Napríklad AI nástroje na prepis, ako je Transkriptor , môžu automatizovať konverziu záznamov zo stretnutí na písaný text. Môžu vám tiež pomôcť zhrnúť schôdzu s akčnými položkami a kľúčovými bodmi. Potom ich môžete zdieľať s niekým WHO sa nemohol zúčastniť relácie.
V tejto príručke vás prevedieme piatimi kľúčovými stratégiami, ktoré vám pomôžu ušetriť náklady na stretnutia a viesť efektívnejšie stretnutia:
1 Využite nástroje na prepis, ako je Transkriptor na automatické poznámky zo stretnutí
AI asistentov na stretnutia použite softvér na prepis hovorov , ktorý vám pomôže nahrávať online stretnutia. Môžu tiež prepisovať zvuk pomocou Evernote a videá a ukladať prepisy na neskoršie použitie. Namiesto manuálneho písania poznámok počas prebiehajúcich stretnutí vám AI nástroje na prepis, ako je Transkriptor , môžu pomôcť automatizovať proces.
Nástroj na prevod zvuku na text dokáže nahrávať a prepisovať hovorené slová do textu. Keďže nie je potrebné priraďovať každému stretnutiu manuálneho zapisovateľa poznámok, môžete znížiť náklady na schôdzu pomocou presných nástrojov na prepis.
AI nástroje menia komunikáciu na pracovisku a zvyšujú produktivitu stretnutí. Tento článok Forbes napríklad zdôrazňuje, ako automatizačné nástroje znižujú úsilie potrebné na prepis a sumarizáciu stretnutí, čím zvyšujú efektivitu tímu a spoluprácu.
Ak sa často zúčastňujete alebo organizujete schôdze na pracovisku, tu sú dva obľúbené nástroje na prepisovanie AI .
Transkriptor
Transkriptor je spoľahlivý a na funkcie bohatý AI nástroj na prepis virtuálnych stretnutí pre Google Meet, MS Teams a Zoom. K Transkriptor môžete pripojiť Google Calendar a Outlook kalendár, aby sa robot schôdze mohol automaticky pripojiť k naplánovaným schôdzam.
Transkriptor môže tiež generovať súhrny prepisu schôdzí a akčné položky na stiahnutie alebo zdieľanie s členmi tímu. Je presný na 99 % a podporuje viac ako 100 jazykov prepisu a prekladu, aby vyhovoval potrebám globálnych tímov.
Otter.AI
Otter.AI je ďalší AI nástroj na premenu zvuku na text, ktorý dokáže nahrávať a prepisovať stretnutia Zoom . OtterPilot sa môžu pripojiť k online Zoom, Google Meetalebo Microsoft teams schôdzam a konvertovať hovorené slová na text.
Zatiaľ čo Otter.AI odvádza slušnú prácu pri prepise stretnutí, presnosť nástroja na prevod reči na text je len 85 %. To znamená, že budete musieť stráviť veľa času úpravou prepísaného súboru.
Ďalšou oblasťou na zlepšenie Otter.AI je, že nástroj na písanie poznámok AI je obmedzený na angličtinu. Preto nemusí vyhovovať viacjazyčným používateľom.
2 Využite videokonferencie na zníženie cestovných nákladov
Videostretnutia sa stali novým normálom vo vzdialených a hybridných spoločnostiach. Pomáhajú totiž znižovať potrebu cestovania a iných výdavkov.
Nástroje na videokonferencie vám môžu pomôcť rýchlo naplánovať a pridať vzdialené schôdze do kalendára. Nástroje na prevod zvuku na text môžu tiež znížiť náklady a umožniť flexibilné plánovanie.
Zoom
Zoom je populárna aplikácia na videokonferencie. Všetko, čo musíte urobiť, je zdieľať odkaz na Zoom schôdzu s účastníkmi. Môžete si byť istí, že každý sa môže rýchlo pripojiť k hovoru.
Je vysoko spoľahlivý a udrží vaše video v aj pri slabom internetovom pripojení. Zoom ponúka aj tabuľu, ktorá rýchlo zaplní virtuálnu tabuľu lepiacimi poznámkami, obrázkami a diagramami.
