Hãy tưởng tượng bạn đang gọi điện với một trong những khách hàng cao cấp của mình. Họ đang thảo luận một số điểm quan trọng về hoạt động của họ với bạn. Bạn nghĩ rằng bạn có thể ghi nhớ mọi thứ, vì vậy bạn không ghi chú. Tuy nhiên, sau cuộc gọi, bạn nhận ra mình không nhớ một số chi tiết quan trọng.
Gọi lại cho khách hàng của bạn và hỏi thông tin chi tiết chính xác sẽ khiến bạn trông không chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với nền tảng phiên âm cuộc gọi của khách hàng, bạn có thể ghi lại thông tin chi tiết và nghe chúng bất cứ lúc nào. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu tầm quan trọng của việc sử dụng nền tảng phiên âm giọng nói thành văn bản cho các cuộc gọi và cuộc họp kinh doanh. Bạn cũng sẽ thấy cách Transkriptor có thể giúp bạn phiên âm các cuộc gọi và cuộc họp một cách hoàn hảo.
Hiểu về phiên âm cuộc gọi của khách hàng
Phiên âm các cuộc gọi của khách hàng sẽ giúp bạn chuyển đổi các cuộc trò chuyện bằng lời nói thành văn bản bằng văn bản. Bằng cách này, bạn có thể lưu các chi tiết cần thiết để tham khảo trong tương lai. Hơn nữa, bạn có thể cải thiện độ chính xác và đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên các cuộc trò chuyện được ghi lại.
Tại sao nên phiên âm cuộc gọi của khách hàng
Ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp bạn tránh mất các chi tiết quan trọng từ các cuộc trò chuyện của mình. Bạn sẽ có một hồ sơ bằng văn bản về mọi thứ bạn đã thảo luận với khách hàng. Bạn có thể xem lại bản ghi âm cuộc gọi của khách hàng sau để rõ ràng và ít hiểu lầm.
Lợi ích của hoạt động kinh doanh
Phiên âm sẽ giúp bạn tạo các bản ghi có thể tìm kiếm về các tương tác của khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện quy trình nội bộ và đào tạo người quản lý hoặc đội ngũ bán hàng. Sau đó, họ có thể đưa ra các chiến lược hiệu quả hơn, dẫn đến hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Tác động đến mối quan hệ khách hàng
Phiên âm cuộc gọi chuyên nghiệp sẽ giúp bạn cung cấp dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa hơn. Bạn có thể chú ý hơn đến nhu cầu của họ và giải quyết các điểm khó khăn của họ một cách hiệu quả. Hơn nữa, hồ sơ chính xác sẽ giúp bạn theo dõi khách hàng của mình một cách dễ dàng.Help Scout tiết lộ rằng 89% khách hàng thích trải nghiệm được cá nhân hóa.
Nhu cầu tuân thủ và tài liệu
Ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp bạn đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định. Điều này đảm bảo tính minh bạch và có thể rất quan trọng trong các tranh chấp pháp lý hoặc kiểm toán. Tài liệu thích hợp hỗ trợ trách nhiệm giải trình và giảm rủi ro không tuân thủ.
Hướng dẫn từng bước để sử dụng Transkriptor cho cuộc gọi của khách hàng
Transkriptor là một trong những phần mềm phiên âm cuộc gọi khách hàng phổ biến nhất. Bạn có thể tích hợp nó với Zoom, Google Meet hoặc MS Teams để ghi và tạo phiên âm tự động. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để thực hiện phiên âm.
Bước 1: Thiết lập tài khoản của bạn
Đầu tiên, bạn cần tạo một tài khoản. Nhấp vào tùy chọn'Đăng nhập / Đăng ký'. Sau đó nhấp vào tùy chọn'Tiếp tục với Google' để tạo tài khoản Transkriptor của bạn. Sau khi hoàn tất, nền tảng sẽ chuyển hướng bạn đến trang bảng điều khiển chính.
