Nhờ trí tuệ nhân tạo và sự gia tăng của các công cụ năng suất, bạn có thể biến những gì nếu không sẽ là một tập hợp các nhiệm vụ tẻ nhạt thành một phần của quy trình làm việc có tổ chức. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá 10 ứng dụng năng suất dành cho các chuyên gia pháp lý có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ của bạn và tối đa hóa hiệu quả của bạn để bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng vào các khía cạnh chiến lược hơn trong vai trò của mình.
Tại sao các chuyên gia pháp lý cần các ứng dụng năng suất?
Nghề luật sư được biết đến trên toàn thế giới là đòi hỏi khắt khe, với lịch trình chặt chẽ và những gì có vẻ như là sự cân bằng gần như không thể giữa sự xuất hiện trong phòng xử án, các cuộc họp khách hàng và các ứng dụng cộng tác cho luật sư , trong số những thứ khác. Trong bối cảnh này, có hai lý do chính khiến các chuyên gia pháp lý cần các ứng dụng năng suất. Chúng được mô tả trong các tiểu mục dưới đây.
Nâng cao hiệu quả hành nghề luật sư
Nơi làm việc hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của nhân viên, do đó, làm tăng lợi nhuận. Nghiên cứu của Gallup cho thấy các nhóm hiệu quả có lợi nhuận cao hơn 21% so với các đối tác của họ và nguyên tắc tương tự này áp dụng cho thực tiễn pháp luật. Các công cụ năng suất có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ mà nếu không sẽ được hoàn thành theo cách thủ công, tối đa hóa hiệu quả và sự tham gia, bao gồm cả việc sử dụng các dịch vụ phiên âm cho luật sư .
Quản lý khối lượng lớn tài liệu pháp lý và nghiên cứu
Là một chuyên gia pháp lý, bạn hoàn toàn nhận thức được ngành công nghiệp của bạn nặng về tài liệu hoặc giấy tờ như thế nào và sàng lọc tất cả các tài liệu này để tìm những gì có liên quan thường có thể là một thách thức. Các công cụ năng suất cung cấp một cách hiệu quả để ghi lại và quản lý khối lượng tài liệu lớn như vậy, giúp chúng dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
Các tính năng chính cần tìm trong Ứng dụng năng suất dành cho chuyên gia pháp lý là gì?
Giống như bất kỳ ứng dụng hoặc công cụ nào khác, ứng dụng năng suất phải cung cấp một số tính năng nhất định đáng để đầu tư, đặc biệt là trong ngành pháp lý đòi hỏi cao. Dưới đây là một vài trong số các tính năng chính này được giải thích.
Bảo mật và bảo mật thông tin pháp lý
Ứng dụng năng suất phải cung cấp các điều khoản bảo mật đảm bảo tính bảo mật của tài liệu pháp lý nhạy cảm. Chúng bao gồm sao lưu dữ liệu, cơ chế mã hóa và thủ tục đăng nhập an toàn, rất quan trọng vì nghề luật sư dựa vào tính bảo mật tối đa.
Tích hợp với phần mềm và công cụ pháp lý hiện có
Ứng dụng lý tưởng phải tích hợp liền mạch với ngăn xếp công nghệ hiện có của hành nghề luật sư của bạn. Việc sử dụng các công cụ khác nhau yêu cầu đăng nhập cá nhân thường cản trở năng suất, đó là lý do tại sao công cụ năng suất bạn chọn phải cung cấp tất cả các tích hợp chính, bao gồm cả những tích hợp có phần mềm và công cụ pháp lý chính.
Các tùy chọn tùy chỉnh và thân thiện với người dùng
Bất kỳ ứng dụng hoặc phần mềm nào cũng có thể nâng cao hiệu quả chỉ khi nó được thiết kế trực quan và thân thiện với người dùng. Không có tính năng hoặc tùy chọn nào trong phần mềm phải mất nhiều hơn một vài cú nhấp chuột để truy cập và nó phải được mã hóa để đảm bảo khả năng phản hồi tối đa.
Nó cũng phải được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cá nhân. Các nhóm hoặc người dùng phải có khả năng tùy chỉnh ứng dụng và bố cục của ứng dụng theo sở thích của họ để đảm bảo hiệu quả tối đa.