Microsoft teams
Microsoft teams ponúka niektoré z najrobustnejších funkcií videokonferencií a ponúk tímového chatu na trhu. Funkcia tabule je vynikajúca: Môžete kresliť od ruky a program veci vyhladí.
Táto funkcia uľahčuje písanie poznámok a vytváranie diagramov na cestách. Uloží všetok chat zo stretnutia a uloží sa do aplikácie tímového chatu, aby ste si ho mohli uložiť pre budúce použitie.
Google Meet
Jednou z najlepších funkcií Google Meet je jeho hlboká integrácia s aplikáciami Google Workspace. Ak vytvoríte stretnutie v Google Calendar, dostanete odkaz na Meet, na ktorý sa môžu pripojiť všetci účastníci.
Meet je obľúbená Zoom alternatíva, ktorá beží v prehliadači, nie v aplikácii, čo je plus. Titulky fungujú dobre v angličtine, ale Meet nedokáže zistiť, kedy účastníci hovoria inými jazykmi.
3 Implementujte kratšie a efektívnejšie stretnutia so štruktúrovanými programami
Stretnutia sú základom efektívnej spolupráce, ale dlhšie a neefektívne stretnutia môžu plytvať peniazmi, časom a úsilím. zvážte správnu etiketu virtuálneho stretnutia , aby ste minimalizovali narušenia. Tu prichádza na rad dobre vypracovaný program stretnutia. Umožňuje vám stanoviť jasné očakávania od tímu. Dĺžku stretnutia môžete dokonca skrátiť tým, že sa zameriate len na základné diskusie.
Pochopenie účastníkov toho, o čom budú na stretnutí diskutovať, umožňuje lepšiu prípravu. Eliminuje tiež čas strávený neproduktívnymi diskusiami. Dobre štruktúrované programy vám pomôžu nájsť dokonalú rovnováhu medzi flexibilitou a štruktúrou. Tu je niekoľko tipov na realizáciu kratších a efektívnejších stretnutí:
- Použite prednastavené programy: Vopred stanovený program stretnutia bude fungovať ako plán S týmto plánom by sa vaša schôdza mohla dokončiť včas a správnym smerom Premyslený program by mal poskytnúť prehľad bodov diskusie Stanovuje časový harmonogram pre každú tému, aby sa zabránilo prekročeniu.
- Pridelte časové limity pre každý bod diskusie: Mali by ste definovať čas začiatku a konca stretnutia a každej téme prideliť časový limit Dobre zostavený program stretnutia by mal rešpektovať čas účastníkov a pomôcť udržať pozornosť od začiatku do konca.
- Držte sa harmonogramu, aby ste sa vyhli prekročeniu: Pamätajte, že prekročenie je nepriateľom angažovanosti na preplnenom stretnutí Uistite sa, že je všetko stručné Aj keď môže byť lákavé pokračovať v diskusii o vzrušujúcej téme, je nevyhnutné dodržiavať harmonogram, aby ste znížili náklady na stretnutia a ušetrili čas.
4 Znížte počet účastníkov, aby ste ušetrili čas a zdroje
Mali by ste sa vyhnúť plytvaniu časom členov tímu tým, že ich budete priťahovať na stretnutia, ktorých sa nemusia zúčastňovať. Príliš veľa účastníkov robí diskusie náročnejšími.
Vo všeobecnosti platí, že je lepšie pozvať účastníkov, ktorých príspevok je potrebný na dosiahnutie cieľov. Menej účastníkov znamená, že hostiteľ bude musieť strácať menej času koordináciou a bude menej prerušení.
Zníženie počtu účastníkov stretnutia tiež pomôže kľúčovým osobám s rozhodovacou právomocou sústrediť sa na úlohy s vysokou prioritou a sústrediť sa na relevantné témy alebo otázky.
- Pozývajte iba základné zainteresované strany: Jedným zo spôsobov, ako znížiť počet účastníkov stretnutia, je pozvať len základné zainteresované strany Zahŕňa dôležité osoby s rozhodovacou právomocou, prispievateľov alebo kohokoľvek iného, WHO ovplyvní výstup stretnutia.