Bước 2: Định cấu hình cài đặt ghi âm
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn'Tham gia cuộc họp Teams, Zoom hoặc Google Meets' từ bảng điều khiển. Nhấp vào nó sẽ mở ra một cửa sổ bật lên nơi bạn có thể dán liên kết cuộc họp. Bạn cũng có thể tùy chỉnh ngôn ngữ cuộc họp.
Bước 3: Bắt đầu ghi âm cuộc gọi
Khi bạn nhấp vào'Bắt đầu ghi âm', bạn sẽ nhận được thông báo rằng Transkriptor đang tham gia cuộc gọi. Nền tảng sẽ cho bạn biết nó đang ghi âm cuộc gọi và sẽ cung cấp cho bạn bản ghi âm sau khi hoàn tất. Đảm bảo bạn cho phép bot tham gia cuộc họp của bạn.
Bước 4: Các tính năng phiên âm chính xác
Sau khi tắt cuộc gọi khách hàng, bạn cần truy cập phần'Tệp' của bảng điều khiển. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy các cuộc họp gần đây của mình. Nhấp vào một để xem văn bản được phiên âm. Bạn có thể điều chỉnh loa hoặc chỉnh sửa văn bản để sửa bất kỳ điểm không chính xác nào.
Bước 5: Xử lý sau cuộc gọi
Sau khi bạn kiểm tra chéo bản ghi âm, hãy nhấp vào biểu tượng'Tải xuống' ở trên cùng bên phải màn hình để xuất nó. Transkriptor sẽ cho phép bạn xuất văn bản của mình ở nhiều định dạng như PDF, TXT, DOCX, v.v. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc sử dụng bất kỳ công cụ chuyển đổi nào sau này.
Các phương pháp hay nhất để ghi âm cuộc gọi của khách hàng
Khi ghi âm các cuộc gọi của khách hàng, bạn phải chú ý để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả. Bạn cần tuân theo một số phương pháp phiên âm cuộc gọi bán hàng. Những thực hành này sẽ giúp bạn tạo ra các hồ sơ có giá trị trong khi tôn trọng các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức.
- Yêu cầu pháp lý và sự đồng ý: Đảm bảo tuân thủ luật đồng ý của địa phương trước khi ghi âm cuộc gọi của khách hàng.
- Tối ưu hóa chất lượng âm thanh: Sử dụng thiết bị chất lượng cao và đảm bảo phát biểu rõ ràng từ cả hai bên.
- Nghi thức nghề nghiệp: Duy trì nghi thức nghề nghiệp bằng cách giao tiếp tôn trọng.
- Các biện pháp bảo mật dữ liệu: Thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu để bảo vệ các cuộc gọi đã ghi âm.
Yêu cầu pháp lý và sự đồng ý
Trước khi ghi âm cuộc gọi của khách hàng, bạn phải tuân thủ luật pháp địa phương về sự đồng ý. Bạn cần thông báo cho khách hàng của mình rằng bạn sẽ ghi âm các cuộc gọi và xin phép rõ ràng của họ. Hiểu các yêu cầu pháp lý sẽ bảo vệ bạn khỏi mọi tranh chấp pháp lý không lường trước được.
Tối ưu hóa chất lượng âm thanh
Tạo phiên âm cuộc gọi của khách hàng với chất lượng âm thanh kém sẽ không hoạt động. Để tối ưu hóa chất lượng âm thanh, bạn cần sử dụng thiết bị chất lượng cao. Đảm bảo cả hai bên nói rõ ràng và điều chỉnh cài đặt để ghi lại giọng nói chính xác. Điều này sẽ dẫn đến phiên âm tốt hơn và xem xét các cuộc gọi đơn giản hơn.
Nghi thức chuyên nghiệp
Để duy trì nghi thức nghề nghiệp, bạn phải giao tiếp một cách tôn trọng. Ngay cả khi bạn ghi âm các cuộc gọi công việc, bạn vẫn phải chú ý đến khách hàng của mình. Sự chuyên nghiệp này sẽ thể hiện cam kết của bạn trong việc giải quyết vấn đề của họ. Hơn nữa, ghi âm các cuộc gọi kinh doanh sẽ có tác dụng tích cực.