10 ứng dụng năng suất hàng đầu dành cho các chuyên gia pháp lý
Với tầm quan trọng và các tính năng chính của các ứng dụng năng suất pháp lý, bây giờ chúng tôi sẽ đưa bạn qua 10 ứng dụng tốt nhất mà bạn có thể xem xét cho hành nghề luật sư của mình. Chúng bao gồm các công cụ có thể tạo ghi chú cuộc họp cho các nhóm pháp lý, cung cấp dịch vụ chuyển giọng nói thành văn bản hoặc phiên âm, v.v.
Transkriptor: Hợp lý hóa dịch vụ phiên âm cho các tài liệu pháp lý
Việc sao chép thủ công các cuộc họp và lắng đọng có thể là một thách thức và có khả năng bỏ lỡ các chi tiết chính. Transkriptor cung cấp các dịch vụ phiên âm đáng tin cậy nhất cho các chuyên gia pháp lý xác định chính xác từng người nói và thêm dấu thời gian dựa trên sở thích của bạn. Sau đó, bản chép lời tự động có thể cho phép bạn tập trung vào phân tích và chuẩn bị trường hợp trong khi chia sẻ liền mạch bản chép lời với nhóm của bạn.
Clio: Phần mềm quản lý thực hành toàn diện
Clio là một phần mềm quản lý thực hành toàn diện cho phép bạn quản lý các trường hợp, tạo dự án, theo dõi thời gian, quản lý thanh toán và xem tất cả thông tin khách hàng trong một giao diện trực quan duy nhất. Nó cung cấp tích hợp rộng rãi với hơn 200 công cụ và phần mềm, vì vậy bạn có thể quản lý tất cả các hoạt động chính từ một thiết bị duy nhất.
Evernote: Tổ chức ghi chú cuộc họp và tài liệu nghiên cứu
Evernote đã là một yếu tố chính của ngành công nghiệp pháp lý trong vài năm nay là một trong những lựa chọn hàng đầu để ghi lại các ghi chú và ghi âm khi đang di chuyển. Ngoài việc chụp và lưu ghi chú và ghi âm, Evernote còn tích hợp với máy ảnh điện thoại thông minh của mình để bạn có thể chụp và chỉnh sửa tài liệu, bảng trắng và các thủ tục giấy tờ khác.
Khái niệm: Không gian làm việc cộng tác cho các nhóm pháp lý
Notion là một không gian làm việc trực quan, hợp tác, tất cả trong một mà các chuyên gia pháp lý có thể quản lý các dự án và nhiệm vụ, cộng tác với các đồng nghiệp của họ, sắp xếp thông tin và thậm chí ghi chú. Nó cũng có ích khi sắp xếp hồ sơ trường hợp và theo dõi thời hạn để đảm bảo bạn luôn đúng tiến độ. Với 75+ tích hợp, bạn có thể truy cập tất cả các công cụ và phần mềm khác trong ngăn xếp công nghệ của mình từ một giao diện trực quan, duy nhất.
Otter.AI: AI Trợ lý cuộc họp dành cho các chuyên gia pháp lý
Otter.AI là một công cụ khác để kết hợp lời nói thành văn bản trong thực tiễn pháp luật. Trợ lý cuộc họp hoạt động trên nền tảng AInày rất hữu ích khi bạn cần ghi lại các cuộc họp mà không cần ghi chú theo cách thủ công. Công cụ này tự động ghi lại và phiên âm các cuộc họp và thậm chí có thể tóm tắt chúng cho bạn, vì vậy bạn có cái nhìn tổng quan về mọi tương tác với khách hàng, nhân chứng, v.v.
Microsoft OneNote: Ghi chú kỹ thuật số cho hành nghề luật sư
Nếu hành nghề luật sư của bạn đã sử dụng bộ Microsoft 365 , thì OneNote là công cụ ghi chú lý tưởng cho bạn. Với việc tổ chức thông qua sổ ghi chép và các phần, luật sư có thể quản lý liền mạch các ghi chú và dự án của họ để truy cập.
Nó cũng hỗ trợ ghi chú đa phương tiện và cho phép bạn phác thảo để thay thế cảm giác của ghi chú viết tay, thêm chú thích hình ảnh và tạo bản ghi âm, tất cả đều có thể giúp các cuộc họp của khách hàng và ghi chú trở nên dễ dàng.