- Na aktualizáciu neúčastníkov použite súhrn schôdze: Súhrn schôdze s nimi môžete zdieľať, aj keď na schôdzu nepozývate všetkých Zabezpečí, aby mal každý prístup ku kritickým informáciám a diskusiám.
AI sumarizácia funkcií Transkriptor môže automaticky vygenerovať zhrnutie stretnutia. Bude obsahovať použiteľné poznatky a kľúčové poznatky z prepisu stretnutia. Súhrn môžete zdieľať s kýmkoľvek WHO sa nemohol zúčastniť schôdze, aby mohol zostať v obraze.
5 Používanie nástrojov na riadenie úloh a projektov na sledovanie
Sledovanie je jedným z najlepších spôsobov, ako urobiť stretnutie užitočným. Softvér na riadenie úloh a projektov, ako sú Asana, Trelloa monday.com , vám môže pomôcť zefektívniť priradenie úloh a sledovať priebeh, čím sa zníži potreba manuálneho sledovania účastníkov.
Používanie nástrojov na riadenie úloh a projektov tiež zlepšuje zodpovednosť. Zabezpečuje, aby všetci dokončili priradené akčné položky bez ďalších stretnutí. Tu sú niektoré z bezplatných a platených softvérov na riadenie úloh a projektov na zníženie nákladov na stretnutia súvisiace s následnou činnosťou:
Asana
Asana je moderný softvér na riadenie projektov, ktorý podporuje viacero štýlov riadenia projektov. Poskytuje vám úplnú kontrolu nad tým, ako vizualizujete a organizujete prácu. Môžete tiež nájsť mnoho vstavaných funkcií, ktoré uľahčujú spoluprácu.
Umožňuje vám napríklad prideľovať úlohy jednotlivcom pomocou intuitívneho a dobre navrhnutého rozhrania. Priame správy v aplikácii vám umožňujú prikladať súbory, označovať iné projekty a nahrávať videosprávy.
Trello
Trello ponúka jednoduchý vizuálny spôsob organizácie projektov pomocou kanbanových tabúľ. Ľahko sa používa a nemá strmú krivku učenia. Vďaka jednoduchému rozhraniu drag-and-drop môžete vy a váš tím nástroj efektívne používať.
Karty alebo úlohy zahŕňajú termíny dokončenia, prílohy, obrázky, komentáre, vlastné polia a kontrolné zoznamy. Keď členovia tímu dokončia úlohy, môžu karty presunúť do príslušného zoznamu.
monday.com
monday.com je ďalšia aplikácia na riadenie projektov, ktorá vám umožňuje vizualizovať všetky projekty na jednom mieste. Je vysoko prispôsobiteľný a pomáha vám agregovať údaje a metriky do vizuálne príťažlivého rozhrania.
Aj keď monday.com ponúka veľa možností prispôsobenia, niektoré pokročilé funkcie a zobrazenia sú dostupné iba vo vyšších cenových úrovniach.
Záver
Stretnutia sú ako workshopy, kde sa členovia tímu môžu stretnúť, aby formovali najlepšie nápady pomocou stratégií spolupráce pre manažérov . Plánovanie a organizovanie stretnutí si však vyžaduje veľa času a zdrojov. Podniky musia dobre organizovať stretnutia, aby zabezpečili udržanie svojich ziskov, a zvážiť prepisovacie služby SEO pre viditeľnosť online.
Našťastie mnohé AI nástroje dokážu automatizovať časovo náročné a zdĺhavé úlohy. Vývojári môžu napríklad prepisovať stretnutia pomocou nástrojov na prevod reči na text. Môžu tiež používať obľúbené videokonferenčné nástroje, ako sú Zoom alebo Google Meet na plánovanie a organizovanie schôdzí na diaľku.
Namiesto toho, aby ste účastníka požiadali o zápisnicu zo stretnutia, môžete pridať spoľahlivé AI nástroje, ako je softvér na automatický prepis. Môže napríklad Transkriptor konvertovať reč na text a poskytovať automatické poznámky zo schôdze, aby sa znížili náklady. Tieto AI nástroje pomôžu znížiť náklady na stretnutia a každé stretnutie sa oplatí.