Các biện pháp bảo mật dữ liệu
Các biện pháp bảo mật dữ liệu là điều cần thiết để bảo vệ các cuộc gọi được ghi âm khỏi bị truy cập trái phép. Sử dụng các giải pháp lưu trữ được mã hóa và chỉ giới hạn quyền truy cập cho nhân viên được ủy quyền. Các biện pháp bảo mật này bảo vệ thông tin khách hàng và đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu.
Các tính năng nâng cao cho người dùng doanh nghiệp
Các tính năng phiên âm nâng cao có thể cải thiện chất lượng bản ghi âm cuộc gọi của khách hàng cho người dùng doanh nghiệp. Các tính năng này giúp bạn tích hợp phiên âm với các công cụ khác. Chúng cũng hỗ trợ phân tích sâu hơn và hợp tác nhóm tốt hơn.
Thiết lập từ vựng tùy chỉnh
Với thiết lập từ vựng tùy chỉnh, bạn có thể thêm các thuật ngữ hoặc biệt ngữ cụ thể để cải thiện độ chính xác của phiên âm. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo phiên âm chính xác các ngôn ngữ kỹ thuật hoặc ngôn ngữ độc đáo. Nhờ đó, hồ sơ cuộc gọi sẽ trở nên có giá trị và chính xác hơn.
Nhận dạng người nói
Nhận dạng người nói sẽ giúp bạn phân biệt giữa các giọng nói khác nhau trong cuộc trò chuyện. Vì vậy, nếu bạn đang nói chuyện với nhiều người, bạn có thể nhận được bản ghi âm chính xác của từng người nói. Phiên âm cuộc gọi của khách hàng cũng sẽ trở nên dễ phân tích. Một nghiên cứu của Statista tiết lộ rằng thị trường nhận dạng giọng nói sẽ đạt 8,58 tỷ đô la vào năm 2025.
Khả năng tích hợp
Khả năng tích hợp sẽ giúp bạn kết nối phần mềm phiên âm của mình với các công cụ kinh doanh khác. Những tích hợp này có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc. Do đó, bạn có thể truy cập phiên âm trong các hệ thống bạn đã sử dụng.
Phân tích và báo cáo
Phân tích và báo cáo nâng cao cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu cuộc gọi của bạn. Phân tích sẽ giúp bạn xác định các kiểu nói cụ thể và xu hướng đang diễn ra. Bạn có thể chuyển đổi bản ghi âm cuộc gọi kinh doanh thành thông tin hữu ích. Báo cáo cũng sẽ giúp bạn phát triển chiến lược giữ chân khách hàng của doanh nghiệp.
Công cụ cộng tác nhóm
Các công cụ cộng tác nhóm có thể giúp bạn chia sẻ và chỉnh sửa bản ghi âm với các thành viên trong nhóm. Ví dụ, các tính năng như quyền truy cập được chia sẻ và bình luận sẽ cải thiện tinh thần đồng đội. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo mọi người đều có thể đóng góp và hưởng lợi từ thông tin được ghi lại.
So sánh các giải pháp phiên âm cuộc gọi chuyên nghiệp
Khi chọn dịch vụ phiên âm cuộc họp, bạn cần so sánh các tùy chọn khác nhau. Bạn cần chú ý đến các tính năng và độ chính xác. Mỗi giải pháp phiên âm cuộc gọi khác nhau. Vì vậy, hãy chọn một giải pháp đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của bạn.
- Transkriptor : Transkriptor có thể tạo phiên âm nhiều người bằng 100+ ngôn ngữ.
- Otter .ai : Otter .ai là một phần mềm phiên âm cuộc gọi cung cấp các bản tóm tắt tự động.
- Trint : Trint là một phần mềm phiên âm cuộc gọi của khách hàng phổ biến với giao diện thân thiện với người dùng.
- Rev : Rev cung cấp phiên âm cuộc gọi chính xác với các tính năng chỉnh sửa tuyệt vời.