Trello: Quản lý nhiệm vụ và dự án cho các chuyên gia pháp lý
Trello là một trong những công cụ quản lý dự án trực quan nổi tiếng nhất và sử dụng bảng, danh sách và thẻ để giúp quản lý quy trình làm việc và theo dõi tiến độ của nhân viên trong các nhiệm vụ. Điều này rất trực quan vì nó có giao diện kéo và thả, giống như Jira, mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp các tác vụ và đặt mức độ ưu tiên. Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng nó để hợp lý hóa các cuộc họp và chọn từ một loạt các mẫu, chẳng hạn như các cuộc họp nhóm từ xa hoặc hàng tuần, các phiên động não, v.v.
Slack: Giao tiếp hợp lý cho các nhóm pháp lý
Slack là một trong những công cụ cộng tác được yêu cầu nhiều nhất trong các ngành khác nhau và nó cũng dần trở nên phổ biến trong các chuyên gia pháp lý. Nó cũng phục vụ như một công cụ quản lý dự án cho phép bạn chia sẻ và thảo luận các nhiệm vụ trên các kênh riêng lẻ và tích hợp với các công cụ như Zapier, Google Meet, Zoom, Gmail, Jira, v.v. Tổng cộng, nó cung cấp hơn 2,600 tích hợp mà bạn có thể chọn.
CaseFleet: Tổ chức bằng chứng và phân tích trường hợp
CaseFleet là một phần mềm quản lý hồ sơ giúp hợp lý hóa tất cả các khía cạnh chính trong công việc pháp lý của bạn, bao gồm ghi lại các sự kiện của các nhân chứng vụ án, các vấn đề liên quan và bằng chứng chính trong giao diện thân thiện với người dùng. Định dạng xây dựng theo trình tự thời gian của nó cho phép bạn xây dựng trên các hồ sơ vụ án với các mốc thời gian cụ thể có thể giúp chứng minh chuỗi sự kiện và bằng chứng để hỗ trợ từng sự kiện.
DocuSign: Chữ ký số an toàn cho các văn bản pháp lý
DocuSign là một công cụ chữ ký điện tử cho phép bạn ký tài liệu từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Một tính năng chính là tất cả các tài liệu đều được mã hóa, điều này rất quan trọng do tính chất nhạy cảm của tài liệu pháp lý.
Quan trọng nhất, các tài liệu được ký bằng một công cụ như DocuSign là hợp pháp và được chấp nhận về mặt pháp lý làm bằng chứng. Do đó, bạn sẽ không phải mất thời gian họp thủ công với khách hàng hoặc các cá nhân khác để thu thập chữ ký, hợp lý hóa quy trình và tối đa hóa hiệu quả.
Làm thế nào để sử dụng các dịch vụ phiên âm như Transkriptor cho năng suất pháp lý?
Một dịch vụ phiên âm như Transkriptor mang lại lợi ích to lớn cho các chuyên gia pháp lý, đặc biệt là vì họ làm việc trong một ngành công nghiệp xoay quanh sự tương tác của con người dưới dạng các cuộc họp. Trong khi nhiều tương tác trong số này xảy ra trực tiếp, nhiều tương tác cũng diễn ra trực tuyến. Bất kể phương tiện nào, Transkriptor có thể ghi lại bảng điểm chi tiết và chính xác, vì vậy bạn có một bản ghi rõ ràng về mọi thứ được thảo luận.
Lợi ích của việc sử dụng Transkriptor cho các dịch vụ phiên âm trong hành nghề luật sư
Transkriptor cung cấp cho các chuyên gia pháp lý một số lợi ích, trong đó quan trọng nhất được liệt kê dưới đây:
- Tiết kiệm thời gian: Các chuyên gia pháp lý không còn phải ghi chú thủ công trong các cuộc họp, do đó tiết kiệm thời gian và đảm bảo các cuộc họp hiệu quả nhất có thể.
- Chú ý nhiều hơn đến chi tiết: Transkriptor đảm bảo rằng mọi chi tiết, dù không đáng kể đến đâu, đều được ghi lại và sao chép để bạn dựa vào bất cứ khi nào cần.
