пренасочени към страницата "Изберете вашия език".
Можете да търсите на вашия език сред 100+ налични езика от лентата за търсене. Кликнете върху напред и качете/запишете гласа си. Можете да запишете гласа си директно с Transkriptor и да го конвертирате в текст. Като втора опция можете да качите аудио файл от локалното си устройство, за да го транскрибирате.
Step 2: Generate Accurate Transcripts
След като файлът бъде качен, Transkriptor ще генерира преписа. Можете да получите достъп до стенограмата на страницата на редактора. Можете да намерите библиотеката с шаблони от лявата страна на лентата на задачите. Можете да напишете нещо или да натиснете "интервал" за Al и "/" за команди. Натиснете интервал и въведете "създаване на добре форматиран имейл" в същата лента на задачите.
Step 3: Edit and Format the Transcript
След като имате шаблон за имейл, можете да го персонализирате според вашите нужди. От лявата страна на лентата на задачите можете да щракнете върху иконата с три реда, за да форматирате шаблона за имейл. Можете да използвате заглавки, списъци, списъци със задачи, цитати или код. Можете също да добавите връзка, като щракнете върху иконата на хипервръзка до иконата с три реда.
Step 4: Copy and Paste into Outlook
Щракнете върху иконата "копиране" в същата колона на лентата на задачите, за да копирате имейла. Ако желаете да направите допълнителни промени, можете да го направите чрез достъп до функциите, които Transkriptor предоставя. Можете да щракнете върху "отмяна" или "повторение", за да направите корекции.
За да подобрите форматирането, можете да "Получер", "Подчертай" или "Курсив" на текста. Като кликнете върху иконата "Бележка за изтегляне", можете да изтеглите имейла в Word или текстов формат, за да го запазите за бъдеща употреба.
Step 5: Save Time with Batch Transcription
Transkriptor ви позволява да транскрибирате няколко аудио съобщения наведнъж. Отидете на таблото за управление, щракнете върху "Транскрибиране на аудио или видео файл" и качете множество аудио файлове.
Той поддържа различни формати, включително MP3, MP4, WAV, AAC, M4A, WEBM, FLAC, OPUS, AVI, M4V, MPEG, MOV, OGV, MPG, WMV, OGM, OGG, AU, WMA, AIFF, OGA, AMR и MKV . Можете да генерирате транскрипции, за да управлявате голям обем имейли.
Tips for Maximizing Voice-to-Text on Outlook
Според AbilityNet стандартните технологии, включително програмите за разпознаване на глас, могат да помогнат на хората с дислексия. Използването на правилните техники и инструменти за максимално разпознаване на реч обаче е от съществено значение.
- Говорете ясно: Произнасяйте думите бавно и ясно и се записвайте, за да проследите подобрението.
- Използвайте висококачествен микрофон: Изберете микрофон с шумопотискане, за да намалите околния шум и да заснемете по-ясен звук.
- Запознайте се с командите: Научете гласови команди за бързи действия като изпращане на имейли, добавяне на получатели и коригиране на теми.
- Комбинирайте с Transkriptor : Използвайте Transkriptor за транскрибиране на аудио и автоматично изпращане на добре форматирани имейли чрез Outlook .
Speak Clearly
Говорете бавно и ясно, произнасяйки всяка дума и звук. Избягвайте да бързате с изреченията, защото това ще направи произношението ви неясно. Забавянето ви помага да се концентрирате върху правилните звуци и прави речта ви по-очевидна. Можете да се записвате, докато се упражнявате в говоренето.
Use a High-Quality Microphone
Шумопотискащият микрофон съдържа два или повече микрофона, които улавят звук от различни посоки. Основният микрофон обикновено е насочен към устата ви. Вторичните микрофони улавят околния шум от всички посоки. В съчетание с някои цифрови алгоритми, те "изваждат" околния шум от уравнението, оставяйки само гласа ви.
Familiarize Yourself with Commands
Някои от командите за поща, с които трябва да се запознаете, са изпращане на имейл, изпращане на имейл -> да, изпращане на имейл -> отказ, добавяне
Combine with Tools Like Transkriptor
С помощта на Transkriptor можете автоматично да изпращате нови транскрипции като Outlook прикачени файлове. След като транскрипцията бъде завършена в Transkriptor, тя автоматично ще бъде изпратена като прикачен файл към имейл чрез Outlook . Transkriptor може да транскрибира множество аудио файлове в текст и също така да създава добре форматирани имейли. Това спестява време, което ви позволява да правите групови имейли за по-малко време.
Conclusion: Simplify Email Writing with Voice-to-Text and Transkriptor
Преобразуването на глас в текст в Outlook революционизира изготвянето на имейли, като интегрира разширени възможности за преобразуване на реч в текст. Transkriptor подобрява интеграцията на реч в текст в Outlook имейли, като предоставя точни транскрипции. Неговата функция за пакетна транскрипция и интеграция с Outlook за автоматизирани прикачени файлове към имейли го правят безценен инструмент. Чрез използване на инструменти за транскрипция на имейли в Outlook като Transkriptor, потребителите могат да спестят време, да повишат ефективността и да поддържат точност.