- Sonix : Sonix sử dụng AI để tạo phiên âm tự động bằng nhiều ngôn ngữ
1. Transkriptor
Transkriptor là một nền tảng phiên âm âm thanh thành văn bản tạo ra phiên âm cuộc gọi của khách hàng. Nền tảng này sẽ giúp bạn tạo các bản ghi âm có độ chính xác cao mà yêu cầu chỉnh sửa tối thiểu. Nó có thể ghi lại giọng nói một cách chính xác, ngay cả trong bối cảnh ồn ào. Transkriptor cũng đi kèm với tính năng nhận dạng nhiều loa.
Nếu bạn đang nói chuyện với nhiều diễn giả cùng một lúc, nền tảng sẽ làm nổi bật tất cả các diễn giả một cách hiệu quả. Nó sẽ tạo phiên âm với các nhãn người nói khác nhau. Hơn nữa, Transkriptor có sẵn bằng 100+ ngôn ngữ. Vì vậy, bạn có thể tạo hoặc dịch bản ghi âm của mình bằng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn. Cuối cùng, bạn có thể xuất văn bản được phiên âm ở nhiều định dạng tệp.
Các tính năng chính
- Tính năng doanh nghiệp: Transkriptor có một trang riêng cho doanh nghiệp. Các tính năng kinh doanh sẽ giúp bạn kết nối lịch và ghi lại các cuộc họp của mình. Nền tảng này sẽ ghi chú và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi AI .
- Tiêu chuẩn bảo mật: Transkriptor tuân thủ các GDPR, ISO 27001 và SOC 2 . Nền tảng sẽ luôn đảm bảo bảo vệ dữ liệu hàng đầu.
- Tùy chọn tích hợp: Bạn có thể tích hợp Transkriptor với Zoom, MS Teams và Google Meet . Như vậy, bạn có thể ghi âm cuộc gọi một cách dễ dàng.
- AI Trợ lý trò chuyện : Transkriptor đi kèm với một trợ lý trò chuyện AI có thể tóm tắt các bản ghi âm và báo cáo của bạn. Hơn nữa, bạn cũng có thể đưa ra hướng dẫn tùy chỉnh cho AI .
2. Otter .ai
Otter .ai là một phần mềm phiên âm cuộc gọi phổ biến khác. Bên cạnh phiên âm, nó còn cung cấp tính năng tạo và ghi lại bản tóm tắt tự động. Nó cũng có thể đồng bộ hóa với lịch. Tuy nhiên, nhiều người dùng đã phàn nàn về độ chính xác thấp của nó.
3. Trint
Trint là một phần mềm phiên âm cuộc gọi của khách hàng khá phổ biến. Nó có giao diện thân thiện với người dùng và độ chính xác cao hơn. Nền tảng này có thể tạo bản ghi âm bằng hơn 40 ngôn ngữ. Nhưng hãy nhớ rằng tùy chọn tự động lưu không đáng tin cậy.
4. Rev
Rev sẽ giúp bạn tạo bản ghi chính xác các cuộc gọi của khách hàng. Nó đi kèm với các tính năng chỉnh sửa tuyệt vời và trải nghiệm người dùng. Nó cũng có một ứng dụng di động để phát triển phiên âm khi đang di chuyển. Nhưng bản thân ứng dụng dành cho thiết bị di động quá lỗi và không phản hồi.
5. Sonix
Nền tảng ghi lại cuộc trò chuyện của khách hàng cuối cùng trong danh sách là Sonix . Công nghệ AI của nó có thể tạo phiên âm tự động bằng nhiều ngôn ngữ. Sonix cũng đi kèm với khả năng chia sẻ tuyệt vời. Tuy nhiên, việc xuất bản ghi âm sẽ mất một thời gian đáng kể.
Tối đa hóa giá trị từ phiên âm cuộc gọi
Nếu bạn cần tận dụng toàn bộ lợi ích của phiên âm cuộc gọi tự động, hãy cân nhắc thực hiện các chiến lược nâng cao hiệu quả của chúng. Khi bạn đầu tư vào một phần mềm hoặc nền tảng phiên âm cuộc gọi, bạn cần mang lại giá trị từ số tiền của mình.