Nâng cao hiệu quả với âm thanh thành văn bản cho các văn bản pháp lý
Như bạn đã thấy, một nơi làm việc hiệu quả có lợi hơn nhiều so với một nơi không có. Nó cũng dẫn đến một lực lượng lao động năng suất và gắn kết hơn. Với âm thanh thành văn bản cho các tài liệu pháp lý, bạn có thể quản lý trực quan tất cả các tương tác bằng lời nói của mình mà không cần sao chép chúng theo cách thủ công. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Transkriptor để thực hiện việc này:
Bước 1: Mở trang web Transkriptor và nhấp vào 'Dùng thử miễn phí'.
Bước 2: Tạo tài khoản bằng địa chỉ email và mật khẩu bạn chọn. Bạn cũng có thể chọn tạo tài khoản của mình bằng tài khoản Google hiện có để làm cho quá trình liền mạch hơn.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển Transkriptor , nơi bạn sẽ thấy nhiều cách để nhập tệp âm thanh hoặc video để phiên âm. Nhấp vào 'Ghi'. Chọn cài đặt ghi, video và âm thanh trong hộp thoại xuất hiện, sau đó nhấp vào 'Ghi'.
Bước 4: Transkriptor sẽ tự động bắt đầu ghi lại cuộc họp của bạn. Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể nhấp vào biểu tượng dừng ở góc dưới cùng bên trái và công cụ sẽ tự động xử lý bảng điểm cho bạn. Điều này sẽ được trình bày cho bạn với dấu thời gian chi tiết và nhận dạng người nói.
Mẹo tích hợp ứng dụng năng suất vào quy trình làm việc hợp pháp
Có một vài điều quan trọng cần nhớ khi bạn tích hợp các ứng dụng năng suất vào quy trình làm việc pháp lý của mình, đặc biệt là vì bạn chắc chắn phải xử lý nhiều thông tin nhạy cảm và bí mật cao. Dưới đây là một vài.
Chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu pháp lý của bạn
Có nhiều yếu tố khác nhau bạn sẽ cần xem xét khi chọn một ứng dụng năng suất cho thực tiễn pháp lý của mình, bao gồm tính thân thiện với người dùng và khả năng tùy chỉnh, bảo mật và mã hóa cũng như tích hợp. Bạn nên xem xét từng điều này và đảm bảo bạn tham khảo ý kiến của mọi bên liên quan trong tổ chức của bạn trước khi quyết định.
Đào tạo đội ngũ pháp lý để sử dụng các công cụ mới một cách hiệu quả
Điều quan trọng là bạn đào tạo nhóm của mình để đảm bảo họ sử dụng hiệu quả các công cụ năng suất để thấy sự cải thiện rõ rệt về hiệu quả. Các nhóm đằng sau hầu hết các ứng dụng lớn đều sẵn lòng cung cấp cho bạn bản demo, vì vậy việc chọn nó có thể là một bước đi đúng hướng.
Đảm bảo tuân thủ và bảo mật trong thực tiễn pháp lý với công nghệ
Đảm bảo rằng bạn chọn một ứng dụng có các biện pháp bảo mật tốt nhất để giữ bí mật thông tin khách hàng và các tài liệu khác. Bạn cũng nên đảm bảo rằng việc sử dụng các ứng dụng này phù hợp với mọi tuân thủ liên quan đến bảo mật mà bạn bị ràng buộc về mặt pháp lý phải tuân theo.
Kết thúc
Kết hợp các ứng dụng năng suất trong thực tiễn pháp lý có thể đi một chặng đường dài trong việc tối đa hóa hiệu quả và tăng độ chính xác của sản phẩm công việc của bạn. Thời gian tiết kiệm được với các ứng dụng này cho phép các nhóm tập trung nhiều hơn vào chiến lược hơn là dành thời gian cho các nhiệm vụ thủ công, không hiệu quả. Hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn danh sách chi tiết 10 ứng dụng năng suất tốt nhất dành cho các chuyên gia pháp lý mà bạn có thể chọn.
Ví dụ, một công cụ như Transkriptorcó thể giúp các chuyên gia pháp lý phiên âm chính xác hồ sơ cuộc họp pháp lý và các tương tác khác. Điều này giúp loại bỏ việc ghi chú thủ công và tối đa hóa năng suất, đặc biệt là khi phiên âm với nhiều loa .