Sắp xếp nội dung phiên âm
Bạn có thể sắp xếp và gắn thẻ văn bản được phiên âm theo khách hàng và ngành kinh doanh của họ. Bằng cách này, khi bạn cần thông tin cụ thể, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó. Bạn cũng có thể đảm bảo sắp xếp đúng các bản ghi âm để sử dụng trong tương lai.
Tạo kho lưu trữ có thể tìm kiếm
Kho lưu trữ có thể tìm kiếm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm và truy xuất các cuộc trò chuyện cụ thể. Bạn có thể sử dụng lập chỉ mục và gắn thẻ từ khóa để nâng cao khả năng tìm kiếm. Như vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả khi truy cập các hồ sơ cần thiết.
Phân tích các cuộc trò chuyện của khách hàng
Phân tích các cuộc trò chuyện của khách hàng sẽ giúp bạn biết các kiểu nói và cảm xúc của họ. Xem lại bản ghi âm cuộc gọi của khách hàng sẽ giúp bạn hiểu nhu cầu và sở thích của họ. Bạn có thể sử dụng những chi tiết này để nâng cao dịch vụ khách hàng của mình.
Chia sẻ và cộng tác
Thúc đẩy chia sẻ và cộng tác sẽ giúp nhóm của bạn truy cập và chỉnh sửa bản ghi âm. Bạn có thể sử dụng các công cụ cộng tác khác nhau để làm nổi bật các phần chính hoặc nhận thông tin chi tiết. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều đóng góp cho dự án.
Khắc phục sự cố và hỗ trợ
Đôi khi, bạn có thể khắc phục sự cố và các chiến lược hỗ trợ cho công cụ phiên âm của mình. Hãy nhớ rằng hai tùy chọn này rất cần thiết để duy trì hiệu quả tổng thể của công cụ. Nó cũng sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả và độ chính xác trong các quy trình phiên âm.
Các vấn đề kỹ thuật thường gặp
Các vấn đề kỹ thuật như trục trặc phần mềm và chất lượng âm thanh kém là phổ biến. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng khắc phục những sự cố này. Nếu chất lượng âm thanh kém, hãy thử kiểm tra cài đặt micrô. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo phần mềm có các bản cập nhật mới nhất.
Mẹo tối ưu hóa chất lượng
Để tối ưu hóa chất lượng phiên âm cuộc gọi của khách hàng, bạn có thể sử dụng thiết bị ghi âm chất lượng cao. Nếu có thể, hãy định cấu hình phần mềm phiên âm với từ vựng tùy chỉnh để nâng cao độ chính xác. Bạn cũng cần giảm tiếng ồn xung quanh càng nhiều càng tốt.
Tài nguyên hỗ trợ
Đôi khi, đọc các tài nguyên hỗ trợ như Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn sử dụng cũng sẽ giúp bạn. Trong trường hợp có vấn đề nghiêm trọng, bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ khách hàng. Họ sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
Tài liệu đào tạo
Bạn có thể xem lại các tài liệu đào tạo như hội thảo trên web hoặc hướng dẫn để hiểu cách hoạt động của nền tảng phiên âm. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn cũng đọc các tài liệu đào tạo. Điều này sẽ giúp họ sử dụng phần mềm hiệu quả hơn.
Kết thúc
Phần mềm phiên âm cuộc gọi của khách hàng sẽ luôn giúp bạn ghi lại những điểm quan trọng. Bạn không cần phải viết thủ công, vì các nền tảng sẽ tự động hóa quá trình tạo phiên âm.Future Marketing Insights tiết lộ rằng thị trường phiên âm sẽ tăng 8,6% vào năm 2033.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng phiên âm cuộc gọi đáng tin cậy, bạn nên sử dụng Transkriptor . Nó sẽ giúp bạn tạo bản ghi chính xác các cuộc gọi của mình. Vì vậy, hãy thử Transkriptor ngay hôm nay và để nó tự động hóa quá trình phiên âm.